Bestandsbewegungen beeinflussen Ihr Unternehmen in mehrfacher Hinsicht – sie wirken sich auf den Cashflow, die Kosten der verkauften Waren und sogar auf den Gewinn aus – weshalb eine ordnungsgemäße Buchführung so wichtig ist.
Die Buchführung über den Bestand kann eine komplizierte Aufgabe sein, weshalb Buchhaltungsneulinge einen erfahrenen Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer um Rat fragen sollten.
Überblick: Was ist Bestandsbuchhaltung?
Bestandsbuchhaltung ist die Bewertung von Vorratsprodukten für den Wiederverkauf.
Die Verwaltung sowohl von Bestandskäufen als auch von Bestandsumschlägen sollte nach den Regeln der Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) erfolgen, die vorschreiben, dass alle Bestände entweder nach der Kostenmethode oder nach der Marktwertmethode ordnungsgemäß verbucht werden.
Es ist auch wichtig, daran zu denken, dass Vorräte als Umlaufvermögen gelten und daher nicht abgeschrieben werden können.
Wenn Sie nur einen einzigen Artikel verkaufen würden, wäre die Bestandsbuchhaltung einfach, aber es ist wahrscheinlich, dass Sie mehrere Artikel im Bestand haben und für jeden dieser Artikel getrennt Buch führen müssen. Das ist zwar nicht schwierig, kann aber schnell zu Komplikationen führen, wenn die Kosten für die Vorräte schwanken.
Sowohl die Herstellungskosten der verkauften Waren als auch die Bewertung der Vorräte hängen von einer ordnungsgemäßen Bilanzierung der Vorräte ab. Da Vorräte als Betriebsausgaben gelten, wirken sich Material- und Produkteinkäufe direkt auf die Gewinn- und Verlustrechnung aus, während sich ein Anstieg der Vorräte auch direkt auf die Bilanzsummen auswirkt.
Die Vorratsbuchhaltung dient in erster Linie der Ermittlung der Selbstkosten und der Bewertung der Vorräte am Ende eines jeden Abrechnungszeitraums. Die Formel zur Ermittlung der Selbstkosten für einen bestimmten Abrechnungszeitraum lautet:
Anfangsbestand + Einkäufe – Endbestand = Selbstkosten
Angenommen, Ihr Anfangsbestand für den Monat März wird mit 5.250 $ bewertet. Sie kaufen zusätzliche Vorräte in Höhe von 4.100 $ und beenden den Zeitraum mit einem Vorratswert von 3.100 $. So würden Sie Ihre Selbstkosten für den Monat März berechnen:
$5.250 + $4.100 – $3.100 = $6.250
Die Bewertung der Vorräte wird bestimmt, indem den Produkten, die am Ende des Abrechnungszeitraums im Bestand verbleiben, ein bestimmter Wert zugewiesen wird.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie dies mit Hilfe der drei am häufigsten verwendeten Vorratsbewertungsmethoden tun können: First in/first out (FIFO), last in/first out (LIFO) und gewogener Durchschnitt, wobei jede Methode Vor- und Nachteile hat.
Wie man die Vorratsbewertung mit der FIFO-Methode durchführt
First in/first out, oder FIFO, ist die am häufigsten verwendete Methode zur Vorratsbewertung. Sie ist ziemlich selbsterklärend: First in/first out bedeutet einfach, dass die zuerst eingekauften oder die ältesten Vorräte zuerst verkauft werden.
Beispiel: Am 2. Januar 2020 kaufen Sie 100 Kristalle von Ihrem Stammlieferanten zu einem Preis von je 4 $. Am 15. Januar müssen Sie weitere 100 Kristalle kaufen, aber Ihr Stammlieferant hat den Preis auf 6 $ pro Stück erhöht.
Als Ihr Vorrat Ende Januar zur Neige geht, wenden Sie sich an einen anderen Lieferanten, der Ihnen einen Preis von 5 $ pro Kristall anbietet, so dass Sie am 30. Januar weitere 100 Kristalle zum neuen Preis kaufen.
Um Ihre Lagerhaltungskosten und den Wert Ihres verbleibenden Lagerbestands am Monatsende ordnungsgemäß verfolgen zu können, müssen Sie die Preisgestaltung und die Verkäufe für alle drei Preisstufen verfolgen, da die Art und Weise, wie Sie die Preisgestaltung Ihres Lagerbestands berücksichtigen, sich direkt auf Ihre Selbstkosten und Ihre Lagerbewertung auswirkt.
Schauen wir uns das genauer an:
- 1-02-2020: 100 Kristalle zu je 4 $ = 400 $
- 1-15-2020: 100 Kristalle zu je 6 $ = 600 $
- 1-30-2020: 100 Kristalle zu je 5 $ = 500 $
Zusätzlich zum Kauf der Kristalle im Januar hatten Sie auch zwei große Kundenbestellungen, eine am 20. Januar für 125 Kristalle und eine am 31. Januar für 140 Kristalle. So würden Sie das am 20.1.2020 gekaufte Inventar nach der FIFO-Methode bewerten:
- 100 Kristalle zu je 4 $ = 400 $
- 25 Kristalle zu je 6 $ = 150 $
- Gesamtkosten des Inventars = 550 $
Da wir die FIFO-Methode anwenden, umfasst unsere Bestellung die ersten Kristalle, die auf Lager gelegt wurden, die je 4 $ kosteten. Die restlichen Kristalle in der Bestellung stammen aus der zweiten Gruppe der gekauften Kristalle, die jeweils 6 $ kosteten.
Der nächste Kauf, der am 31.1.2020 abgeschlossen wird, wäre:
- 75 Kristalle zu je $6 = $450
- 65 Kristalle zu je $5 = $325
- Gesamtkosten des Lagerbestands = $775
Bei dieser Bestellung wurden die ältesten auf Lager befindlichen Kristalle, die je $6 kosteten, zusammen mit 65 Kristallen aus dem letzten Kauf zuerst verkauft. Nachdem diese beiden Käufe abgeschlossen waren, blieben 35 Kristalle auf Lager, die alle mit je 5 $ bewertet wurden, was einem Gesamtwert von 175 $ entspricht.
Hier ist ein Diagramm, das die Vorratsaktivität unter Verwendung der FIFO-Bewertungsmethode aufschlüsselt: