Eine Rechnung wird von einem Unternehmen zur Bezahlung von Produkten und Dienstleistungen eingereicht, die es von Lieferanten erworben hat. Kleine Unternehmen müssen nicht nur Rechnungen an ihre Kunden schicken, sondern auch Rechnungen für die Dienstleistungen und Lieferungen bezahlen, die sie für ihren Betrieb kaufen. Jedes Kleinunternehmen sollte über ein einheitliches System zur Rechnungsbegleichung verfügen, das für Ordnung sorgt und die Buchhaltung des Kleinunternehmens vereinfacht. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie ihre Rechnungen pünktlich bezahlen, um Gebühren für verspätete Zahlungen zu vermeiden und gute Beziehungen zu ihren Lieferanten zu pflegen.

Diese Themen geben umsetzbare Tipps für die pünktliche Bezahlung von Rechnungen:

Tipps für die pünktliche Bezahlung von Rechnungen

Wie mache ich eine Rechnungszahlung?

Was ist eine Rechnungszahlung?

Tipps für die pünktliche Bezahlung von Rechnungen

Prüfen Sie Rechnungen, sobald Sie sie erhalten

Es ist am besten, wenn Sie die Rechnungen sofort nach Erhalt prüfen, damit sie nicht verlegt werden und Sie die Einzelheiten des Kaufs noch im Kopf haben. Wenn eine Rechnung in Ihrem Unternehmen eingeht, überprüfen Sie sie auf folgende Punkte:

• Überprüfen Sie das Fälligkeitsdatum der Rechnung: Notieren Sie das Fälligkeitsdatum der Rechnung, damit Sie die Frist nicht versäumen.
• Überprüfen Sie die gelieferten Waren oder Dienstleistungen: Lesen Sie den Einzelverbindungsnachweis der gekauften Produkte oder Dienstleistungen durch und vergewissern Sie sich, dass er mit dem übereinstimmt, was Sie tatsächlich erhalten haben. Ist dies nicht der Fall, setzen Sie sich mit dem Unternehmen in Verbindung, um die Diskrepanz zu klären.
• Überprüfen Sie die Gesamtkosten: Prüfen Sie den Gesamtbetrag auf der Rechnung, um sicherzustellen, dass er mit dem übereinstimmt, was Sie mit dem Lieferanten besprochen haben.

Wählen Sie die richtige Zahlungsmethode

Prüfen Sie, welche Zahlungsarten der Lieferant akzeptiert, und wählen Sie die für Ihr kleines Unternehmen intelligenteste und bequemste Zahlungsmethode. Wenn Sie z. B. mit Ihrer Geschäftskreditkarte bei jeder Nutzung Geld zurückbekommen oder Reiseprämien erhalten, könnte dies die beste Option für Ihre Rechnungszahlungen sein, solange Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Kreditkartenrechnung immer bei Fälligkeit begleichen.

Rechnungen nach einem Zahlungsplan organisieren

Richten Sie ein einheitliches Kreditorensystem ein, um alle Rechnungen, die Sie erhalten, nach Fälligkeitsdatum zu verfolgen. Sie können einen Rechnungsplan in Excel erstellen, der Ihre Rechnungen nach Fälligkeitsdatum sortiert, oder Sie können eine Cloud-basierte Buchhaltungslösung verwenden, um einen Zahlungsplan für Rechnungen zu erstellen. Die Häufigkeit, mit der Sie Rechnungen bezahlen, hängt von der Menge der Rechnungen ab, die in Ihrem Unternehmen eingehen: Wenn Sie mehrere Rechnungen zu unterschiedlichen Zeiten im Monat erhalten, kann es sinnvoll sein, Rechnungen wöchentlich zu bezahlen, damit sie sich im Laufe des Monats nicht stapeln.

Erinnerungen einstellen

Es ist wichtig, dass Sie keine Rechnungen übersehen oder verlieren, damit Sie keine Verspätungsgebühren zahlen müssen. Damit Sie die Fälligkeitstermine Ihrer Rechnungen besser verwalten können, können Sie für jede Rechnung, die Sie erhalten, eine Erinnerung einrichten. Am einfachsten lassen sich Zahlungserinnerungen für Rechnungen einrichten, indem Sie in einem digitalen Kalender Benachrichtigungen erstellen, die Sie eine Woche vor dem Fälligkeitsdatum an die Rechnung erinnern.

Rechnungszahlungen automatisieren

Die einfachste und zuverlässigste Methode, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen nie eine Rechnungszahlung versäumt, ist die Automatisierung aller Rechnungszahlungen, sofern möglich. Mit der automatischen Zahlung von Rechnungen können Sie wiederkehrende Rechnungszahlungen so planen, dass das Geld automatisch von Ihrer Kreditkarte oder Ihrem Bankkonto nach dem von Ihnen festgelegten Zahlungsplan abgebucht wird. Auf diese Weise müssen Sie nicht einmal mehr an Ihre Rechnungszahlungen denken; Ihre Rechnungen werden automatisch vor Ablauf der Zahlungsfrist beglichen.

Nutzen Sie Rabatte für frühzeitige Zahlungen

Merken Sie sich alle Ihre Lieferanten, die Rabatte für frühzeitige Zahlungen anbieten, und planen Sie Ihre Rechnungszahlungen immer so, dass Sie diese Fristen einhalten. Es ist üblich, dass Unternehmen ihre Kunden für eine pünktliche Zahlung belohnen, indem sie einen Rabatt auf den Rechnungsbetrag gewähren, wenn der Kunde innerhalb eines bestimmten Zeitraums zahlt. Oft bieten Unternehmen zwei Prozent Skonto auf Rechnungen an, wenn sie innerhalb von zehn Tagen nach Rechnungsdatum bezahlt werden, auch wenn die eigentliche Zahlungsfrist dreißig Tage nach Rechnungsdatum liegt.

Ein Rechnungsablagesystem einführen

Entwickeln Sie ein für Ihr Unternehmen geeignetes Rechnungsablagesystem, damit Sie den Überblick über die bezahlten Rechnungen, den Zeitpunkt und die Art der Bezahlung sowie den Gesamtbetrag der Zahlungen behalten können. Dies wird Ihnen helfen, genaue Buchhaltungsberichte für Ihr Unternehmen zu erstellen. Es ist auch eine gute Idee, die Zahlungsbestätigungen für den Fall aufzubewahren, dass es zu Streitigkeiten mit einem Lieferanten darüber kommt, ob eine Rechnung bezahlt wurde.

Wie bezahle ich eine Rechnung?

Um eine Rechnung zu bezahlen, müssen Sie die Zahlungsmethode wählen, die für Ihr kleines Unternehmen am besten geeignet ist. Hier sind einige gängige Zahlungsmethoden zur Auswahl:

Bezahlen per Scheck

Die Zahlung per Scheck ist eine kostengünstige und relativ sichere Methode zur Bezahlung von Rechnungen, kann aber zeitaufwändig sein. Sie müssen den Scheck ausfüllen, einen Umschlag adressieren und die Zahlung dann per Post verschicken, was Sie von wichtigeren Geschäftsangelegenheiten abhält.

Barzahlung

Bei großen Rechnungen sollten Sie von Barzahlungen Abstand nehmen, vor allem, wenn Sie die Rechnung nicht persönlich begleichen. Bargeld bietet keine Sicherheit, denn es kann leicht gestohlen werden oder verloren gehen, und es gibt keine Möglichkeit, es zu ersetzen.

Online-Zahlung per Kredit- oder Debitkarte

Online-Zahlungen per Kredit- oder Debitkarte sind einfach zu verarbeiten und sparen Zeit. Darüber hinaus bieten Online-Zahlungen bei seriösen Anbietern mehrere Sicherheits- und Verschlüsselungsebenen, um Ihre persönlichen Daten zu schützen.

Mobiles Bezahlen

Mobiles Bezahlen ist bequem und sicher, vor allem, wenn der Anbieter zu Ihnen kommt, um eine Dienstleistung zu erbringen, z. B. ein Bauunternehmer. Bei mobilen Zahlungen können Sie eine Kredit- oder Debitkarte verwenden, um schnell und sicher über eine App zu bezahlen.

Automatische Rechnungszahlung

Wenn Anbieter diese Option anbieten, sollten kleine Unternehmen die Einrichtung einer automatischen Rechnungszahlung in Betracht ziehen, um ihre Rechnungszahlungen im Voraus zu planen und sicherzustellen, dass sie nie mit einer Zahlung in Verzug geraten. Automatische Rechnungszahlungen sind schnell und sicher. Sie müssen nur darauf achten, dass auf dem Konto, das mit der automatischen Rechnungszahlung verknüpft ist, immer genügend Geld vorhanden ist, damit Sie keine Überziehungsstrafen zahlen müssen.

Was ist eine Rechnungszahlung?

Eine Online-Rechnungszahlung ist ein von Banken angebotener Dienst, mit dem Unternehmen alle ihre Rechnungen schnell und einfach online bezahlen können. Mit Online-Rechnungszahlungen können Sie Zeit sparen und Ihre Rechnungen vor Fälligkeit bezahlen. So richten Sie die Online-Rechnungszahlung ein:

• Sammeln Sie alle Rechnungen, die Sie bezahlen müssen, sowie die zugehörigen Kontonummern.
• Geben Sie den Namen jedes Zahlungsempfängers und die zugehörige Kontonummer in die Online-Rechnungszahlungsplattform Ihrer Bank ein.
• Wählen Sie aus, wann Sie die Rechnungszahlung durchführen möchten.
• Entscheiden Sie, ob es sich um eine einmalige Zahlung handelt oder ob Sie wiederkehrende Zahlungen für diesen bestimmten Zahlungsempfänger einrichten möchten.
• Setzen Sie Erinnerungen, um die Fälligkeitstermine der Rechnungen zu verfolgen.