• Intro aux factures d’entreprise
• Cinq questions fréquemment posées sur les factures
• Qu’est-ce qu’une facture ?
• En quoi une facture diffère-t-elle d’un reçu ?
• Pourquoi il est important de facturer
• Types de factures
• Facturation en ligne versus facturation papier
• Modèles de factures : Ce qu’il faut inclure
• Comment garder la trace de vos factures
• Comment être payé rapidement
• Comment traiter les payeurs en retard

Intro

Intro aux factures d’entreprise

Si vous possédez une entreprise centrée sur les clients ou les services, la facturation est une partie énorme du jeu. Ce guide vous guide à travers les tenants et les aboutissants de la facturation – tout, des modèles et du flux de travail à la gestion des clients qui paient en retard. Vous repartirez avec des conseils et des astuces qui feront de la facturation un jeu d’enfant.

FAQ

Cinq questions fréquemment posées sur les factures

1. Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est un enregistrement des articles ou des services que vous avez fournis à vos clients, ainsi qu’une méthode leur permettant de vous payer pour ces articles ou services.

En savoir plus sur les bases de la facturation

2. Comment créer une facture ?

Square dispose d’un modèle de facture prêt à l’emploi, d’aspect professionnel, qui comprend toutes les informations essentielles à la facturation. Square Invoices vous permet de créer, d’envoyer et de gérer des factures et des paiements directement depuis votre tableau de bord Square. Découvrez comment créer une facture ici.

3. Comment envoyer une facture ?

Vous pouvez envoyer des factures numériques directement dans la boîte de réception des clients grâce à Square Invoices.

4. Comment gérer les factures ?

La façon la plus simple de gérer et de suivre les factures est de passer par un système de facturation en ligne. Un logiciel de facturation vous permet d’envoyer rapidement et facilement des factures professionnelles directement depuis votre bureau ou votre appareil mobile. Les clients peuvent payer en un seul clic, et vous pouvez suivre qui a payé et qui est en retard dans un tableau de bord centralisé. Traditionnellement, les tâches manuelles telles que la comptabilité et la numérotation des factures sont toutes effectuées en arrière-plan, il est donc facile de garder un œil sur votre trésorerie. En savoir plus sur la gestion des factures ici.

5. Comment choisir le bon système de facturation ?

Votre système de facturation doit faciliter l’envoi et le suivi rapides des factures. Sélectionnez un système qui permet de créer et de distribuer des factures à vos clients en toute transparence et de percevoir facilement le paiement.

Deep Dive

Qu’est-ce qu’une facture ?

D’abord, les bases. Une facture est un enregistrement des biens ou des services que vous fournissez à vos clients et à vos consommateurs, et une méthode par laquelle ils peuvent vous payer pour ces biens ou services. Si vous êtes un entrepreneur qui a réparé un toit, un maquilleur qui a stylisé une séance photo ou une boulangerie qui a fourni un service de traiteur pour un événement, il est probable que vous deviez envoyer une facture.

En quoi une facture est-elle différente d’un reçu ?

Les factures (et les tickets) sont des documents juridiquement exécutoires utilisés pour demander le paiement de clients ou de consommateurs. Elles sont souvent accompagnées de conditions convenues, telles que la date d’échéance du paiement pour les services rendus. Un reçu est un document attestant que le paiement a été reçu pour autoriser une vente, qui peut être utilisé comme preuve de propriété.

Pourquoi il est important de facturer

Avoir une solide maîtrise de tout ce qui concerne la facturation est primordial pour le succès de votre entreprise. Si vous laissez les choses tomber à l’eau ou avez un processus de facturation désordonné, cela pourrait envoyer le signal que vous n’êtes pas professionnel. Surtout lorsque vous avez affaire à des projets coûteux (par exemple, si vous êtes un organisateur d’événements ou un entrepreneur), ce n’est pas exactement génial pour votre marque – ou pour obtenir des clients réguliers.

Un processus et un flux de travail de facturation appropriés sont également cruciaux pour gérer votre comptabilité. Si vous laissez les factures s’empiler, ou si le processus est confus pour vos clients, il est probable que vos factures prennent un temps excessif pour être réglées. C’est une mauvaise nouvelle en ce qui concerne la gestion de votre trésorerie et un gros problème en ce qui concerne votre comptabilité. La facturation est également extrêmement importante pour des raisons fiscales. Lorsque vous possédez votre propre entreprise, vous devez tenir des registres méticuleux de toutes les entrées et sorties d’argent – ce qui inclut des copies de toutes les factures.

Donc, si vous débutez (ou si vous êtes déjà établi et que vous avez du mal à rester au top), il vous incombe de passer un peu de temps à apprendre comment facturer de manière professionnelle et efficace. Vos résultats financiers (et votre comptable) vous remercieront.

Types de factures

Selon votre entreprise ou les services que vous fournissez, il existe différents types de factures qui peuvent avoir du sens. Voici quelques formes courantes de factures :

Une proposition (ou une offre)

Si vous effectuez un travail important, vous pourriez vouloir créer une proposition ou une offre pour le travail. Elle devrait détailler ce que vous prévoyez que les services coûteront lorsque tout sera dit et fait. Assurez-vous de faire comprendre à tout le monde qu’il s’agit d’estimations pour le travail, et non de la charge finale.

Factures intermédiaires

Il peut être judicieux d’émettre des factures intermédiaires qui permettent aux clients ou aux clients de payer des morceaux de travail à la fois, plutôt qu’en une seule grosse somme forfaitaire lorsque tout est terminé. Les factures intermédiaires doivent être suivies d’une facture finale détaillant tout le travail (et ce qui a été payé).

Factures récurrentes

Si vous avez une entreprise qui effectue des travaux réguliers et récurrents pour des clients (par exemple, si vous êtes une femme de ménage ou un promeneur de chiens), vous pouvez vouloir envoyer des factures récurrentes à intervalles réguliers (convenus) (hebdomadaires ou mensuels, par exemple).

Les paiements récurrents sont faciles à mettre en place avec Square Invoices et simplifient la facturation en vous assurant d’être payé chaque mois, semaine, jour ou même année.

Factures finales

Une facture finale détaille tous les services rendus pour un travail ou un projet particulier. Si des factures intermédiaires ont été émises tout au long du projet, la facture finale doit les énumérer, ainsi que le montant final restant à payer. Nous passons en revue tout ce que vous devez inclure sur une facture finale dans une section ultérieure.

Factures en retard

Si un client n’a pas payé une facture, vous devrez peut-être envoyer une autre facture pour tous les frais résultant des paiements tardifs (qui ont été précédemment détaillés dans vos conditions générales).

Facturation en ligne contre facturation papier

Envoyer une impression papier à un client est une option. Mais un moyen bien plus rationalisé, pratique et écologique est la facturation en ligne. Choisir un logiciel de facturation en ligne présente de gros avantages. En voici quelques-uns :

Des paiements plus rapides

Le courrier postal est, eh bien, lent. Donc, par nature, le délai d’exécution pour être payé par la poste est lent. De plus, si un client paie par chèque, les fonds peuvent mettre un certain temps à être compensés, alors que les frais de carte de crédit ou de débit sont généralement déposés sur votre compte en quelques jours ouvrables.

Avec Square Invoices, vous pouvez envoyer des factures professionnelles directement dans la boîte aux lettres électronique de vos clients, où ils ont la possibilité de payer d’un simple clic. Vous pouvez également envoyer des factures avec Square directement depuis votre appareil mobile en utilisant l’application de facturation, ce qui est pratique lorsque vous êtes sur le terrain. La possibilité d’envoyer une facture juste après avoir effectué un travail permet d’éviter les tâches administratives inutiles sur votre ordinateur et accélère le délai de réception du paiement. Soixante-sept pour cent des factures envoyées par l’intermédiaire de Square sont payées le jour ouvrable suivant.

La facturation en ligne peut réduire considérablement les tâches administratives chronophages et contribuer à assurer des paiements en temps voulu.

Amélioration de la trésorerie

Nous avons parlé de la trésorerie plus tôt, et une autre façon d’atténuer tout problème est d’opter pour les factures en ligne. Des paiements plus rapides signifient que vous êtes plus susceptible de rester dans le vert.

Une gestion plus facile

Les factures papier ont tendance à s’empiler – ou à se perdre dans les profondeurs des classeurs. Square Invoices enregistre automatiquement toutes vos factures dans votre tableau de bord Square, afin qu’elles soient faciles à trouver lorsque vous devez les consulter. Elles sont également beaucoup plus faciles à suivre. L’outil filtre automatiquement vos factures en fonction de ce qui a été payé et de ce qui est en suspens, ce qui vous permet de voir rapidement quels clients vous devez suivre.

Envoi rapide

Vous pouvez envoyer des factures avec Square directement depuis votre appareil mobile (dans le en utilisant l’application de facturation, ce qui est pratique lorsque vous êtes sur le terrain. La possibilité d’envoyer une facture juste après avoir terminé un travail permet d’éviter un temps administratif inutile de retour à votre ordinateur.

Modèles de factures : Ce qu’il faut inclure

Commencez par un modèle professionnel

Square Invoices propose un modèle d’aspect professionnel dans lequel vous pouvez remplir toutes les informations pertinentes liées au projet ou au travail. Nous allons également plus loin en incluant une zone où il est facile pour un client de laisser un pourboire ou d’envoyer des commentaires. Vous n’êtes pas encore prêt à passer à un logiciel de facturation ? Square propose également des modèles de facturation gratuits à télécharger.

Ce qu’il faut inclure sur votre facture

Bien que ce qu’il faut inclure sur votre facture puisse varier d’un type d’entreprise à l’autre (un dentiste peut vouloir énumérer les codes de procédure pour des raisons d’assurance, par exemple), il existe quelques bonnes pratiques générales.

Vous devez toujours vous assurer d’inclure les éléments suivants :

• Votre nom d’entreprise et vos coordonnées
• Le nom de votre client
• Le numéro de facture (pour vos dossiers)
• La date et les conditions (décrivant spécifiquement la période à laquelle vous vous attendez à être payé)
• Le prix et la description des articles (ainsi que la quantité)
• Les taxes, les frais et les remises.

Le fait que tout soit clairement détaillé permet de rationaliser votre comptabilité et rend la facture plus facile à parcourir et à comprendre pour vos clients. Pour un examen plus approfondi des factures par secteur d’activité, voici quelques exemples de factures par secteur d’activité.

Dépenser du temps dès le départ pour mettre en œuvre un flux de travail de facturation évolutif peut vous faire gagner du temps et de l’argent à long terme.

Comment garder la trace de vos factures

Lorsqu’il s’agit de votre processus de facturation, vous devez diriger un navire étanche. Cela signifie que vous devez mettre en place des systèmes pour vous assurer que vous envoyez les factures et recevez les paiements en temps voulu et de manière organisée. Voici quelques conseils pour vous aider à gérer votre flux de facturation :

Envoyez les factures rapidement

Vous ne serez pas payé si vous n’envoyez pas de facture. La première règle de la gestion des factures est donc d’envoyer les factures juste après avoir terminé un travail. Cela est facile à faire avec Square Invoices, qui vous permet de créer et d’envoyer des factures directement depuis l’application de facturation Square sur place.

Envoyez la facture aux bonnes personnes

Parfois, ce n’est pas le client réel qui s’occupe de la facture. Peut-être que c’est un comptable qui s’occupe de la comptabilité, ou peut-être que c’est en fait le parent qui paie pour ces fleurs de mariage. Avec Square Invoices, vous pouvez envoyer un courriel à la fois à votre client et à la personne qui paie réellement afin de recevoir votre argent le plus rapidement possible.

Utiliser la facturation en ligne

La facturation en ligne permet d’éviter que les choses ne se « perdent dans le courrier ». Puisque les factures en ligne sont envoyées numériquement, il est toujours facile pour les clients de les trouver – tout ce qu’ils ont à faire est de chercher dans leur boîte de réception (plutôt que dans leur pile de courrier indésirable).

Définir des conditions claires comme de l’eau de roche

Vous devez exposer clairement vos conditions à la fois à l’avance et sur la facture finale. Cela inclut tous les frais de retard associés aux paiements en souffrance. Avoir tout par écrit est essentiel pour éviter les allers-retours inconfortables.

Ayez un système d’organisation

Vous devriez avoir des enregistrements de toutes vos factures dans un endroit organisé. C’est crucial non seulement pour la comptabilité et les impôts, mais aussi pour rester au courant des choses. Avec Square Invoices, tout est stocké directement dans votre tableau de bord et trié par statut.

Comment être payé rapidement

À ce jour, des millions de dollars ont été payés grâce à Square Invoices. Sur la base de certaines tendances et données que nous avons observées, voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour vous assurer que vos factures sont payées rapidement.

Mettez à profit ces stratégies intelligentes pour vous assurer que vos factures sont payées rapidement et en toute transparence.

• Envoyez les factures aux clients le jeudi. Nous avons constaté que les factures envoyées le jeudi ont la plus grande probabilité d’être payées dans les deux jours.
• Personnalisez la date d’échéance de chaque facture. Avec Square Invoices, vous pouvez ajouter un message pour que le destinataire demande au client d’émettre le paiement dès réception. Cela peut conduire à des retours de paiement plus rapides.
• Évitez de facturer les clients le dimanche. Les gens sont moins susceptibles de payer une facture reçue le dimanche – c’est le jour le plus paresseux de la semaine, après tout.

Comment traiter les payeurs en retard

C’est normal – les gens oublient de payer. Mais avec Square Invoices, il est super facile de faire le suivi de vos mauvais payeurs. Parce que tout est trié dans votre tableau de bord par ce qui a été payé et ce qui ne l’a pas été, vous pouvez rapidement y aller et appuyer sur le bouton Renvoyer pour toute personne qui pourrait avoir besoin d’un rappel. Cela vous évite d’avoir à rédiger une série d’e-mails embarrassants. Pour plus de conseils sur la façon d’obtenir le paiement de ces factures en retard, lisez notre billet Trois façons (pleines de tact) d’amener les clients à payer les factures en souffrance.

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