Die Herausforderung
Die Health Resources & Services Administration (HRSA) ist eine Behörde innerhalb des Department of Health & Human Services (HHS), die in erster Linie für die Verbesserung der Gesundheitsversorgung von Menschen zuständig ist, die geografisch isoliert oder wirtschaftlich oder medizinisch gefährdet sind, indem sie Zugang zu qualitativ hochwertigen Dienstleistungen, qualifiziertem Gesundheitspersonal und innovativen Programmen bietet. Die HRSA vergibt jedes Jahr Zuschüsse an Tausende von Empfängern, die dazu beitragen, dass Millionen von Amerikanern Gesundheitsdienste in Anspruch nehmen können.
1997 führte die HRSA das Grants Electronic Management System (GEMS) ein, um der Behörde und ihren Zuschussempfängern zu helfen, die Zuschussverfahren besser zu verwalten und zu regulieren. Zu dieser Zeit unterhielten jedoch viele der Büros und Ämter innerhalb der HRSA separate Programmverwaltungsinformationssysteme. Diese Systeme unterschieden sich in Bezug auf Zugangskontrollen, Sicherheitsrollen, Dateneingabefunktionen, Navigation, Berichterstattung, Analysefunktionen und Ästhetik. Da viele Zuschussempfänger mehrere Zuschüsse von verschiedenen Ämtern und Büros innerhalb der HRSA erhalten, sorgten die deutlich unterschiedlichen Programmverwaltungsinstrumente für Verwirrung und Uneinigkeit im Erscheinungsbild der HRSA gegenüber den Zuschussempfängern.
In den letzten 20 Jahren hat REI Systems auf den Bedarf der HRSA an einem zentralen Fördermittelverwaltungssystem reagiert, indem es die Elektronischen Handbücher (EHBs) entwickelt hat, eine End-to-End-Anwendung für die Unterstützung von Fördermitteln und die Programmverwaltung, die die Fördermittelverwaltungsprozesse in der gesamten Behörde vereinheitlicht und es den Benutzern ermöglicht, Funktionen für die Abwicklung von Fördermitteln, die Programmplanung, die Überwachung und die Verwaltung von einer zentralen Stelle aus durchzuführen.
Heute müssen die Förderungsprozesse der HRSA überarbeitet und das Förderungsverwaltungssystem modernisiert werden, um auf die neuen Anforderungen im Zusammenhang mit dem GREAT Act vorbereitet zu sein, der eine Standardisierung und ein Streaming von Daten erfordert. Unter den derzeitigen Bedingungen muss die HRSA die Technologie nutzen, um mit begrenzten Ressourcen mehr zu erreichen. Schließlich möchte die HRSA die Leistung der Zuschussempfänger verbessern, indem sie auf der Grundlage der Leistungsdaten bewährte Verfahren ermittelt und fördert.
Unser Ansatz
Die EHBs haben eine Reihe unterschiedlicher Systeme zur Unterstützung von Zuschüssen in ein transparentes, unternehmensweites System integriert. In Verbindung mit Grants.gov hat dieses System den Antrags- und Verwaltungsprozess gestrafft und es Antragstellern, geförderten Organisationen und der HRSA ermöglicht, effizient zu kommunizieren und Aktivitäten elektronisch durchzuführen. Es ermöglicht der HRSA, in einer papierlosen Umgebung mit verbesserter Geschäftseffizienz und in Übereinstimmung mit den vorgeschriebenen behördenweiten und bundesweiten Richtlinien, Verfahren und Gesetzen zu arbeiten.
REI Systems wird dieses System nun auf die nächste Stufe heben, indem es bewährte und neu entstehende Technologien wie modernes Software-Engineering, Low Code, Cloud, Mobilität, Blockchain und künstliche Intelligenz einsetzt, um die Servicebereitstellung und die Benutzererfahrung zu verbessern und gleichzeitig die Gesamtbetriebskosten zu senken.
Angesichts aktueller und neuer Herausforderungen – wie der Opioid-Epidemie, dem Aufbau von Kapazitäten für das Gesundheitspersonal und der Finanzierung innovativer Versorgungsmodelle wie Hausbesuche – benötigt die HRSA ein robusteres, schlankeres und automatisiertes System. Mit 15 Jahren Erfahrung in der Arbeit mit diesem System wird REI Systems das Gelernte nutzen und ein modernes System überarbeiten, das die Effizienz und Effektivität des Unternehmens steigert und eine echte datengestützte Entscheidungsfindung ermöglicht.
Auswirkungen & Ergebnisse
Die EHBs der HRSA unterstützen mehr als 41.000 Nutzer, darunter mehr als 1.500 HRSA-Mitarbeiter, die jedes Jahr über 500.000 Workflow-Aufgaben zur Unterstützung elektronischer Geschäftsprozesse bearbeiten. Mit Hilfe von REI haben die HRSA-Zuschüsse über 22,8 Millionen Patienten in mehr als 9.000 Gesundheitszentren versorgt, was zu einem Anstieg der behandelten Patienten um 27 % seit 2008 geführt hat. Und mit der Investition in die EHBs konnte die HRSA den Zeit- und Arbeitsaufwand um 60 % reduzieren, so dass sich die Mitarbeiter auf die Bereitstellung von Zuschüssen für Gesundheitszentren in den gesamten USA konzentrieren können.
Mit der Modernisierung des Systems wird die HRSA den neuen Anforderungen an die Datenstandardisierung und das Berichtswesen gerecht, während gleichzeitig gemeinsame Geschäftssysteme geschaffen und die Erfüllung der Aufgaben optimiert werden.
REIs HRSA-Kunde lobte das Team für die hervorragende Bereitstellung der EHBs: „Das REI-Team hat für mich den Maßstab gesetzt, an dem sich Auftragnehmer messen lassen müssen. REI war schon immer eine Gruppe von Menschen, die nach Spitzenleistungen streben und diese auch erreichen, und ich bin sicher, dass dies auch in Zukunft so bleiben wird.“