Le défi

La Health Resources & Services Administration (HRSA) est une agence au sein du Department of Health & Human Services (HHS) principalement responsable de l’amélioration des soins de santé aux personnes géographiquement isolées ou économiquement ou médicalement vulnérables en leur donnant accès à des services de qualité, à un personnel de santé qualifié et à des programmes innovants. La HRSA accorde des subventions à des milliers de bénéficiaires chaque année, qui contribuent aux services de santé reçus par des dizaines de millions d’Américains.

En 1997, la HRSA a mis en œuvre le système de gestion électronique des subventions (GEMS) pour aider l’agence et ses bénéficiaires à mieux maintenir et réguler les processus de subventions. Cependant, à l’époque, de nombreux bureaux et offices de la HRSA maintenaient des systèmes d’information distincts pour la gestion des programmes. Ces systèmes différaient au niveau des contrôles d’accès, des rôles de sécurité, des capacités de saisie des données, de la navigation, des rapports, des capacités d’analyse et de l’esthétique. Étant donné que de nombreux bénéficiaires reçoivent des subventions multiples de différents bureaus et bureaux au sein de la HRSA, les outils de gestion de programme sensiblement différents ont créé une confusion et une désunion dans l’image de la HRSA à la communauté des subventions.

Au cours des 20 dernières années, REI Systems a répondu au besoin de la HRSA d’un système centralisé de gestion des subventions en développant les manuels électroniques (EHB), une application de soutien aux subventions et de gestion des programmes de bout en bout qui a unifié les processus de gestion des subventions dans l’ensemble de l’agence, permettant aux utilisateurs d’exécuter des fonctions couvrant les opérations de subventions, la planification, le suivi et la gestion des programmes à partir d’un emplacement central.

Aujourd’hui, les processus de subventions de la HRSA doivent être réorganisés et le système de gestion des subventions modernisé pour se préparer aux exigences émergentes liées à la loi GREAT, qui exige la normalisation et le streaming des données. Dans l’environnement actuel, la HRSA doit tirer parti de la technologie pour faire plus avec des ressources limitées. Enfin, HRSA veut améliorer la performance des bénéficiaires de subventions en identifiant et en promouvant les meilleures pratiques basées sur les données de performance.

Notre approche

Les EHB ont intégré une série de systèmes disparates de soutien aux subventions dans un système transparent à l’échelle de l’entreprise. En conjonction avec Grants.gov, ce système a simplifié le processus de demande et d’administration et a permis aux candidats, aux organisations bénéficiaires de subventions et à la HRSA de communiquer de manière efficace et de mener des activités par voie électronique. Il permet à la HRSA de fonctionner dans un environnement sans papier avec une efficacité commerciale améliorée et en conformité avec les politiques, les procédures et la législation mandatées à l’échelle de l’agence et au niveau fédéral.

REI Systems va maintenant faire passer ce système au niveau supérieur en appliquant des technologies éprouvées et émergentes telles que le génie logiciel moderne, le low code, le cloud, la mobilité, la blockchain et l’intelligence artificielle pour améliorer la prestation de services et l’expérience utilisateur tout en réduisant les coûts opérationnels globaux.

Avec les défis actuels et émergents – tels que l’épidémie d’opioïdes, le renforcement des capacités du personnel de santé et le financement de modèles de soins innovants tels que les visites à domicile – l’HRSA a besoin d’un système plus robuste, rationalisé et automatisé. Avec 15 ans d’expérience de travail avec ce système, REI Systems prendra ce qu’il a appris et réorganisera un système moderne qui conduira à une efficacité et une efficience commerciales améliorées ainsi qu’à une véritable prise de décision basée sur les données.

Impact &Résultats

Les EHB de HRSA soutiennent 41 000+ utilisateurs, y compris plus de 1 500 employés de HRSA avec plus de 500 000 tâches de flux de travail traitées chaque année pour soutenir les processus commerciaux électroniques. Avec l’aide de REI, les subventions de HRSA ont servi plus de 22,8 millions de patients dans plus de 9 000 centres de santé, ce qui a entraîné une augmentation de 27 % des patients traités depuis 2008. Et grâce à l’investissement dans les EHB, HRSA a pu réduire le temps et les efforts consacrés de 60%, permettant aux ressources du personnel de se concentrer sur la mise à disposition des subventions aux centres de santé à travers les États-Unis.

Avec la modernisation du système, HRSA sera conforme aux exigences émergentes en matière de normalisation des données et de reporting tout en créant des systèmes d’affaires partagés et en optimisant la livraison de la mission.

Le client HRSA de REI a fait l’éloge de l’équipe pour sa livraison exceptionnelle des EHB : « L’équipe de REI a certainement établi pour moi la norme à laquelle les entrepreneurs devraient être mesurés. REI a toujours été, et je suis sûr qu’il le sera toujours, un groupe de personnes qui visent l’excellence et l’atteignent. »