Allumez la télévision, et vous avez de fortes chances de trouver une célébrité ou une autre personnalité célèbre conversant avec un présentateur de journal télévisé ou un animateur d’émission. Ouvrez le journal et il y a des chances que vous lisiez les pensées d’un homme politique de premier plan sur certaines questions, notées par un journaliste.

En vous rendant à votre bureau et en passant devant le service des ressources humaines, vous voyez une file d’attente de jeunes hommes et de jeunes femmes bien habillés qui attendent leur tour pour entrer dans la pièce et parler avec le responsable des ressources humaines, qui essaie actuellement de pourvoir un poste vacant.

Ces scénarios impliquent tous des conversations et des échanges d’idées, accomplis sous la forme d’un entretien.

Dans cet article, nous explorons 1) ce qu’est un entretien, 2) les avantages et les inconvénients d’avoir un calendrier d’entretien, 3) les différents types de calendrier d’entretien, 4) les modèles de calendrier d’entretien, et 5) les conseils et astuces.

INTERVIEW : UN APERÇU

Il est fort possible que la définition la plus simple d’un « entretien » soit une « conversation au cours de laquelle des questions sont posées et les réponses correspondantes sont données ». Le cadre et le déroulement de l’entretien vont du décontracté au semi-formel en passant par le formel, et il implique deux parties : l’intervieweur et la personne interrogée. L’objectif de l’enquêteur est de recueillir des données et des informations en posant des questions et en approfondissant les réponses données par la personne interrogée. On peut même parler de « script de l’enquêteur ».

Un entretien peut être mené en tête-à-tête, avec un enquêteur et une personne interrogée, ou en groupe. Par exemple, un intervieweur peut discuter avec plusieurs personnes interrogées, ou plusieurs intervieweurs peuvent converser avec une seule personne interrogée. Alternativement, il pourrait s’agir d’un arrangement de groupe, avec un panel d’intervieweurs face à un panel d’interviewés.

Quand les entretiens sont-ils réalisés ? En général, les entretiens sont utilisés pour ce qui suit :

• L’embauche ou le recrutement. Un entretien d’embauche implique qu’un gestionnaire d’embauche ou un recruteur parle ou discute avec un candidat ou un postulant afin d’évaluer l’aptitude et l’adéquation de ce dernier à un poste ouvert.
• Recherche. L’une des façons de recueillir des données pour la recherche (par exemple, la recherche marketing, économique et scientifique) est ce que l’on appelle « l’entretien de recherche », où l’on demande aux répondants de répondre. Dans la recherche scientifique, par exemple, les questions sont formulées dans le but de vérifier une hypothèse ou une supposition.
• Diffusion de l’information. Les nouvelles en sont le principal exemple, où l’on pose des questions à une personne pour la télévision, la radio, les journaux ou d’autres médias similaires.

Comment savoir si une interview se déroule bien ? Eh bien, le bon sens voudrait qu’un entretien se déroule bien s’il y a un échange continu d’idées et d’informations, et cela peut être attribué à plusieurs facteurs.

• Un objectif ou un but, tournant autour d’un sujet ou d’un thème spécifique. S’agit-il d’un entretien d’embauche ? L’entretien a-t-il pour but de savoir ce que la personne interrogée pense d’un certain sujet ?
• La capacité de l’interviewer à poser des questions et à encourager la personne interrogée à se connecter avec lui et à s’ouvrir à lui. Cela fait également référence à sa capacité à approfondir et à faire des suivis sur les questions pour obtenir plus d’informations.
• La réactivité de la personne interrogée, et sa capacité à s’exprimer pleinement dans ses réponses. Il doit être capable de saisir rapidement la question et de comprendre ce qui est demandé, afin de pouvoir fournir la réponse que l’interviewer recherche.
• Le cadre de l’entretien. Cela inclut le lieu ou l’emplacement, la langue utilisée et d’autres facteurs externes qui donnent le ton général de l’entretien.

Si l’un des éléments ci-dessus est absent (ou présent mais manquant d’une manière ou d’une autre), alors vous pouvez vous attendre à ce que l’entretien se dégrade dès le début. Cependant, une autre raison énorme pour laquelle la plupart des entretiens échouent ou n’obtiennent pas les résultats souhaités est le manque de préparation, en particulier de la part de l’enquêteur. Une indication de la préparation est un « programme d’entretien ».

LE PROGRAMME D’ENTRETIEN

Aussi amusantes que puissent paraître les entrevues spontanées ou sur le vif, elles feront quand même bombance si aucune préparation n’y a été mise. Ces interviews  » embuscades  » que vous voyez à la télévision ? Elles ne sont pas complètement aléatoires ou « sur le vif » comme on les présente. Les questions posées ont déjà été préparées à l’avance, et elles sont souvent contenues dans une grille d’entretien.

Une grille d’entretien est essentiellement une liste contenant un ensemble de questions structurées qui ont été préparées, pour servir de guide aux enquêteurs, chercheurs et enquêtrices dans la collecte d’informations ou de données sur un sujet ou une question spécifique. Le calendrier sera utilisé par l’intervieweur, qui remplira les questions avec les réponses reçues au cours de l’entretien réel.

Avantages d’un calendrier d’entretien

1. Un calendrier d’entretien facilite la conduite d’un entretien. Comme les questions ont déjà été préparées à l’avance, il est plus facile de réaliser et de compléter l’entretien.
2. Il augmente la probabilité de recueillir des informations ou des données précises. Les questions, qui ont déjà été préparées à l’avance, sont censées être bien pensées et avoir un objectif, de sorte qu’elles ciblent le « cœur du sujet », garantissant ainsi que les réponses obtenues sont correctes ou précises. Selon Lindlof & Taylor, les calendriers d’entretien peuvent augmenter la fiabilité et la crédibilité des données recueillies.
3. Il permet aux enquêteurs et aux chercheurs d’obtenir plus d’informations, puisqu’ils peuvent demander des questions de suivi ou des clarifications aux questions qu’ils ont préparées. Ainsi, les informations recueillies sont plus pertinentes et utiles.
4. Le taux et la quantité de réponses sont plus élevés. Souvent, les entretiens sont limités dans le temps. L’interviewer ne dispose que d’un temps limité pour poser toutes ses questions et obtenir les réponses. S’il est venu préparé, alors il peut utiliser ce temps correctement. Sinon, il perdra beaucoup de temps à réfléchir à la prochaine question à poser. La prochaine chose qu’il sait, c’est que le temps est écoulé, et qu’il a à peine obtenu quelque chose de substantiel de la part de la personne interrogée.
5. Il offre une flexibilité et une personnalisation élevée, et peut être utilisé lors d’entretiens avec différents types de personnes. L’intervieweur peut le préparer en tenant compte des personnes interrogées. Par exemple, un intervieweur peut avoir préparé une grille d’entretien d’embauche pour le recrutement d’un ouvrier ou d’un ouvrier du bâtiment. Lorsqu’il est chargé d’interviewer des candidats pour un poste de cadre supérieur, il peut également utiliser le même calendrier, mais avec plusieurs ajustements.

Inconvénients d’un calendrier d’entretien

1. Il peut prendre beaucoup de temps. La préparation de l’horaire d’entrevue peut prendre une bonne partie du temps d’un intervieweur, surtout s’il s’agit d’une entrevue étendue ou approfondie. Une quantité importante de recherches doit être effectuée afin de pouvoir élaborer de bonnes questions.
2. Il y a un risque élevé que l’entretien et ses résultats souffrent du biais de l’intervieweur, car c’est lui qui choisira les questions à poser pendant l’entretien.
3. La variabilité peut être élevée lorsque le calendrier d’entretien est utilisé par plusieurs intervieweurs. Il peut en résulter des informations peu fiables recueillies pendant les entretiens.

TYPES DE CALENDRIER D’ENTREVUES

Il existe deux grands types de calendriers ou de guides d’entrevue qui sont largement utilisés par les intervieweurs.

Calendrier d’entrevue en profondeur

Il est utilisé pour les entrevues ouvertes, qui visent à obtenir des informations approfondies, souvent sur des sujets sérieux ou des questions sensibles. Les questions sont ouvertes, avec des invites fournies à l’intervieweur pour demander des clarifications ou des informations supplémentaires si nécessaire.

L’interviewé a plus d’espace ou de marge de manœuvre pour parler de tous les sujets qui surgiront au cours de l’entretien, il est donc libre d’utiliser ses propres mots et de laisser les idées sortir facilement de lui. Les principales caractéristiques de ce calendrier d’entretien sont énumérées ci-dessous.

• Le calendrier contient des indications sur la conscience qu’a la personne interrogée du but de l’entretien et de sa durée.
• Les questions doivent être élaborées de manière à fournir des réponses pertinentes au sujet ou à la problématique. Par exemple, s’il s’agit d’un entretien d’embauche, les questions doivent porter sur la question de savoir si le candidat interrogé possède les qualifications et les références qui le rendent apte à occuper le poste ouvert. Si l’entretien est à des fins de recherche ou d’enquête, les questions doivent répondre au principal problème ou sujet de la recherche ou de l’enquête.
• Toutes les questions doivent être pertinentes, ou avoir un impact sur le but ou l’objectif de l’entretien. Supprimez les questions non pertinentes, ou celles dont les réponses ne vous seront d’aucune utilité.
• Il adopte l’approche d’une étape à la fois, chaque question étant censée n’aborder qu’une seule question, au lieu d’en aborder plusieurs en même temps. Cela a tendance à embrouiller non seulement la personne interrogée, mais aussi l’intervieweur, et à faire en sorte que ce dernier perde le contrôle de la direction de l’entretien.
• Au lieu d’utiliser des questions auxquelles on peut répondre par Oui ou Non, les questions sont ouvertes, ce qui peut servir de point de départ ou de référence pour d’autres questions. De cette façon, l’enquêteur peut aller plus en profondeur pour obtenir les informations dont il a besoin.
• Les questions sont neutres, évitant les questions suggestives qui ont le potentiel de dicter la réponse à la personne interrogée.

Cadre d’entretien structuré

Ce type de cadre d’entretien est souvent comparé au format utilisé dans les formulaires d’enquête ou les questionnaires en raison de leurs similitudes. La différence réside dans l’utilisation ; de toute évidence, le calendrier d’entretien est utilisé par l’enquêteur au cours d’une interaction en face à face, tandis que le questionnaire est simplement rempli par le répondant.

Ce calendrier d’entretien contient les questions qui seront posées, et c’est également là que l’enquêteur enregistrera les réponses à ces questions. Essentiellement, la préparation d’un programme d’entretien pour un entretien structuré est la même que celle d’un questionnaire. C’est juste que le questionnaire sera utilisé uniquement par l’intervieweur, et que le répondant ou l’interviewé n’aura pas l’occasion de poser ses yeux sur le contenu.

Pour plus de flexibilité, cependant, certains intervieweurs combinent les caractéristiques de ces deux types lorsqu’ils préparent leur grille d’entretien. Cela dépendrait vraiment de l’intervieweur et de ce qu’il juge être le plus efficace pour atteindre ses objectifs.

Modèles de calendrier d’entretien

Il n’existe pas de modèle standard unique pour un calendrier d’entretien. Généralement, le format dépendra du type et de l’objectif de l’entretien mené, ainsi que des répondants ou des personnes interrogées cibles. Cependant, le calendrier d’entretien doit comporter trois parties principales :

Ouverture

Certains chercheurs appellent cette étape le « réchauffement », où l’objectif est de créer une atmosphère propice à la circulation ouverte et libre des idées entre l’intervieweur et l’interviewé, que ce soit en tête-à-tête ou en groupe.

Au début de l’entretien, l’intervieweur doit accueillir l’interviewé et faire un effort pour le mettre à l’aise. Si l’enquêté est détendu, l’entretien a des chances de se dérouler sans problème. L’enquêteur procédera ensuite à l’information de l’interviewé sur les points suivants :

• Objectifs de l’entretien. La personne interrogée mérite de savoir pourquoi l’entretien a lieu, et pourquoi elle est concernée. Dans le cas d’un entretien d’embauche, le candidat interrogé sait déjà pourquoi il se trouve dans la même pièce que le personnel RH, mais il faut tout de même le lui expliquer.
• Les sujets ou points qui seront abordés au cours de l’entretien. Il s’agit de mettre la personne interrogée à l’aise, puisque vous lui donnez une sorte d' »avertissement préalable » sur ce qui sera demandé plus tard dans la conversation.
• La longueur ou la durée estimée de l’entretien. L’interviewé ne veut pas avoir à deviner tout au long de l’entretien quand il se terminera, ou s’il devra passer toute la matinée à parler à l’intervieweur.

L’interviewé aimerait sentir qu’il bénéficiera d’une manière ou d’une autre de cet entretien, donc il serait certainement utile que vous lui donniez la motivation de répondre aux questions correctement et précisément. Si vous ne le faites pas, il pourrait ne pas être enclin à répondre aux questions, et encore moins à donner de bonnes réponses.

Cette partie de la grille d’entretien peut être formatée de manière à correspondre à la personnalité de l’intervieweur, et même à celle de l’interviewé.

Corps

Nous en arrivons à la « discussion centrale ». Celle-ci contient la viande du programme d’entretien : les sujets et les questions à poser. Là encore, le contenu dépendra du sujet et du type d’entretien. La principale chose que vous ne devez jamais négliger est que les questions doivent remplir l’objectif de l’entretien.

A la place d’un schéma d’entretien, qui ne comprend qu’une liste de sujets et de sous-thèmes, un schéma d’entretien typique contient également des questions principales, ainsi que des questions de suivi conçues pour approfondir ou clarifier les réponses aux questions principales précédemment posées.

Lorsque vous préparez le corps de la grille d’entretien, il est important de laisser plus qu’assez d’espace où l’intervieweur peut écrire les réponses ou les réponses de la personne interrogée.

Clôture

L’entretien est sur le point d’être conclu. La raison pour laquelle elle est incluse dans le programme d’entretien est de s’assurer que l’entretien ne se terminera pas brusquement, ce qui peut paraître impoli pour la personne interrogée.

La clôture couvrira les principaux points, en résumé, qui ont été parlés pendant l’entretien, suivis d’une brève discussion sur les prochaines étapes qui seront prises après l’entretien.

Vous pouvez consulter ce modèle pour un exemple de programme d’entretien à utiliser pour parler avec un camarade de classe de l’université. Cet autre modèle de guide d’entretien simple fournit également des repères sur ce que l’intervieweur doit dire pendant l’entretien, en dehors des questions qu’il posera.

Dans certains cas, un calendrier d’entretien peut être si simple qu’il ne contient que les points saillants, tels que le but de l’entretien, la date, l’heure et le lieu du déroulement de l’entretien, ainsi que les noms et les coordonnées de l’intervieweur et de la personne interrogée. Jetez un coup d’œil à ce calendrier d’entretien d’embauche à titre d’exemple.

Heureusement, il existe une multitude de ressources de modèles de grille d’entretien que vous pouvez trouver en ligne et que vous pouvez peaufiner et adapter à vos besoins.

Tâches de préparation et d’utilisation d’une grille d’entretien

La principale préoccupation dans la préparation d’une grille d’entretien porte sur les questions. Que faut-il demander, et comment faut-il le faire ? Mais ce n’est pas tout. Même l’ordre ou la séquence de pose des questions a également de l’importance, c’est pourquoi il doit également être reflété sur le calendrier d’entretien.

Souvenez-vous des conseils suivants lors de la préparation du guide que vous utiliserez pour l’entretien.

• Ne commencez pas l’entretien par une question sondant des informations personnelles de la personne interrogée (sauf si le but de l’entretien est de parler de sa vie personnelle). S’il s’agit d’un entretien d’embauche, il serait préférable de l’amener à parler de ses compétences, de ses qualifications et de ses expériences professionnelles, car c’est sa zone de confort. S’il s’agit d’un entretien de recherche, vous pouvez commencer par interroger la personne interrogée sur son expertise dans le domaine sur lequel vous l’interrogez. Ne lui posez pas de questions personnelles sur sa famille ou des sujets similaires.
• Commencez par les questions « légères », ou celles qui ne mettront pas immédiatement l’interviewé ou le répondant sur ses gardes. L’interviewé doit pouvoir répondre facilement à la question, puis vous pouvez passer progressivement aux sujets plus sensibles ou difficiles. Si vous commencez par une question controversée, ou quelque chose qui mettra la personne interrogée mal à l’aise, cela donnera un ton sinistre pour le reste de l’entretien.
• La règle générale veut que vous regroupiez les questions de manière logique. Vous pouvez commencer par des questions générales, et aller vers les questions spécifiques par la suite. Bien sûr, vous devrez parfois faire preuve de souplesse, notamment lorsqu’une question générale doit être suivie d’une question spécifique afin de clarifier quelque chose.
• Pour varier et avoir un déroulement plus naturel, si vous utilisez à la fois des questions ouvertes et des questions fermées, ce serait une bonne idée de les mélanger, au lieu de poser d’abord toutes les questions fermées, puis les questions ouvertes dans la dernière moitié de l’entretien. Une autre suggestion consiste à adapter la séquence en entonnoir ou en entonnoir inversé. Dans la séquence de l’entonnoir, vous commencerez par des questions ouvertes, puis vous passerez progressivement et naturellement aux questions fermées. La séquence en entonnoir inversé ordonne les questions en sens inverse.
• Gardez les répondants ou les personnes interrogées à l’esprit lorsque vous préparez les questions. Vous devez connaître leurs antécédents, au moins, afin de pouvoir préparer des questions qui résonneront avec eux. Si vous allez interroger des candidats pour un poste d’ingénieur superviseur, vous pouvez formuler les questions de manière à ce que les candidats puissent prouver s’ils sont qualifiés pour le poste ou non. Si vous interrogez une personne d’intérêt au sujet d’un incident récent, vous devez au moins savoir pourquoi elle est considérée comme une « personne d’intérêt », afin de pouvoir formuler des questions appropriées et pertinentes.
• La formulation des questions doit être claire. Évitez d’utiliser des termes compliqués et très techniques, sauf si vous êtes totalement sûr que la personne interrogée les connaît. Essayez d’utiliser un langage simple et des termes de profane pour éviter toute confusion. Restez à l’écart des termes familiers et du jargon, surtout lorsqu’il existe de meilleures alternatives, plus faciles à comprendre, que vous pouvez utiliser. La structure des phrases est également importante. Les questions structurées en phrases longues et interminables risquent de vous embrouiller tous les deux, et la personne interrogée risque de ne pas comprendre le point principal de votre question. Comme indiqué précédemment, chaque question doit, dans la mesure du possible, porter sur un seul sujet. Évitez de placer trop de questions dans une seule phrase, à lire d’une traite.
• Prévoyez un espace adéquat où vous pourrez enregistrer ou écrire les réponses ou les réponses à chaque question. Il est possible d’utiliser un enregistreur pendant l’entretien, au cas où vous auriez oublié de noter certains points sur la grille d’entretien. Si vous comptez en utiliser un, vous devez en informer la personne interrogée au début de l’entretien, et obtenir son consentement pour enregistrer l’entretien.
• En tant qu’enquêteur, vous devez vous familiariser avec le programme de l’entretien. Vous voulez que l’entretien se déroule naturellement, et vous ne voulez surtout pas avoir l’air guindé en posant les questions ou, pire, comme si vous l’aviez répété. C’est probablement le cas, mais vous ne voulez pas que la personne interrogée le remarque. Vous devez faire preuve d’assurance ; après tout, c’est vous qui posez les questions. Une fois que vous avez préparé le programme de l’entretien, vous devez le connaître à fond.