El movimiento de inventarios afecta a su empresa de múltiples maneras -impactando el flujo de caja, el coste de las mercancías vendidas e incluso los beneficios-, por lo que es muy importante contabilizarlos adecuadamente.

La contabilidad de inventarios puede ser una tarea complicada, por lo que los principiantes en contabilidad pueden querer consultar con un contable o un CPA con experiencia para que les oriente.

Overview: ¿Qué es la contabilidad de inventarios?

La contabilidad de inventarios es la valoración de los productos inventariados para su reventa.

La gestión tanto de las compras de inventarios como de la rotación de los mismos debe seguir las normas de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), que exigen que todos los inventarios se contabilicen adecuadamente utilizando el método del coste o el del valor de mercado.

También es importante recordar que el inventario se considera un activo corriente, por lo que no es depreciable.

Si sólo vendiera un único artículo, la contabilidad del inventario sería sencilla, pero es probable que tenga varios artículos en el inventario y necesite contabilizar cada uno de ellos por separado. Si bien esto no es difícil, puede encontrarse rápidamente con complicaciones cuando los costos del inventario varían.

Tanto el costo de los bienes vendidos como la valuación del inventario dependen de la contabilidad del inventario en forma adecuada. Y dado que el inventario se considera un gasto de explotación, las compras de materiales y productos afectan directamente a su cuenta de resultados, mientras que un aumento de los niveles de inventario afectará también directamente a los totales de su balance.

La contabilidad de inventarios se utiliza principalmente para determinar el coste de las mercancías vendidas, y para valorar el inventario al final de cada período contable. Cuando se determina el costo de los bienes vendidos para un período contable específico, la fórmula es:

Inventario inicial + Compras – Inventario final = Costo de los bienes vendidos

Por ejemplo, su inventario inicial para el mes de marzo se valora en 5.250 dólares. Usted compra un inventario adicional por la cantidad de $4,100 y termina el período con un valor de inventario de $3,100. Así es como usted calcularía su costo de los bienes vendidos para el mes de marzo:

$5,250 + $4,100 – $3,100 = $6,250

La valoración del inventario se determina asignando un valor específico a los productos que permanecen en el inventario al final del período contable.

Le mostraremos cómo hacerlo utilizando los tres métodos de contabilidad de inventarios más frecuentemente utilizados: primero en entrar/primero en salir (FIFO), último en entrar/primero en salir (LIFO) y promedio ponderado, teniendo cada método ventajas y desventajas.

Cómo hacer la contabilidad de inventarios con el método FIFO

El primero en entrar/primero en salir, o FIFO, es el tipo más común de método de valoración de inventarios utilizado. Es bastante autoexplicativo: Primero en entrar/primero en salir simplemente significa que los artículos del inventario que se compraron primero, o los más antiguos, son los primeros en venderse.

Por ejemplo, el 2 de enero de 2020, usted compra 100 cristales a su proveedor habitual a un costo de $4 cada uno. El 15 de enero, necesita comprar 100 cristales adicionales, pero su proveedor habitual subió el precio a 6 dólares cada uno.

Cuando su suministro comienza a agotarse a finales de enero, recurre a otro proveedor, que le ofrece un precio de 5 dólares por cristal, por lo que el 30 de enero, compra 100 cristales adicionales al nuevo coste.

Para hacer un seguimiento adecuado de sus costes de inventario y del valor de su inventario restante a final de mes, tendrá que hacer un seguimiento de los precios y las ventas para los tres niveles de precios, ya que la forma de contabilizar los precios de su inventario afectará directamente a su coste de las mercancías vendidas, y a la valoración de su inventario.

Desglosemos esto más adelante:

• 1-02-2020: 100 cristales a $4 cada uno = $400
• 1-15-2020: 100 cristales a $6 cada uno = $600
• 1-30-2020: 100 cristales @ $5 cada uno = $500

Además de comprar los cristales en enero, usted también tuvo dos grandes pedidos de clientes; uno el 20 de enero por 125 cristales y otro el 31 de enero por 140 cristales. Así es como usted valoraría el inventario que se compró el 20-1-2020 usando el método FIFO:

• 100 cristales a $4 cada uno = $400
• 25 cristales a $6 cada uno = $150
• Costo total del inventario = $550

Debido a que estamos usando el método FIFO, nuestro pedido incluye los primeros cristales que se colocaron en el inventario, que fueron $4 cada uno. El resto de los cristales del pedido se tomaron del segundo grupo de cristales comprados, que fueron de 6 dólares cada uno.

La siguiente compra, completada el 31-1-2020 sería:

• 75 cristales @ $6 cada uno = $450
• 65 cristales @ $5 cada uno = $325
• Costo total del inventario = $775

Con este pedido, los cristales más antiguos en stock, que eran de $6 cada uno, se vendieron primero, junto con 65 cristales de la compra más reciente. Una vez completadas estas dos compras, le quedaron 35 cristales en stock, todos ellos valorados en 5 dólares cada uno para un valor total de 175 dólares.

Aquí tiene un gráfico que desglosa la actividad del inventario utilizando el método de valoración FIFO: