El formulario W-9 es estándar para los trabajadores contratados, el personal autónomo y los trabajadores de la industria bajo demanda, todos los cuales están obligados a rellenar y firmar el formulario como parte de la incorporación. Estos formularios son una parte vital del trabajo por contrato, y la comprensión de cómo llenarlos en línea reducirá la molestia de la incorporación y le ahorrará a usted y a su nuevo empleador una enorme cantidad de tiempo.

Vamos a caminar a través de los pasos de cómo llenar estos formularios electrónicamente.

Paso 1. Descargue un W-9 en blanco y guárdelo en su dispositivo

La mayoría de los empleadores le proporcionarán un W-9 en blanco como parte de la incorporación estándar. Visite el sitio web del IRS para descargar un formulario W-9 gratuito desde el sitio web del IRS si no ha recibido su formulario.

Paso 2. Sube el W-9 en blanco a tu panel de control de PandaDoc

Tendrás que subir un documento W-9 en blanco a tu cuenta de PandaDoc para empezar a rellenarlo online. Si aún no tienes una, crea una cuenta de PandaDoc para subir tu W-9 y empezar.

Una vez que hayas iniciado sesión en tu cuenta de PandaDoc, haz clic en el botón verde de Nuevo Documento en la esquina superior derecha de tu navegador. Selecciona «CARGAR» para guardar tu W-9 en blanco en tu cuenta. Puedes soltar tu formulario W-9 en blanco en el espacio designado de la ventana de tu navegador, o localizar el archivo en tu ordenador y subir tu formulario.

PandaDoc te permite conectar tus cuentas de Google Drive, Dropbox, Box o OneDrive para subir tu documento W-9 en blanco.

Se te pedirá desde tu panel de control de PandaDoc que indiques qué archivos quieres transferir desde una de estas fuentes de documentos. Sigue las indicaciones para conectar tu fuente de documentos preferida y subir tu documento W-9.

Nota: PandaDoc sólo accederá a los documentos que decidas subir a tu cuenta de PandaDoc.

Paso 3. Utiliza el panel «FIELDS» en la parte derecha de la ventana del navegador para rellenar tu W-9

Después de haber subido el formulario W-9 en blanco, puedes rellenar rápidamente el documento con las herramientas proporcionadas en el panel «FIELDS» a la derecha de la ventana del navegador.

Las herramientas que se encuentran aquí están diseñadas y organizadas para permitirte introducir rápidamente la información personal requerida para cualquier formulario estándar como el W-9. Estos campos rellenables incluyen opciones de formato de texto y campos de firma electrónica, así como casillas de verificación, etc.

Debido a que el W-9 requiere que la información se proporcione en diferentes formatos a medida que se rellena el documento, PandaDoc está diseñado para acomodar cada detalle. Simplemente haz clic y arrastra lo seleccionado donde lo necesites para el campo en el que estés. No tienes que preocuparte si dejas caer una herramienta de forma incorrecta en el formulario, puedes mover cualquier cosa que añadas a un documento arrastrándola al lugar deseado.

• Campos de texto – Introduce información como tu nombre, tu dirección postal, tu número de la seguridad social, y cualquier nombre de empresa que pretendas utilizar a efectos fiscales, etc.

Nota: Puede arrastrar los círculos blancos en la esquina del cuadro de texto para ajustar el tamaño del campo de texto.

• Marcas de verificación – Arrastre las marcas de verificación al W-9 donde corresponda. Utilice esta herramienta para seleccionar qué tipo de clasificación fiscal federal utiliza para su trabajo contratado (persona física/empresa unipersonal, sociedad C, sociedad de responsabilidad limitada, etc.).

Estas herramientas le guían para rellenar su W-9 de forma rápida y sencilla.

Paso 4. Cómo firmar tu formulario W-9 online

El último paso para rellenar un W-9 online es firmar el formulario W-9. La herramienta de firma de PandaDoc te permite crear una firma legalmente vinculante que puedes escribir, subir o dibujar. Sube tu firma del W-9 desde un archivo de imagen en tu dispositivo o firma tu W-9 con un dedo usando tu pantalla táctil o el ratón. Arrastre la herramienta «FIRMA» a su documento y haga doble clic en el cuadro que crea para seleccionar el tipo de firma que prefiera.

Cuando esté satisfecho con su firma tal y como aparece en su pantalla, haga clic en el botón verde «ACEPTAR Y FIRMAR».

Para rellenar el campo de la fecha junto a la firma en su W-9, arrastre la herramienta «FECHA» a su documento, y luego haga doble clic dentro del campo para seleccionar la fecha de la firma en el calendario. El calendario emergente se abrirá siempre en el mes actual.

Paso 5. Complete y envíe su W-9 terminado

Todavía tiene que presentar un W-9 completado y firmado a su nuevo empleador para poder cobrar. Haz clic en el botón verde «COMPLETAR» en la parte derecha de la ventana de tu navegador.

PandaDoc verificará que has completado el W-9, y luego te permitirá elegir dónde descargar el formulario W-9 completado directamente en tu ordenador para que puedas enviarlo a tu nuevo empleador.

Alternativamente, puedes enviar tu formulario W-9 completado y firmado a tu empleador directamente a través de PandaDoc. En la parte derecha de la ventana de tu navegador, localiza el botón «Destinatarios» que permite añadir entidades a las que enviarás tu W-9 firmado. Añade un destinatario haciendo clic en el campo de texto situado en la parte superior del panel «Destinatarios» y, a continuación, haz clic en «Añadir nuevo contacto». Se le pedirá que introduzca su nombre y dirección de correo electrónico. Una vez que haya introducido su información, haga clic en el botón verde «AÑADIR» para añadir el registro y enviar automáticamente el formulario a su destinatario.

Cualquier persona añadida a la lista de destinatarios de su documento recibe automáticamente el formulario a su correo electrónico; no es necesario realizar ninguna otra acción.

¡Ha terminado! ¿Listo para firmar tu W-9 para que te paguen?

Para empezar a cobrar como trabajador contratado, crea una cuenta en PandaDoc, y luego completa y firma tu formulario fiscal W-9 online. ¿Empleando contratistas? Accede a tu cuenta de PandaDoc para tener preparados los formularios W-9 online para tus contratistas independientes. PandaDoc consigue que cualquier documento que necesites sea firmado más rápidamente. La integración de extremo a extremo con aplicaciones de terceros significa que la información documentada es conveniente y precisa y está accesible siempre que la necesites.