• Intro til virksomhedsfakturaer
• Fem ofte stillede spørgsmål om fakturaer
• Hvad er en faktura?
• Hvordan er en faktura anderledes end en kvittering?
• Hvorfor det er vigtigt at fakturere
• Typer af fakturaer
• Onlinefakturering versus papirfakturering
• Fakturaskabeloner: Sådan holder du styr på dine fakturaer
• Sådan får du hurtigt betaling
• Sådan håndterer du forsinkede betalere

Intro

Intro til erhvervsfakturaer

Hvis du ejer en virksomhed, der er centreret omkring kunder eller tjenester, er fakturering en stor del af spillet. I denne vejledning får du en gennemgang af alle aspekter af fakturering – alt fra skabeloner og arbejdsgange til håndtering af sent betalende kunder. Du vil få tips og tricks, der gør fakturering til en leg.

FAQ

Fem ofte stillede spørgsmål om fakturaer

1. Hvad er en faktura?

En faktura er en registrering af de varer eller tjenester, du har leveret til dine kunder, og en metode til, hvordan de kan betale dig for disse varer eller tjenester.

Lær mere om det grundlæggende om fakturering

2. Hvordan opretter man en faktura?

Square har en færdig, professionelt udseende faktura-skabelon, der indeholder alle de vigtigste faktureringsoplysninger. Med Square Fakturaer kan du oprette, sende og administrere fakturaer og betalinger direkte fra dit Square Dashboard. Få mere at vide om, hvordan du opretter en faktura her.

3. Hvordan sender du en faktura?

Du kan sende digitale fakturaer direkte til kundernes indbakke via Square Invoices.

4. Hvordan administrerer du fakturaer?

Den nemmeste måde at administrere og holde styr på fakturaer på er via et online faktureringssystem. Med faktureringssoftware kan du hurtigt og nemt sende professionelle fakturaer direkte fra dit skrivebord eller din mobilenhed. Kunderne kan betale med et enkelt klik, og du kan holde styr på, hvem der har betalt, og hvem der er forsinket, i et centralt dashboard. Traditionelt set udføres manuelle opgaver som bogføring og fakturanummerering på bagsiden, så det er nemt at holde øje med din pengestrøm. Få mere at vide om fakturahåndtering her.

5. Hvordan vælger du det rigtige fakturasystem?

Dit fakturasystem skal gøre det nemt at sende og spore fakturaer hurtigt. Vælg et system, der gør det problemfrit at oprette og distribuere fakturaer til dine kunder og nemt opkræve betaling.

Dybdegående dykning

Hvad er en faktura?

Først det grundlæggende. En faktura er en registrering af de varer eller tjenester, du leverer til dine klienter og kunder, og en metode, hvormed de kan betale dig for disse varer eller tjenester. Hvis du er en entreprenør, der har repareret et tag, en makeup-artist, der har stylet et fotoshoot, eller et bageri, der har leveret mad til et arrangement, er det sandsynligt, at du skal sende en faktura.

Hvordan adskiller en faktura sig fra en kvittering?

Fakturaer (og regninger) er juridisk bindende dokumenter, der bruges til at anmode om betaling fra klienter eller kunder. De er ofte ledsaget af aftalte vilkår og betingelser, f.eks. forfaldsdato for betaling for de leverede ydelser. En kvittering er dokumentation for, at der er modtaget betaling for at godkende et salg, som kan bruges som bevis for ejerskab.

Hvorfor det er vigtigt at fakturere

Det er altafgørende for din virksomheds succes at have et solidt greb om alt vedrørende fakturering. Hvis du lader tingene falde til jorden eller har en uorden i faktureringsprocessen, kan det sende et signal om, at du er uprofessionel. Især når du har med dyre projekter at gøre (f.eks. hvis du er eventplanlægger eller entreprenør), er det ikke ligefrem godt for dit brand – eller for at få gentagne kunder.

En ordentlig faktureringsproces og arbejdsgang er også afgørende for at administrere dit regnskab. Hvis du lader fakturaerne hobe sig op, eller hvis processen er forvirrende for dine kunder, er det sandsynligt, at dine fakturaer tager for lang tid at blive afregnet. Det er dårlige nyheder, når det gælder din likviditetsstyring, og et stort besvær, når det gælder dit regnskab. Fakturering er også ekstremt vigtig af skattemæssige årsager. Når du ejer din egen virksomhed, skal du føre omhyggelige optegnelser over alle ind- og udbetalinger – hvilket omfatter kopier af alle fakturaer.

Så hvis du lige er begyndt (eller hvis du allerede er etableret og har problemer med at holde styr på tingene), bør du bruge noget tid på at lære, hvordan du fakturerer professionelt og effektivt. Din bundlinje (og din revisor) vil takke dig.

Typer af fakturaer

Afhængigt af din virksomhed eller de tjenester, du leverer, er der forskellige typer af fakturaer, der kan give mening. Her er nogle almindelige former for fakturaer:

Et forslag (eller tilbud)

Hvis du udfører en større opgave, vil du måske oprette et forslag eller et tilbud på arbejdet. Det skal indeholde detaljerede oplysninger om, hvad du forventer, at tjenesterne vil koste, når alt er sagt og gjort. Sørg for at gøre det klart for alle, at der er tale om et overslag over arbejdet og ikke om den endelige pris.

Interimsfakturaer

Det kan være fornuftigt at udstede interimsfakturaer, der gør det muligt for klienter eller kunder at betale for dele af arbejdet ad gangen i stedet for i et stort engangsbeløb, når alt er færdigt. Interimsfakturaer bør efterfølges af en endelig faktura, der beskriver alt arbejdet (og hvad der er betalt).

Rekurante fakturaer

Hvis du har en virksomhed, der udfører regelmæssigt, tilbagevendende arbejde for kunder (f.eks. hvis du er en husholderske eller en hundelufter), kan du sende tilbagevendende fakturaer med regelmæssige (aftalte) intervaller (f.eks. ugentligt eller månedligt).

Rekursive betalinger er nemme at oprette med Square Invoices og forenkler faktureringen ved at sikre, at du bliver betalt hver måned, uge, dag eller endda år.

Slutfakturaer

En slutfaktura beskriver alle de ydelser, der er leveret for et bestemt job eller projekt. Hvis der er udstedt mellemfakturaer i løbet af projektet, skal den endelige faktura indeholde en liste over disse fakturaer samt det endelige udestående beløb. Vi gennemgår alt det, du bør medtage på en slutfaktura, i et senere afsnit.

Forfaldne fakturaer

Hvis en kunde ikke har betalt en faktura, kan du være nødt til at sende endnu en faktura for eventuelle gebyrer som følge af forsinkede betalinger (som tidligere var beskrevet i dine vilkår og betingelser).

Onlinefakturering versus papirfakturering

Sende en papirudskrift til en kunde er en mulighed. Men en langt mere strømlinet, praktisk og miljøvenlig måde at gøre det på er online-fakturering. At vælge online-faktureringssoftware har nogle store fordele. Her er nogle få:

Hurtigere betalinger

Sneglepost er, ja, langsomt. Så i sagens natur er gennemløbstiden for at blive betalt med posten træg. Hvis en kunde betaler via en check, kan det desuden tage et stykke tid, før pengene er klaret, hvorimod kredit- eller betalingskortopkrævninger typisk indsættes på din konto inden for få hverdage.

Med Square Invoices kan du sende professionelle fakturaer direkte til dine kunders indbakke via e-mail, hvor de har mulighed for at betale med et enkelt klik. Du kan også sende fakturaer med Square direkte fra din mobilenhed ved hjælp af faktureringsappen, hvilket er praktisk, når du er ude i marken. Muligheden for at sende en faktura lige efter, at du har udført et arbejde, er med til at undgå unødvendig administrativ tid tilbage ved computeren og fremskynder den tid, det tager for dig at modtage betaling. 67 procent af de fakturaer, der sendes via Square, bliver betalt inden for den næste arbejdsdag.

Onlinefakturering kan reducere tidskrævende administrative opgaver betydeligt og hjælpe med at sikre rettidige betalinger.

Bedre likviditet

Vi talte om likviditet tidligere, og en anden måde at afhjælpe eventuelle problemer på er at vælge onlinefakturaer. Hurtigere betalinger betyder, at du er mere tilbøjelig til at holde dig i det grønne område.

Enklere at administrere

Papirfakturaer har en tendens til at hobe sig op – eller gå tabt i filskabe. Square Invoices gemmer automatisk alle dine fakturaer i dit Square Dashboard, så de er nemme at finde, når du har brug for at henvise til dem. De er også meget nemmere at spore. Værktøjet filtrerer automatisk dine fakturaer efter, hvad der er blevet betalt, og hvad der er udestående, så du hurtigt kan se, hvilke kunder du skal følge op på.

Snapt at sende

Du kan sende fakturaer med Square direkte fra din mobilenhed (i ved hjælp af faktureringsappen, hvilket er praktisk, når du er ude i marken. Muligheden for at sende en faktura lige efter, at du har udført et arbejde, er med til at undgå unødig administrativ tid tilbage ved computeren.

Fakturaskabeloner: Hvad skal du medtage

Start med en professionel skabelon

Square Fakturaer har en professionelt udseende skabelon, hvor du kan udfylde alle relevante oplysninger vedrørende projektet eller jobbet. Vi tager også tingene et skridt videre og inkluderer et område, hvor det er nemt for en kunde at efterlade et tip eller sende feedback. Er du ikke klar til at tage skiftet til faktureringssoftware? Square tilbyder også gratis fakturaskabeloner til download.

Hvad skal du medtage på din faktura

Selv om det kan variere fra virksomhedstype til virksomhedstype, hvad du skal medtage på din faktura (en tandlæge ønsker måske at angive procedurekoder af forsikringsmæssige årsager, f.eks.), er der nogle generelle bedste praksis.

Du bør altid sørge for at medtage følgende:

• Dit firmanavn og dine kontaktoplysninger
• Din kundes navn
• Fakturanummeret (til dine papirer)
• Dato og vilkår (med specifik angivelse af den periode, du forventer at blive betalt)
• Pris og beskrivelse af varerne (samt mængde)
• Skatter, gebyrer og rabatter.

Hvis alt er tydeligt beskrevet, er det med til at strømline dit regnskab og gøre fakturaen lettere for dine kunder at skimme og forstå. Hvis du vil se nærmere på fakturaer efter branche, kan du se nogle eksempler på fakturaer efter branche her.

Hvis du bruger tid på forhånd på at implementere en skalerbar faktureringsarbejdsgang, kan du spare tid og penge i det lange løb.

Sådan holder du styr på dine fakturaer

Når det kommer til din faktureringsproces, bør du køre et stramt skib. Det betyder, at du skal indføre systemer, der sikrer, at du sender fakturaer og modtager betalinger i tide og på en organiseret måde. Her er nogle tips, der kan hjælpe dig med at styre din faktureringsarbejdsgang:

Send fakturaer hurtigt

Du bliver ikke betalt, hvis du ikke sender en faktura. Så den første regel for fakturahåndtering er at sende fakturaer lige efter, at du har udført et arbejde. Det er nemt at gøre med Square Invoices, som giver dig mulighed for at oprette og sende fakturaer direkte fra Square-faktureringsappen på stedet.

Send fakturaen til de rigtige personer

Sommetider er det ikke den faktiske kunde, der tager sig af fakturaen. Måske er det en revisor, der tager sig af bogføringen, eller måske er det faktisk forældrene, der betaler for bryllupsblomsterne. Med Square Invoices kan du sende en e-mail til både din kunde og den, der rent faktisk betaler, så du kan få dine penge så hurtigt som muligt.

Brug onlinefakturering

Onlinefakturering er med til at forhindre, at tingene bliver “tabt i posten”. Da onlinefakturaer sendes digitalt, er det altid nemt for kunderne at finde dem – de skal blot søge i deres indbakke (i stedet for i deres bunke med uønsket post).

Sæt krystalklare vilkår

Du skal klart skitsere dine vilkår og betingelser både på forhånd og på den endelige faktura. Dette omfatter eventuelle forsinkelsesgebyrer i forbindelse med misligholdte betalinger. Det er vigtigt at have alting på skrift for at undgå ubehagelige tilbage- og fremture.

Har et organisatorisk system

Du bør have optegnelser over alle dine fakturaer på ét organiseret sted. Dette er afgørende, ikke kun af hensyn til bogføring og skat, men også for at holde styr på tingene. Med Square Invoices er alt gemt direkte i dit Dashboard og sorteret efter status.

Sådan får du hurtigt penge udbetalt

Til dato er millioner af dollars blevet betalt via Square Invoices. Baseret på nogle tendenser og data, som vi har set, er her nogle ting, du kan gøre for at sikre, at dine fakturaer bliver betalt hurtigt.

Nyt disse smarte strategier til at sikre, at dine fakturaer bliver betalt hurtigt og problemfrit.

• Send fakturaer til kunder om torsdagen. Vi har fundet ud af, at fakturaer, der sendes om torsdagen, har den højeste sandsynlighed for at blive betalt inden for to dage.
• Anpas forfaldsdatoen for hver enkelt faktura. Med Square-fakturaer kan du tilføje en besked til modtageren for at anmode om, at kunden udsteder betaling ved modtagelsen. Dette kan føre til hurtigere betalingsreturneringer.
• Undgå at fakturere kunder om søndagen. Folk er mindst tilbøjelige til at betale en faktura, der modtages om søndagen – det er trods alt den mest dovne dag i ugen.

Sådan håndterer du forsinkede betalere

Det hører til hverdagens vilkår – folk glemmer at betale. Men Square Invoices gør det supernemt at følge op på dine misligholdere. Fordi alt er sorteret i dit Dashboard efter, hvad der er blevet betalt, og hvad der ikke er blevet betalt, kan du hurtigt gå ind og trykke på knappen Send igen for alle, der måske har brug for en påmindelse. Det sparer dig for at skulle sætte dig ned og lave en masse besværlige e-mails. Hvis du vil have flere tips til, hvordan du får de forsinkede fakturaer betalt, kan du læse vores indlæg Tre (taktfulde) måder at få kunderne til at betale udestående fakturaer på.

Kom i gang med Square-fakturaer

Bliv hurtigere betalt med onlinefakturaer.

Send fakturaer med Square