Udfordringen

The Health Resources & Services Administration (HRSA) er et agentur inden for Department of Health & Human Services (HHS) med hovedansvar for at forbedre sundhedsplejen for mennesker, der er geografisk isolerede eller økonomisk eller medicinsk sårbare, ved at give adgang til kvalitetstjenester, en kvalificeret sundhedspersonale og innovative programmer. HRSA tildeler hvert år tilskud til tusindvis af modtagere, som bidrager til de sundhedstjenester, som millioner af amerikanere modtager.

I 1997 implementerede HRSA Grants Electronic Management System (GEMS) for at hjælpe agenturet og dets tilskudsmodtagere med bedre at vedligeholde og regulere tilskudsprocesser. På det tidspunkt havde mange af HRSA’s kontorer og kontorer imidlertid separate programstyringsinformationssystemer. Disse systemer var forskellige med hensyn til adgangskontrol, sikkerhedsroller, dataindtastningsmuligheder, navigation, rapportering, analysefunktioner og æstetik. Da mange tilskudsmodtagere modtager flere tilskud fra forskellige kontorer og kontorer inden for HRSA, skabte de meget forskellige programstyringsværktøjer forvirring og uenighed i HRSA’s image over for tilskudssamfundet.

I løbet af de sidste 20 år har REI Systems reageret på HRSA’s behov for et centraliseret tilskudsforvaltningssystem ved at udvikle de elektroniske håndbøger (EHB’er), en applikation til støtte for tilskud og programforvaltning fra ende til anden, som har forenet tilskudsforvaltningsprocesserne på tværs af agenturet, så brugerne kan udføre funktioner, der spænder over tilskudsoperationer, programplanlægning, overvågning og forvaltning fra ét centralt sted.

I dag skal HRSA’s tilskudsprocesser ombygges, og tilskudsforvaltningssystemet skal moderniseres for at forberede sig på nye krav i forbindelse med GREAT Act, som kræver standardisering og streaming af data. I det nuværende miljø er HRSA nødt til at udnytte teknologien til at levere mere med begrænsede ressourcer. Endelig ønsker HRSA at forbedre tilskudsmodtagernes præstationer ved at identificere og fremme bedste praksis baseret på præstationsdataene.

Vores fremgangsmåde

EHB’erne integrerede en række forskellige tilskudsstøttesystemer i ét gennemsigtigt, virksomhedsdækkende system. I forbindelse med Grants.gov har dette system strømlinet ansøgnings- og administrationsprocessen og har gjort det muligt for ansøgere, tilskudsmodtagerorganisationer og HRSA at kommunikere effektivt og gennemføre aktiviteter elektronisk. Det gør det muligt for HRSA at operere i et papirløst miljø med forbedret forretningseffektivitet og i overensstemmelse med påbudte politikker, procedurer og lovgivning, der gælder for hele agenturet og på forbundsniveau.

REI Systems vil nu tage dette system til det næste niveau ved at anvende gennemprøvede og nye teknologier som f.eks. moderne softwareudvikling, low code, cloud, mobilitet, blockchain og kunstig intelligens for at forbedre leveringen af tjenester og brugeroplevelsen og samtidig sænke de samlede driftsomkostninger.

Med aktuelle og nye udfordringer – såsom opioidepidemien, opbygning af kapacitet til sundhedspersonalet og finansiering af innovative plejemodeller såsom hjemmebesøg – har HRSA brug for et mere robust, strømlinet og automatiseret system. Med 15 års erfaring med at arbejde med dette system vil REI Systems tage det, de har lært, og reengineere et moderne system, der vil drive forbedret forretningseffektivitet og effektivitet samt ægte datadrevet beslutningstagning.

Impact & Outcomes

HRSA EHB’erne understøtter 41.000+ brugere, herunder mere end 1.500 HRSA-ansatte med over 500.000 arbejdsgangsopgaver, der håndteres hvert år for at understøtte elektroniske forretningsprocesser. Med REI’s hjælp har HRSA-bevillinger tjent over 22,8 millioner patienter på mere end 9.000 sundhedscentre, hvilket har resulteret i en stigning på 27 % i antallet af behandlede patienter siden 2008. Og med investeringen i EHB’erne var HRSA i stand til at reducere tidsforbruget og indsatsen med 60 %, så personalets ressourcer kan fokusere på at stille tilskud til rådighed for sundhedscentre i hele USA.

Med moderniseringen af systemet vil HRSA være i overensstemmelse med nye krav til datastandardisering og rapportering, samtidig med at der skabes fælles forretningssystemer og optimering af missionens levering.

REI’s HRSA-kunde roste teamet for deres fremragende levering af EHB’erne: “REI-teamet har helt sikkert etableret en standard for mig, som entreprenører bør måles efter. REI har altid været, og jeg er sikker på, at det altid vil være en gruppe af mennesker, der stræber efter topkvalitet og opnår den.”