Un paiement de facture est soumis par une entreprise pour payer les produits et services achetés auprès des fournisseurs. Les petites entreprises ne doivent pas seulement envoyer des factures à leurs clients, elles doivent également payer des factures pour les services et les fournitures qu’elles achètent pour mener leurs activités. Chaque petite entreprise devrait disposer d’un système cohérent de paiement des factures qui lui permette de rester organisée et de simplifier son processus de comptabilité. Les entreprises doivent s’assurer de payer leurs factures à temps pour éviter les frais de retard de paiement et pour maintenir des relations solides avec leurs fournisseurs.

Ces sujets donnent des conseils pratiques pour effectuer des paiements de factures rapidement :

Conseils pour effectuer des paiements de factures à temps

Comment puis-je effectuer un paiement de facture ?

Qu’est-ce qu’un paiement de facture ?

Conseils pour effectuer les paiements de factures à temps

Examiner les factures dès que vous les recevez

Il est préférable d’établir une pratique constante d’examen des factures dès que vous les recevez de vos fournisseurs, afin qu’elles ne soient pas égarées et que les détails de l’achat soient frais dans votre esprit. Lorsqu’une facture arrive dans votre entreprise, examinez-la pour les éléments suivants :

• Vérifiez la date d’échéance de la facture : notez la date d’échéance de la facture afin de vous assurer que vous ne manquez pas le délai.
• Examinez les biens ou les services fournis : Relisez la liste détaillée des produits ou services que vous avez achetés et assurez-vous qu’elle correspond à ce que vous avez réellement reçu. Si ce n’est pas le cas, faites un suivi avec l’entreprise pour discuter de l’écart.
• Vérifiez le coût total : Vérifiez le montant total dû sur la facture pour vous assurer qu’il s’aligne sur ce que vous avez discuté avec le fournisseur.

Choisissez le bon mode de paiement

Vérifiez quels modes de paiement le fournisseur accepte et choisissez le mode de paiement le plus intelligent et le plus pratique pour votre petite entreprise. Si, par exemple, votre carte de crédit professionnelle vous permet d’obtenir des remises en argent ou des récompenses de voyage chaque fois que vous l’utilisez, cela pourrait être la meilleure option pour le paiement de vos factures, tant que vous vous assurez de toujours régler votre facture de carte de crédit à l’échéance du paiement.

Organiser les factures selon un calendrier de paiement

Mettez en place un système cohérent de comptes fournisseurs pour suivre toutes les factures que vous recevez par date d’échéance. Vous pouvez créer un calendrier de facturation dans Excel qui trie vos factures par date d’échéance ou vous pouvez utiliser une solution comptable basée sur le cloud pour créer un calendrier de paiement des factures. La fréquence à laquelle vous payez les factures dépendra du volume de factures que votre entreprise reçoit : si vous recevez plusieurs factures à différents moments du mois, il peut être judicieux de payer les factures sur une base hebdomadaire, pour éviter qu’elles ne s’accumulent au cours du mois.

Définir des rappels

Il est important que vous n’oubliiez pas ou ne perdiez pas les factures reçues afin d’éviter de payer des frais de retard. Pour vous aider à gérer toutes les dates d’échéance de vos factures, vous pouvez définir des rappels pour chaque facture que vous recevez. La façon la plus simple de définir des rappels de paiement de factures est de créer des alertes dans un calendrier numérique pour vous rappeler la facture une semaine avant la date d’échéance du paiement de la facture.

Automatiser le paiement des factures

La façon la plus simple et la plus fiable de s’assurer que votre entreprise ne manque jamais un paiement de facture est d’automatiser tous vos paiements de factures, si possible. Avec le paiement automatique des factures, vous pouvez programmer des paiements de factures récurrents afin que l’argent soit automatiquement retiré de votre carte de crédit ou de votre compte bancaire selon le calendrier de paiement que vous avez défini. De cette façon, vous n’avez même pas à penser à vos paiements de factures ; vos factures seront payées automatiquement avant la date limite de paiement des factures.

Cash in on Early Payment Discounts

Prenez note de tous vos fournisseurs qui offrent des rabais pour les paiements anticipés et planifiez toujours vos paiements de factures pour respecter ces échéances anticipées. Il est courant pour les entreprises de récompenser les clients qui paient rapidement en offrant une remise sur le total de la facture si le client paie dans une certaine fenêtre de paiement anticipé. Souvent, les entreprises offrent un rabais de deux pour cent sur les factures si elles sont payées dans les dix jours suivant la date de la facture, même si la date limite de paiement réelle peut être de trente jours après la date de la facture.

S’en tenir à un système de classement des factures

Développez un système de classement des factures qui fonctionne pour votre entreprise, afin que vous puissiez garder une trace des factures que vous avez payées, quand et comment vous les avez payées et le montant total du paiement. Cela vous aidera à créer des rapports comptables précis pour votre entreprise. C’est également une bonne idée de stocker les détails de la confirmation de paiement au cas où un différend surviendrait un jour avec un fournisseur pour savoir si une facture a été payée.

Comment puis-je effectuer un paiement de facture ?

Pour effectuer un paiement de facture, vous devrez choisir la méthode de paiement qui fonctionne le mieux pour votre petite entreprise. Voici quelques méthodes courantes de paiement de factures parmi lesquelles vous pouvez choisir :

Payer par chèque

Payer par chèque est un moyen bon marché et relativement sûr de payer les factures, mais cela peut prendre du temps. Vous devrez remplir le chèque et adresser une enveloppe, puis envoyer le paiement par la poste, ce qui prend du temps sur des affaires plus importantes.

Paiement en espèces

Éloignez-vous des paiements en espèces pour toute facture importante, surtout si vous ne payez pas la facture en personne. L’argent liquide n’offre aucune sécurité, car il peut être volé ou perdu facilement et il n’y a aucun moyen de le remplacer.

Paiement en ligne par carte de crédit ou de débit

Les paiements en ligne par carte de crédit ou de débit sont simples à traiter, ce qui vous fait gagner du temps. De plus, les paiements en ligne effectués par des vendeurs réputés offrent plusieurs couches de sécurité et de cryptage pour protéger vos données personnelles.

Paiement mobile

Les paiements mobiles sont pratiques et sécurisés, surtout si le vendeur se déplace chez vous pour compléter un service, comme un entrepreneur. Avec les paiements mobiles, vous pouvez utiliser une carte de crédit ou de débit pour payer rapidement et en toute sécurité par le biais d’une application.

Paiement automatique des factures

Si les fournisseurs offrent cette option, les petites entreprises devraient envisager de mettre en place le paiement automatique des factures pour planifier le paiement de leurs factures à l’avance et s’assurer qu’elles ne sont jamais en retard pour effectuer un paiement. Le paiement automatique des factures est rapide et sécurisé. Vous devrez juste vous assurer qu’il y a toujours assez d’argent dans le compte associé au paiement automatique de factures, afin de ne pas être frappé par des pénalités de découvert.

Qu’est-ce qu’un paiement de factures ?

Un paiement de factures en ligne est un service offert par les banques qui permet aux entreprises de payer rapidement et facilement toutes leurs factures en ligne. Le paiement de factures en ligne peut vous faire gagner du temps et vous aider à payer vos factures avant leur échéance. Voici les étapes à suivre pour mettre en place un paiement de factures en ligne :

• Recueillez toutes les factures que vous devez payer, ainsi que les numéros de compte associés.
• Entrez le nom de chaque bénéficiaire et votre numéro de compte associé dans la plateforme de paiement de factures en ligne de votre banque.
• Choisissez quand vous souhaitez traiter le paiement de la facture.
• Décidez s’il s’agira d’un paiement unique ou si vous souhaitez configurer des paiements récurrents pour ce bénéficiaire particulier.
• Définissez des rappels pour suivre les dates d’échéance des factures.

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