De mest effektive ledere forstår, at problemløsning ikke er en “one-size-fits-all”-proces. De ved, at deres handlinger afhænger af situationen, og de træffer bedre beslutninger ved at tilpasse deres tilgang til skiftende omstændigheder.

Men hvordan ved du, hvilken tilgang du skal bruge i en bestemt situation? Og hvordan kan du undgå at træffe den forkerte beslutning?

I denne artikel ser vi på Cynefin-rammen, et værktøj, der hjælper dig med at træffe bedre beslutninger ved at vurdere den situation, du befinder dig i.

Om værktøjet

Cynefin, der udtales “ku-nev-in”, er et walisisk ord, som kan oversættes til “sted” eller “habitat”. Det kan dog også bruges til at beskrive de elementer i vores situation og personlige historie, som påvirker vores tanker og beslutninger på måder, vi ikke forstår.

Forsker David J. Snowden brugte ordet til at beskrive en ramme, som han udviklede i 1999, baseret på begreber fra videnstyring og organisationsstrategi. Sammen med sin kollega Mary Boone offentliggjorde han rammerne i november 2007 i Harvard Business Review.

Cynefin-rammen (figur 1 nedenfor) er et problemløsningsværktøj, der hjælper dig med at inddele situationer i fem “domæner”, der defineres af årsags- og virkningsrelationer. Dette hjælper dig med at vurdere din situation mere præcist og reagere hensigtsmæssigt.

Du kan bruge Cynefin-rammen i en række forskellige situationer til at kategorisere et problem eller en beslutning og reagere i overensstemmelse hermed. Den er f.eks. nyttig inden for produktudvikling, markedsføring og organisatorisk strategi. Det kan også hjælpe dig med at træffe bedre beslutninger i en krise eller nødsituation.

Det hjælper dig med at undgå at bruge den samme ledelsesstil eller beslutningstilgang i alle situationer – en fejl, der kan blive dyr for dit team eller din organisation – ved at tilskynde dig til at være fleksibel og tilpasningsdygtig, når du træffer beslutninger, og til at tilpasse din ledelsesstil til omstændighederne.

De fem domæner

Lad os se nærmere på hvert af de fem domæner.

Oplagte sammenhænge – “Domænet for bedste praksis”

I “oplagte” sammenhænge er dine muligheder klare, og årsag-virkningsrelationerne er tydelige for alle involverede.

Her er der ofte eksplicitte trin på plads, der dikterer den næste fase i processen. F.eks. er problemer, der opstår i helpdesks eller callcentre, ofte forudsigelige, og der er processer på plads til at håndtere de fleste af dem.

Snowden hævder, at du skal “Sense – Categorize – Respond” for at træffe indlysende beslutninger. Kort sagt skal du vurdere situationen, kategorisere dens type og derefter basere din reaktion på bedste praksis. Der er ofte ét etableret “korrekt” svar, baseret på en eksisterende proces eller procedure.

Der er imidlertid en fare for, at indlysende sammenhænge kan blive forsimplet for meget. Dette sker ofte, når ledere, eller en hel organisation, oplever succes og derefter bliver selvtilfredse. For at undgå dette skal man sørge for, at der er klare kommunikationskanaler på plads, så teammedlemmer kan rapportere om situationer, der ikke passer ind i en etableret kategori.

En anden udfordring er, at ledere måske ikke er modtagelige over for nye idéer på grund af tidligere erfaringer og succes. For eksempel kan nogle mennesker automatisk antage, at tidligere løsninger vil fungere igen. For at overvinde dette skal man være åben over for nye idéer og være villig til at forfølge innovative forslag.

Komplicerede sammenhænge – “Eksperternes domæne”

“Komplicerede” problemer kan have flere “korrekte” løsninger. Her er der en klar sammenhæng mellem årsag og virkning, men den er måske ikke synlig for alle, fordi problemet er … kompliceret. For eksempel kan man måske se flere symptomer på et problem, men ikke vide, hvordan det skal løses.

Den beslutningsmæssige tilgang her er at “Fornemme – analysere – reagere”. Med andre ord skal du vurdere situationen, analysere det, der er kendt (ofte med hjælp fra eksperter), og beslutte dig for den bedste reaktion ved hjælp af god praksis.

Ledere kan stole for meget på eksperter i komplicerede situationer, mens de afviser eller overser kreative løsninger fra andre mennesker. For at overvinde dette bør man samle et team af personer med en bred vifte af baggrunde (herunder oprørere og uenige) og bruge værktøjer som Crawfords Slip Writing-metode for at sikre, at alles synspunkter bliver hørt.

Komplekse sammenhænge – “The Domain of Emergence”

Det kan være umuligt at identificere én “korrekt” løsning eller at få øje på årsag-virkningsforhold i “komplekse” situationer. Ifølge Snowden og Boone falder mange forretningssituationer ind under denne kategori.

Komplekse sammenhænge er ofte uforudsigelige, og den bedste tilgang her er at “Probe – Sense – Respond”. I stedet for at forsøge at kontrollere situationen eller insistere på en handlingsplan er det ofte bedst at være tålmodig, lede efter mønstre og tilskynde til, at der opstår en løsning.

Det kan være nyttigt at foretage forretningseksperimenter i disse situationer og acceptere fiaskoer som en del af læringsprocessen. Sørg for at have processer på plads til at vejlede dit teams tænkning – selv et simpelt sæt regler kan føre til bedre løsninger end ingen vejledning overhovedet.

Kommunikation er også vigtig her. Saml en forskelligartet gruppe af mennesker for at finde frem til innovative, kreative løsninger på komplekse problemer. Brug brainstormingværktøjer som Random Input eller Provocation til at generere nye idéer, og tilskynd dit team til at debattere mulighederne.

Khaotiske sammenhænge – “The Domain of Rapid Response”

I “kaotiske” situationer eksisterer der ingen sammenhæng mellem årsag og virkning, så dit primære mål er at etablere orden og stabilitet. Krise- og nødsituationer falder ofte ind under dette område.

Den beslutningsmæssige tilgang her er at “handle – mærke – reagere”. Du skal handle beslutsomt for at løse de mest presserende problemer, fornemme, hvor der er stabilitet, og hvor der ikke er, og derefter reagere for at flytte situationen fra kaos til kompleksitet.

For at navigere i kaotiske situationer med succes skal du foretage en risikoanalyse for at identificere mulige risici, prioritere dem med et skema over risikoeffekt/risikoforudsigelighed og sikre dig, at du har en omfattende kriseplan på plads. Det er umuligt at forberede sig på alle situationer, men det er ofte nyttigt at planlægge for identificerbare risici.

Pålidelig information er afgørende i usikre og kaotiske situationer, så sørg for at vide, hvordan du skal kommunikere i en krise.

Disorder

Det kan være ekstremt svært at identificere, hvornår du befinder dig i en “disorder”-situation. Her er det ikke klart, hvilket af de andre fire domæner der er dominerende, og folk benytter sig generelt af beslutningsteknikker, som er kendte og behagelige. Dit primære mål i denne situation er at indsamle flere oplysninger , så du kan bevæge dig ind i et kendt domæne og derefter træffe den passende handling.

Eksempel

José og hans team har for nylig lanceret en innovativ ny e-læser. Den har imidlertid udviklet et problem, og ingen kan blive enige om, hvad der er årsagen til det. Utilfredse kunder returnerer produktet, og virksomhedens omdømme har taget et knæk. José håndterer en række problemer. Han skal hjælpe sit team med at afdække årsagen til problemet, så det kan blive løst, han arbejder sammen med marketing for at kompensere kunderne, og han besvarer spørgsmål fra medierne om problemet med e-læseren.

Han bruger Cynefin-rammen til at få en bedre forståelse af situationen, og han kategoriserer den som “kompliceret”, hvilket betyder, at han er nødt til at tage en Sense – Analyze – Respond-tilgang.

Så han inddrager eksperter fra forskning og udvikling, it og produktion for at hjælpe ham med at diagnosticere problemet. I tæt samarbejde med sit team opstiller disse eksperter en liste over kvalitetsproblemerne og fokuserer derefter på hvert enkelt problem for at finde den grundlæggende årsag til problemet.

Efter flere dages analyse er alle enige om, at problemet skyldes tørre loddeforbindelser. I samarbejde kommer konsulenterne og Josés team frem til en klar plan for at løse dette problem og sikre, at der ikke sendes flere fejlbehæftede e-readers.

Anvend dette på dit liv

Øv dig i at bruge Cynefin-rammen, næste gang du skal træffe en vigtig beslutning på dit arbejde. Tilstræb at identificere det domæne, du befinder dig i, korrekt, og brug den passende beslutningsmetode til at behandle oplysninger og komme videre.