Brauchen Sie Hilfe bei der Organisation eines Aktenschranks in Ihrem Haus oder Büro?

Fragen Sie sich, wie Sie all Ihre Akten und Dokumente aufbewahren sollen?

Das Organisieren eines Aktenschranks scheint ein relativ einfaches Organisationsprojekt zu sein.

Sie sammeln Ihre Papiere, legen sie in Manila-Ordner, schieben diese Ordner in Hängemappen und legen dann alles in Ihren Schrank.

Einfach, nicht wahr?

Eigentlich steckt viel mehr hinter dem Organisieren eines Aktenschranks, als du vielleicht denkst!

Du organisierst Akten nicht nur aus Spaß an der Freude … du organisierst Akten, damit du in Zukunft auf sie zurückgreifen kannst.

In gewisser Weise ist der Prozess des Organisierens eines Aktenschranks wie das Erstellen eines Plans für eine zukünftige Reise.

Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie Ihre Reise zu einem unbekannten Zeitpunkt in der Zukunft antreten werden, sei es in zwei Wochen, zwei Jahren oder sogar in zwei Jahrzehnten!

Alles ein Grund mehr für Sie, bei der Organisation Ihrer Akten große Sorgfalt walten zu lassen.

In diesem Beitrag biete ich Ihnen einige Hinweise, die Ihnen das Organisieren eines Aktenschranks für Ihre Bedürfnisse erleichtern.

Diese Tipps sollen Ihnen ein solides Gerüst geben, wenn es darum geht, Ihren Schrank zu organisieren.

Sie können diese Tipps verwenden, um jede Art von Aktenschrank zu organisieren: einen Aktenschrank für das Heimbüro, einen Aktenschrank für die Arbeit, einen Aktenschrank für die Schule, einen Aktenschrank für ein kleines Unternehmen und vieles mehr.

Erstellen Sie ein Ablagesystem.

Der erste Schritt bei der Organisation eines Aktenschranks ist die Erstellung eines Ablagesystems. Dieses System ist das Lebenselixier Ihres Aktenschranks und die Methode, mit der Sie Ihre Papiere und Dokumente ablegen und aufbewahren.

Sie können sich diesen Prozess so vorstellen, als ob Sie das Gerüst für ein neues Haus erstellen. Sie wollen das Gerüst des Hauses (Ihr Ablagesystem) fertig haben, bevor Sie mit den Wänden, dem Bodenbelag und der Isolierung (Ihren Unterlagen) beginnen.

Die gute Nachricht ist, dass ein Ablagesystem so allgemein oder so detailliert sein kann, wie Sie es wünschen. Es ist nicht notwendig, ein komplexes oder schwer verständliches System zu erstellen, um Ihre Akten zu organisieren.

Was am wichtigsten ist, ist, dass Sie ein zuverlässiges System erstellen und es während der gesamten Nutzungsdauer Ihres Aktenschranks beibehalten. Das Wichtigste bei der Organisation Ihres Aktenschranks ist, dass Sie die Dateien, die Sie benötigen, einfach und bequem aufbewahren und finden können!

Denken Sie daran: Wann immer Sie ein Ablagesystem erstellen, erstellen Sie es für Ihr zukünftiges Ich. Sie sollten in der Lage sein, das, was Sie brauchen, ohne Probleme oder Schwierigkeiten zu finden. Sie wollen nicht 10 Minuten damit verbringen, eine Akte zu suchen oder sich den Kopf darüber zu zerbrechen, wie Ihr Aktenschrank geordnet ist.

Eine der einfachsten Möglichkeiten, einen Aktenschrank zu organisieren, ist die alphabetische Ordnung der Akten. Es hat einfach etwas Befriedigendes, eine Schublade des Aktenschranks zu öffnen und die Akten ordentlich von A bis Z zu sehen, für Haushaltsakten, Kundennamen oder Projekte.

Wenn Sie sich in der Organisationsabteilung abenteuerlustiger fühlen und Ihr eigenes System mit einer Kombination von Ablageinformationen aufbauen wollen, dann tun Sie das auf jeden Fall. Wenn Sie sich für diesen Weg entscheiden, beachten Sie, dass Sie Ihr Organisationssystem klar definieren und pflegen müssen, um Ordnung zu halten.

Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie Ihr Ablagesystem aufbauen:

• Wie wird mein Aktenschrank verwendet?
• Welche Arten von Akten werde ich in meinem Aktenschrank aufbewahren?
• Wird ein einfaches oder komplexes Ablagesystem meinen Bedürfnissen entsprechen?
• Wo wird mein Aktenschrank aufbewahrt werden?
• Wer außer mir selbst wird meinen Aktenschrank und meine Akten benutzen?

Erstelle eine Liste der Akten.

Der nächste Schritt bei der Organisation eines Aktenschranks ist die Erstellung einer Arbeitsliste der Akten, die im Aktenschrank aufbewahrt werden sollen. Dieser Schritt wird dir helfen, deine Gedanken zu ordnen und letztendlich auch deine Dateien.

Nimm dir ein Blatt Papier und einen Stift und beginne, eine Liste mit den Namen der Dateien zu erstellen, die in deinen Schrank kommen sollen. Perfektion ist bei diesem ersten Durchgang der Liste nicht erforderlich: Schreiben Sie einfach die Namen der Dateien auf, die Sie in Ihren Aktenschrank aufnehmen möchten, sobald sie Ihnen einfallen. Bei Bedarf können Sie auf nahegelegene Papiere zurückgreifen, um die Arten von Akten zu identifizieren, die Sie anlegen möchten.

Hier ein paar einfache Beispiele, die Ihnen helfen sollen: Wenn Sie einen Aktenschrank für Haushaltsrechnungen organisieren, könnten Sie eine Liste mit den folgenden Namen erstellen: Kabelrechnung, Gasrechnung, Stromrechnung, Telefonrechnung, Wasserrechnung und so weiter. Wenn Sie einen Aktenschrank nach Kunden sortieren würden, könnten Sie eine Liste mit den folgenden Nachnamen der Kunden erstellen: Astor, Brown, Jones, Smith, Thompson usw.

Erstellen Sie klare und präzise Dateinamen.

Der dritte Schritt bei der Organisation eines Aktenschranks ist die Erstellung klarer und präziser Dateinamen. Ein Dateiname sollte klar beschreiben, was in der Datei enthalten ist. Sie sollten in der Lage sein, den Dateinamen zu sehen und zu verstehen, was in der Datei enthalten ist, ohne die Datei öffnen und einen Blick in den Inhalt werfen zu müssen.

Eine clever benannte Datei mag im Moment amüsant erscheinen, aber in ein paar Monaten werden Sie vielleicht verwirrt sein oder durcheinander kommen. Denken Sie im Zweifelsfall lieber clever und einfach. Sie könnten zum Beispiel eine Liste mit den Namen der im obigen Abschnitt aufgeführten Dienstprogramme erstellen. In diesem Fall würde die Kabelrechnung zu Alpha Cable, die Gasrechnung zu Beta Natural Gas, die Stromrechnung zu Gamma Electric usw. werden.

Wenn Sie Ihre Dateinamen entwickeln, sollten Sie alles tun, um doppelte Dateinamen und verschiedene Dateiordner zu vermeiden. Diese Arten von Dateien können in einem Ablagesystem eine Menge Ärger verursachen.

Doppelte Dateien machen buchstäblich doppelt so viel Arbeit; Sie werden die meiste Zeit damit verbringen, nach verlegten oder fehlenden Dateikomponenten zu suchen. Auch wenn verschiedene Ordner auf den ersten Blick praktisch erscheinen mögen, erschweren sie das Auffinden wichtiger Informationen erheblich.

Wenn Sie Ihre endgültige Liste der Dateinamen bestätigt haben, können Sie die Dateinamen entsprechend Ihrem Ablagesystem ordnen. Sie können Ihre Liste auf demselben oder einem separaten Blatt Papier abschreiben oder eine Reihe von Haftnotizen verwenden, um die einzelnen Elemente zu ordnen. Sie können diesen Punkt als abschließende Überprüfung nutzen, um sicherzustellen, dass das Ablagesystem und die Dateinamen gut miteinander funktionieren.

Kaufen oder sammeln Sie Komponenten für den Aktenschrank.

Der nächste Schritt bei der Organisation Ihres Aktenschranks ist der Kauf oder das Sammeln aller Komponenten, die Sie für Ihren Aktenschrank benötigen. Dazu gehört der Kauf oder die Identifizierung des Aktenschranks, den Sie verwenden werden, sowie das Zusammenstellen von Gegenständen wie Aktenordnern, Hängemappen, Hängemappenlaschen (falls verwendet), Bleistift, Stift oder Marker. Sie können einen Etikettendrucker verwenden, wenn Sie Etiketten erstellen möchten, aber das ist sicher nicht notwendig. Schauen Sie sich zu Hause oder im Büro nach vorhandenem Material um, bevor Sie es online oder im Geschäft kaufen.

Denken Sie, dass Aktenschränke oder Aktenordner langweilig sein müssen? Heutzutage gibt es verschiedene Arten von Büromöbeln und Bürobedarf in einer Vielzahl von Formen, Farben und Mustern. Von farbenfrohen Aktenschränken über bunte tragbare Aktenordner bis hin zu verschlungenen und frechen Manila-Ordnern ist für jeden Geschmack und jedes Budget etwas dabei. Halten Sie beim Einkaufen die Augen offen nach lustigen und farbenfrohen Artikeln, die Ihren Aktenschrank aufpeppen!

Bereiten Sie Aktenordner und Hängemappen vor.

Als Nächstes müssen Sie Ihre Aktenordner und Hängemappen vorbereiten. Nimm einen Haufen Aktenordner und Hängemappen und beginne damit, sie gemäß der Liste(n) zu beschriften, die du oben vorbereitet hast. Sie können die Ordner nach Belieben beschriften: Mit einem Bleistift lassen sich Einträge leicht ändern oder bearbeiten, mit einem Beschriftungsgerät sehen die Dinge einheitlicher aus.

Lassen Sie sich bei der Vorbereitung Ihrer Ordner Zeit. Sie wollen nicht versehentlich doppelte Dateien anlegen oder Elemente falsch beschriften. Beginnen Sie mit der Beschriftung eines Ordners und legen Sie ihn dann zur Seite. Fahren Sie mit den restlichen Ordnern fort.

Bereiten Sie Ihren Aktenschrank vor.

Der nächste Schritt besteht darin, Ihren Aktenschrank vorzubereiten. Nehmen Sie den Inhalt Ihres Aktenschranks (falls vorhanden) heraus und legen Sie ihn vorerst auf eine saubere, ebene Fläche. Wenn Sie mit einem leeren oder nagelneuen Aktenschrank arbeiten, können Sie damit beginnen, Ihre vorbeschrifteten Hängemappen und Ordner entsprechend Ihrem Ablagesystem in den Schrank zu legen.

Wenn Sie mit diesem Schritt fertig sind, sollten Sie mehrere leere Akten und Ordner haben, die bereit sind, Papiere und Dokumente aufzunehmen.

Papiere in Aktenordner legen.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Papiere und Dokumente in die entsprechenden Ordner zu legen. Schauen Sie sich bei Bedarf Ihr Ablagesystem und Ihre Ordnerliste an, um sich daran zu erinnern, was wohin gehört. Wenn Sie die Unterlagen in den Ordnern ablegen, sollten Sie sie entweder in chronologischer oder umgekehrt chronologischer Reihenfolge ordnen. Auf diese Weise können Sie die Informationen leicht wiederfinden, wenn Sie sie brauchen.

Wenn Sie zum Beispiel eine Reihe von Handy-Rechnungen aus dem vergangenen Jahr haben, können Sie sie in chronologischer Reihenfolge von Januar, Februar, März usw. ablegen. Sie können diese Rechnungen auch in umgekehrter chronologischer Reihenfolge ablegen, so dass die erste Rechnung in der Akte die jüngste ist, z. B. November, Oktober, September usw.

Möglicherweise müssen Sie einige Zeit damit verbringen, Papiere, Materialien und Dokumente zu sortieren, um Gleiches mit Gleichem zu verbinden, aber die grundlegende Struktur Ihrer Akten ist bereits vorhanden. In meinem Beitrag über das Sortieren von Papieren finden Sie einige schnelle Tipps, und hier können Sie sich über Tipps zum Entrümpeln von Papier informieren.

Richten Sie ein erfolgreiches Ablagesystem ein.

Haben Sie einen riesigen Stapel Papiere, die abgeheftet werden müssen? Stellen Sie einen Korb, eine Kiste oder einen Behälter in der Nähe Ihres Aktenschranks auf, um Papiere vorübergehend zu lagern. So können Sie mehrere Dokumente auf einmal abheften, anstatt sie nur stückweise abzulegen. Vielleicht möchten Sie auch einen Recycling-Behälter oder einen Aktenvernichter mit einem Behälter in der Nähe aufstellen, um alte oder überholte Papiere ordnungsgemäß zu entsorgen.

Vermeiden Sie es, Ihre Unterlagen zu stapeln; es ist viel einfacher, fünf Papiere auf einmal abzuheften als fünfhundert! Gewöhnen Sie sich an, Ihre Unterlagen regelmäßig abzuheften. Sie können Papiere am Ende des Tages, der Woche oder des Monats abheften.

Sie können das Abheften von Papieren zu jeder beliebigen Tageszeit zu einer produktiven Aufgabe machen: Beginnen Sie Ihren Tag mit dem Abheften, machen Sie es vor dem Mittagessen, oder heben Sie sich das Abheften für die Zeit auf, in der Sie eine Pause vom Schreibtisch brauchen, um sich die Beine zu vertreten, oder um Ihren Geist von einer Arbeit zu erholen, die tiefes Nachdenken und Konzentration erfordert.

Was ist mit Ihnen? Was ist Ihrer Meinung nach das Schwierigste daran, einen Aktenschrank zu organisieren? Mal sehen, ob wir Ihnen da nicht helfen können. Beteiligen Sie sich an der Diskussion und hinterlassen Sie einen Kommentar!

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