Freiberufler und andere, die ihr Unternehmen von zu Hause aus betreiben, können häufig einen Steuerabzug für ihre Ausgaben für das häusliche Arbeitszimmer geltend machen. Dafür gelten zwar einige Regeln, die aber nicht besonders aufwändig sind. Möglicherweise haben Sie auch eine Reihe anderer geschäftlicher Ausgaben und Vermögenswerte, die Sie abschreiben oder als Abzüge nach Abschnitt 179 geltend machen können.
Die Regeln für die Geltendmachung von Bürokosten
Der Abzug für ein häusliches Arbeitszimmer ist ein bedeutender Vorteil der Selbstständigkeit. Sie können einen Teil Ihrer persönlichen Ausgaben in steuerlich absetzbare Betriebsausgaben umwandeln, wenn Sie einige Regeln beachten.
- Sie können nicht mehr absetzen, als Ihr Nettogeschäftsgewinn nach Inanspruchnahme anderer arbeitsbezogener Abzüge. So können Sie beispielsweise nur 2.000 $ absetzen, wenn Ihre Bürokosten 3.000 $ betragen, Sie aber nur 2.000 $ verdient haben. Ein nicht genutzter Teil des Abzugs für das häusliche Arbeitszimmer kann auf das folgende Steuerjahr übertragen werden, so dass er nicht verloren geht.
- Ihr Büroraum darf nur für geschäftliche Zwecke genutzt werden. Es gilt nicht als „Büro“, wenn es gleichzeitig als Fernsehzimmer der Familie genutzt wird. Der Internal Revenue Service nennt dies „regelmäßige und ausschließliche Nutzung“.
- Ihr Büro muss Ihr Hauptgeschäftssitz sein. Mit anderen Worten: Sie betreiben Ihre freiberufliche Tätigkeit von diesem Ort aus. Das bedeutet jedoch nicht unbedingt, dass Sie nicht auch anderswo Kunden bedienen können. Sie müssen Ihr Unternehmen nur von Ihrem Heimbüro aus leiten und nicht an einem anderen Ort.
Berechnung der Kosten für Ihr Heimbüro
Sie können den Abzug für Ihr Heimbüro auf dem Bundesformular 8829, „Ausgaben für die geschäftliche Nutzung Ihres Hauses“, angeben. Dieses Formular wird zusammen mit Anlage C, „Gewinn oder Verlust aus Ihrem Unternehmen“, auf Ihrem persönlichen Formular 1040 eingereicht.
Zunächst müssen Sie den Prozentsatz Ihrer Gesamtausgaben bestimmen, der auf Ihr Unternehmen entfällt. Sie können diesen Prozentsatz auf zwei Arten berechnen:
- Prozentualer Anteil der Quadratmeter: Messen Sie die Größe Ihres Heimbüros und messen Sie die Gesamtgröße Ihrer Wohnung. Das Verhältnis der beiden Größen ergibt den Prozentsatz Ihres Arbeitszimmers. Sie können 20 % der Ausgaben für Ihre Wohnung geltend machen, wenn Ihr Büro 20 % der Gesamtfläche Ihrer Wohnung einnimmt.
- Anzahl der Räume: Zählen Sie die Anzahl der Zimmer in Ihrer Wohnung. Der prozentuale Anteil Ihres Arbeitszimmers ist eins geteilt durch die Anzahl Ihrer Zimmer.
Wenn Sie die zweite Methode anwenden, müssen alle Zimmer in Ihrer Wohnung annähernd gleich groß sein.
Zulässige Ausgaben für das häusliche Arbeitszimmer
Zu den zulässigen Ausgaben für das häusliche Arbeitszimmer gehören Ihre Miete, Hypothekenzinsen – auch wenn sie nicht den Hauptteil Ihrer Hypothekenzahlungen ausmachen -, die Grundsteuer, die Versicherung für Mieter oder Hausbesitzer, die Gebühren für die Wohnungseigentümergemeinschaft, Versorgungsleistungen und Reparaturen. Sie würden Ihren Prozentsatz auf jede dieser Ausgaben anwenden und sie dann zusammenzählen, um Ihren Abzug zu erhalten.
Zum Beispiel könnten Sie 3.840 $ der Miete, die Sie im Laufe des Jahres gezahlt haben, absetzen, wenn Sie 1.600 $ pro Monat zahlen und Ihr Büro 20 % der gesamten Quadratmeterzahl Ihrer Wohnung ausmacht: 1.600 $ mal 12 Monate mal 20 %. Sie könnten 240 $ oder 20 % für Strom absetzen, wenn sich Ihre Stromrechnungen für das Jahr auf insgesamt 1.200 $ belaufen.
Sie sind bei einem Abzug von 4.080 $ angelangt, und Sie haben noch nicht einmal Ihre Mietversicherung oder Gasrechnung berücksichtigt.
Die vereinfachte Option
Das Finanzamt hat ab dem Steuerjahr 2013 eine zweite, viel einfachere Methode zur Berechnung des Abzugs für das häusliche Arbeitszimmer eingeführt. Sie trägt den passenden Titel „Vereinfachte Option“ und beläuft sich auf 5 US-Dollar pro Quadratmeter Geschäfts- oder Bürofläche in Ihrem Haus. Leider liegt die Obergrenze bei 300 Quadratmetern. Wenn Ihre Arbeitsfläche kleiner ist als dieser Wert, erspart Ihnen das vielleicht eine Menge mühsamer Aufzeichnungen, aber andernfalls könnten Sie Ihren Abzug auf weniger beschränken, als er sein könnte.
Es empfiehlt sich, grobe Berechnungen in beide Richtungen anzustellen, einmal mit der vereinfachten Methode und dann noch einmal mit der regulären Methode, um herauszufinden, welche zu einem höheren Abzug führt und für Sie am sinnvollsten ist.
Abzug Ihrer Geschäftsgüter: Abschreibung
Sie können keinen Prozentsatz des Kapitalanteils Ihrer Hypothekenzahlungen absetzen, aber Sie können einen Teil der Kosten Ihres Hauses abschreiben, wenn Sie Eigentümer Ihres Hauses sind. Sie können auch die Kosten für Reparaturen absetzen, die direkt an Ihrem Bürobereich vorgenommen werden.
Leider wird jede Abschreibung, die Sie für das Haus vornehmen, zu steuerpflichtigen Gewinnen führen, wenn Sie es verkaufen.
Sie können auch Betriebsvermögen abschreiben. Ein Betriebsvermögen ist jedes Objekt mit einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr, das Sie zur Erzielung von Einkünften nutzen. Computer, Softwareprogramme und Büromöbel sind gute Beispiele dafür.
Sie haben zwei Möglichkeiten, diese Anschaffungen zu verbuchen:
- Sie können die vollen Anschaffungskosten in dem Jahr absetzen, in dem Sie das Wirtschaftsgut kaufen.
- Sie können die Anschaffungskosten über mehrere Jahre verteilen.
Beide Optionen beinhalten die Berechnung Ihrer Ausgaben auf dem Formular 4562, Abschreibung und Amortisation. Sie wird als Abzug nach Abschnitt 179 bezeichnet und in Teil 1 des Formulars 4562 berechnet, wenn Sie den vollen Abzug im Jahr der Anschaffung geltend machen wollen. Sie schreiben Ihre Immobilie ab, wenn Sie die Kosten über mehrere Jahre verteilen wollen.
Sollten Sie abschreiben oder Section 179 nutzen?
Abschnitt 179 bietet in der Regel den größten Abzug, weil Sie die gesamten Kosten auf einmal geltend machen. Dadurch verringert sich sowohl Ihre Einkommenssteuer als auch Ihre Steuer auf selbständige Tätigkeit. Aber auch die Verteilung der Kosten auf mehrere Jahre bietet einen Vorteil. Auf diese Weise können Sie die Einkommensteuer und die Steuer auf die selbständige Erwerbstätigkeit in kleineren Schritten über einen längeren Zeitraum senken. Außerdem können Sie einen Teil der Ausgaben auf künftige Jahre verschieben, in denen Sie den Abzug möglicherweise mehr benötigen.
Angenommen, Sie kaufen eine professionelle Software. Nach dem Steuergesetz können Sie die Kosten entweder über drei Jahre abschreiben oder die Ausgaben im Jahr des Kaufs unter Verwendung von Abschnitt 179 absetzen. Beide Methoden führen nach drei Jahren zu einem ähnlichen Ergebnis, aber bei der Verwendung von Abschnitt 179 erhalten Sie im ersten Jahr den größten Abzug.
Durch den Tax Cuts and Jobs Act wurde der Höchstbetrag für den Abzug von Ausgaben nach Abschnitt 179 im Jahr 2018 von 500.000 USD auf 1 Million USD erhöht, so dass er eine ganze Reihe von Vermögenswerten abdecken sollte.
Bei einer Abschreibung über drei Jahre können Sie in künftigen Jahren zusätzliche Abzüge vornehmen. Dies kann besonders vorteilhaft sein, wenn Sie erwarten, dass Ihr Einkommen steigen wird. Die Inanspruchnahme des Abzugs nach Abschnitt 179 kann jedoch dazu beitragen, Ihre Steuerschuld im laufenden Jahr so niedrig wie möglich zu halten, wenn Ihr Einkommen als Freiberufler in diesem Jahr ungewöhnlich hoch ist.
Sie sollten sich auch überlegen, wie lange Sie die Geräte voraussichtlich nutzen können, bevor sie ersetzt werden müssen. Wenn Sie davon ausgehen, dass das Gerät nur ein oder zwei Jahre halten wird, ist es vielleicht besser, den Abzug nach Abschnitt 179 für dieses bestimmte Wirtschaftsgut zu nutzen. Sie können für jedes erworbene Wirtschaftsgut eine eigene Abschreibung vornehmen oder Section 179 nutzen.