Har du nogensinde forladt et møde uden at vide, hvad du skal gøre nu? Hvad med at bruge timer på et udkast for blot at finde ud af, at retningen blev ændret for en uge siden?

Så, hvorfor er kommunikation vigtig? Tja, det er en af de første ting, vi lærer i vores opvækst (vi har endda uddannelser i kommunikation), og det viser sig stadig at være en af de sværeste færdigheder at forfine. Alligevel er det ubestrideligt vigtigt for ledelse og styring af et succesfuldt team.

En leder, der ikke kan sætte forventninger, vil have et team i kaos. Deadlines vil blive overskredet. Der vil opstå diskussioner om, hvem der har gjort hvad, eller hvem der skulle have gjort det. Der afholdes utallige møder for at bekæmpe denne kommunikationsfejl, men de ender bare med at spilde alles tid.

Det skal du ikke bekymre dig om. Vi har nogle effektive kommunikationstips, som du kan huske, næste gang du giver feedback eller overvejer at planlægge det pågældende møde. Du lærer, hvordan du kan forbedre dine kommunikationsevner på arbejdspladsen og udenfor.

Der bliver talt for meget

Vi bruger flere værktøjer og taktikker, der bruges hver dag for at gøre kommunikationen så ligetil som muligt. Derudover planlægger vi også møder oven på møder for at udtrykke vores arbejde, idéer og mål.

Men virker alle disse initiativer til at håndhæve effektiv kommunikation? Ifølge vores Work Management Survey deltager mere end en fjerdedel af medarbejderne i 6 eller flere møder om ugen. Men kun 46 % siger, at de forlader et møde med en klar forståelse af, hvad de skal gøre næste gang.

Så hvad er det, vi gør forkert? Vi taler for meget og lytter ikke nok.

Gode antropologer møder op på en scene og indsamler blot feedback. I stedet for at føle, at de har noget at bevise, stiller de spørgsmål og lytter nøje til svarene. Men sådan er det ikke på de fleste møder.

Der er altid en person eller to, der dominerer et møde, da de kæmper for at få deres idéer hørt. Der opfordres til at dele på disse møder. Men når resten af lokalet ikke kan komme til orde eller føler, at ingen vil lytte til dem, har man et problem.

Prøv dette: Tænk ved dig selv: Hvad ville en antropolog gøre? På dit næste møde skal du fokusere på at skabe en dialog i stedet for en monolog. I begyndelsen af mødet skal du give dig selv tre minutter (sæt tid på dig selv, hvis det er nødvendigt) til at tale om formålet med mødet og eventuelle tanker, du har gjort dig på forhånd. Når de tre minutter er gået, giver du ordet til alle andre og lytter bare. Dette vil give deltagerne mulighed for at føle, at deres idéer er værdsat, og det vil give dig mulighed for at øve dig i at lytte i stedet for at tænke på, hvad du skal sige næste gang.

Den er for fragmenteret

Så du har udarbejdet en rapport, som skal være klar til design ved udgangen af ugen. Du sender den pr. e-mail til alle de vigtigste interessenter plus et par andre, hvis input du har brug for. En efter en begynder du at modtage feedback.

En del af feedbacken er spredt ud over forskellige versioner af dit fælles dokument. Noget af det inden for e-mail-tråden. En person kommer hen til dig på kontoret og fortæller dig, hvad han/hun gerne vil have ændret.

Du begynder at modtage noget mere feedback via IM og telefonopkald. Ugens slutning nærmer sig, og i stedet for at sende din rapport til design, organiserer du din feedback. Lyder det bekendt?

Med så mange forskellige kommunikationstyper og kommunikationsmidler kan det være et fuldtidsjob bare at organisere feedbacken og indarbejde alles tanker og idéer. Det er næsten umuligt at få kortfattet og brugbar feedback fra interessenterne uden et enkelt sted, hvor al feedback til et bestemt projekt kan samles.

Test dette: Invester i et værktøj, der giver dig mulighed for at samle al kommunikation, der er relevant for et specifikt projekt, på et enkelt, tilgængeligt sted. Denne ene sandhedskilde vil være en redningsplanke, når det gælder om at indsamle og implementere idéer og feedback. I sidste ende vil det spare dig en masse tid, som du tidligere har brugt på at organisere og samle det hele.

Hold al din kommunikation samlet ét sted. Start en gratis prøveperiode med Wrike.

Der er en bagtanke

Har du nogensinde været til et møde, hvor du føler, at folk taler ud til deres egen fordel og ikke til virksomhedens? Eller oplevet en konflikt med en medarbejder og bevidst holdt op med at samarbejde med vedkommende?

Dette er et produkt af at lade noget påvirke den måde, du kommunikerer på, i negativ retning. I sidste ende arbejder I alle i sidste ende mod det samme mål og skal arbejde sammen. At fremme et sted for samarbejde, hvor alle bliver støttet og føler, at de har en stemme, er afgørende for god kommunikation.

Som Dan Scalco, stifter og marketingdirektør hos Digitalux, siger: “Hold ikke din status over andre mennesker eller brug tvang eller frygt som motivationsfaktor. Fokuser i stedet på at bringe en ærlig, positiv og ego-løs holdning til enhver situation, der opstår. At fungere som en cheerleader i stedet for en autokrat hjælper med at opretholde moralen og kan endda fremme kreativitet og effektiv problemløsning.”

Prøv dette: I begyndelsen af et projekt eller et møde skal du skrive de mest overordnede mål ned. Når du er vært for et møde, og der opstår en konflikt, eller der er modstridende feedback på et projekt, der er ved at løbe løbsk, så kig tilbage på dine mål på højt niveau og spørg dig selv: Hjælper dette os med at nå vores mål? På den måde kan du tage et skridt tilbage og vurdere, hvad der faktisk er konstruktivt, og hvad der skal tages hånd om.

Der er ingen tillid

Det kan undergrave dit teams tillid til dig, hvis du ikke overholder tidsfrister eller ikke holder et løfte. Hvis du er en person, der lover for meget og ikke leverer nok, kan dit team ikke stole på dig. Selv hvis du føler, at du gør det modsatte og lover for lidt og leverer for meget, er du stadig ikke ærlig, og det skader kommunikationen på tværs af dit team.

“Der er intet, der får folk til at lukke af hurtigere end at lugte løgn,” siger Karin Hurt, forfatter og stifter af Let’s Grow Leaders. “Hvis du vil have folk til virkelig at lytte, skal du være sikker på, at de kan tro på det, du siger. En kultur med ægte kommunikation kan kun opstå, når folk kan regne med, at de kan regne med, at de er ærlige over for hinanden. Opmuntre til gennemsigtighed og sandhedsformidling, startende helt oppe i toppen.”

Prøv dette: Vær ærlig – så enkelt er det. Fortæl detaljer, hvis du kender dem, og sig, at du ikke ved det, hvis du ikke ved det. Vær vært for regelmæssige en-til-en-møder, når det er nødvendigt, og vær altid så gennemsigtig som muligt på disse møder. Dit team vil sætte pris på din åbenhed og ærlighed og belønne dig med tillid og hårdt arbejde.

For yderligere læsning om, hvordan du kan forbedre dine kommunikationsevner:

• 5 Essential Communications Skills to Catapult Your Career: Se dette webinar for at lære om de typer af kommunikationsfærdigheder, der får dig til tops og videre.
• 14 gennemprøvede måder at forbedre dine kommunikationsfærdigheder på:
• 14 gennemprøvede måder at forbedre dine kommunikationsfærdigheder på:
• 6 strategiske måder at holde din teamkommunikation strømlinet på: Ønsker du at skære ned på al den støj? Læs denne artikel om, hvordan du ved at tildele specifikke roller og lave en ordliste kan holde din teamkommunikation klar og overskuelig.
• 9 måder at forbedre kommunikationen på arbejdspladsen på: Denne artikel indeholder praktiske tips og endda nogle idéer til, hvad du kan sige for at fremme en bedre kommunikation i dit team.