Avez-vous besoin d’aide pour organiser un classeur à la maison ou au bureau ?

Vous vous demandez comment vous devriez ranger tous vos dossiers et documents ?

L’organisation d’un classeur semble devoir être un projet d’organisation relativement simple.

Vous rassemblez vos papiers, les placez dans des chemises manille, glissez ces chemises dans des dossiers suspendus, puis déposez le tout dans votre classeur.

Easy peasy, n’est-ce pas ?

En fait, il y a beaucoup plus à organiser un classeur que vous ne le pensez !

Vous n’organisez pas seulement des fichiers pour le simple plaisir de le faire… vous organisez des fichiers afin que vous puissiez vous y référer à l’avenir.

D’une certaine manière, le processus d’organisation d’un classeur est comme faire un plan pour un futur voyage.

La seule différence est que vous ferez votre voyage à un moment inconnu dans le futur, que ce soit deux semaines, deux ans ou même deux décennies !

Raison de plus pour que vous preniez grand soin d’organiser vos fichiers.

Dans ce post, je propose plusieurs conseils pour rendre l’organisation d’un cabinet de classement pour vos besoins oh-so facile.

Ces conseils sont destinés à vous donner un cadre solide lorsqu’il s’agit d’organiser votre armoire.

Vous pouvez utiliser ces conseils pour organiser tout type d’armoire de classement : une armoire de classement de bureau à domicile, une armoire de classement de travail, une armoire de classement scolaire, une armoire de classement de petite entreprise, et bien plus encore.

Créer un système de classement.

La première étape de l’organisation d’une armoire de classement est de créer un système de classement. Ce système sera l’élément vital de votre armoire de classement et sera la méthode par laquelle vous classerez et stockerez vos papiers et documents.

Vous pouvez penser à ce processus similaire à celui de la pose de la charpente d’une nouvelle maison. Vous voulez avoir la charpente de la maison en place (votre système de classement) avant de commencer à ajouter les murs, le plancher et l’isolation (vos fichiers).

La bonne nouvelle est qu’un système de classement peut être aussi général ou aussi détaillé que vous le souhaitez. Il n’est pas nécessaire de créer un système complexe ou difficile à comprendre pour organiser vos fichiers.

Ce qui compte le plus, c’est que vous créiez un système fiable et que vous vous y teniez pendant toute la durée d’utilisation de votre classeur. Le but de l’organisation de votre armoire de classement est d’être capable de stocker et de localiser facilement et commodément les fichiers dont vous avez besoin !

Ne perdez pas de vue : chaque fois que vous entreprenez de créer un système de classement, vous le créez pour votre futur moi. Vous devriez être en mesure de trouver ce dont vous avez besoin sans aucun problème ou difficulté. Vous ne voulez pas passer 10 minutes à localiser un dossier ou à vous creuser la tête pour essayer de vous souvenir de la structure d’organisation de votre classeur.

L’une des façons les plus simples d’organiser un classeur est de classer les dossiers par ordre alphabétique. Il y a juste quelque chose de satisfaisant à ouvrir un tiroir de classeur et à voir des dossiers soigneusement organisés de A à Z, pour les dossiers de la maison, les noms des clients ou les projets.

Si vous vous sentez plus aventureux dans le département de l’organisation et que vous souhaitez construire votre propre système en utilisant une combinaison d’informations de classement, par tous les moyens, faites-le. Si vous choisissez cette voie, prenez note que vous devrez définir clairement et maintenir votre système d’organisation afin de garder les choses en ordre.

Voici quelques questions à vous poser lorsque vous construisez votre système de classement :

• Comment mon armoire de classement sera-t-elle utilisée ?
• Quels types de dossiers vais-je stocker dans mon armoire de classement ?
• Un système de classement simple ou complexe conviendrait-il à mes besoins ?
• Où mon armoire de classement sera-t-elle rangée ?
• Qui d’autre que moi utilisera mon armoire de classement et mes fichiers ?

Faire une liste de fichiers.

L’étape suivante dans l’organisation d’une armoire de classement est de créer une liste de travail des fichiers qui seront stockés dans l’armoire de classement. Cette étape vous aidera à organiser vos pensées, et finalement, vos fichiers.

Prenez une feuille de papier et un stylo, et commencez à faire une liste des noms des fichiers qui iront dans votre armoire. La perfection n’est pas nécessaire pour cette première itération de liste : notez simplement les noms des fichiers que vous aimeriez inclure dans votre armoire de classement comme ils vous viennent. Si vous en avez besoin, vous pouvez vous référer à des papiers à proximité pour vous aider à identifier les types de dossiers que vous souhaitez créer.

Voici quelques exemples simples pour vous aider : si vous organisez un classeur pour les factures du ménage, vous pourriez créer une liste avec les éléments suivants : Facture de câble, facture de gaz, facture d’électricité, facture de téléphone, facture d’eau, et ainsi de suite. Si vous organisez un classeur par client, vous pouvez créer une liste avec les noms de famille des clients suivants : Astor, Brown, Jones, Smith, Thompson, et ainsi de suite.

Créer des noms de fichiers clairs et concis.

La troisième étape de l’organisation d’un classeur consiste à créer des noms de fichiers clairs et concis. Un nom de fichier doit décrire clairement ce que contient le fichier. Vous voulez être en mesure de voir le nom du fichier et de comprendre ce qu’il contient sans avoir à ouvrir le fichier et à regarder à l’intérieur de son contenu.

Si un fichier au nom astucieux peut sembler amusant sur le moment, mais dans quelques mois, vous pouvez vous retrouver perplexe ou confus. En cas de doute, pensez intelligemment et simplement. Par exemple, vous pourriez créer une liste en utilisant les noms des utilitaires énumérés dans la section ci-dessus. Dans ce cas, Cable Bill deviendrait Alpha Cable, Gas Bill deviendrait Beta Natural Gas, Electric Bill deviendrait Gamma Electric et ainsi de suite.

Alors que vous développez vos noms de fichiers, vous voudrez faire de votre mieux pour éviter de créer des noms de fichiers en double et des dossiers de fichiers divers. Ces types de fichiers peuvent causer beaucoup de problèmes dans un système de classement.

Les fichiers en double créent littéralement deux fois plus de travail ; vous passerez la plupart de votre temps à chercher des éléments de fichiers mal placés ou manquants. Si les dossiers divers peuvent sembler pratiques à première vue, ils rendent extrêmement difficile la récupération d’informations importantes.

Une fois que vous avez confirmé votre liste finale de nom de fichiers, vous pouvez organiser les noms de fichiers en fonction de votre système de classement. Vous pouvez réécrire votre liste sur la même feuille de papier ou sur une feuille séparée, ou utiliser une série de notes autocollantes pour organiser les éléments un par un. Vous pouvez utiliser ce point comme une vérification finale pour vous assurer que le système de classement et les noms de fichiers fonctionnent bien les uns avec les autres.

Achetez ou rassemblez les composants du classeur.

L’étape suivante dans l’organisation de votre classeur est d’acheter ou de rassembler tous les composants dont vous aurez besoin pour votre classeur. Cela comprend l’achat ou l’identification du classeur que vous utiliserez, ainsi que l’assemblage d’éléments tels que des dossiers de classement, des dossiers suspendus, des onglets de dossiers suspendus (si vous les utilisez), un crayon, un stylo ou un marqueur. Vous pouvez utiliser une étiqueteuse si vous souhaitez créer des étiquettes, mais ce n’est certainement pas nécessaire. Vérifiez autour de votre maison ou de votre bureau les fournitures existantes avant d’acheter des articles en ligne ou en magasin.

Pensez que les classeurs ou les dossiers de fichiers doivent être ternes et ennuyeux ? De nos jours, vous pouvez trouver différents types de mobilier de bureau et de fournitures de bureau dans une variété de formes, de couleurs et de motifs. Qu’il s’agisse de classeurs colorés, de chemises de classement portables brillantes ou de chemises manille complexes et insolentes, il y en a pour tous les goûts et tous les budgets. Gardez les yeux ouverts lorsque vous magasinez pour des fournitures amusantes et colorées pour ajouter un peu de  » pop  » à votre classeur!

Préparez les dossiers de fichiers et les fichiers suspendus.

Puis, vous voudrez commencer à préparer vos dossiers de fichiers et votre fichier suspendu. Prenez un tas de dossiers de fichiers et de dossiers suspendus et commencez à les étiqueter selon la ou les listes que vous avez préparées ci-dessus. Vous pouvez étiqueter les fichiers en utilisant la méthode qui vous convient : l’étiquetage avec un crayon permet de modifier ou d’éditer facilement les éléments, tandis que l’utilisation d’une étiqueteuse peut rendre les choses plus unifiées.

Prenez votre temps lorsque vous préparez vos dossiers de fichiers. Vous ne voulez pas créer involontairement des dossiers en double ou mal étiqueter des éléments. Commencez par étiqueter un dossier de fichiers, puis mettez le dossier de côté. Continuez le processus avec le reste de vos dossiers de fichiers.

Préparez votre armoire de classement.

L’étape suivante consiste à préparer votre armoire de classement. Retirez le contenu de votre armoire de classement (s’il y en a) et placez-le sur une surface propre et plate pour le moment. Si vous travaillez avec un classeur vide ou tout neuf, vous pouvez commencer à placer vos dossiers suspendus et vos chemises pré-étiquetés dans le classeur selon votre système de classement.

Quand vous aurez terminé cette étape, vous devriez avoir plusieurs dossiers et chemises vides prêts à recevoir des papiers et des documents.

Placer les papiers dans les chemises.

Il est maintenant temps de placer vos papiers et vos documents dans les chemises appropriées. N’hésitez pas à vous référer à votre système de classement et à votre liste de dossiers au besoin pour vous rappeler ce qui va où. Lorsque vous placez des documents dans des dossiers, vous devez les organiser par ordre chronologique ou chronologique inverse. Cela facilitera la récupération de l’information lorsque vous en aurez besoin.

Par exemple, si vous avez une série de factures de téléphone cellulaire de l’année dernière, vous pouvez les placer en ordre chronologique de janvier, février, mars, et ainsi de suite. Vous pourriez également classer ces mêmes factures dans l’ordre chronologique inverse, de sorte que la première facture assise dans le dossier sera la facture la plus récente, comme novembre, octobre, septembre, et ainsi de suite.

Vous devrez peut-être passer un peu de temps à trier les papiers, le matériel et les documents pour faire correspondre les éléments semblables aux éléments semblables, mais la structure essentielle de vos dossiers est déjà là. Consultez mon post sur le tri des papiers pour quelques conseils rapides ici et lisez les conseils de désencombrement du papier ici.

Mettez en place un système pour réussir le classement.

Vous avez une pile massive de papiers qui doivent être classés ? Gardez un panier, une boîte ou un récipient près de votre armoire de classement pour stocker temporairement les papiers. Vous pourrez ainsi classer plusieurs éléments à la fois, au lieu de le faire au coup par coup. Vous pouvez également installer un bac de recyclage à proximité ou une déchiqueteuse avec un conteneur pour faciliter l’élimination appropriée des papiers anciens ou périmés.

Évitez de laisser votre classement s’empiler ; il est bien plus facile de classer cinq papiers en une seule séance que cinq cents ! Prenez l’habitude de classer les papiers de façon régulière. Vous pouvez classer vos papiers à la fin de la journée, de la semaine ou du mois. La chose la plus importante est de s’assurer que votre travail est cohérent.

Vous pouvez transformer le remplissage de papiers en une tâche productive à n’importe quel moment de la journée que vous choisissez ainsi, commencez votre journée avec un peu de classement, faites une tache de classement avant le déjeuner, ou gardez le classement pour chaque fois que vous avez besoin de faire une pause de votre bureau, de vous dégourdir les jambes, ou de donner à votre esprit un repos d’un travail qui exige une pensée profonde et de la concentration.

Et vous ? Qu’est-ce qui est le plus difficile, selon vous, pour garder un classeur organisé ? Voyons si nous ne pouvons pas vous aider. Participez à la conversation et laissez un commentaire ci-dessous !

Vous voulez de l’aide pour organiser ce classeur ? Si vous voulez de l’aide pour désencombrer et organiser votre classeur, je propose des services d’organisation professionnelle et un coaching de l’état d’esprit d’organisation. Cliquez ici pour en savoir plus sur la façon de travailler avec moi.

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