Har du brug for hjælp til at organisere et arkivskab i dit hjem eller på dit kontor?

Selv om du spekulerer på, hvordan du skal opbevare alle dine filer og dokumenter?

Organisering af et arkivskab ser ud til at være et relativt simpelt organisationsprojekt.

Du samler dine papirer, lægger dem i manilamapper, lægger disse mapper i hængemapper og lægger det hele ned i dit arkivskab.

Easy peasy, right?

Der er faktisk meget mere at organisere et arkivskab, end du måske tror!

Du organiserer ikke bare filer for sjov … du organiserer filer, så du kan henvise til dem i fremtiden.

På nogle måder er processen med at organisere et arkivskab som at lave en plan for en fremtidig rejse.

Den eneste forskel er, at du tager din rejse på et ukendt tidspunkt i fremtiden, det være sig to uger, to år eller endda to årtier!

Desto større grund til, at du er meget omhyggelig, når du organiserer dine filer.

I dette indlæg giver jeg dig flere tips til at gøre det åh-så-let at organisere et arkivskab til dine behov.

Disse tips er beregnet til at give dig en solid ramme, når du skal organisere dit arkivskab.

Du kan bruge disse tips til at organisere enhver type arkivskab: et arkivskab til hjemmekontoret, et arkivskab til arbejdet, et arkivskab til skolen, et arkivskab til en lille virksomhed og så meget mere.

Opret et arkivsystem.

Det første skridt i organiseringen af et arkivskab er at oprette et arkivsystem. Dette system vil være livsnerven i dit arkivskab og vil være den metode, hvormed du vil arkivere og opbevare dine papirer og dokumenter.

Du kan tænke på denne proces på samme måde som når du lægger rammerne for et nyt hus. Du ønsker at have husets rammer på plads (dit arkiveringssystem), før du begynder at tilføje vægge, gulvbelægning og isolering (dine filer).

Den gode nyhed er, at et arkiveringssystem kan være så generelt eller så detaljeret, som du ønsker det. Det er ikke nødvendigt at skabe et komplekst eller svært forståeligt system for at organisere dine filer.

Det vigtigste er, at du skaber et pålideligt system og holder dig til det i hele den tid, dit arkivskab er i brug. Hele pointen med at organisere dit arkivskab er, at du nemt og bekvemt kan opbevare og finde de filer, du har brug for!

Hold dig for øje: Når du går i gang med at skabe et arkivsystem, skaber du det for dit fremtidige jeg. Du skal kunne finde det, du har brug for, uden problemer eller vanskeligheder. Du ønsker ikke at bruge 10 minutter på at finde en fil eller at bruge din hjerne på at forsøge at huske organiseringsstrukturen i dit arkivskab.

En af de letteste måder at organisere et arkivskab på er at organisere filerne i alfabetisk orden. Der er bare noget tilfredsstillende ved at åbne en arkivskabsskuffe og se filer pænt organiseret fra A til Z, for husholdningsfiler, klientnavne eller projekter.

Hvis du føler dig mere eventyrlysten i organisationsafdelingen og ønsker at konstruere dit eget system ved hjælp af en kombination af arkiveringsoplysninger, skal du endelig gøre det. Hvis du vælger denne vej, skal du være opmærksom på, at du skal definere og vedligeholde dit organisationssystem klart og tydeligt for at holde orden i tingene.

Her er et par spørgsmål, du skal stille dig selv, når du konstruerer dit arkiveringssystem:

• Hvordan vil mit arkiveringsskab blive brugt?
• Hvilke typer filer vil jeg opbevare i mit arkiveringsskab?
• Vil et simpelt eller komplekst arkiveringssystem passe til mine behov?
• Hvor skal mit arkivskab opbevares?
• Hvem andre end mig selv skal bruge mit arkivskab og mine filer?

Opret en liste over filer.

Det næste skridt i organiseringen af et arkivskab er at oprette en arbejdsliste over de filer, der skal opbevares i arkivskabet. Dette trin vil hjælpe dig med at organisere dine tanker og i sidste ende dine filer.

Træk et stykke papir og en kuglepen frem, og begynd at lave en liste over navnene på de filer, der skal ind i dit skab. Det er ikke nødvendigt med perfektion i denne første liste-iteration: Skriv blot navnene på de filer, du gerne vil have med i dit arkivskab, ned, efterhånden som de falder dig ind. Hvis du har brug for det, kan du henvise til papirarbejde i nærheden for at hjælpe dig med at identificere de typer filer, du gerne vil oprette.

Her er et par enkle eksempler til at hjælpe dig: Hvis du organiserede et arkivskab til husstandsregninger, kunne du oprette en liste med følgende: Hvis du f.eks. ville oprette en liste over kabelregninger, gasregninger, elregninger, telefonregninger, vandregninger osv. Hvis du organiserer et arkivskab baseret på klienter, kan du oprette en liste med følgende klientnavne: Astor, Brown, Jones, Jones, Smith, Thompson osv.

Opret klare og præcise filnavne.

Det tredje skridt i organiseringen af et arkivskab er at oprette klare og præcise filnavne. Et filnavn skal klart beskrive, hvad der er indeholdt i filen. Du vil gerne kunne se filnavnet og forstå, hvad filen indeholder, uden at skulle åbne filen og kigge ind i indholdet.

Mens en fil med et smart navn kan virke morsomt lige nu, men om nogle måneder kan du ende med at blive forvirret eller forvirret. Når du er i tvivl, så tænk smart og enkelt. Du kan f.eks. oprette en liste ved hjælp af navnene på de hjælpeprogrammer, der er nævnt i ovenstående afsnit. I dette tilfælde ville kabelregningen blive Alpha Cable, gasregningen ville blive Beta Natural Gas, elregningen ville blive Gamma Electric og så videre.

Når du udvikler dine filnavne, skal du gøre dit bedste for at undgå at oprette dobbelte filnavne og diverse filmapper. Disse typer filer kan give store problemer i et arkiveringssystem.

Duplikatfiler skaber bogstaveligt talt dobbelt så meget arbejde; du vil bruge det meste af din tid på at lede efter fejlplacerede eller manglende filkomponenter. Selv om diverse mapper kan virke praktiske ved første øjekast, gør de det ekstremt svært at hente vigtige oplysninger.

Når du har bekræftet din endelige liste over filnavne, kan du organisere filnavnene i overensstemmelse med dit arkiveringssystem. Du kan skrive din liste over på det samme eller et separat stykke papir, eller du kan bruge en række klistermærker til at organisere emnerne et for et. Du kan bruge dette punkt som en sidste kontrol for at sikre dig, at arkiveringssystemet og filnavnene fungerer godt sammen.

Køb eller saml arkiveringsskabskomponenter.

Det næste skridt i organiseringen af dit arkiveringsskab er at købe eller samle alle de komponenter, du har brug for til dit arkiveringsskab. Dette omfatter køb eller identifikation af det arkivskab, du vil bruge, samt samling af elementer som f.eks. arkivmapper, hængemapper, faner til hængemapper (hvis du bruger dem), blyant, kuglepen eller tusch. Du kan bruge en etiketmaskine, hvis du gerne vil lave etiketter, men det er bestemt ikke nødvendigt. Se dig omkring i dit hjem eller på dit kontor efter eksisterende forsyninger, før du køber varer online eller i butikken.

Tænker du, at arkiveringsskabe eller arkivmapper skal være kedelige og triste? I disse dage kan du finde forskellige typer kontormøbler og kontorartikler i en række forskellige former, farver og mønstre. Fra farverige arkiveringsskabe til lyse bærbare arkivmapper og indviklede og frække manilamapper er der noget for enhver smag og ethvert budget. Hold øjnene åbne, mens du shopper efter sjove og farverige forsyninger for at tilføje en smule “pop” til dit arkivskab!

Forbered mapper og hængemapper.

Næst skal du begynde at forberede dine mapper og hængemapper. Tag en masse filmapper og hængemapper, og begynd at mærke dem i henhold til den eller de lister, du har forberedt ovenfor. Du kan mærke filer ved hjælp af den metode, du finder passende: Mærkning med en blyant gør det nemt at ændre eller redigere emner, mens du ved hjælp af en etiketmaskine kan få tingene til at se mere ensartede ud.

Tag dig god tid, når du forbereder dine filmapper. Du ønsker ikke utilsigtet at oprette dublerede filer eller fejlmærke emner. Start med at mærke én filmappe, og læg derefter mappen til side. Fortsæt processen med resten af dine filmapper.

Forbered dit arkivskab.

Det næste skridt er at forberede dit arkivskab. Fjern indholdet af dit arkivskab (hvis der er nogen), og læg det på en ren, flad overflade indtil videre. Hvis du arbejder med et tomt eller helt nyt arkivskab, kan du begynde at placere dine forhåndsmærkede hængemapper og mapper i skabet i overensstemmelse med dit arkivsystem.

Når du er færdig med dette trin, bør du have flere tomme mapper og arkivmapper klar til at modtage papirer og dokumenter.

Placér papirer i arkivmapper.

Nu er det tid til at placere dine papirer og dokumenter i de relevante mapper. Du er velkommen til at henvise til dit arkiveringssystem og din mappeliste efter behov for at minde dig selv om, hvad der hører til hvor. Når du placerer papirer i mapper, bør du organisere dem i enten kronologisk eller omvendt kronologisk rækkefølge. Dette vil gøre det nemt at finde oplysningerne frem, når du har brug for dem.

Hvis du f.eks. har en række mobilregninger fra det seneste år, kan du placere dem i kronologisk rækkefølge fra januar, februar, marts osv. Du kan også arkivere de samme regninger i omvendt kronologisk rækkefølge, så den første regning, der sidder i filen, er den seneste regning, f.eks. november, oktober, september osv.

Du skal måske bruge noget tid på at sortere papirer, materialer og dokumenter for at matche ens ting med ens ting, men den væsentlige struktur i dine filer er allerede til stede. Se mit indlæg om sortering af papirer for at få nogle hurtige tips her, og læs om tips til papiroprydning her.

Sæt et system op for succesfuld arkivering.

Har du en massiv stak papirer, der skal arkiveres? Opbevar en kurv, kasse eller beholder i nærheden af dit arkiveringsskab til midlertidig opbevaring af papirer. Du kan så arkivere flere ting ad gangen i stedet for at arkivere dem stykke for stykke. Du kan også opstille en genbrugsbeholder i nærheden eller en makulator med en beholder, så det er nemt at komme af med gamle eller forældede papirer.

Undgå at lade din arkivering hobe sig op; det er meget nemmere at arkivere fem stykker papir på én gang end fem hundrede! Gør det til en vane at arkivere papirer regelmæssigt. Du kan arkivere papirer ved slutningen af dagen, ugen eller måneden. Det vigtigste er, at du sørger for, at dit arbejde er konsekvent.

Du kan gøre det til en produktiv opgave at udfylde papirer på et hvilket som helst tidspunkt af dagen, når du ønsker det, start din dag med at arkivere, lav en smule arkivering før frokost, eller gem arkivering til når du har brug for at tage en pause fra dit skrivebord, strække benene eller give dit sind et hvil fra arbejde, der kræver dybe tanker og koncentration.

Hvad med dig? Hvad synes du er det sværeste ved at holde orden i et arkivskab? Lad os se, om vi ikke kan hjælpe dig. Deltag i samtalen og efterlad en kommentar nedenfor!

Vil du have hjælp til at organisere dit arkivskab? Hvis du vil have hjælp til at rydde op og organisere dit arkivskab, tilbyder jeg professionelle organiseringstjenester og coaching i organiseringstankegang. Klik her for at lære mere om, hvordan du kan arbejde med mig.

Get organiseret den nemme-let måde! Min e-bog, 31 Easy Ways to Get Organized in the New Year, er fyldt med hurtige tips til at hjælpe dig med at skabe mere orden i dit rum. Klik her for at få mere at vide.