En fakturabetaling indsendes af en virksomhed for at betale for produkter og tjenester, der er købt hos leverandører. Små virksomheder skal ikke kun sende fakturaer til deres kunder, de skal også betale fakturaer for de tjenester og leverancer, som de køber for at drive deres virksomhed. Alle små virksomheder bør have et konsekvent fakturabetalingssystem, der holder dem organiseret og forenkler deres regnskabsproces for små virksomheder. Virksomheder bør sikre, at de betaler deres fakturaer til tiden for at undgå gebyrer for forsinket betaling og for at opretholde et stærkt forhold til deres leverandører.

Disse emner giver handlingsanvisende tips til at betale fakturaer rettidigt:

Tips til at betale fakturaer til tiden

Hvordan betaler jeg en faktura?

Hvad er en fakturabetaling?

Tips til at betale fakturaer til tiden

Gennemse fakturaer, når du modtager dem

Det er bedst at etablere en konsekvent praksis med at gennemgå fakturaer, så snart du modtager dem fra dine leverandører, så de ikke bliver forlagt, og så du har detaljerne om købet i frisk erindring. Når en faktura kommer ind til din virksomhed, skal du gennemgå den for følgende:

• Kontroller fakturaens forfaldsdato: Noter fakturaens forfaldsdato, så du kan sikre dig, at du ikke overskrider fristen.
• Gennemgå de leverede varer eller tjenesteydelser: Læs den specificerede liste over de varer eller tjenesteydelser, du har købt, og sørg for, at den stemmer overens med det, du faktisk har modtaget. Hvis det ikke er tilfældet, skal du følge op med virksomheden for at drøfte uoverensstemmelsen.
• Kontroller de samlede omkostninger: Kontroller det samlede skyldige beløb på fakturaen for at sikre, at det stemmer overens med det, du har drøftet med leverandøren.

Vælg den rigtige betalingsmetode

Kontroller, hvilke betalingsmetoder leverandøren accepterer, og vælg den betalingsmetode, der er smartest og mest praktisk for din lille virksomhed. Hvis dit erhvervskreditkort f.eks. giver dig mulighed for at få penge tilbage eller rejsepræmier, hver gang du bruger det, kan det være den bedste løsning til dine fakturabetalinger, så længe du sørger for altid at betale din kreditkortregning, når betalingen forfalder.

Organiser fakturaer efter en betalingsplan

Opret et konsekvent kreditorbogholderisystem til at spore alle de fakturaer, du modtager, efter forfaldsdato. Du kan oprette en faktureringsplan i Excel, der sorterer dine fakturaer efter forfaldsdato, eller du kan bruge en cloudbaseret regnskabsløsning til at oprette en betalingsskema for fakturaer. Hyppigheden, hvormed du betaler fakturaer, afhænger af mængden af fakturaer, som din virksomhed modtager: Hvis du modtager flere fakturaer på forskellige tidspunkter af måneden, kan det give mening at betale fakturaer ugentligt for at undgå, at de hober sig op i løbet af måneden.

Sæt påmindelser

Det er vigtigt, at du ikke overser eller mister modtagne fakturaer, så du kan undgå at betale forsinkelsesgebyrer. For at hjælpe dig med at administrere alle dine fakturaers forfaldsdatoer kan du indstille påmindelser for hver enkelt faktura, du modtager. Den nemmeste måde at indstille påmindelser om fakturabetaling på er at oprette advarsler i en digital kalender, så du bliver mindet om regningen en uge før forfaldsdatoen for fakturabetaling.

Automatiser fakturabetaling

Den nemmeste og mest pålidelige måde at sikre, at din virksomhed aldrig går glip af en fakturabetaling, er at automatisere alle dine fakturabetalinger, hvis det er muligt. Med automatisk fakturabetaling kan du planlægge tilbagevendende fakturabetalinger, så pengene automatisk trækkes fra dit kreditkort eller din bankkonto i henhold til den betalingsplan, du har fastsat. På den måde behøver du ikke engang at tænke på dine regningsbetalinger; dine regninger bliver automatisk betalt før fakturaens betalingsfrist.

Cash in on Early Payment Discounts

Gør opmærksom på alle dine leverandører, der tilbyder rabatter for tidlig betaling, og planlæg altid dine regningsbetalinger, så du kan overholde disse tidlige frister. Det er almindeligt, at virksomheder belønner kunder for at betale hurtigt ved at tilbyde en rabat på den samlede faktura, hvis kunden betaler inden for et bestemt tidsrum for tidlig betaling. Ofte tilbyder virksomheder en rabat på to procent på fakturaer, hvis de betales inden for ti dage efter fakturadatoen, selv om den faktiske betalingsfrist måske er 30 dage efter fakturadatoen.

Hold dig til et system til arkivering af fakturaer

Udarbejd et system til arkivering af fakturaer, der fungerer for din virksomhed, så du kan holde styr på de fakturaer, du har betalt, hvornår og hvordan du har betalt dem, og det samlede betalingsbeløb. Dette vil hjælpe dig med at oprette nøjagtige regnskabsrapporter for din virksomhed. Det er også en god idé at gemme betalingsbekræftelsesoplysningerne, hvis der nogensinde opstår en tvist med en leverandør om, hvorvidt en faktura er blevet betalt.

Hvordan foretager jeg en fakturabetaling?

For at foretage en fakturabetaling skal du vælge den betalingsmetode, der fungerer bedst for din lille virksomhed. Her er nogle almindelige fakturabetalingsmetoder, som du kan vælge imellem:

Betaling med check

Betaling med check er en billig og relativt sikker måde at betale fakturaer på, men det kan være tidskrævende. Du skal udfylde checken og adressere en kuvert og derefter sende betalingen med posten, hvilket tager tid fra vigtigere forretningssager.

Betaling med kontanter

Skift væk fra kontant betaling af store fakturaer, især hvis du ikke betaler regningen personligt. Kontanter giver ingen sikkerhed, da de let kan blive stjålet eller tabt, og der er ingen måde at erstatte dem på.

Online kredit- eller debetbetaling

Onlinebetalinger med kredit- eller debetkort er enkle at behandle, og du sparer tid. Ikke nok med det, online betalinger gennem velrenommerede leverandører tilbyder flere lag af sikkerhed og kryptering for at holde dine personlige data sikre.

Mobilbetaling

Mobilbetalinger er praktiske og sikre, især hvis leverandøren kommer til dig for at udføre en tjenesteydelse, f.eks. en entreprenør. Med mobilbetaling kan du bruge et kredit- eller betalingskort til at betale hurtigt og sikkert via en app.

Automatisk fakturabetaling

Hvis leverandører tilbyder denne mulighed, bør små virksomheder overveje at oprette automatisk fakturabetaling for at planlægge deres fakturabetaling på forhånd og sikre, at de aldrig kommer for sent med en betaling. Automatiske fakturabetalinger er hurtige og sikre. Du skal bare sørge for, at der altid er penge nok på den konto, der er tilknyttet den automatiske fakturabetaling, så du ikke bliver ramt af overtrækssanktioner.

Hvad er en fakturabetaling?

En online fakturabetaling er en tjeneste, som bankerne tilbyder, og som gør det muligt for virksomheder hurtigt og nemt at betale alle deres regninger online. Online fakturabetaling kan spare dig tid og hjælpe dig med at betale dine fakturaer, før de forfalder. Her er trinene for at oprette online fakturabetaling:

• Saml alle de fakturaer, du skal betale, samt de tilhørende kontonumre.
• Indtast hver betalingsmodtagers navn og dit tilhørende kontonummer i din banks online fakturabetalingsplatform.
• Vælg, hvornår du vil behandle fakturabetalingen.
• Beslut, om det skal være en enkeltstående betaling, eller om du vil oprette tilbagevendende betalinger for den pågældende betalingsmodtager.
• Sæt påmindelser for at holde styr på fakturaens forfaldsdatoer.