A számlafizetést egy vállalkozás nyújtja be a szállítóktól vásárolt termékek és szolgáltatások kifizetésére. A kisvállalkozásoknak nem csak az ügyfeleiknek kell számlát küldeniük, hanem a működésükhöz vásárolt szolgáltatásokért és kellékekért is számlát kell fizetniük. Minden kisvállalkozásnak rendelkeznie kell egy következetes számlafizetési rendszerrel, amely szervezetten tartja őket és egyszerűsíti a kisvállalkozások számviteli folyamatát. A vállalatoknak biztosítaniuk kell, hogy számláikat időben kifizessék, hogy elkerüljék a késedelmi díjakat, és hogy erős kapcsolatot tartsanak fenn szállítóikkal.

Ezekben a témakörökben gyakorlatias tippeket kaphat a számlafizetés időben történő teljesítéséhez:

Tippek a számlafizetés időben történő teljesítéséhez

Hogyan fizessek számlát?

Mi az a számlafizetés?

Tippek a számlák időben történő kifizetéséhez

A számlák átnézése, amikor megkapja őket

A legjobb, ha kialakít egy következetes gyakorlatot, miszerint a számlákat azonnal átnézi, amint megkapja őket a szállítóktól, hogy ne kerüljenek félre, és hogy a vásárlás részletei frissen legyenek a fejében. Amikor egy számla beérkezik a vállalkozásához, vizsgálja át a következők szempontjából:

• Ellenőrizze a számla esedékességi dátumát: Jegyezze fel a számla esedékességi dátumát, hogy ne mulassza el a határidőt.
• Tekintse át a nyújtott árukat vagy szolgáltatásokat: Olvassa át a megvásárolt termékek vagy szolgáltatások tételes listáját, és győződjön meg róla, hogy az megegyezik azzal, amit ténylegesen kapott. Ha nem így van, keresse fel a vállalatot, hogy megbeszéljék az eltérést.
• Ellenőrizze a teljes költséget: Ellenőrizze a számlán szereplő teljes tartozás összegét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az megegyezik-e azzal, amit a szállítóval megbeszélt.

Válassza ki a megfelelő fizetési módot

Ellenőrizze, hogy a szállító milyen fizetési módokat fogad el, és válassza ki a kisvállalkozása számára legokosabb és legkényelmesebb fizetési módot. Ha például üzleti hitelkártyája lehetővé teszi, hogy minden egyes alkalommal, amikor használja, készpénz-visszatérítést vagy utazási jutalmat gyűjtsön, ez lehet a legjobb megoldás a számlák kifizetésére, feltéve, hogy ügyel arra, hogy a fizetés esedékességekor mindig kiegyenlítse a hitelkártyaszámlát.

Rendezze a számlákat fizetési ütemterv szerint

Állítson fel egy következetes kintlévőségi rendszert az összes beérkező számla esedékesség szerinti nyomon követésére. Létrehozhat egy számlázási ütemtervet Excelben, amely a számlákat az esedékesség dátuma szerint rendezi, vagy használhat felhőalapú könyvelési megoldást a számlák fizetési ütemtervének elkészítéséhez. A számlák kifizetésének gyakorisága a vállalkozásához beérkező számlák mennyiségétől függ: ha a hónap különböző időszakaiban több számlát kap, érdemes lehet heti rendszerességgel kifizetni a számlákat, hogy azok ne halmozódjanak fel a hónap folyamán.

Emlékeztetők beállítása

Fontos, hogy ne hagyja figyelmen kívül vagy ne veszítse el a beérkezett számlákat, így elkerülheti a késedelmi díjak megfizetését. Annak érdekében, hogy könnyebben kezelje az összes számla esedékességét, emlékeztetőket állíthat be minden beérkező számlához. A legegyszerűbb módja a számlafizetési emlékeztetők beállításának, ha egy digitális naptárban figyelmeztetéseket hoz létre, amelyek egy héttel a számlafizetés esedékessége előtt emlékeztetik Önt a számlára.

Számlafizetések automatizálása

A legegyszerűbb és legmegbízhatóbb módja annak, hogy vállalkozása soha ne maradjon le egy számlafizetésről sem, ha lehetőség szerint automatizálja az összes számlafizetését. Az automatikus számlafizetéssel ütemezheti az ismétlődő számlafizetéseket, így a pénzt automatikusan levonják a hitelkártyájáról vagy bankszámlájáról az Ön által beállított fizetési ütemezés szerint. Így nem is kell gondolkodnia a számlafizetéseken; a számlái automatikusan, a számlafizetési határidő előtt kifizetésre kerülnek.

A korai fizetési kedvezmények kihasználása

Jegyezze fel azokat a szállítóit, amelyek kedvezményeket kínálnak a korai fizetésért, és mindig úgy ütemezze a számlafizetéseket, hogy megfeleljen ezeknek a korai határidőknek. Gyakori, hogy a vállalkozások úgy jutalmazzák az ügyfeleket a gyors fizetésért, hogy a számla végösszegéből kedvezményt kínálnak, ha az ügyfél egy bizonyos korai fizetési időablakon belül fizet. Gyakran előfordul, hogy a vállalkozások két százalékos kedvezményt adnak a számlákból, ha azokat a számla keltétől számított tíz napon belül fizetik ki, még akkor is, ha a tényleges fizetési határidő a számla keltétől számított harminc nap múlva jár le.

Ragaszkodjon a számla iktatási rendszerhez

Kialakít egy olyan számla iktatási rendszert, amely megfelel a vállalkozásának, így nyomon tudja követni a kifizetett számlákat, hogy mikor és hogyan fizette ki őket, valamint a teljes fizetési összeget. Ez segít Önnek pontos számviteli jelentéseket készíteni vállalkozása számára. Arra az esetre is jó ötlet, ha tárolja a fizetési visszaigazolás adatait, ha esetleg vita merülne fel egy szállítóval arról, hogy egy számla kifizetésre került-e.

Hogyan fizessek számlát?

A számla kifizetéséhez ki kell választania a kisvállalkozásának legjobban megfelelő fizetési módot. Íme néhány gyakori számlafizetési mód, amelyek közül választhat:

Csekken fizet

A csekken történő fizetés olcsó és viszonylag biztonságos módja a számlák kifizetésének, de időigényes lehet. Ki kell töltenie a csekket, meg kell címeznie egy borítékot, majd postán kell elküldenie a fizetést, ami időt vesz el fontosabb üzleti ügyektől.

Készpénzes fizetés

Kerülje el a készpénzes fizetést minden nagyobb számla esetében, különösen, ha nem személyesen fizeti ki a számlát. A készpénz nem nyújt biztonságot, mivel könnyen ellophatják vagy elveszíthetik, és nincs mód a pótlására.

Online hitel- vagy bankkártyás fizetés

A hitel- vagy bankkártyával történő online fizetés egyszerűen feldolgozható, így időt takaríthat meg. Ráadásul a jó hírű szolgáltatókon keresztül történő online fizetés több szintű biztonságot és titkosítást kínál, hogy személyes adatai biztonságban legyenek.

Mobilfizetés

A mobilfizetés kényelmes és biztonságos, különösen akkor, ha a szolgáltató eljön Önhöz egy szolgáltatás elvégzésére, például egy vállalkozóhoz. A mobilfizetéssel hitel- vagy bankkártyával gyorsan és biztonságosan fizethet egy alkalmazáson keresztül.

Automatikus számlafizetés

Ha az eladók felkínálják a lehetőséget, a kisvállalkozásoknak érdemes megfontolniuk az automatikus számlafizetés beállítását, hogy előre ütemezzék a számlák kifizetését, és biztosítsák, hogy soha nem késnek a fizetéssel. Az automatikus számlafizetés gyors és biztonságos. Csak arra kell ügyelnie, hogy mindig legyen elég pénz az automatikus számlafizetéshez kapcsolódó számlán, hogy ne kelljen túlfizetési büntetést fizetnie.

Mi az a számlafizetés?

Az online számlafizetés a bankok által kínált szolgáltatás, amellyel a vállalkozások gyorsan és egyszerűen kifizethetik az összes számlájukat online. Az online számlafizetéssel időt takaríthat meg, és segíthet kifizetni számláit még azok esedékessége előtt. Az online számlafizetés beállításának lépései a következők:

• Kigyűjti az összes kifizetendő számlát, valamint a hozzájuk tartozó számlaszámokat.
• Elküldi az egyes kedvezményezettek nevét és a hozzájuk tartozó számlaszámot bankja online számlafizetési felületére.
• Válassza ki, hogy mikor szeretné feldolgozni a számla kifizetését.
• Döntse el, hogy egyszeri kifizetés lesz-e, vagy ismétlődő kifizetéseket szeretne beállítani az adott kedvezményezett számára.
• Emlékeztetők beállítása a számlák esedékességének nyomon követéséhez.