Apostille (“ah-po-steel”) – A francia szó jelentése hitelesítés.
Az Apostille egyszerűen a Missouri államtitkár által kiállított speciális tanúsítvány neve. Az Apostille-t az eredeti dokumentumhoz csatolják, hogy igazolják annak jogszerűségét és hitelességét, így azt elfogadják a többi Apostille-tagország valamelyikében.
1961-ben számos ország összefogott, hogy létrehozzanak egy egyszerűsített módszert a dokumentumok “legalizálására” az egyetemes elismerés érdekében. A Hágai Konferencia tagjai az Apostille Egyezmény néven olyan dokumentumot fogadtak el, amelyet Apostille-nak neveznek, és amelyet minden tagország elismer. 1981. október 15. óta az Egyesült Államok is tagja az Apostille-egyezménynek, amely eltörölte a külföldi közokiratok legalizálásának követelményét.
Az Apostille-egyezmény az egyezményhez csatlakozott országokban használható közokiratok (beleértve a közjegyzői okiratokat is) egyszerűsített hitelesítéséről rendelkezik. A részt vevő országokban és azok területén történő felhasználásra szánt dokumentumokat annak a joghatóságnak az egyik tisztviselőjének kell hitelesítenie, ahol az okiratot kiállították.
Az Apostille Egyezmény előírja, hogy minden Apostille-t folyamatos sorszámozással kell ellátni, és minden egyes kiállított Apostille-ra egyedi számot kell alkalmazni. Az elismert szabványos apostille pecsétet és tíz kötelező hivatkozást tartalmaz:
- Az ország neve, ahonnan az okmány származik.
- Az okmányt aláíró személy neve.
- Az a minőség, amelyben az okmányt aláíró személy járt el.
- Alá nem írt okmányok esetében annak a hatóságnak a neve, amely a pecsétet vagy bélyegzőt elhelyezte.
- A hitelesítés helye.
- A hitelesítés időpontja.
- A tanúsítványt kiállító hatóság.
- A tanúsítvány száma.
- A tanúsítványt kiállító hatóság pecsétje vagy bélyegzője.
- A tanúsítványt kiállító hatóság aláírása.
Az apostille tanúsítványok bevezetése előtt a nemzetközi bíróságokra és hatóságokra meglehetősen nagy terhet rótt a külföldi dokumentumok hitelességének megítélése. Az Egyezmény a legalizálás valamennyi alaki követelményét az “Apostille” elnevezésű, előírt formájú tanúsítvány egyszerű átadására csökkenti annak az államnak a hatóságai által, ahonnan az okirat származik. Ezt az okiratra helyezett tanúsítványt keltezik, számozzák és nyilvántartásba veszik. A nyilvántartásba vétel ellenőrzése nehézség nélkül elvégezhető a tanúsítványt kiállító hatósághoz intézett egyszerű információkéréssel.