Schalten Sie den Fernseher ein, und Sie werden mit großer Wahrscheinlichkeit einen Prominenten oder eine andere berühmte Persönlichkeit sehen, die sich mit einem Nachrichtensprecher oder einem Moderator einer Fernsehsendung unterhält. Wenn Sie die Zeitung aufschlagen, werden Sie mit großer Wahrscheinlichkeit die Gedanken eines prominenten Politikers zu bestimmten Themen lesen, die ein Journalist niedergeschrieben hat.

Wenn Sie auf dem Weg zu Ihrem Büro an der Personalabteilung vorbeikommen, sehen Sie eine Schlange gut gekleideter junger Männer und Frauen, die darauf warten, dass sie an der Reihe sind, den Raum zu betreten und mit dem Personalleiter zu sprechen, der gerade versucht, eine freie Stelle zu besetzen.

In all diesen Szenarien geht es um Gespräche und Gedankenaustausch, die in Form eines Vorstellungsgesprächs geführt werden.

In diesem Artikel gehen wir darauf ein, 1) was ein Vorstellungsgespräch ist, 2) die Vor- und Nachteile eines Vorstellungsgesprächsplans, 3) die verschiedenen Arten von Vorstellungsgesprächsplänen, 4) Vorlagen für Vorstellungsgesprächspläne und 5) Tipps und Tricks.

INTERVIEW: EIN ÜBERBLICK

Die wohl einfachste Definition eines „Interviews“ ist ein „Gespräch, bei dem Fragen gestellt und entsprechende Antworten gegeben werden“. Der Rahmen und die Durchführung des Interviews reichen von zwanglos über halb-formal bis formell, und es sind zwei Parteien beteiligt: der Interviewer und der Interviewte. Ziel des Interviewers ist es, Daten und Informationen zu sammeln, indem er Fragen stellt und die Antworten der befragten Person überprüft. Man könnte es auch als „Drehbuch des Interviewers“ bezeichnen.

Ein Interview kann als Einzelinterview, mit einem Interviewer und einem Befragten oder in Gruppen durchgeführt werden. Zum Beispiel kann ein Interviewer mit mehreren Befragten diskutieren, oder mehrere Interviewer können sich mit einem einzigen Befragten unterhalten. Alternativ kann es sich auch um eine Gruppenanordnung handeln, bei der eine Gruppe von Interviewern einer Gruppe von Befragten gegenübersteht.

Wann werden Interviews durchgeführt? Im Allgemeinen werden Vorstellungsgespräche für folgende Zwecke eingesetzt:

• Einstellung oder Rekrutierung. Bei einem Vorstellungsgespräch spricht ein Personalverantwortlicher oder Personalvermittler mit einem Bewerber oder Kandidaten, um dessen Eignung für eine offene Stelle zu beurteilen.
• Forschung. Eine Möglichkeit, Daten für die Forschung (z. B. Marketing, Wirtschaft und Wissenschaft) zu sammeln, ist das so genannte „Forschungsinterview“, bei dem die Befragten um Antworten gebeten werden. In der wissenschaftlichen Forschung werden z. B. Fragen formuliert, um eine Hypothese oder Annahme zu prüfen.
• Informationsverbreitung. Nachrichten sind das beste Beispiel dafür, dass einer Person Fragen für das Fernsehen, den Rundfunk, die Zeitung oder ähnliche Medien gestellt werden.

Woran erkennt man, ob ein Interview reibungslos verläuft? Nun, der gesunde Menschenverstand sagt, dass ein Vorstellungsgespräch gut verläuft, wenn ein kontinuierlicher Austausch von Ideen und Informationen stattfindet, was auf mehrere Faktoren zurückzuführen ist.

• Ein Ziel oder Zweck, der sich um ein bestimmtes Thema oder einen bestimmten Gegenstand dreht. Handelt es sich um ein Vorstellungsgespräch? Geht es darum, herauszufinden, was der Befragte über ein bestimmtes Thema denkt?
• Die Fähigkeit des Interviewers, Fragen zu stellen und den Befragten zu ermutigen, mit ihm in Kontakt zu treten und sich ihm zu öffnen. Dies bezieht sich auch auf seine Fähigkeit, die Fragen zu vertiefen und weiterzuverfolgen, um weitere Informationen zu erhalten.
• Die Reaktionsfähigkeit des Befragten und seine Fähigkeit, sich in seinen Antworten vollständig auszudrücken. Er sollte in der Lage sein, die Frage schnell zu erfassen und zu verstehen, was gefragt wird, damit er die vom Gesprächspartner gewünschte Antwort geben kann.
• Der Rahmen des Gesprächs. Dazu gehören der Ort des Gesprächs, die verwendete Sprache und andere äußere Faktoren, die den allgemeinen Ton des Gesprächs bestimmen.

Wenn einer der oben genannten Punkte fehlt (oder zwar vorhanden ist, aber in irgendeiner Weise fehlt), dann können Sie davon ausgehen, dass das Gespräch von Anfang an bergab gehen wird. Ein weiterer wichtiger Grund, warum die meisten Vorstellungsgespräche scheitern oder nicht zu den gewünschten Ergebnissen führen, ist die mangelnde Vorbereitung, insbesondere auf Seiten des Gesprächspartners. Ein Indiz für die Vorbereitung ist ein „Gesprächsplan“.

Der Gesprächsplan

So lustig spontane oder spontane Vorstellungsgespräche auch sein mögen, sie werden trotzdem scheitern, wenn sie nicht vorbereitet wurden. Diese Interviews aus dem Hinterhalt, die man im Fernsehen sieht? Sie sind nicht völlig willkürlich oder „vor Ort“, wie sie dargestellt werden. Die Fragen, die gestellt werden, wurden bereits im Voraus vorbereitet und sind oft in einem Interviewplan enthalten.

Ein Interviewplan ist im Grunde eine Liste mit einer Reihe von strukturierten Fragen, die vorbereitet wurden, um Interviewern, Forschern und Ermittlern als Leitfaden bei der Sammlung von Informationen oder Daten zu einem bestimmten Thema oder Problem zu dienen. Der Zeitplan wird vom Interviewer verwendet, der die Fragen mit den Antworten, die er während des eigentlichen Interviews erhält, ausfüllt.

Vorteile eines Interviewplans

1. Ein Interviewplan erleichtert die Durchführung eines Interviews. Da die Fragen bereits im Vorfeld vorbereitet wurden, ist es einfacher, das Interview durchzuführen und abzuschließen.
2. Er erhöht die Wahrscheinlichkeit, genaue Informationen oder Daten zu sammeln. Von den bereits vorbereiteten Fragen wird erwartet, dass sie gut durchdacht und fokussiert sind, so dass sie auf den „Kern der Sache“ abzielen und somit sicherstellen, dass die erhaltenen Antworten korrekt oder genau sind. Nach Lindlof & Taylor können Interviewpläne die Zuverlässigkeit und Glaubwürdigkeit der gesammelten Daten erhöhen.
3. Sie ermöglichen es den Interviewern und Forschern, mehr Informationen zu erhalten, da sie Nachfragen oder Klarstellungen zu den von ihnen vorbereiteten Fragen stellen können. Dadurch sind die gesammelten Informationen relevanter und nützlicher.
4. Die Quote und die Menge der Antworten sind höher. Oft sind die Interviews zeitlich begrenzt. Der Interviewer hat nur eine begrenzte Zeit, um alle Fragen zu stellen und die Antworten zu erhalten. Wenn der Bewerber vorbereitet ist, kann er diese Zeit gut nutzen. Andernfalls wird er viel Zeit damit verschwenden, darüber nachzudenken, welche Frage er als nächstes stellen soll. Das nächste, was er weiß, ist, dass die Zeit abgelaufen ist und er kaum etwas Substantielles von dem Befragten bekommen hat.
5. Es bietet Flexibilität und eine hohe Anpassungsfähigkeit und kann bei Interviews mit verschiedenen Arten von Personen verwendet werden. Der Interviewer kann es mit Blick auf die Befragten vorbereiten. Ein Interviewer kann zum Beispiel einen Gesprächsplan für die Einstellung eines Bauarbeiters oder Arbeiters vorbereitet haben. Wenn er die Aufgabe hat, Bewerber für eine leitende Position zu befragen, kann er denselben Zeitplan verwenden, allerdings mit einigen Anpassungen.

Nachteile eines Interviewplans

1. Er kann zeitaufwendig sein. Die Erstellung des Interviewplans kann einen großen Teil der Zeit des Interviewers in Anspruch nehmen, vor allem, wenn es sich um ein ausführliches oder tiefgehendes Interview handelt. Es müssen umfangreiche Nachforschungen angestellt werden, um gute Fragen formulieren zu können.
2. Es besteht ein hohes Risiko, dass das Interview und seine Ergebnisse unter der Voreingenommenheit des Interviewers leiden, da er die Fragen auswählt, die während des Interviews gestellt werden.
3. Die Variabilität kann hoch sein, wenn der Interviewplan von mehreren Interviewern verwendet wird. Dies kann zu unzuverlässigen Informationen führen, die während der Befragung gesammelt werden.

ARTEN VON BEFRAGUNGSPLÄNEN

Es gibt zwei Haupttypen von Befragungsplänen oder Leitfäden, die von den Interviewern häufig verwendet werden.

Befragungsplan für Tiefeninterviews

Dieser wird für offene Befragungen verwendet, die darauf abzielen, tiefgehende Informationen zu erhalten, oft über ernste Themen oder sensible Fragen. Die Fragen sind offen formuliert, und der Interviewer hat die Möglichkeit, bei Bedarf um Klärung oder weitere Informationen zu bitten.

Der Befragte erhält mehr Raum oder Spielraum, um über alle Themen zu sprechen, die während des Gesprächs auftauchen, so dass er seine eigenen Worte verwenden und die Ideen leicht aus ihm heraussprudeln lassen kann. Die wichtigsten Merkmale dieses Gesprächsplans sind nachstehend aufgeführt.

• Der Plan enthält Hinweise darauf, dass der Befragte den Zweck des Gesprächs kennt und weiß, wie lange es dauern wird.
• Die Fragen müssen so formuliert sein, dass sie Antworten liefern, die für das Thema oder die Frage relevant sind. Handelt es sich zum Beispiel um ein Vorstellungsgespräch, sollten die Fragen darauf abzielen, ob der Bewerber die Qualifikationen und Zeugnisse besitzt, die ihn für die offene Stelle geeignet machen. Wenn es sich um ein Vorstellungsgespräch zu Forschungs- oder Untersuchungszwecken handelt, sollten die Fragen auf das Hauptproblem oder -thema der Forschung oder Untersuchung eingehen.
• Alle Fragen sollten relevant sein oder sich auf den Zweck oder das Ziel des Gesprächs auswirken. Streichen Sie alle irrelevanten Fragen oder solche mit Antworten, die Ihnen nichts nützen.
• Es wird der Ansatz „Ein Schritt nach dem anderen“ verfolgt, wobei jede Frage nur ein Thema behandeln soll, anstatt mehrere Themen auf einmal anzusprechen. Dies kann nicht nur den Befragten, sondern auch den Interviewer verwirren und dazu führen, dass dieser die Kontrolle über die Richtung des Gesprächs verliert.
• Anstatt Fragen zu verwenden, die mit Ja oder Nein beantwortet werden können, sind die Fragen offen und können als Ausgangspunkt oder Bezugspunkt für weitere Fragen verwendet werden. Auf diese Weise kann der Interviewer tiefer in die benötigten Informationen eindringen.
• Die Fragen sind neutral und vermeiden Leitfragen, die dem Befragten die Antwort diktieren könnten.

Strukturierter Interviewplan

Diese Art von Interviewplan wird oft mit dem Format von Erhebungsbögen oder Fragebögen verglichen, da sie Ähnlichkeiten aufweisen. Der Unterschied liegt in der Verwendung; der Interviewplan wird natürlich vom Interviewer während einer persönlichen Interaktion verwendet, während der Fragebogen einfach vom Befragten ausgefüllt wird.

Dieser Interviewplan enthält die Fragen, die gestellt werden sollen, und er ist auch der Ort, an dem der Interviewer die Antworten auf diese Fragen aufzeichnet. Die Erstellung eines Interviewplans für ein strukturiertes Interview ist im Grunde genommen dasselbe wie die Erstellung eines Fragebogens. Nur dass der Fragebogen ausschließlich vom Interviewer verwendet wird und der Befragte oder die befragte Person den Inhalt nicht zu Gesicht bekommt.

Für mehr Flexibilität kombinieren einige Interviewer jedoch die Merkmale dieser beiden Arten, wenn sie ihren Interviewplan erstellen. Es hängt wirklich vom Interviewer ab, was er für das Erreichen seiner Ziele für am effektivsten hält.

INTERVIEW SCHEDULE TEMPLATES

Es gibt keine einheitliche Vorlage für einen Interviewplan. Im Allgemeinen hängt das Format von der Art und dem Zweck des durchzuführenden Interviews sowie von den Zielpersonen bzw. Befragten ab. Der Interviewplan muss jedoch aus drei Hauptteilen bestehen:

Eröffnung

Manche Forscher bezeichnen diese Phase als „Aufwärmphase“, in der es darum geht, eine Atmosphäre zu schaffen, die einen offenen und freien Gedankenfluss zwischen dem Interviewer und dem Befragten ermöglicht, unabhängig davon, ob es sich um ein Einzel- oder Gruppeninterview handelt.

Zu Beginn des Interviews sollte der Interviewer den Befragten begrüßen und sich bemühen, ihn zu beruhigen. Wenn der Befragte entspannt ist, wird das Interview wahrscheinlich reibungslos verlaufen. Dann informiert der Interviewer den Befragten über folgende Punkte:

• Ziele des Interviews. Der Gesprächspartner sollte wissen, warum das Gespräch stattfindet und warum er daran beteiligt ist. Im Falle eines Vorstellungsgesprächs weiß der Bewerber bereits, warum er sich mit dem Personalverantwortlichen in einem Raum befindet, aber es sollte ihm trotzdem klar gemacht werden.
• Die Themen oder Punkte, die im Laufe des Gesprächs besprochen werden sollen. Dies soll den Gesprächspartner beruhigen, da Sie ihm eine Art „Vorwarnung“ geben, was im weiteren Verlauf des Gesprächs gefragt werden wird.
• Die voraussichtliche Dauer des Gesprächs. Der Befragte möchte nicht während des gesamten Gesprächs im Unklaren darüber gelassen werden, wann es enden wird oder ob er den ganzen Vormittag mit dem Gesprächspartner verbringen muss.

Der Befragte möchte das Gefühl haben, dass er in irgendeiner Weise von diesem Gespräch profitieren wird, daher wäre es sicher hilfreich, wenn Sie ihn motivieren, die Fragen richtig und genau zu beantworten. Wenn Sie das nicht tun, ist er vielleicht nicht geneigt, die Fragen zu beantworten, geschweige denn gute Antworten zu geben.

Dieser Teil des Interviewplans kann so gestaltet werden, dass er zur Persönlichkeit des Interviewers und sogar zur Persönlichkeit des Befragten passt.

Körper

Wir kommen zum „Kerngespräch“. Es enthält den Kern des Gesprächsplans: die Themen und die Fragen, die gestellt werden sollen. Auch hier hängt der Inhalt vom Thema und von der Art des Gesprächs ab. Das Wichtigste, was Sie nie übersehen sollten, ist, dass die Fragen dem Ziel des Gesprächs entsprechen sollten.

Anstelle eines Gesprächsleitfadens, der nur eine Liste von Themen und Unterthemen enthält, enthält ein typischer Gesprächsleitfaden auch Hauptfragen sowie Folgefragen, mit denen die Antworten auf die zuvor gestellten Hauptfragen überprüft oder geklärt werden sollen.

Bei der Erstellung des Gesprächsplans ist es wichtig, genügend Platz zu lassen, damit der Interviewer die Antworten des Gesprächspartners notieren kann.

Abschluss

Das Gespräch wird nun beendet. Der Grund für die Aufnahme in den Gesprächsplan ist, dass das Gespräch nicht abrupt enden soll, was auf den Befragten unhöflich wirken könnte.

Das Schlusswort fasst die wichtigsten Punkte zusammen, über die während des Gesprächs gesprochen wurde, gefolgt von einer kurzen Diskussion über die nächsten Schritte, die nach dem Gespräch unternommen werden sollen.

Ein Beispiel für einen Gesprächsplan, der für ein Gespräch mit einem Kommilitonen verwendet werden kann, finden Sie in dieser Vorlage. Diese andere Vorlage eines einfachen Gesprächsleitfadens gibt ebenfalls Hinweise darauf, was der Interviewer während des Gesprächs sagen sollte, abgesehen von den Fragen, die er stellen wird.

In manchen Fällen kann ein Gesprächsplan so einfach sein, dass er nur die wichtigsten Punkte enthält, wie z. B. den Zweck des Gesprächs, das Datum, die Uhrzeit und den Ort der Durchführung des Gesprächs sowie die Namen und Kontaktdaten des Interviewers und des Interviewpartners. Sehen Sie sich diesen Ablaufplan für ein Vorstellungsgespräch als Beispiel an.

Glücklicherweise gibt es eine Fülle von Vorlagen für Interviewpläne, die Sie online finden und an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

HINWEISE ZUR VORBEREITUNG UND VERWENDUNG EINES INTERVIEWPLANS

Das Hauptaugenmerk bei der Erstellung eines Interviewplans liegt auf den Fragen. Was soll gefragt werden, und wie sollen sie gestellt werden? Aber das ist noch nicht alles. Auch die Reihenfolge, in der die Fragen gestellt werden, ist wichtig und sollte im Gesprächsplan berücksichtigt werden.

Beim Erstellen des Leitfadens für das Vorstellungsgespräch sollten Sie die folgenden Tipps beachten.

• Beginnen Sie das Gespräch nicht mit einer Frage, die nach persönlichen Informationen über den Befragten fragt (es sei denn, das Gespräch dient dazu, über sein Privatleben zu sprechen). Wenn es sich um ein Vorstellungsgespräch handelt, ist es besser, ihn dazu zu bringen, über seine Fähigkeiten, Qualifikationen und Arbeitserfahrungen zu sprechen, da er sich damit am besten auskennt. Wenn es sich um ein Forschungsinterview handelt, können Sie den Gesprächspartner zunächst nach seinem Fachwissen auf dem Gebiet fragen, zu dem Sie ihn befragen. Stellen Sie ihm keine persönlichen Fragen über seine Familie oder ähnliche Themen.
• Beginnen Sie mit den „leichteren“ Fragen, d. h. solchen, die den Befragten nicht sofort aus der Reserve locken. Der Befragte sollte in der Lage sein, die Frage leicht zu beantworten, dann können Sie schrittweise zu den heikleren oder schwierigeren Themen übergehen. Wenn Sie mit einer kontroversen Frage beginnen oder mit einer Frage, die dem Befragten Unbehagen bereitet, wird dies einen düsteren Ton für den Rest des Gesprächs erzeugen.
• Die allgemeine Regel ist, dass Sie die Fragen in einer logischen Weise gruppieren sollten. Sie können mit allgemeinen Fragen beginnen und sich später zu den spezifischen Fragen vorarbeiten. Natürlich müssen Sie manchmal flexibel sein, vor allem dann, wenn auf eine allgemeine Frage eine spezifische Frage folgen muss, um etwas zu klären.
• Wenn Sie sowohl offene als auch geschlossene Fragen verwenden, wäre es für die Abwechslung und einen natürlicheren Ablauf eine gute Idee, sie zu mischen, anstatt zuerst alle geschlossenen Fragen zu stellen und dann die offenen Fragen in der zweiten Hälfte des Gesprächs. Ein weiterer Vorschlag ist die Anpassung des Trichters oder der umgekehrten Trichtersequenz. Bei der Trichtersequenz beginnen Sie mit offenen Fragen und gehen allmählich, aber ganz natürlich, zu den geschlossenen Fragen über. Bei der umgekehrten Trichtersequenz werden die Fragen in umgekehrter Reihenfolge gestellt.
• Denken Sie bei der Vorbereitung der Fragen an die Befragten oder Interviewpartner. Sie sollten zumindest über ihren Hintergrund Bescheid wissen, damit Sie Fragen vorbereiten können, die bei ihnen auf Resonanz stoßen. Wenn Sie Bewerber für eine leitende Ingenieursstelle befragen, können Sie die Fragen so formulieren, dass die Bewerber beweisen können, ob sie für die Stelle qualifiziert sind oder nicht. Wenn Sie eine Person von Interesse zu einem aktuellen Vorfall befragen, sollten Sie zumindest herausfinden, warum sie als „Person von Interesse“ gilt, damit Sie die richtigen und relevanten Fragen formulieren können.
• Die Fragen müssen klar formuliert sein. Vermeiden Sie es, komplizierte und hochtechnische Begriffe zu verwenden, es sei denn, Sie sind sich ganz sicher, dass der Gesprächspartner damit vertraut ist. Versuchen Sie, einfache Sprache und Laienbegriffe zu verwenden, um Verwirrung zu vermeiden. Halten Sie sich von umgangssprachlichen Begriffen und Jargon fern, vor allem, wenn es bessere – leichter verständliche – Alternativen gibt, die Sie verwenden können. Auch die Satzstruktur ist wichtig. Fragen, die in langen und ausschweifenden Sätzen formuliert sind, können Sie beide verwirren, und der Gesprächspartner versteht möglicherweise nicht, worum es Ihnen geht. Wie bereits erwähnt, sollte sich jede Frage so weit wie möglich auf ein einziges Thema beziehen. Vermeiden Sie es, zu viele Fragen in einen einzigen Satz zu packen, der in einem Atemzug gelesen werden muss.
• Stellen Sie ausreichend Platz zur Verfügung, damit Sie die Antworten auf jede Frage aufzeichnen oder aufschreiben können. Es besteht die Möglichkeit, während des Gesprächs ein Aufnahmegerät zu benutzen, falls Sie einige Punkte auf dem Gesprächsplan nicht aufzeichnen können. Wenn Sie ein solches Gerät verwenden wollen, müssen Sie den Befragten zu Beginn des Gesprächs darüber informieren und sein Einverständnis zur Aufzeichnung des Gesprächs einholen.
• Als Interviewer müssen Sie sich mit dem Interviewplan vertraut machen. Sie wollen, dass das Gespräch natürlich abläuft, und Sie wollen auf keinen Fall gestelzt klingen, wenn Sie die Fragen stellen, oder schlimmer noch, als hätten Sie es geprobt. Nun, das haben Sie wahrscheinlich, aber das wollen Sie dem Gesprächspartner nicht zeigen. Sie müssen Selbstvertrauen ausstrahlen, schließlich sind Sie derjenige, der die Fragen stellt. Wenn Sie den Gesprächsplan vorbereitet haben, müssen Sie ihn in- und auswendig kennen.