Il modulo W-9 è uno standard per i lavoratori a contratto, il personale freelance e i lavoratori nell’industria on-demand, a tutti i quali è richiesto di compilare e firmare il modulo come parte dell’onboarding. Questi moduli sono una parte vitale del lavoro su base contrattuale, e capire come compilarli online ridurrà la seccatura dell’inserimento e farà risparmiare a te e al tuo nuovo datore di lavoro un’enorme quantità di tempo.

Seguiamo i passi di come compilare questi moduli elettronicamente.

Passo 1. Scarica un W-9 in bianco e salvalo sul tuo dispositivo

La maggior parte dei datori di lavoro ti fornirà un W-9 in bianco come parte dell’inserimento standard. Visita il sito web dell’IRS per scaricare un modulo W-9 gratuito dal sito dell’IRS se non hai ricevuto il tuo modulo.

Fase 2. Carica il W-9 vuoto nel tuo dashboard PandaDoc

Per iniziare a compilare il documento online dovrai caricare un documento W-9 vuoto nel tuo account PandaDoc. Se non ne hai già uno, crea un account PandaDoc per caricare il tuo W-9 e iniziare.

Una volta entrato nel tuo account PandaDoc, clicca sul pulsante verde Nuovo documento nell’angolo in alto a destra del tuo browser. Seleziona “UPLOAD” per salvare il tuo W-9 vuoto nel tuo account. Puoi rilasciare il tuo modulo W-9 vuoto nello spazio designato della finestra del browser, oppure individuare il file sul tuo computer e caricare il tuo modulo.

PandaDoc ti permette di collegare i tuoi account Google Drive, Dropbox, Box o OneDrive per caricare il tuo documento W-9 vuoto.

Ti verrà richiesto dalla tua dashboard PandaDoc di indicare quali file trasferire da una di queste fonti di documenti. Segui le istruzioni per collegare la tua fonte di documenti preferita e caricare il tuo documento W-9.

Nota: PandaDoc accederà solo ai documenti che hai scelto di caricare sul tuo account PandaDoc.

Passo 3. Usa il pannello “FIELDS” sul lato destro della finestra del browser per compilare il tuo W-9

Dopo aver caricato il modulo W-9 vuoto, puoi compilare rapidamente il documento con gli strumenti forniti nel pannello “FIELDS” a destra della finestra del browser.

Gli strumenti che trovi qui sono progettati e organizzati per permetterti di inserire rapidamente le informazioni personali richieste per qualsiasi modulo standard come il W-9. Questi campi compilabili includono opzioni di formattazione, campi di testo e firma elettronica, nonché caselle di controllo, ecc.

Perché il W-9 richiede che le informazioni siano fornite in diversi formati mentre si compila il documento, PandaDoc è progettato per accogliere ogni dettaglio. Semplicemente cliccate e trascinate il selezionato dove serve per il campo in cui vi trovate. Non c’è bisogno di preoccuparsi se si lascia cadere uno strumento in modo errato sul modulo, è possibile spostare tutto ciò che si aggiunge a un documento trascinandolo nella posizione desiderata.

• Campi di testo – Inserisci informazioni come il tuo nome, il tuo indirizzo postale, il tuo numero di previdenza sociale, e qualsiasi nome commerciale che si intende utilizzare per scopi fiscali, ecc

Nota: Puoi trascinare i cerchi bianchi nell’angolo della casella di testo per regolare la dimensione del campo di testo. Usa questo strumento per selezionare il tipo di classificazione fiscale federale che usi per il tuo lavoro a contratto (individuo/impresa individuale, società C, società a responsabilità limitata, etc.).

Questi strumenti ti guidano nella compilazione del tuo W-9 in modo facile e veloce.

Step 4. Come firmare il tuo modulo W-9 online

Il passo finale nella compilazione di un W-9 online è la firma del modulo W-9. Lo strumento di firma di PandaDoc ti permette di creare una firma legalmente vincolante che puoi digitare, caricare o disegnare. Carica la tua firma W-9 da un file di immagine sul tuo dispositivo o firma il tuo W-9 con un dito usando il touch screen o il mouse. Trascina lo strumento “FIRMA” sul tuo documento e fai doppio clic nella casella che crea per selezionare il tipo di firma che preferisci.

Quando sei soddisfatto della tua firma come appare sullo schermo, clicca sul pulsante verde “ACCETTA E FIRMA”.

Per popolare il campo della data accanto alla firma sul tuo W-9, trascina lo strumento “DATE” sul tuo documento, poi fai doppio clic nel campo per selezionare la data della firma dal calendario. Il calendario pop-up si aprirà sempre sul mese corrente.

Step 5. Completa e invia il tuo W-9 finito

Devi ancora inviare un W-9 completato e firmato al tuo nuovo datore di lavoro per essere pagato. Fai clic sul pulsante verde “COMPLETE” sul lato destro della finestra del browser.

PandaDoc verificherà che hai completato il W-9, quindi ti permetterà di scegliere dove scaricare il modulo W-9 completato direttamente sul tuo computer in modo da poterlo inviare al tuo nuovo datore di lavoro.

In alternativa, è possibile inviare il modulo W-9 completato e firmato al tuo datore di lavoro direttamente attraverso PandaDoc. Sulla destra della finestra del tuo browser, individua il pulsante “Recipients” per aggiungere entità a cui invierai il tuo W-9 firmato. Aggiungi un destinatario cliccando nel campo di testo nella parte superiore del pannello “Recipients” e poi cliccando “Add new contact”. Ti verrà richiesto di inserire il loro nome e indirizzo e-mail. Una volta inserite le loro informazioni, clicca sul pulsante verde “ADD” per aggiungere il record e inviare automaticamente il modulo al tuo destinatario.

Tutti quelli aggiunti alla lista dei destinatari del tuo documento ricevono automaticamente il modulo alla loro email; non c’è bisogno di altre azioni.

Hai finito! Pronto a far firmare il tuo W-9 per essere pagato?

Per iniziare a essere pagato come lavoratore a contratto, crea un account PandaDoc, quindi completa e firma il tuo modulo fiscale W-9 online. Impieghi degli appaltatori? Accedi al tuo account PandaDoc per avere i moduli W-9 online preparati per i tuoi appaltatori indipendenti. Mettiamoci al lavoro!

PandaDoc ottiene qualsiasi documento necessario, firmato più velocemente. L’integrazione end-to-end con app di terze parti significa informazioni convenienti e accuratamente documentate accessibili ogni volta che ne hai bisogno.

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