El pago de una factura es presentado por una empresa para pagar los productos y servicios adquiridos a los proveedores. Las pequeñas empresas no sólo tienen que enviar facturas a sus clientes, también tienen que pagar facturas por los servicios y suministros que compran para llevar a cabo sus operaciones. Todas las pequeñas empresas deberían tener un sistema de pago de facturas coherente que las mantenga organizadas y simplifique el proceso de contabilidad de su pequeña empresa. Las empresas deben asegurarse de que pagan sus facturas a tiempo para evitar cargos por retraso en los pagos y para mantener relaciones sólidas con sus proveedores.

Estos temas ofrecen consejos prácticos para realizar los pagos de las facturas puntualmente:

Consejos para realizar los pagos de las facturas a tiempo

¿Cómo realizar el pago de una factura?

¿Qué es el pago de una factura?

Consejos para pagar las facturas a tiempo

Revise las facturas cuando las reciba

Lo mejor es establecer una práctica consistente de revisar las facturas tan pronto como las reciba de sus proveedores, para que no se extravíen y para que los detalles de la compra estén frescos en su mente. Cuando llegue una factura a su empresa, revise lo siguiente:

• Compruebe la fecha de vencimiento de la factura: anote la fecha de vencimiento de la factura para asegurarse de no incumplir el plazo.
• Revise los bienes o servicios prestados: Lea la lista detallada de los productos o servicios que compró y asegúrese de que coincide con lo que realmente recibió. Si no es así, póngase en contacto con la empresa para tratar la discrepancia.
• Compruebe el coste total: Compruebe el importe total adeudado en la factura para asegurarse de que se ajusta a lo que ha hablado con el proveedor.

Elija el método de pago adecuado

Compruebe qué métodos de pago acepta el proveedor y elija el método de pago más inteligente y conveniente para su pequeña empresa. Si, por ejemplo, la tarjeta de crédito de su empresa le permite obtener devoluciones en efectivo o recompensas por viajes cada vez que la utilice, podría ser la mejor opción para el pago de sus facturas, siempre y cuando se asegure de pagar siempre la factura de la tarjeta de crédito a su vencimiento.

Organice las facturas según un calendario de pagos

Establezca un sistema coherente de cuentas por pagar para hacer un seguimiento de todas las facturas que recibe por fecha de vencimiento. Puede crear un calendario de facturación en Excel que ordene sus facturas por fecha de vencimiento o puede utilizar una solución de contabilidad basada en la nube para crear un calendario de pago de facturas. La frecuencia con la que pagues las facturas dependerá del volumen de facturas que reciba tu empresa: si recibes varias facturas en diferentes momentos del mes, puede tener sentido pagar las facturas semanalmente, para evitar que se acumulen a lo largo del mes.

Configuración de recordatorios

Es importante que no pases por alto ni pierdas ninguna factura recibida para evitar el pago de recargos por demora. Para ayudarte a gestionar todos los vencimientos de tus facturas, puedes establecer recordatorios para cada factura que recibas. La forma más fácil de establecer recordatorios de pago de facturas es crear alertas en un calendario digital para recordarle la factura una semana antes de la fecha de vencimiento del pago de la factura.

Automatizar el pago de facturas

La forma más fácil y fiable de asegurarse de que su empresa nunca pierda el pago de una factura es automatizar todos sus pagos de facturas, si es posible. Con el pago automático de facturas, puedes programar pagos recurrentes de facturas para que el dinero se retire automáticamente de tu tarjeta de crédito o cuenta bancaria según el calendario de pagos que hayas establecido. De este modo, ni siquiera tendrá que pensar en los pagos de sus facturas; éstas se pagarán automáticamente antes de la fecha límite de pago de la factura.

Aproveche los descuentos por pago anticipado

Tome nota de cualquiera de sus proveedores que ofrezca descuentos por pago anticipado y programe siempre los pagos de sus facturas para cumplir con esos plazos anticipados. Es habitual que las empresas recompensen a los clientes por pagar puntualmente ofreciéndoles un descuento sobre el total de la factura si el cliente paga dentro de un determinado plazo de pago anticipado. A menudo, las empresas ofrecen un descuento del dos por ciento en las facturas si se pagan dentro de los diez días siguientes a la fecha de la factura, aunque el plazo de pago real pueda ser de treinta días después de la fecha de la factura.

Siga un sistema de archivo de facturas

Desarrolle un sistema de archivo de facturas que funcione para su negocio, de modo que pueda hacer un seguimiento de las facturas que ha pagado, cuándo y cómo las ha pagado y el importe total del pago. Esto le ayudará a crear informes contables precisos para su negocio. También es una buena idea almacenar los detalles de la confirmación del pago en caso de que alguna vez surja una disputa con un proveedor sobre si una factura fue pagada.

¿Cómo hago el pago de una factura?

Para hacer el pago de una factura, tendrá que elegir el método de pago que mejor funcione para su pequeña empresa. Estos son algunos de los métodos de pago de facturas más comunes entre los que puede elegir:

Pagar con cheque

Pagar con cheque es una forma barata y relativamente segura de pagar las facturas, pero puede llevar mucho tiempo. Tendrá que rellenar el cheque y poner la dirección en un sobre y luego enviar el pago por correo, lo que le quita tiempo para asuntos más importantes de la empresa.

Pago en efectivo

Evite los pagos en efectivo para cualquier factura grande, especialmente si no va a pagar la factura en persona. El dinero en efectivo no ofrece ninguna seguridad, ya que puede ser robado o extraviado con facilidad y no hay forma de reemplazarlo.

Pago en línea con tarjeta de crédito o débito

Los pagos en línea con tarjeta de crédito o débito son sencillos de procesar, lo que le permite ahorrar tiempo. No sólo eso, los pagos en línea a través de proveedores de confianza ofrecen varias capas de seguridad y encriptación para mantener sus datos personales a salvo.

Pago por móvil

Los pagos por móvil son cómodos y seguros, especialmente si el proveedor se acerca a usted para completar un servicio, como un contratista. Con los pagos móviles, puede utilizar una tarjeta de crédito o débito para pagar de forma rápida y segura a través de una aplicación.

Pago automático de facturas

Si los proveedores ofrecen la opción, las pequeñas empresas deberían considerar la posibilidad de configurar el pago automático de facturas para programar sus pagos por adelantado y asegurarse de que nunca se retrasan en el pago. Los pagos automáticos de facturas son rápidos y seguros. Sólo tendrá que asegurarse de que siempre hay suficiente dinero en la cuenta asociada al pago automático de facturas, para que no se le apliquen penalizaciones por descubierto.

¿Qué es el pago de facturas?

El pago de facturas por Internet es un servicio que ofrecen los bancos y que permite a las empresas pagar rápida y fácilmente todas sus facturas por Internet. El pago de facturas en línea puede ahorrarle tiempo y ayudarle a pagar sus facturas antes de su vencimiento. Estos son los pasos para configurar el pago de facturas en línea:

• Recoge todas las facturas que necesitas pagar, así como los números de cuenta asociados.
• Introduce el nombre de cada beneficiario y su número de cuenta asociado en la plataforma de pago de facturas en línea de tu banco.
• Elige cuándo te gustaría procesar el pago de la factura.
• Decida si se trata de un solo pago o si desea configurar pagos recurrentes para ese beneficiario en particular.
• Configure recordatorios para hacer un seguimiento de las fechas de vencimiento de las facturas.