• Előadás az üzleti számlákról
• Öt gyakran ismételt kérdés a számlákról
• Mi a számla?
• Miben különbözik a számla a nyugtától?
• Miért fontos a számlázás
• A számlák típusai
• Online számlázás kontra papír alapú számlázás
• Számlasablonok:
• Hogyan kövesse nyomon a számláit
• Hogyan kaphat gyorsan fizetést
• Hogyan kezelje a késedelmes fizetőket

Előszó

Előszó az üzleti számlákhoz

Ha olyan vállalkozása van, amelynek középpontjában az ügyfelek vagy szolgáltatások állnak, a számlázás hatalmas szerepet játszik. Ez az útmutató végigvezet a számlázás minden csínján-bínján – a sablonoktól és a munkafolyamatoktól kezdve a késve fizető ügyfelek kezeléséig. Olyan tippekkel és trükkökkel gazdagodhat, amelyekkel a számlázás gyerekjáték lesz.

Kérdés

Öt gyakran ismételt kérdés a számlákról

1. Mi az a számla?

A számla egy nyilvántartás azokról a tételekről vagy szolgáltatásokról, amelyeket az ügyfeleinek nyújtott, és egy módszer, amellyel az ügyfelek kifizethetik Önnek ezeket a tételeket vagy szolgáltatásokat.

Tudjon meg többet a számlázás alapjairól

2. Hogyan készíthet számlát?

A Square kész, professzionális megjelenésű számlasablonnal rendelkezik, amely tartalmazza az összes lényeges számlázási információt. A Square Invoices segítségével közvetlenül a Square Dashboardról készíthet, küldhet és kezelhet számlákat és kifizetéseket. Itt tudhat meg többet a számla létrehozásának módjáról.

3. Hogyan küldhet számlát?

A Square Invoices segítségével digitális számlákat küldhet egyenesen az ügyfelek postaládájába.

4. Hogyan kezelheti a számlákat?

A számlák kezelésének és nyomon követésének legegyszerűbb módja egy online számlázási rendszer. A számlázó szoftverek segítségével gyorsan és egyszerűen küldhet professzionális számlákat közvetlenül az asztali számítógépéről vagy mobileszközéről. Az ügyfelek egyetlen kattintással fizethetnek, Ön pedig egy központi műszerfalon követheti nyomon, hogy ki fizetett és ki késik. Hagyományosan a manuális feladatokat, például a könyvelést és a számlák számozását mind a háttérben végzi, így könnyen szemmel tarthatja pénzforgalmát. Tudjon meg többet a számlakezelésről itt.

5. Hogyan válassza ki a megfelelő számlázási rendszert?

A számlázási rendszernek megkönnyítenie kell a számlák gyors elküldését és nyomon követését. Válasszon olyan rendszert, amely zökkenőmentessé teszi a számlák létrehozását és szétküldését ügyfelei számára, valamint a fizetés egyszerű beszedését.

Mély merülés

Mi az a számla?

Először az alapok. A számla egy nyilvántartás az Ön által az ügyfeleinek és vásárlóinak nyújtott árukról vagy szolgáltatásokról, valamint egy módszer, amellyel ezekért az árukért vagy szolgáltatásokért fizethetnek Önnek. Ha Ön egy vállalkozó, aki megjavított egy tetőt, egy sminkes, aki egy fotózást stilizált, vagy egy pékség, amely egy rendezvényt látott el, akkor valószínűleg számlát kell küldenie.

Miben különbözik a számla a nyugtától?

A számlák (és a számlák) jogilag kikényszeríthető dokumentumok, amelyekkel az ügyfelektől vagy vásárlóktól fizetést kérhet. Gyakran járnak hozzájuk egyeztetett feltételek, például az elvégzett szolgáltatások fizetési határideje. A nyugta az értékesítés engedélyezésére szolgáló, a fizetés beérkezését igazoló dokumentáció, amely a tulajdonjog igazolásaként használható.

Miért fontos a számlázás

Az, hogy jól kezeljen mindent, ami a számlázással kapcsolatos, kiemelkedő fontosságú vállalkozása sikere szempontjából. Ha hagyja, hogy a dolgok az út szélére kerüljenek, vagy rendezetlen a számlázási folyamat, az azt a jelzést küldheti, hogy nem professzionális. Különösen, ha költséges projektekkel foglalkozik (mondjuk, ha rendezvényszervező vagy vállalkozó), ez nem éppen jó hatással van a márkájára – vagy a visszatérő ügyfelek megszerzésére.

A megfelelő számlázási folyamat és munkafolyamat a könyvelés kezeléséhez is elengedhetetlen. Ha hagyja, hogy a számlák felhalmozódjanak, vagy ha a folyamat zavaros az ügyfelei számára, valószínű, hogy a számlák kiegyenlítése túl sok időt vesz igénybe. Ez rossz hír a pénzforgalom kezelése szempontjából, és nagy gondot jelent a könyvelés szempontjából. A számlázás adózási okokból is rendkívül fontos. Ha saját vállalkozása van, aprólékos nyilvántartást kell vezetnie minden be- és kifizetett készpénzről – ami magában foglalja az összes számla másolatát is.

Ha tehát most kezdi a vállalkozást (vagy ha már megalapozott, és gondjai vannak azzal, hogy a helyzet magaslatán maradjon), akkor érdemes egy kis időt szánnia arra, hogy megtanulja, hogyan kell professzionálisan és hatékonyan számlázni. A végeredménye (és a könyvelője) meg fogja köszönni.

A számlák típusai

Vállalkozásától vagy az Ön által nyújtott szolgáltatásoktól függően különböző típusú számláknak lehet értelme. Íme néhány gyakori számlaforma:

A javaslat (vagy ajánlat)

Ha egy nagyobb munkát végez, érdemes lehet ajánlatot vagy ajánlatot készíteni a munkára. Ebben részletezni kell, hogy várhatóan mennyibe fog kerülni a szolgáltatás, ha minden el van intézve. Ügyeljen arra, hogy mindenki számára világossá tegye, hogy ezek a munkára vonatkozó becslések, nem pedig a végleges díjszabás.

Időközi számlák

Az időközi számlák kiállításának lehet értelme, amelyek lehetővé teszik az ügyfelek vagy megrendelők számára, hogy a munka egyes részeiért egyszerre fizessenek, nem pedig egy nagy egyösszegű összegben, amikor minden elkészült. Az időközi számlákat egy végszámlának kell követnie, amely részletezi az összes munkát (és azt, hogy mit fizettek ki).

Megismétlődő számlák

Ha olyan vállalkozása van, amely rendszeres, ismétlődő munkát végez az ügyfelek számára (például ha házvezetőnő vagy kutyasétáltató), akkor érdemes rendszeres (egyeztetett) időközönként (például hetente vagy havonta) ismétlődő számlákat küldeni.

A visszatérő fizetések könnyen beállíthatók a Square Invoices segítségével, és egyszerűsítik a számlázást, mivel biztosítják, hogy minden hónapban, héten, napon vagy akár évente megkapja a fizetést.

Számlák

A végszámla részletezi egy adott munkához vagy projekthez nyújtott összes szolgáltatást. Ha a projekt során közbenső számlákat állítottak ki, a végszámlának fel kell sorolnia azokat, valamint a kintlévőség végső összegét. Egy későbbi fejezetben áttekintjük, mi mindent kell feltüntetnie a végszámlán.

Késedelmes számlák

Ha az ügyfél nem fizetett ki egy számlát, előfordulhat, hogy újabb számlát kell küldenie a késedelmes fizetésekből eredő díjakról (amelyeket korábban a szerződési feltételeiben részletezett).

Az online számlázás a papír alapú számlázással szemben

A papír alapú nyomtatvány elküldése az ügyfélnek egy lehetőség. De sokkal ésszerűbb, kényelmesebb és környezetbarátabb megoldás az online számlázás. Az online számlázó szoftver választása néhány nagy előnnyel jár. Íme néhány:

Gyorsabb fizetés

A szalagos posta, nos, lassú. Így természeténél fogva a postai úton történő fizetés átfutási ideje lassú. Ráadásul, ha egy ügyfél csekken fizet, az összegek kiegyenlítése eltarthat egy ideig, míg a hitel- vagy bankkártyás fizetések általában néhány munkanapon belül megérkeznek a számlájára.

A Square Invoices segítségével professzionális számlákat küldhet egyenesen az ügyfelei e-mail postafiókjába, ahol lehetőségük van egy kattintással fizetni. A Square segítségével közvetlenül a mobileszközéről is küldhet számlákat a számlázó alkalmazás segítségével, ami praktikus, ha éppen terepen van. Az a lehetőség, hogy közvetlenül a munka elvégzése után küldhet számlát, segít elkerülni a felesleges adminisztrációs időt a számítógépénél, és felgyorsítja a fizetés beérkezésének idejét. A Square-en keresztül küldött számlák 67 százalékát a következő munkanapon belül kifizetik.

Az online számlázás jelentősen csökkentheti az időigényes adminisztrációs feladatokat, és segíthet az időben történő kifizetések biztosításában.

Javított pénzforgalom

A pénzforgalomról már korábban beszéltünk, és a problémák enyhítésének egy másik módja az online számlázás választása. A gyorsabb kifizetések azt jelentik, hogy nagyobb valószínűséggel maradhat a zöldben.

Egyszerűbb kezelni

A papírszámlák hajlamosak felhalmozódni – vagy elveszni az iratszekrények mélyén. A Square Invoices automatikusan elmenti az összes számláját a Square Dashboardon, így könnyen megtalálhatók, amikor hivatkoznia kell rájuk. Emellett sokkal könnyebb nyomon követni őket. Az eszköz automatikusan megszűri a számláit aszerint, hogy mit fizettek ki, és mi a kintlévőség, így gyorsan láthatja, mely ügyfeleket kell nyomon követnie.

Gyorsan elküldhető

A Square segítségével közvetlenül a mobileszközéről (a számlázó alkalmazás segítségével, ami praktikus, ha terepen van. A számla elküldésének lehetősége közvetlenül a munka elvégzése után segít elkerülni a felesleges adminisztrációs időt a számítógépen.

Számlasablonok: Mit tartalmazzon

Kezdje egy professzionális sablonnal

A Square Invoices egy professzionális megjelenésű sablonnal rendelkezik, amelyben kitöltheti a projekthez vagy munkához kapcsolódó összes lényeges információt. Egy lépéssel tovább is megyünk, és tartalmazunk egy olyan területet, ahol az ügyfél könnyen hagyhat borravalót vagy küldhet visszajelzést. Még nem áll készen a számlázószoftverre való áttérésre? A Square ingyenes számlázási sablonokat is kínál letöltésre.

Mit kell feltüntetni a számlán

Míg az, hogy mit kell feltüntetni a számlán, vállalkozástípusonként eltérő lehet (egy fogorvos például biztosítási okokból fel akarja sorolni az eljáráskódokat), van néhány általános bevált gyakorlat.

Mindig ügyeljen arra, hogy a következőket tartalmazza:

• A vállalkozásának nevét és elérhetőségét
• A vevőjének nevét
• A számla számát (a nyilvántartás számára)
• Dátumot és feltételeket (konkrétan felvázolva azt az időszakot, amelytől a kifizetést várja)
• A tételek árát és leírását (valamint a mennyiséget)
• Az adókat, díjakat és kedvezményeket.

Az, hogy mindent egyértelműen részletezzen, segít a könyvelés racionalizálásában, és megkönnyíti a számla átfutását és megértését ügyfelei számára. Ha közelebbről szeretné megnézni a számlákat iparáganként, itt talál néhány példát a számlákra iparáganként.

Azzal, hogy előre időt fordít egy skálázható számlázási munkafolyamat bevezetésére, hosszú távon időt és pénzt takaríthat meg.

Hogyan kövesse nyomon a számláit

Ha a számlázási folyamatról van szó, szigorúan kell vezetnie. Ez azt jelenti, hogy olyan rendszereket kell bevezetnie, amelyek biztosítják, hogy időben és szervezetten küldje el a számlákat és fogadja a kifizetéseket. Íme néhány tipp, amely segít a számlázási munkafolyamatok kezelésében:

Sürgősen küldje el a számlákat

Nem fog fizetni, ha nem küld számlát. A számlakezelés első szabálya tehát az, hogy a munka elvégzése után azonnal küldje el a számlákat. Ezt könnyen megteheti a Square Invoices segítségével, amellyel közvetlenül a Square számlázó alkalmazásból helyben készíthet és küldhet számlát.

Számlát a megfelelő embereknek küldje

Néha nem a tényleges ügyfél az, aki a számlával foglalkozik. Lehet, hogy egy könyvelő végzi a könyvelést, vagy lehet, hogy valójában a szülő az, aki az esküvői virágokért fizet. A Square Invoices segítségével mind az ügyfelének, mind annak, aki valójában fizet, küldhet e-mailt, így a lehető leggyorsabban hozzájuthat a pénzéhez.

Az online számlázás használata

Az online számlázás segít abban, hogy a dolgok ne “vesszenek el a postán”. Mivel az online számlákat digitálisan küldik, az ügyfelek mindig könnyen megtalálják azokat – csak a postaládájukban kell keresgélniük (és nem a levélszemétkupacukban).

Kristálytiszta feltételek meghatározása

Előtte és a végső számlán is világosan meg kell határoznia a feltételeket. Ez magában foglalja a késedelmes fizetésekkel kapcsolatos késedelmi díjakat is. Ha minden írásban van, az kulcsfontosságú a kellemetlen oda-vissza csatározások megelőzésében.

Szervezeti rendszer

Az összes számlájáról nyilvántartást kell vezetnie egyetlen, szervezett helyen. Ez nem csak a könyvelés és az adózás szempontjából kulcsfontosságú, hanem azért is, hogy mindig képben maradjon. A Square Invoices segítségével minden közvetlenül az Ön Dashboardján tárolódik, és státusz szerint rendezve.

Hogyan kaphat gyorsan fizetést

Mostanáig több millió dollárt fizettek ki a Square Invoices segítségével. Néhány általunk látott trend és adat alapján íme néhány dolog, amit megtehet, hogy számlái gyorsan kifizetésre kerüljenek.

Használja ezeket az okos stratégiákat, hogy számlái gyorsan és zökkenőmentesen kifizetésre kerüljenek.

• Számlákat csütörtökönként küldjön az ügyfeleknek. Azt tapasztaltuk, hogy a csütörtökönként elküldött számlákat a legnagyobb valószínűséggel két napon belül kifizetik.
• Szabályozza az egyes számlák esedékességi dátumát. A Square Invoices segítségével üzenetet adhat a címzettnek, amelyben kérheti, hogy az ügyfél a kézhezvételkor állítsa ki a fizetést. Ez gyorsabb fizetési visszaérkezést eredményezhet.
• Kerülje el az ügyfelek vasárnapi számlázását. Az emberek a legkevésbé valószínű, hogy kifizetik a vasárnap kapott számlát – elvégre ez a hét leglustább napja.

Hogyan kezelje a késve fizetőket

Az emberek elfelejtenek fizetni. A Square Invoices azonban szuperegyszerűvé teszi a késedelmesek nyomon követését. Mivel az Ön Dashboardján minden aszerint van rendezve, hogy mit fizettek ki és mit nem, gyorsan bemehet és megnyomhatja az Újraküldés gombot azok számára, akiknek esetleg emlékeztetőre van szükségük. Így nem kell leülnöd, és egy csomó kellemetlen e-mailt írnod. Ha további tippeket szeretne kapni a késedelmes számlák kifizetéséhez, olvassa el a Három (tapintatos) módszer arra, hogy az ügyfeleket rávegye a kintlévőségek kifizetésére című írásunkat.

Kezdje el a Square számlákat

Gyorsabban fizethet az online számlákkal.

Számlák küldése a Square-rel