Elhagyott már egy megbeszélést bizonytalanul, hogy mi legyen a következő lépés? Mi a helyzet azzal, hogy órákat töltöttél egy tervezeten, csak hogy kiderüljön, az irány egy hete megváltozott?

Miért fontos tehát a kommunikáció? Nos, ez az egyik első dolog, amit felnőttként tanulunk (még diplománk is van kommunikációból), és még mindig az egyik legnehezebben finomítható készségnek bizonyul. Mégis, tagadhatatlanul elengedhetetlen a vezetéshez és egy sikeres csapat irányításához.

Aki nem tudja meghatározni az elvárásokat, annak a csapatában káosz lesz. A határidők nem fognak teljesülni. Viták fognak kialakulni arról, hogy ki mit csinált, vagy kinek mit kellett volna csinálnia. Számtalan megbeszélést tartanak a kommunikációs hiba leküzdésére, de végül csak mindenki idejét vesztegetik.

Nem kell aggódni. Van néhány hatékony kommunikációs tippünk, amit érdemes észben tartanod, amikor legközelebb visszajelzést adsz, vagy azon gondolkodsz, hogy megbeszélést szervezz. Megtudhatja, hogyan javíthatja a kommunikációs készségeket a munkahelyen és azon kívül is.

Túl sokat beszélünk

Mi több, mindennap használt eszközt és taktikát használunk, hogy a kommunikáció a lehető legegyszerűbb legyen. Emellett értekezletet értekezletre is beütemezünk, hogy kifejtsük munkánkat, ötleteinket és céljainkat.

De vajon mindezek a hatékony kommunikációt kikényszerítő kezdeményezések működnek-e? Munkavezetési felmérésünk szerint a munkavállalók több mint negyede heti 6 vagy annál több megbeszélésen vesz részt. Azonban csak 46% mondja, hogy úgy távozik egy megbeszélésről, hogy tisztában van azzal, mi a következő teendő.

Mit csinálunk tehát rosszul? Túl sokat beszélünk, nem figyelünk eléggé.

A jó antropológusok megjelennek egy helyszínen, és egyszerűen visszajelzéseket gyűjtenek. Ahelyett, hogy úgy éreznék, hogy valamit bizonyítaniuk kell, kérdéseket tesznek fel, és figyelmesen hallgatják a válaszokat. De a legtöbb megbeszélésen ez nem így van.

Mindig van egy-két ember, aki uralja a megbeszélést, mivel harcol az ötletei meghallgatásáért. Ezeken a megbeszéléseken bátorítják a megosztást. De amikor a terem többi tagja nem tud szóhoz jutni, vagy úgy érzi, hogy senki sem hallgatja meg őket, akkor gond van.”

Kipróbálja ezt: Gondolkodj el magadban: Mit tenne egy antropológus? A következő megbeszélésen összpontosítson arra, hogy párbeszédet teremtsen a monológgal szemben. A megbeszélés elején adjon magának három percet (ha kell, időzítse magát), hogy beszéljen a megbeszélés céljáról és minden előzetes gondolatáról. A három perc letelte után adja meg a szót a többieknek, és csak figyeljen. Ez lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy úgy érezzék, értékelik az ötleteiket, ön pedig gyakorolhatja a meghallgatást ahelyett, hogy azon gondolkodna, mit mondjon legközelebb.

Túlságosan töredékes

Szóval elkészített egy jelentést, amelynek a hét végére készen kell lennie a tervezésre. Elküldi e-mailben az összes kulcsfontosságú érdekelt félnek, plusz néhány másiknak, akiknek a véleményére szüksége van. Egymás után kezded kapni a visszajelzéseket.

A visszajelzések egy része a közös dokumentum különböző verzióiban oszlik meg. Egy része az e-mail szálon belül. Egy személy odajön hozzád az irodában, és elmondja, hogy mit szeretne megváltoztatni.

Még több visszajelzést kezdesz kapni IM-en és telefonon keresztül. Közeledik a hét vége, és ahelyett, hogy elküldenéd a jelentést a tervezéshez, megszervezed a visszajelzéseket. Ismerősen hangzik?

Ahány különböző kommunikációs típus és kommunikációs eszköz, annyi munkaidős feladat lehet csak a visszajelzések rendszerezése, mindenki gondolatainak és ötleteinek beépítése. Szinte lehetetlen tömör és megvalósítható visszajelzéseket kapni az érdekelt felektől anélkül, hogy egyetlen helyen tárolnánk az adott projektre vonatkozó összes visszajelzést.

Kipróbálja ezt: Fektessen be egy olyan eszközbe, amely lehetővé teszi, hogy az adott projektre vonatkozó összes kommunikációt egyetlen, elérhető helyre gyűjtse. Ez az egyetlen igazságforrás megmentő lesz az ötletek és visszajelzések összegyűjtése és megvalósítása során. Végeredményben rengeteg időt takarít meg, amit korábban a szervezéssel és az összerakással töltött.

Tartsa az összes kommunikációt egy helyen. Kezdje el a Wrike ingyenes próbaverzióját.

Van egy hátsó szándék

Volt már olyan megbeszélésen, ahol úgy érzi, hogy az emberek a saját érdekükben beszélnek, nem pedig a vállalat érdekében? Vagy tapasztaltál már konfliktust egy alkalmazottal, és szándékosan felhagytál a vele való együttműködéssel?

Ez annak a terméke, hogy hagyod, hogy valami negatívan befolyásolja a kommunikációdat. A nap végén végül is mindannyian ugyanazért a célért dolgoztok, és együtt kell dolgoznotok. A jó kommunikációhoz elengedhetetlen az együttműködés olyan helyének elősegítése, ahol mindenkit támogatnak, és úgy érzi, hogy van szava.”

Dan Scalco, a Digitalux alapítója és marketingigazgatója szerint: “Ne tartsa a státuszát a többi ember felett, és ne használjon kényszerítést vagy félelmet motivációként. Ehelyett összpontosítson arra, hogy őszinte, pozitív és egótól mentes hozzáállást visz minden felmerülő helyzetbe. Ha autokrata helyett szurkolóként szolgálsz, az segít fenntartani a morált, és még a kreativitást és a hatékony problémamegoldást is elősegítheti.”

Kipróbáld ezt: Egy projekt vagy megbeszélés elején írja le a legmagasabbrendű célokat. Amikor megbeszélést tart, és konfliktus tör ki, vagy ellentmondásos visszajelzések érkeznek egy kezelhetetlenné váló projektről, nézze vissza a magas szintű célkitűzéseket, és kérdezze meg magától: Segít ez nekünk elérni a céljainkat? Ez lehetővé teszi, hogy egy lépést hátralépjen, és értékelje, mi az, ami valóban konstruktív, és mi az, amivel foglalkozni kell.

Nincs bizalom

A határidők be nem tartása vagy egy ígéret meghiúsulása alááshatja a csapata bizalmát Önben. Ha olyan valaki vagy, aki túl sokat ígér és keveset teljesít, a csapatod nem bízhat benned. Még ha úgy érzi is, hogy az ellenkezőjét teszi, és alulígér és túlságosan teljesít, akkor sem őszinte, és ez károsítja a csapat kommunikációját.

“Semmi sem készteti gyorsabban az embereket arra, hogy kikapcsolódjanak, mintha BS szagot éreznek” – mondja Karin Hurt, a Let’s Grow Leaders szerzője és alapítója. “Ha azt akarod, hogy az emberek valóban meghallgassanak, győződj meg róla, hogy el tudják hinni, amit mondasz. A valódi kommunikáció kultúrája csak akkor alakulhat ki, ha az emberek számíthatnak egymás őszinteségére. Ösztönözze az átláthatóságot és az igazmondást, kezdve a csúcson.”

Kipróbálja ezt: Légy őszinte – ez ilyen egyszerű. Oszd meg a részleteket, ha tudod őket, mondd, hogy nem tudod, ha nem. Rendszeresen tartson négyszemközti megbeszéléseket, ha szükséges, és ezeken a találkozókon mindig legyen a lehető legátláthatóbb. Csapata értékelni fogja nyíltságát és őszinteségét, és bizalommal és kemény munkával fogja meghálálni.

A kommunikációs készségek fejlesztésével kapcsolatos további olvasnivalók:

• 5 alapvető kommunikációs készség a karrierje katapultálásához: Nézze meg ezt a webináriumot, hogy megtudja, milyen típusú kommunikációs készségekkel juthat el a csúcsra és még tovább.
• 14 bevált módszer a kommunikációs készségek fejlesztésére: Emelje vezetői képességeit a következő szintre, ha ezeket a készségeket a gyakorlatba ülteti.
• 6 stratégiai módszer, hogy csapatának kommunikációja áramvonalas maradjon: Szeretné csökkenteni a zajt? Olvassa el ezt a cikket arról, hogy a konkrét szerepek kiosztásával és egy glosszárium készítésével hogyan tarthatja csapatának kommunikációját tisztán és tömören.
• 9 mód a munkahelyi kommunikáció javítására: Ez a cikk praktikus tippeket és még néhány ötletet is kínál, hogy mit mondhatsz, hogy ösztönözd a jobb kommunikációt a csapatodban.