• Einführung in die Geschäftsrechnung
• Fünf häufig gestellte Fragen zu Rechnungen
• Was ist eine Rechnung?
• Wie unterscheidet sich eine Rechnung von einer Quittung?
• Warum es wichtig ist, Rechnungen zu schreiben
• Rechnungsarten
• Online-Rechnungsstellung versus Papierrechnung
• Rechnungsvorlagen: Was muss enthalten sein
• Wie Sie den Überblick über Ihre Rechnungen behalten
• Wie Sie schnell bezahlt werden
• Wie Sie mit säumigen Zahlern umgehen

Intro

Intro to Business Invoices

Wenn Sie ein Unternehmen besitzen, in dem Kunden oder Dienstleistungen im Mittelpunkt stehen, ist die Rechnungsstellung ein wichtiger Teil des Spiels. In diesem Leitfaden erfahren Sie alles über die Rechnungsstellung – von Vorlagen und Arbeitsabläufen bis hin zum Umgang mit verspätet zahlenden Kunden. Sie erhalten Tipps und Tricks, mit denen die Rechnungsstellung zum Kinderspiel wird.

FAQ

Fünf häufig gestellte Fragen zu Rechnungen

1. Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist eine Aufzeichnung der Artikel oder Dienstleistungen, die Sie Ihren Kunden zur Verfügung gestellt haben, und eine Methode, mit der diese Sie für diese Artikel oder Dienstleistungen bezahlen können.

Erfahren Sie mehr über die Grundlagen der Rechnungsstellung

2. Wie erstellt man eine Rechnung?

Square bietet eine fertige, professionell aussehende Rechnungsvorlage, die alle wichtigen Rechnungsinformationen enthält. Mit Square Invoices können Sie Rechnungen und Zahlungen direkt von Ihrem Square Dashboard aus erstellen, versenden und verwalten. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Sie eine Rechnung erstellen können.

3. Wie versenden Sie eine Rechnung?

Sie können mit Square Invoices digitale Rechnungen direkt an den Posteingang Ihrer Kunden senden.

4. Wie verwalten Sie Rechnungen?

Der einfachste Weg, Rechnungen zu verwalten und den Überblick zu behalten, ist ein Online-Fakturierungssystem. Mit einer Fakturierungssoftware können Sie schnell und einfach professionelle Rechnungen direkt von Ihrem Desktop oder Ihrem Mobilgerät aus versenden. Kunden können mit nur einem Klick bezahlen, und Sie können in einem zentralen Dashboard verfolgen, wer bezahlt hat und wer im Verzug ist. Manuelle Aufgaben wie Buchhaltung und Rechnungsnummerierung werden traditionell im Backend erledigt, sodass Sie Ihren Cashflow ganz einfach im Auge behalten können. Erfahren Sie hier mehr über die Rechnungsverwaltung.

5. Wie wählen Sie das richtige Rechnungssystem aus?

Ihr Rechnungssystem sollte es Ihnen leicht machen, Rechnungen schnell zu versenden und zu verfolgen. Wählen Sie ein System, mit dem Sie problemlos Rechnungen erstellen und an Ihre Kunden verteilen sowie Zahlungen eintreiben können.

Tiefgang

Was ist eine Rechnung?

Zunächst die Grundlagen. Eine Rechnung ist ein Nachweis über die Waren oder Dienstleistungen, die Sie Ihren Kunden anbieten, und eine Methode, mit der sie Sie für diese Waren oder Dienstleistungen bezahlen können. Wenn Sie ein Bauunternehmer sind, der ein Dach repariert hat, ein Visagist, der ein Fotoshooting gestaltet hat, oder eine Bäckerei, die eine Veranstaltung beliefert hat, müssen Sie wahrscheinlich eine Rechnung ausstellen.

Wie unterscheidet sich eine Rechnung von einer Quittung?

Rechnungen (und Rechnungen) sind rechtlich durchsetzbare Dokumente, die verwendet werden, um die Zahlung von Klienten oder Kunden zu verlangen. Sie enthalten oft vereinbarte Bedingungen, wie z. B. das Fälligkeitsdatum für die erbrachten Leistungen. Eine Quittung ist ein Beleg für den Zahlungseingang und kann als Eigentumsnachweis verwendet werden.

Warum es wichtig ist, Rechnungen zu schreiben

Eine solide Handhabung der Rechnungsstellung ist für den Erfolg Ihres Unternehmens von größter Bedeutung. Wenn Sie die Dinge auf die lange Bank schieben oder einen ungeordneten Rechnungsstellungsprozess haben, könnte das den Eindruck erwecken, dass Sie unprofessionell sind. Vor allem, wenn Sie mit kostspieligen Projekten zu tun haben (z. B. als Veranstaltungsplaner oder Auftragnehmer), ist das nicht gerade förderlich für Ihre Marke – oder für die Gewinnung von Stammkunden.

Ein ordnungsgemäßer Rechnungsstellungsprozess und -ablauf ist auch für die Verwaltung Ihrer Buchhaltung von entscheidender Bedeutung. Wenn sich die Rechnungen stapeln oder der Prozess für Ihre Kunden verwirrend ist, dauert es wahrscheinlich zu lange, bis die Rechnungen beglichen werden. Das ist schlecht für Ihr Cashflow-Management und ein großes Problem für Ihre Buchhaltung. Die Rechnungsstellung ist auch aus steuerlichen Gründen äußerst wichtig. Wenn Sie Ihr eigenes Unternehmen besitzen, müssen Sie akribisch über alle Ein- und Auszahlungen Buch führen, wozu auch Kopien aller Rechnungen gehören.

Wenn Sie also gerade erst anfangen (oder wenn Sie bereits etabliert sind und Schwierigkeiten haben, den Überblick zu behalten), sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um zu lernen, wie Sie professionell und effizient Rechnungen schreiben. Ihre Bilanz (und Ihr Buchhalter) werden es Ihnen danken.

Rechnungsarten

Abhängig von Ihrem Unternehmen oder den Dienstleistungen, die Sie anbieten, gibt es verschiedene Rechnungsarten, die sinnvoll sein können. Hier sind einige gängige Rechnungsarten:

Ein Vorschlag (oder Angebot)

Wenn Sie einen großen Auftrag ausführen, sollten Sie einen Vorschlag oder ein Angebot für die Arbeit erstellen. Darin sollten Sie angeben, was die Dienstleistungen am Ende kosten sollen. Machen Sie allen klar, dass es sich dabei um einen Kostenvoranschlag handelt und nicht um die endgültigen Kosten.

Zwischenrechnungen

Es kann sinnvoll sein, Zwischenrechnungen auszustellen, die es den Auftraggebern oder Kunden ermöglichen, Teile der Arbeit auf einmal zu bezahlen, anstatt in einer großen Pauschalsumme, wenn alles fertig ist. Auf Zwischenrechnungen sollte eine Schlussrechnung folgen, in der alle Arbeiten (und die bezahlten Leistungen) aufgeführt sind.

Wiederkehrende Rechnungen

Wenn Sie ein Unternehmen haben, das regelmäßig wiederkehrende Arbeiten für Kunden erledigt (z. B. als Haushälterin oder Hundespaziergängerin), sollten Sie vielleicht in regelmäßigen (vereinbarten) Abständen (z. B. wöchentlich oder monatlich) wiederkehrende Rechnungen versenden.

Wiederkehrende Zahlungen sind mit Square Invoices leicht einzurichten und vereinfachen die Rechnungsstellung, indem sie sicherstellen, dass Sie jeden Monat, jede Woche, jeden Tag oder sogar jedes Jahr bezahlt werden.

Schlussrechnungen

Eine Schlussrechnung enthält alle für einen bestimmten Auftrag oder ein Projekt erbrachten Leistungen. Wenn im Laufe des Projekts Zwischenrechnungen ausgestellt wurden, sollten diese in der Schlussrechnung aufgeführt werden, ebenso wie der ausstehende Endbetrag. Wir gehen in einem späteren Abschnitt darauf ein, was alles auf einer Abschlussrechnung stehen sollte.

Überfällige Rechnungen

Wenn ein Kunde eine Rechnung nicht bezahlt hat, müssen Sie möglicherweise eine weitere Rechnung für alle Kosten schicken, die sich aus verspäteten Zahlungen ergeben (die zuvor in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufgeführt wurden).

Online-Rechnungen im Vergleich zu Papierrechnungen

Ein Papierausdruck an einen Kunden zu senden ist eine Option. Eine weitaus rationellere, bequemere und umweltfreundlichere Möglichkeit ist jedoch die Online-Rechnungsstellung. Die Wahl einer Online-Rechnungsstellungssoftware hat einige große Vorteile. Hier sind einige davon:

Schnellere Zahlungen

Schneckenpost ist, nun ja, langsam. Es liegt in der Natur der Sache, dass Zahlungen auf dem Postweg nur schleppend vorankommen. Wenn ein Kunde mit einem Scheck bezahlt, kann es außerdem eine Weile dauern, bis der Betrag freigegeben wird, während Kreditkartenzahlungen in der Regel innerhalb weniger Arbeitstage auf Ihrem Konto eingehen.

Mit Square Invoices können Sie professionelle Rechnungen direkt an die E-Mail-Postfächer Ihrer Kunden senden, wo diese die Möglichkeit haben, mit einem Klick zu bezahlen. Sie können Rechnungen mit Square Invoices auch direkt von Ihrem Mobilgerät aus über die Rechnungsstellungs-App versenden, was praktisch ist, wenn Sie unterwegs sind. Die Möglichkeit, eine Rechnung direkt nach Abschluss eines Auftrags zu versenden, erspart Ihnen unnötige Verwaltungszeit am Computer und beschleunigt den Zahlungseingang. Siebenundsechzig Prozent der über Square versendeten Rechnungen werden innerhalb des nächsten Arbeitstages bezahlt.

Die Online-Rechnungsstellung kann zeitaufwändige Verwaltungsaufgaben erheblich reduzieren und dazu beitragen, pünktliche Zahlungen zu gewährleisten.

Verbesserter Cashflow

Wir haben bereits über den Cashflow gesprochen, und eine weitere Möglichkeit, etwaige Probleme zu entschärfen, ist die Entscheidung für Online-Rechnungen. Schnellere Zahlungen bedeuten, dass Sie eher im grünen Bereich bleiben.

Einfachere Verwaltung

Papierrechnungen haben die Tendenz, sich zu stapeln – oder in den Tiefen der Aktenschränke verloren zu gehen. Square Invoices speichert automatisch alle Ihre Rechnungen in Ihrem Square Dashboard, so dass Sie sie leicht finden können, wenn Sie sie brauchen. Sie sind auch viel einfacher zu verfolgen. Das Tool filtert Ihre Rechnungen automatisch nach bezahlten und ausstehenden Rechnungen, so dass Sie schnell sehen können, mit welchen Kunden Sie sich noch einmal in Verbindung setzen müssen.

Schneller Versand

Sie können Rechnungen mit Square direkt von Ihrem Mobilgerät aus versenden (über die Rechnungsstellungs-App, was praktisch ist, wenn Sie unterwegs sind. Die Möglichkeit, eine Rechnung direkt nach Abschluss eines Auftrags zu versenden, hilft, unnötige Verwaltungszeit am Computer zu vermeiden.

Rechnungsvorlagen: Was man einfügen sollte

Starten Sie mit einer professionellen Vorlage

Square Invoices bietet eine professionell aussehende Vorlage, in die Sie alle relevanten Informationen zum Projekt oder Auftrag eintragen können. Wir gehen noch einen Schritt weiter und fügen einen Bereich ein, in dem Kunden ganz einfach ein Trinkgeld hinterlassen oder eine Rückmeldung senden können. Sie sind noch nicht bereit für den Umstieg auf eine Rechnungssoftware? Square bietet auch kostenlose Rechnungsvorlagen zum Herunterladen an.

Was Sie auf Ihrer Rechnung angeben sollten

Was Sie auf Ihrer Rechnung angeben sollten, kann zwar von Unternehmen zu Unternehmen variieren (ein Zahnarzt möchte z. B. aus versicherungstechnischen Gründen die Verfahrenscodes auflisten), aber es gibt einige allgemeine Best Practices.

Sie sollten immer darauf achten, dass Sie die folgenden Angaben machen:

• Ihr Firmenname und Ihre Kontaktdaten
• Der Name Ihres Kunden
• Die Rechnungsnummer (für Ihre Unterlagen)
• Datum und Bedingungen (insbesondere die Zeitspanne, in der Sie die Zahlung erwarten)
• Preis und Beschreibung der Artikel (sowie die Menge)
• Steuern, Gebühren und Rabatte.

Wenn Sie alles genau auflisten, können Sie Ihre Buchhaltung rationalisieren und die Rechnung für Ihre Kunden leichter überfliegen und verstehen. Um einen genaueren Blick auf Rechnungen nach Branchen zu werfen, finden Sie hier einige Beispiele für Rechnungen nach Branchen.

Wenn Sie sich im Vorfeld die Zeit nehmen, einen skalierbaren Rechnungsstellungs-Workflow zu implementieren, können Sie auf lange Sicht Zeit und Geld sparen.

Wie Sie den Überblick über Ihre Rechnungen behalten

Wenn es um Ihren Rechnungsstellungsprozess geht, sollten Sie alles im Griff haben. Das bedeutet, dass Sie Systeme einrichten müssen, die sicherstellen, dass Sie Rechnungen versenden und Zahlungen pünktlich und organisiert erhalten. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, Ihren Rechnungsstellungs-Workflow zu verwalten:

Senden Sie Rechnungen schnell

Sie werden nicht bezahlt, wenn Sie keine Rechnung verschicken. Die erste Regel der Rechnungsverwaltung lautet also, Rechnungen sofort nach Abschluss eines Auftrags zu versenden. Mit Square Invoices ist das ganz einfach, denn damit können Sie Rechnungen direkt aus der Square Rechnungsstellungs-App erstellen und versenden.

Senden Sie die Rechnung an die richtigen Personen

Manchmal ist es nicht der eigentliche Kunde, der sich um die Rechnung kümmert. Vielleicht ist es ein Buchhalter, der die Buchhaltung erledigt, oder vielleicht sind es tatsächlich die Eltern, die für die Hochzeitsblumen bezahlen. Mit Square Invoices können Sie sowohl Ihrem Kunden als auch demjenigen, der tatsächlich zahlt, eine E-Mail schicken, damit Sie Ihr Geld so schnell wie möglich erhalten.

Nutzen Sie die Online-Rechnungsstellung

Die Online-Rechnungsstellung verhindert, dass Dinge in der Post „verloren gehen“. Da Online-Rechnungen digital versandt werden, sind sie für die Kunden immer leicht zu finden – sie brauchen nur ihren Posteingang zu durchsuchen (und nicht den Stapel mit den Junk-Mails).

Setzen Sie kristallklare Bedingungen

Sie müssen Ihre Bedingungen und Konditionen sowohl im Voraus als auch auf der endgültigen Rechnung klar darlegen. Dazu gehören auch eventuelle Verzugszinsen für säumige Zahlungen. Wenn Sie alles schriftlich festhalten, vermeiden Sie unangenehme Auseinandersetzungen.

Sie sollten ein Organisationssystem

Sie sollten Aufzeichnungen über alle Ihre Rechnungen an einem einzigen Ort aufbewahren. Dies ist nicht nur für die Buchhaltung und Steuerzwecke wichtig, sondern auch, um den Überblick zu behalten. Mit Square Invoices ist alles direkt in Ihrem Dashboard gespeichert und nach Status sortiert.

Wie Sie schnell bezahlt werden

Bis heute wurden Millionen von Dollar über Square Invoices bezahlt. Basierend auf einigen Trends und Daten, die wir gesehen haben, sind hier einige Dinge, die Sie tun können, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen schnell bezahlt werden.

Nutzen Sie diese intelligenten Strategien, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen schnell und reibungslos bezahlt werden.

• Senden Sie Rechnungen an Kunden am Donnerstag. Wir haben herausgefunden, dass Rechnungen, die donnerstags verschickt werden, die höchste Wahrscheinlichkeit haben, innerhalb von zwei Tagen bezahlt zu werden.
• Bestimmen Sie das Fälligkeitsdatum für jede Rechnung. Mit Square Invoices können Sie eine Nachricht für den Empfänger hinzufügen, um den Kunden aufzufordern, die Zahlung bei Erhalt zu leisten. Dies kann zu einem schnelleren Zahlungseingang führen.
• Vermeiden Sie es, Kunden an Sonntagen Rechnungen zu stellen. Die Wahrscheinlichkeit, dass Menschen eine am Sonntag erhaltene Rechnung bezahlen, ist am geringsten – es ist schließlich der faulste Tag der Woche.

Wie man mit säumigen Zahlern umgeht

Es ist ganz normal, dass Menschen vergessen zu zahlen. Aber Square Invoices macht es supereinfach, Ihre säumigen Zahler zu verfolgen. Da alles in Ihrem Dashboard nach bezahlten und unbezahlten Rechnungen sortiert ist, können Sie schnell auf die Schaltfläche „Erneut senden“ klicken, wenn Sie eine Erinnerung benötigen. Das erspart Ihnen die Zeit, sich hinzusetzen und einen Haufen umständlicher E-Mails zu verfassen. Weitere Tipps, wie Sie verspätete Rechnungen bezahlen können, finden Sie in unserem Beitrag Drei (taktvolle) Wege, um Kunden dazu zu bringen, ausstehende Rechnungen zu bezahlen.

Starten Sie mit Square Invoices

Mit Online-Rechnungen schneller bezahlt werden.

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