Auch wenn es wie ein einfacher Wunsch erscheint, warten viele von uns immer noch auf eine „Später senden“-Funktion in der Mail-App. Die Möglichkeit, eine E-Mail zu verfassen und einen Zeitpunkt für den Versand festzulegen, ist sowohl für geschäftliche als auch für private E-Mails von großem Vorteil.
Bei der Arbeit sind Sie vielleicht sehr darauf bedacht, Ihre Zeit einzuteilen und E-Mails zu einer bestimmten Zeit am Tag zu bearbeiten. Daher ist es nicht nur praktisch, sondern auch unerlässlich, sie zu verfassen und einen Termin für den Versand festzulegen. Für persönliche E-Mails können Sie Nachrichten für Geburtstage, Jahrestage oder andere Anlässe im Voraus erstellen. Die Möglichkeit, diese zu planen, verhindert, dass man vergisst, sie zu versenden, wenn es soweit ist.
Bis Apple eine Funktion zu Mail hinzufügt, die es ermöglicht, E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden, haben Sie einige Möglichkeiten. Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie Automator auf dem Mac verwenden können, um Mail zu planen.
E-Mails mit Automator einrichten
Öffnen Sie Automator auf dem Mac aus dem Ordner „Programme“ im Dock oder gehen Sie im Finder-Menü auf > Programme.
1) Wählen Sie „Neues Dokument“ und dann „Anwendung“ als Typ.
2) Vergewissern Sie sich in der Seitenleiste ganz links, dass „Aktionen“ ausgewählt ist, und wählen Sie unter „Bibliothek“ „E-Mail“.
3) Wählen Sie rechts „Neue E-Mail-Nachricht“ und ziehen Sie sie in den Workflow-Bereich.
4) Verfassen Sie Ihre Nachricht in dem Feld „Neue E-Mail-Nachricht“, fügen Sie alle Teile ein (An, Betreff usw.) und wählen Sie ggf. ein Konto aus.
Befolgen Sie dieselben Schritte, um weitere Nachrichten hinzuzufügen, die Sie für dieselbe Zeit planen möchten.
5) Wählen Sie „Ausgehende Nachrichten senden“ aus der Liste und ziehen Sie es in das Workflow-Fenster unter das Feld „Neue E-Mail-Nachricht“ (oder nach dem letzten Nachrichtenfeld, wenn Sie mehrere haben).
6) Klicken Sie auf „Datei > Speichern“, geben Sie Ihrer Anwendung einen Namen (z. B. „E-Mail planen“) und klicken Sie auf „Speichern“. Standardmäßig speichert Automator die Anwendung in Automator > iCloud, aber Sie können auch einen anderen Speicherort wählen, wenn Sie möchten. Merken Sie sich einfach, wo Sie sie für die nächsten Schritte speichern.
Mit den obigen Schritten haben Sie eine Automator Anwendung erstellt, die die von Ihnen verfasste E-Mail sendet, wenn sie ausgelöst wird. Jetzt ist es an der Zeit, den Auslöser an einem Datum und zu einer Uhrzeit einzurichten, die Sie in Ihrem Kalender festlegen.
Verwandt: So beschleunigen Sie Aufgaben mit Automator und Kalenderalarmen auf dem Mac
Planen Sie die E-Mail mit dem Kalender
Öffnen Sie den Kalender auf Ihrem Mac und gehen Sie zu dem Datum, an dem Sie die E-Mail(s) versenden möchten. Erstellen Sie ein Ereignis an diesem Datum und wählen Sie die gewünschte Uhrzeit. Gehen Sie dann wie folgt vor.
1) Wählen Sie unter „Alarm“ die Option „Benutzerdefiniert“.
2) Wählen Sie im ersten Dropdown-Feld „Datei öffnen“.
3) Wählen Sie im nächsten Dropdown-Feld die von Ihnen erstellte Anwendung. Wahrscheinlich müssen Sie „Andere“ wählen und zu dem Ort navigieren, an dem Sie sie gespeichert haben.
4) Für den Zeitpunkt der Benachrichtigung wählen Sie im Dropdown-Feld „Zum Zeitpunkt des Ereignisses“.
5) Klicken Sie auf „OK“.
Und schon haben Sie es geschafft! Sie haben eine Anwendung erstellt, die die von Ihnen verfasste E-Mail an dem von Ihnen gewünschten Datum und zu der von Ihnen gewünschten Uhrzeit versendet. Nach der geplanten Zeit können Sie den Ordner „Gesendet“ in der E-Mail-Anwendung aufrufen, um zu überprüfen, ob die E-Mail wie gewünscht gesendet wurde.
Beim ersten Start der Anwendung wird eine Popup-Meldung angezeigt, in der Sie um Ihre Zustimmung gebeten werden. Wenn Sie jedoch weiterhin E-Mails damit planen, sollten Sie diese Meldung nicht mehr sehen.
E-Mails weiter planen
Wie bereits erwähnt, können Sie die Automator-Anwendung, die Sie erstellt haben, zur weiteren Planung von E-Mails wiederverwenden. Auch wenn es im Vorfeld ein wenig Arbeit bedeutet, ist die Wiederverwendung der Anwendung ganz einfach.
1) Öffnen Sie Automator und wählen Sie Vorhandenes Dokument öffnen.
2) Suchen Sie die Anwendung und klicken Sie auf Öffnen.
3) Nehmen Sie Ihre Änderungen am Feld Neue E-Mail-Nachricht im Workflow-Bereich vor. Wenn Sie mehr als eine haben, stellen Sie sicher, dass Sie diese entweder für zusätzliche E-Mails bearbeiten oder sie entfernen, indem Sie auf das X in der oberen rechten Ecke klicken.
4) Klicken Sie auf Datei > Speichern, um die vorgenommenen Änderungen zu speichern.
5) Befolgen Sie die Schritte, um ein Ereignis zu Ihrem Kalender hinzuzufügen, um die Anwendung auszuführen und den Versand Ihrer E-Mails zu planen.
Alternativen für die Planung von E-Mails auf dem Mac
Wenn Sie Automator nicht verwenden möchten oder nicht vorhaben, E-Mails häufig zu planen, haben Sie einige andere Möglichkeiten.
Erstens können Sie eine andere E-Mail-Anwendung verwenden. Spark Mail ist eine großartige Option, die plattform- und geräteübergreifend verfügbar ist und eine Zeitplanungsfunktion bietet. Sehen Sie sich unsere Anleitung zur Verwendung von Spark zur Planung von E-Mails an.
Zweitens können Sie sich Plug-Ins für die Mail-App ansehen. Mailbutler ist ein beliebtes Tool mit Funktionen für die Organisation des Posteingangs, die Kommunikation im Team und ja, auch für die E-Mail-Planung. Leider müssen Sie für den Professional- oder Business-Tarif bezahlen, um die Funktion nutzen zu können.
Zusammenfassung
Apple bietet uns die Möglichkeit, Texte in der Nachrichten-App zu planen, warum also nicht auch E-Mails in der Mail-App? Bis die Funktion „Später senden“ für Mail verfügbar ist, haben Sie zumindest andere Möglichkeiten.
Werden Sie Mail mit Automator auf dem Mac planen? Oder entscheiden Sie sich für eine andere E-Mail-Anwendung oder ein Plug-in? Lassen Sie es uns wissen!