El Desafío

La Administración de Recursos de Salud &Servicios (HRSA) es una agencia dentro del Departamento de Salud &Servicios Humanos (HHS) principalmente responsable de mejorar la atención médica a las personas que están geográficamente aisladas o son económica o médicamente vulnerables, proporcionando acceso a servicios de calidad, una fuerza de trabajo de salud calificada, y programas innovadores. La HRSA concede subvenciones a miles de beneficiarios cada año, que contribuyen a los servicios sanitarios que reciben decenas de millones de estadounidenses.

En 1997, la HRSA puso en marcha el Sistema de Gestión Electrónica de Subvenciones (GEMS) para ayudar a la agencia y a sus beneficiarios a mantener y regular mejor los procesos de las subvenciones. Sin embargo, en ese momento, muchas de las oficinas de la HRSA mantenían sistemas de información de gestión de programas separados. Estos sistemas diferían en los controles de acceso, las funciones de seguridad, las capacidades de entrada de datos, la navegación, los informes, las capacidades de análisis y la estética. Debido a que muchos beneficiarios reciben múltiples subvenciones de diferentes oficinas dentro de la HRSA, las herramientas de gestión de programas significativamente diferentes crearon confusión y desunión en la imagen de la HRSA para la comunidad de subvenciones.

Durante los últimos 20 años, REI Systems ha respondido a la necesidad de la HRSA de contar con un sistema centralizado de gestión de subvenciones mediante el desarrollo de los Manuales Electrónicos (EHB), una aplicación integral de apoyo a las subvenciones y gestión de programas que unificó los procesos de gestión de subvenciones en toda la agencia, permitiendo a los usuarios realizar funciones que abarcan las operaciones de subvenciones, la planificación de programas, el seguimiento y la gestión desde una ubicación central.

Hoy en día, los procesos de subvenciones de HRSA necesitan ser rediseñados y el sistema de gestión de subvenciones modernizado para estar preparado para los requisitos emergentes relacionados con la Ley GREAT, que requiere la estandarización y el flujo de datos. En el entorno actual, HRSA necesita aprovechar la tecnología para ofrecer más con recursos limitados. Por último, la HRSA quiere mejorar el rendimiento de los beneficiarios identificando y promoviendo las mejores prácticas basadas en los datos de rendimiento.

Nuestro enfoque

Los EHB integraron una serie de sistemas dispares de apoyo a las subvenciones en un sistema transparente y de ámbito empresarial. Junto con Grants.gov, este sistema ha agilizado el proceso de solicitud y administración y ha permitido que los solicitantes, las organizaciones beneficiarias y la HRSA se comuniquen de forma eficiente y lleven a cabo actividades de forma electrónica. Permite a la HRSA operar en un entorno sin papeles con una mayor eficiencia empresarial y en cumplimiento de las políticas, procedimientos y legislación federales y de toda la agencia.

REI Systems llevará ahora este sistema al siguiente nivel mediante la aplicación de tecnologías probadas y emergentes como la ingeniería de software moderna, el código bajo, la nube, la movilidad, el blockchain y la inteligencia artificial para mejorar la prestación de servicios y la experiencia del usuario, al tiempo que se reducen los costes operativos generales.

Con los desafíos actuales y emergentes -como la epidemia de opioides, la creación de capacidad para el personal sanitario y la financiación de modelos innovadores de atención como las visitas a domicilio- la HRSA necesita un sistema más robusto, racionalizado y automatizado. Con 15 años de experiencia trabajando con este sistema, REI Systems tomará lo que ha aprendido y rediseñará un sistema moderno que impulsará la mejora de la eficiencia y la eficacia del negocio, así como una verdadera toma de decisiones basada en datos.

Impacto & Resultados

Los EHB de HRSA dan soporte a más de 41.000 usuarios, incluyendo más de 1.500 empleados de HRSA con más de 500.000 tareas de flujo de trabajo manejadas cada año para apoyar los procesos de negocio electrónicos. Con la ayuda de REI, las subvenciones de la HRSA han atendido a más de 22,8 millones de pacientes en más de 9.000 centros de salud, lo que ha supuesto un aumento del 27% de los pacientes tratados desde 2008. Y con la inversión en los EHBs, la HRSA fue capaz de reducir el tiempo y el esfuerzo invertido en un 60%, permitiendo que los recursos del personal se centraran en poner las subvenciones a disposición de los centros de salud de todo Estados Unidos.

Con la modernización del sistema, la HRSA cumplirá con los requisitos emergentes de estandarización de datos y presentación de informes, al tiempo que creará sistemas de negocio compartidos y optimizará la entrega de la misión.

El cliente de la HRSA de REI elogió al equipo por su excelente entrega de los EHBs: «El equipo de REI ciertamente estableció para mí el estándar por el que los contratistas deberían ser medidos. REI siempre ha sido, y estoy seguro de que siempre será, un grupo de personas que se esfuerzan por alcanzar la excelencia y lo consiguen».