Les free-lances et autres personnes qui exploitent leur entreprise à domicile peuvent souvent demander une déduction fiscale pour leurs dépenses de bureau à domicile. Certaines règles s’appliquent, mais elles ne sont pas particulièrement contraignantes. Vous pourriez également avoir un certain nombre d’autres dépenses et actifs d’entreprise que vous pouvez amortir ou réclamer en tant que déductions de la section 179.
Les règles pour réclamer les dépenses de bureau
Prendre une déduction pour un bureau à domicile est un avantage important d’être indépendant. Vous pouvez convertir une partie de vos dépenses personnelles en une dépense d’entreprise déductible sous réserve de quelques règles.
- Vous ne pouvez pas déduire plus que votre bénéfice net d’entreprise après avoir demandé d’autres déductions liées au travail. Par exemple, vous êtes limité à une déduction de 2 000 $ si vos dépenses de bureau s’élèvent à 3 000 $, mais que vous n’avez gagné que 2 000 $. Toute partie inutilisée de votre déduction pour bureau à domicile peut être reportée à l’année fiscale suivante afin qu’elle ne soit pas perdue.
- Votre espace de bureau doit être utilisé uniquement à des fins professionnelles. Il n’est pas considéré comme votre « bureau » s’il fait double emploi avec la salle de télévision de votre famille. L’Internal Revenue Service appelle cela « utilisation régulière et exclusive ».
- Votre espace de bureau doit être votre principal lieu d’affaires. En d’autres termes, vous dirigez votre activité de pigiste à partir de cet endroit. Cela ne signifie pas nécessairement que vous ne pouvez pas servir des clients ailleurs, cependant. Vous devez simplement gérer votre entreprise depuis votre bureau à domicile plutôt qu’à tout autre endroit.
Calcul de vos dépenses de bureau à domicile
Vous pouvez déclarer la déduction pour bureau à domicile sur le formulaire fédéral 8829, « Dépenses pour l’utilisation professionnelle de votre domicile ». Ce formulaire est produit avec l’annexe C, « Profit ou perte de votre entreprise », sur votre formulaire 1040 personnel.
D’abord, vous devez déterminer le pourcentage de vos dépenses totales qui sont attribuées à votre entreprise. Vous pouvez calculer ce pourcentage de l’une des deux façons suivantes :
- Pourcentage de pieds carrés : Mesurez la taille de votre bureau à domicile, et mesurez la taille globale de votre maison. Le rapport des deux donnera le pourcentage de votre bureau à domicile. Vous pouvez demander 20 % des dépenses de votre maison si votre bureau occupe 20 % de l’espace total de votre maison.
- Nombre de pièces : Comptez le nombre de pièces de votre maison. Le pourcentage de votre bureau à domicile sera égal à un divisé par le nombre de pièces que vous avez.
Toutes les pièces de votre maison doivent être à peu près de la même taille si vous utilisez la deuxième méthode.
Frais de maison admissibles
Les frais de bureau à domicile admissibles comprennent votre loyer, les intérêts hypothécaires – bien qu’ils ne constituent pas la partie principale de vos versements hypothécaires -, l’impôt foncier, l’assurance du locataire ou du propriétaire, les frais d’association de propriétaires, les services publics et les réparations. Vous appliquerez votre taux de pourcentage à chacune de ces dépenses, puis les additionnerez pour obtenir votre déduction.
Par exemple, vous pourriez déduire 3 840 $ du loyer que vous avez payé au cours de l’année si vous payez 1 600 $ par mois et que votre bureau représente 20 % de la superficie totale de votre appartement : 1 600 $ fois 12 mois fois 20 %. Vous pourriez déduire 240 $ ou 20 % pour l’électricité si vos factures d’électricité pour l’année totalisaient 1 200 $.
Vous en êtes à une déduction de 4 080 $, et vous n’avez même pas encore inclus votre assurance locataire ou votre facture de gaz.
L’option simplifiée
L’IRS a introduit une deuxième méthode, beaucoup plus simple, pour calculer la déduction de votre bureau à domicile à partir de l’année fiscale 2013. Intitulée de manière appropriée « option simplifiée », elle s’élève à 5 $ par pied carré de l’espace d’entreprise ou de bureau dans votre maison. Malheureusement, elle est limitée à 300 pieds carrés. Cela pourrait vous épargner beaucoup de tenue de dossiers fastidieuse si votre espace de travail est plus petit que cela, mais sinon, vous pourriez limiter votre déduction à moins que ce qu’elle pourrait être.
Vous pourriez vouloir faire des calculs approximatifs dans les deux sens, une fois en utilisant la méthode simplifiée puis une autre fois en utilisant la méthode régulière, pour déterminer laquelle arrive à la plus grande déduction et est la plus logique pour vous.
Déduction de vos actifs commerciaux : Amortissement
Vous ne pouvez pas déduire un pourcentage de la partie principale de vos paiements hypothécaires, mais vous pouvez amortir une partie du coût de votre maison si vous en êtes propriétaire. Vous pouvez également déduire le coût de toute réparation effectuée directement sur votre espace de bureau.
Malheureusement, tout amortissement que vous prenez sur la maison produira des gains imposables par la récupération de l’amortissement lorsque et si vous la vendez un jour.
Vous pouvez également amortir les actifs commerciaux. Un actif commercial est tout bien dont la durée de vie utile est supérieure à un an et que vous utilisez pour produire des revenus. Les ordinateurs, les logiciels et le mobilier de bureau sont tous de bons exemples.
Vous avez deux choix pour comptabiliser ces achats :
- Vous pouvez déduire le coût total de l’achat dans l’année où vous achetez le bien.
- Vous pouvez répartir le coût de l’achat sur un certain nombre d’années.
Les deux options impliquent de calculer votre dépense sur le formulaire 4562, Dépréciation et amortissement. C’est ce qu’on appelle une déduction au titre de l’article 179 et elle est calculée dans la partie 1 du formulaire 4562 si vous voulez bénéficier de la déduction totale l’année de l’achat. Vous « amortissez » votre bien si vous décidez d’étaler le coût sur plusieurs années.
Devriez-vous amortir ou utiliser la section 179 ?
L’article 179 produit généralement la plus grande déduction parce que vous réclamez la totalité du coût en une seule fois. Cela réduit à la fois votre impôt sur le revenu et votre impôt sur le travail indépendant. Mais l’étalement du coût sur plusieurs années présente également un avantage. Vous pouvez ainsi réduire l’impôt sur le revenu et l’impôt sur le travail indépendant par petites tranches sur une longue période. Cela vous permet également de reporter une partie des dépenses sur les années futures, lorsque vous pourriez avoir davantage besoin de la déduction.
À titre d’exemple, disons que vous achetez un logiciel professionnel. Le code des impôts vous permet soit d’amortir le coût sur trois ans, soit de déduire la dépense l’année de l’achat en utilisant la section 179. Les deux méthodes produisent un résultat similaire après trois ans, mais l’utilisation de la section 179 vous donne la plus grande déduction la première année.
Le Tax Cuts and Jobs Act a augmenté la déduction maximale des dépenses de la section 179 de 500 000 $ à 1 million de dollars en 2018, ce qui devrait couvrir un bon nombre d’actifs.
L’amortissement sur trois ans peut vous donner des déductions supplémentaires dans les années à venir. Cela peut être particulièrement avantageux si vous prévoyez que vos revenus vont augmenter. Mais l’utilisation de la déduction de l’article 179 peut aider à maintenir votre obligation fiscale dans l’année en cours aussi faible que possible si votre revenu de freelance cette année est exceptionnellement élevé.
Vous pourriez également considérer combien de temps vous pensez pouvoir utiliser l’équipement avant qu’il ne doive être remplacé. Si vous pensez qu’il ne durera qu’un an ou deux, il pourrait être préférable d’utiliser la déduction de la section 179 pour cet actif particulier. Vous pouvez choisir d’amortir ou d’utiliser la section 179 séparément pour chaque actif que vous achetez.
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