• Introducción a las facturas comerciales
• Cinco preguntas frecuentes sobre las facturas
• ¿Qué es una factura?
• ¿En qué se diferencia una factura de un recibo?
• ¿Por qué es importante facturar
• Tipos de facturas
• Factura online frente a factura en papel
• Plantillas de facturas: Qué incluir
• Cómo hacer un seguimiento de tus facturas
• Cómo cobrar rápidamente
• Cómo lidiar con los morosos

Introducción

Introducción a las facturas comerciales

Si tienes un negocio centrado en clientes o servicios, la facturación es una parte importante del juego. Esta guía te guía por los entresijos de la facturación, desde las plantillas y el flujo de trabajo hasta la gestión de los clientes que pagan tarde. Saldrá con consejos y trucos que harán que la facturación sea un juego de niños.

Preguntas

Cinco preguntas frecuentes sobre las facturas

1. ¿Qué es una factura? ¿Qué es una factura?

Una factura es un registro de los artículos o servicios que proporcionaste a tus clientes, y un método para que ellos te paguen por esos artículos o servicios.

Aprende más sobre los fundamentos de la facturación

2. ¿Cómo se crea una factura?

Square tiene una plantilla de factura lista para usar, de aspecto profesional, que incluye toda la información esencial de facturación. Square Invoices te permite crear, enviar y gestionar facturas y pagos directamente desde tu Square Dashboard. Aprende más sobre cómo crear una factura aquí.

3. ¿Cómo se envía una factura?

Puedes enviar facturas digitales directamente a las bandejas de entrada de los clientes a través de Square Invoices.

4. ¿Cómo se gestionan las facturas?

La forma más fácil de gestionar y hacer un seguimiento de las facturas es a través de un sistema de facturación en línea. El software de facturación le permite enviar rápida y fácilmente facturas profesionales desde su ordenador o dispositivo móvil. Los clientes pueden pagar con un solo clic, y usted puede hacer un seguimiento de quién ha pagado y quién se ha retrasado en un panel centralizado. Tradicionalmente, las tareas manuales, como la contabilidad y la numeración de las facturas, se realizan en la parte de atrás, por lo que es fácil controlar el flujo de caja. Obtenga más información sobre la gestión de facturas aquí.

5. ¿Cómo seleccionar el sistema de facturación adecuado?

Su sistema de facturación debe facilitar el envío y el seguimiento rápido de las facturas. Seleccione un sistema que le permita crear y distribuir fácilmente las facturas a sus clientes y cobrar fácilmente el pago.

Inmersión profunda

¿Qué es una factura?

Primero, lo básico. Una factura es un registro de los bienes o servicios que proporcionas a tus clientes y un método por el cual ellos pueden pagarte por esos bienes o servicios. Si usted es un contratista que ha arreglado un tejado, un maquillador que ha realizado una sesión de fotos o una panadería que ha atendido un evento, es probable que tenga que enviar una factura.

¿En qué se diferencia una factura de un recibo?

Las facturas (y los recibos) son documentos legalmente exigibles que se utilizan para solicitar el pago a clientes o consumidores. A menudo vienen con términos y condiciones acordados, como la fecha de vencimiento del pago por los servicios prestados. Un recibo es la documentación de que se ha recibido el pago para autorizar una venta, que puede utilizarse como prueba de propiedad.

Por qué es importante facturar

Tener un manejo sólido de todo lo relacionado con la facturación es primordial para el éxito de su negocio. Si dejas que las cosas se queden en el camino o tienes un proceso de facturación desordenado, podría enviar la señal de que eres poco profesional. Especialmente cuando se trata de proyectos costosos (por ejemplo, si eres un organizador de eventos o un contratista), eso no es precisamente bueno para tu marca, ni para conseguir clientes recurrentes.

Un proceso de facturación y un flujo de trabajo adecuados también son cruciales para gestionar tu contabilidad. Si dejas que las facturas se acumulen, o si el proceso es confuso para tus clientes, es probable que tus facturas tarden demasiado en liquidarse. Esto es una mala noticia en lo que respecta a la gestión de la tesorería y un gran problema en lo que respecta a la contabilidad. La facturación también es muy importante por razones fiscales. Cuando se tiene un negocio propio, es necesario llevar un registro meticuloso de todas las entradas y salidas de dinero, lo que incluye copias de todas las facturas.

Así que si estás empezando (o si ya estás establecido y tienes problemas para mantenerte al día), te conviene dedicar algo de tiempo a aprender cómo facturar de forma profesional y eficiente. Su cuenta de resultados (y su contable) se lo agradecerán.

Tipos de facturas

Dependiendo de su negocio o de los servicios que preste, hay diferentes tipos de facturas que pueden tener sentido. Estas son algunas formas comunes de facturas:

Una propuesta (u oferta)

Si va a realizar un trabajo de gran envergadura, es posible que desee crear una propuesta u oferta para el trabajo. Debe detallar lo que espera que cuesten los servicios cuando todo esté dicho y hecho. Asegúrese de dejar claro a todo el mundo que se trata de una estimación del trabajo, no del precio final.

Facturas intermedias

Puede tener sentido emitir facturas intermedias que permitan a los clientes pagar por trozos de trabajo a la vez, en lugar de una gran suma cuando todo esté terminado. Las facturas provisionales deben ir seguidas de una factura final en la que se detalle todo el trabajo (y lo que se ha pagado).

Facturas periódicas

Si tiene una empresa que realiza trabajos periódicos y recurrentes para los clientes (por ejemplo, si es un ama de llaves o un paseador de perros), puede querer enviar facturas periódicas a intervalos regulares (acordados) (semanales o mensuales, por ejemplo).

Los pagos recurrentes son fáciles de configurar con Square Invoices y simplifican la facturación asegurando que le paguen cada mes, semana, día o incluso año.

Facturas finales

Una factura final detalla todos los servicios prestados para un trabajo o proyecto en particular. Si hubo facturas intermedias emitidas a lo largo del proyecto, la factura final debe enumerarlas, así como el importe final pendiente. Repasamos todo lo que debes incluir en una factura final en una sección posterior.

Facturas atrasadas

Si un cliente no ha pagado una factura, es posible que tengas que enviar otra factura por los cargos resultantes de los pagos atrasados (que se detallaron previamente en tus términos y condiciones).

Facturación en línea frente a la facturación en papel

Enviar una impresión en papel a un cliente es una opción. Pero una forma mucho más ágil, cómoda y ecológica es la facturación online. Elegir un software de facturación online tiene grandes ventajas. Estas son algunas:

Pagos más rápidos

El correo postal es, bueno, lento. Así que, por naturaleza, el tiempo de entrega de los pagos por correo es lento. Además, si un cliente paga con un cheque, los fondos pueden tardar un tiempo en compensarse, mientras que los cargos de la tarjeta de crédito o débito suelen depositarse en tu cuenta en unos pocos días laborables.

Con Square Invoices, puedes enviar facturas profesionales directamente a las bandejas de entrada de los correos electrónicos de tus clientes, donde tienen la opción de pagar con un solo clic. También puede enviar facturas con Square directamente desde su dispositivo móvil utilizando la aplicación de facturación, lo cual es práctico cuando está fuera de casa. La posibilidad de enviar una factura justo después de haber completado un trabajo ayuda a evitar el tiempo administrativo innecesario de vuelta a su ordenador y acelera el tiempo que tarda en recibir el pago. El 67% de las facturas enviadas a través de Square se pagan en el siguiente día hábil.

La facturación en línea puede reducir significativamente las tareas administrativas que consumen tiempo y ayudar a garantizar los pagos a tiempo.

Mejora del flujo de caja

Hablamos antes del flujo de caja, y otra forma de mitigar cualquier problema es optar por las facturas en línea. Los pagos más rápidos significan que es más probable que te mantengas en verde.

Más fácil de gestionar

Las facturas en papel tienen tendencia a acumularse -o a perderse en las profundidades de los archivadores. Square Invoices guarda automáticamente todas tus facturas en tu Square Dashboard, para que sean fáciles de encontrar cuando necesites consultarlas. También son mucho más fáciles de rastrear. La herramienta filtra automáticamente sus facturas por lo que se ha pagado y lo que está pendiente, por lo que puede ver rápidamente los clientes que usted necesita para seguir con.

Rápido de enviar

Usted puede enviar facturas con Square directamente desde su dispositivo móvil (en el uso de la aplicación de facturación, que es útil cuando estás en el campo. La posibilidad de enviar una factura justo después de haber completado un trabajo ayuda a evitar el tiempo administrativo innecesario de vuelta a su ordenador.

Plantillas de facturas: Qué incluir

Comienza con una plantilla profesional

Square Invoices cuenta con una plantilla de aspecto profesional en la que puedes rellenar toda la información pertinente relacionada con el proyecto o trabajo. También llevamos las cosas un paso más allá e incluimos un área en la que es fácil para un cliente dejar una propina o enviar comentarios. ¿No estás listo para dar el paso a un software de facturación? Square también ofrece plantillas de facturación gratuitas para descargar.

Qué incluir en su factura

Aunque lo que debe incluir en su factura puede variar de un tipo de negocio a otro (un dentista puede querer enumerar los códigos de procedimiento por razones de seguro, por ejemplo), hay algunas mejores prácticas generales.

Siempre debe asegurarse de incluir lo siguiente:

• El nombre de su negocio y la información de contacto
• El nombre de su cliente
• El número de factura (para sus registros)
• Fecha y términos (específicamente delineando el período de tiempo que espera que se le pague)
• Precio y descripción de los artículos (así como la cantidad)
• Impuestos, tasas y descuentos.

Tener todo claramente detallado ayuda a agilizar su contabilidad y hace que la factura sea más fácil de hojear y entender para sus clientes. Para ver más de cerca las facturas por industria, aquí hay algunos ejemplos de facturas por industria.

Gastar tiempo por adelantado para implementar un flujo de trabajo de facturación escalable puede ahorrarle tiempo y dinero a largo plazo.

Cómo hacer un seguimiento de sus facturas

Cuando se trata de su proceso de facturación, debe dirigir un barco apretado. Eso significa poner en marcha sistemas que garanticen el envío de facturas y la recepción de pagos de forma puntual y organizada. Estos son algunos consejos que le ayudarán a gestionar su flujo de trabajo de facturación:

Envíe las facturas rápidamente

No va a cobrar si no envía una factura. Así que la primera regla de la gestión de facturas es enviarlas justo después de haber completado un trabajo. Esto es fácil de hacer con Square Invoices, que te permite crear y enviar facturas directamente desde la aplicación de facturación de Square en el momento.

Envía la factura a las personas adecuadas

A veces no es el cliente real quien se encarga de la factura. Tal vez es un contador que hace la contabilidad, o tal vez es en realidad el padre que está pagando por esas flores de la boda. Con Square Invoices, puedes enviar un correo electrónico tanto a tu cliente como a quien realmente está pagando para que puedas recibir tu dinero lo más rápido posible.

Usa la facturación online

La facturación online ayuda a que las cosas no se «pierdan en el correo». Dado que las facturas en línea se envían de forma digital, los clientes siempre pueden encontrarlas fácilmente: sólo tienen que buscar en su bandeja de entrada (en lugar de en su pila de correo no deseado).

Establezca condiciones claras

Debe definir claramente sus términos y condiciones tanto por adelantado como en la factura final. Esto incluye cualquier tasa de retraso asociada a los pagos atrasados. Tener todo por escrito es la clave para evitar las incómodas idas y venidas.

Tenga un sistema de organización

Debe tener registros de todas sus facturas en un lugar organizado. Esto es crucial no sólo para la contabilidad y los impuestos, sino también para estar al tanto de las cosas. Con Square Invoices, todo se almacena justo en su Dashboard y se clasifica por estado.

Cómo cobrar rápidamente

Hasta la fecha, millones de dólares han sido pagados a través de Square Invoices. Sobre la base de algunas tendencias y datos que hemos visto, aquí hay algunas cosas que usted puede hacer para asegurar que sus facturas se pagan rápidamente.

Aproveche estas estrategias inteligentes para asegurar que sus facturas se pagan rápidamente y sin problemas.

• Envíe las facturas a los clientes los jueves. Hemos descubierto que las facturas enviadas los jueves tienen la mayor probabilidad de ser pagadas en dos días.
• Personalice la fecha de vencimiento de cada factura. Con Square Invoices, puedes añadir un mensaje para que el destinatario solicite que el cliente emita el pago al recibirlo. Esto puede conducir a una mayor rapidez en las devoluciones de los pagos.
• Evite facturar a los clientes los domingos. La gente es menos propensa a pagar una factura recibida el domingo-es el día más perezoso de la semana, después de todo.

Cómo lidiar con los morosos

Es normal que la gente se olvide de pagar. Pero Square Invoices hace que sea súper fácil el seguimiento de sus morosos. Debido a que todo está ordenado en su tablero por lo que se ha pagado y lo que no, usted puede ir rápidamente y golpear el botón de reenvío para cualquier persona que pueda necesitar un recordatorio. Esto le ahorra el tiempo de tener que sentarse y elaborar un montón de correos electrónicos incómodos. Para más consejos sobre cómo conseguir que se paguen esas facturas atrasadas, lee nuestro post Tres maneras (con tacto) de conseguir que los clientes paguen las facturas pendientes.

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