Potřebujete pomoci s uspořádáním kartotéky u vás doma nebo v kanceláři?

Přemýšlíte, jak byste měli ukládat všechny své soubory a dokumenty?

Uspořádání kartotéky se zdá, že by to měl být poměrně jednoduchý organizační projekt.

Shromáždíte své dokumenty, vložíte je do manilových pořadačů, tyto pořadače zasunete do závěsných složek a pak vše hodíte do skříně.

Jednoduché, že?

Ve skutečnosti je za uspořádáním kartotéky mnohem víc, než si možná myslíte!

Neuspořádáváte složky jen tak pro zábavu… uspořádáváte složky tak, abyste se k nim mohli v budoucnu vrátit.

Proces uspořádání kartotéky je v některých ohledech jako vytváření plánu na budoucí cestu.

Jediný rozdíl je v tom, že na výlet se vydáte v nějakém neznámém okamžiku v budoucnosti, ať už to budou dva týdny, dva roky, nebo dokonce dvě desetiletí!“

O to větší důvod pro to, abyste uspořádání svých souborů věnovali velkou péči.

V tomto příspěvku nabízím několik tipů, díky kterým bude uspořádání kartotéky pro vaše potřeby ohromně snadné.

Tyto tipy vám mají poskytnout pevný rámec, pokud jde o uspořádání vaší skříně.

Tyto tipy můžete použít pro uspořádání jakéhokoli typu kartotéky: kartotéky pro domácí kancelář, pracovní kartotéky, školní kartotéky, kartotéky pro malé firmy a mnoho dalšího.

Vytvořte si systém kartotéky.

Prvním krokem při uspořádání kartotéky je vytvoření systému kartotéky. Tento systém bude hnacím motorem vaší kartotéky a bude metodou, podle které budete zakládat a ukládat dokumenty a písemnosti.

O tomto procesu můžete uvažovat podobně jako o položení kostry nového domu. Rámec domu (systém spisovny) chcete mít hotový dříve, než začnete přidávat stěny, podlahu a izolaci (vaše spisy).

Dobrá zpráva je, že systém spisovny může být tak obecný nebo tak podrobný, jak si přejete. Není nutné vytvářet složitý nebo obtížně pochopitelný systém, abyste mohli uspořádat své soubory.

Nejdůležitější je, abyste si vytvořili spolehlivý systém a drželi se ho po celou dobu používání vaší kartotéky. Smyslem uspořádání kartotéky je, abyste mohli snadno a pohodlně ukládat a vyhledávat soubory, které potřebujete!

Mějte na paměti: kdykoli se pustíte do vytváření kartotéky, vytváříte ji pro své budoucí já. Měli byste být schopni bez problémů a potíží najít to, co potřebujete. Nechcete přece strávit deset minut hledáním souboru nebo si lámat hlavu tím, že se budete snažit zapamatovat si organizační strukturu kartotéky.

Jedním z nejjednodušších způsobů uspořádání kartotéky je uspořádání souborů v abecedním pořadí. Je prostě něco uspokojivého na tom, když otevřete zásuvku kartotéky a vidíte složky úhledně uspořádané od A do Z, ať už jde o složky domácnosti, jména klientů nebo projekty.

Pokud se v oddělení organizace cítíte dobrodružněji a chcete si vytvořit vlastní systém pomocí kombinace informací o složkách, rozhodně tak učiňte. Pokud se rozhodnete pro tuto cestu, mějte na paměti, že budete muset svůj organizační systém jasně definovat a udržovat, abyste ve věcech udrželi pořádek.

Níže je uvedeno několik otázek, které byste si měli položit při sestavování svého systému archivace:

• Jak bude moje kartotéka využívána?
• Jaké typy souborů budu v kartotéce ukládat?
• Vyhovoval by mým potřebám jednoduchý nebo složitý systém archivace?
• Kde bude moje kartotéka uložena?
• Kdo jiný kromě mě bude moji kartotéku a soubory používat?

Vytvořte si seznam souborů.

Dalším krokem při organizaci kartotéky je vytvoření pracovního seznamu souborů, které budou v kartotéce uloženy. Tento krok vám pomůže uspořádat myšlenky a nakonec i soubory.

Vytáhněte si papír a pero a začněte vytvářet seznam názvů souborů, které budou ve skříni. Pro tuto první iteraci seznamu není nutná dokonalost: jednoduše si poznamenejte názvy souborů, které byste chtěli do své kartotéky zařadit, tak jak vás napadají. V případě potřeby se můžete podívat na blízké papíry, které vám pomohou určit typy souborů, které byste chtěli vytvořit.

Uveďme si několik jednoduchých příkladů, které vám pomohou: Pokud byste organizovali kartotéku na účty za domácnost, mohli byste vytvořit seznam s následujícími údaji: Účet za kabelovou televizi, účet za plyn, účet za elektřinu, účet za telefon, účet za vodu atd. Pokud byste organizovali kartotéku podle klientů, mohli byste vytvořit seznam s následujícími příjmeními klientů:

Vytvořte jasné a výstižné názvy souborů.

Třetím krokem při uspořádání kartotéky je vytvoření jasných a výstižných názvů souborů. Název souboru by měl jasně popisovat, co je uvnitř souboru obsaženo. Chcete, abyste byli schopni vidět název souboru a pochopit, co je v něm obsaženo, aniž byste museli soubor otevírat a nahlížet do jeho obsahu.

Soubor s chytrým názvem vám sice nyní může připadat zábavný, ale za několik měsíců můžete skončit zmatení nebo zmatení. V případě pochybností myslete chytře a jednoduše. Můžete například vytvořit seznam pomocí názvů nástrojů uvedených ve výše uvedené části. V tomto případě by se účet za kabel stal Alpha Cable, účet za plyn Beta Natural Gas, účet za elektřinu Gamma Electric atd.

Při vytváření názvů souborů se budete snažit vyhnout vytváření duplicitních názvů souborů a různých složek. Tyto typy souborů mohou v systému archivace způsobit spoustu problémů.

Duplicitní soubory vytvářejí doslova dvojnásobné množství práce; většinu času strávíte hledáním chybně umístěných nebo chybějících složek souboru. Různé složky se sice na první pohled mohou zdát pohodlné, ale velmi ztěžují vyhledávání důležitých informací.

Pokud jste si potvrdili konečný seznam názvů souborů, můžete je uspořádat podle svého systému archivace. Seznam můžete přepsat na stejný nebo samostatný list papíru, případně můžete použít řadu samolepicích papírků a uspořádat položky jednu po druhé. Tento bod můžete použít jako závěrečnou kontrolu, abyste se ujistili, že systém archivace a názvy souborů spolu dobře spolupracují.

Nakupte nebo shromážděte součásti kartotéky.

Dalším krokem při organizaci kartotéky je nákup nebo shromáždění všech součástí, které budete pro svou kartotéku potřebovat. To zahrnuje nákup nebo identifikaci kartotéky, kterou budete používat, a také sestavení položek, jako jsou pořadače, závěsné složky, záložky na závěsné složky (pokud je používáte), tužka, pero nebo fix. Pokud si chcete vytvořit štítky, můžete použít štítkovač, ale rozhodně to není nutné. Než nakoupíte položky online nebo v obchodě, porozhlédněte se doma nebo v kanceláři po existujících potřebách.

Myslíte si, že kartotéky nebo pořadače musí být fádní a nudné? V dnešní době můžete najít různé typy kancelářského nábytku a kancelářských potřeb v různých tvarech, barvách a vzorech. Od barevných kartoték přes zářivé přenosné pořadače až po složité a drzé manilové složky – pro každý vkus a rozpočet se něco najde. Při nakupování mějte oči otevřené a hledejte zábavné a barevné potřeby, které dodají vaší kartotéce trochu „popu“!“

Připravte si pořadače a závěsné složky.

Dále budete chtít začít připravovat pořadače a závěsné složky. Vezměte si několik pořadačů a závěsných složek a začněte je označovat podle seznamu(ů), který(é) jste si připravili výše. Pořadače můžete označit jakoukoli metodou, kterou uznáte za vhodnou: označení tužkou usnadňuje změnu nebo úpravu položek, zatímco při použití štítkovače může vše vypadat jednotněji.

Při přípravě pořadačů nespěchejte. Nechcete přece neúmyslně vytvořit duplicitní soubory nebo špatně označit položky. Začněte označením jedné složky se soubory a poté ji odložte stranou. Pokračujte v tomto procesu se zbývajícími složkami souborů.

Připravte si kartotéku.

Dalším krokem je příprava kartotéky. Vyjměte obsah kartotéky (pokud existuje) a prozatím jej umístěte na čistý rovný povrch. Pokud pracujete s prázdnou nebo zcela novou kartotékou, můžete do ní začít vkládat předem označené závěsné složky a pořadače podle svého systému spisů.

Po dokončení tohoto kroku byste měli mít několik prázdných pořadačů a složek připravených k přijetí papírů a dokumentů.

Vložení papírů do pořadačů.

Nyní je čas vložit papíry a dokumenty do příslušných pořadačů. Neváhejte se podle potřeby vrátit ke svému kartotéčnímu systému a seznamu složek, abyste si připomněli, co kam patří. Při ukládání dokumentů do složek byste měli dokumenty uspořádat buď v chronologickém, nebo obráceném chronologickém pořadí. To vám usnadní vyhledávání informací, když je budete potřebovat.

Pokud máte například řadu účtů za mobilní telefon z minulého roku, můžete je umístit v chronologickém pořadí od ledna, února, března atd. Stejné účty můžete také založit v obráceném chronologickém pořadí, takže první účet, který bude sedět v souboru, bude nejnovější účet, například listopad, říjen, září atd.

Možná budete muset strávit nějaký čas tříděním papírů, materiálů a dokumentů, abyste přiřadili podobné položky k podobným, ale základní struktura vašich souborů již existuje. Podívejte se na můj příspěvek o třídění papírů, kde najdete několik rychlých tipů, a přečtěte si tipy na dekompilaci papírů zde.

Nastavte si systém pro úspěšné zakládání dokumentů.

Máte obrovský stoh papírů, které je třeba založit? Mějte v blízkosti kartotéky koš, krabici nebo kontejner na dočasné uložení papírů. Můžete pak založit několik položek najednou, místo abyste je zakládali po částech. Možná si také budete chtít poblíž zřídit recyklační koš nebo skartovačku s kontejnerem, abyste se mohli snadno a správně zbavit starých nebo již neaktuálních papírů.

Nechejte své spisy hromadit; je mnohem snazší založit pět papírů najednou než pět set! Zvykněte si pravidelně zakládat dokumenty. Papíry můžete zakládat na konci dne, týdne nebo měsíce. Nejdůležitější je, aby vaše práce byla soustavná.

Plnění papírů můžete proměnit v produktivní úkol kdykoli během dne, kdy se tak rozhodnete, začít den vyplňováním, udělat si před obědem kousek spisu nebo si nechat vyplňování na chvíli, kdy si potřebujete odpočinout od stolu, protáhnout si nohy nebo dopřát své mysli odpočinek od práce, která vyžaduje hluboké přemýšlení a soustředění.

A co vy? Co je podle vás na udržování pořádku v kartotéce nejtěžší? Pojďme se podívat, zda vám nemůžeme pomoci. Zapojte se do konverzace a zanechte komentář níže!

Chcete pomoci s uspořádáním kartotéky? Pokud chcete pomoci s vyřazením a uspořádáním kartotéky, nabízím profesionální služby v oblasti organizování a koučování organizačního myšlení. Klikněte zde a dozvíte se více o tom, jak se mnou spolupracovat.

Zorganizujte se snadným způsobem! Moje elektronická kniha 31 snadných způsobů, jak se v novém roce zorganizovat, je plná rychlých tipů, které vám pomohou vnést do vašeho prostoru více pořádku. Klikněte sem a dozvíte se více.

.