Platbu na fakturu předkládá podnik k úhradě výrobků a služeb zakoupených od dodavatelů. Malé podniky nemusí pouze posílat faktury svým klientům, ale musí také platit faktury za služby a dodávky, které nakupují pro svůj provoz. Každá malá firma by měla mít důsledný systém úhrady faktur, který jí udržuje pořádek a zjednodušuje účetní proces malé firmy. Firmy by měly zajistit, aby své faktury platily včas, aby se vyhnuly poplatkům za pozdní platby a udržely si pevné vztahy se svými dodavateli.

Tato témata poskytují praktické tipy pro včasné placení faktur:

Tipy pro včasné placení faktur

Jak provést platbu faktury

Co je to platba faktury?

Tipy pro včasné placení faktur

Prohlédněte si faktury, jakmile je obdržíte

Nejlépe je zavést důslednou praxi prohlížení faktur, jakmile je obdržíte od svých dodavatelů, aby se neztratily a abyste měli detaily nákupu čerstvě v paměti. Když vám do firmy přijde faktura, zkontrolujte ji z následujících hledisek:

• Zkontrolujte datum splatnosti faktury: Všimněte si data splatnosti faktury, abyste se mohli ujistit, že termín nezmeškáte.
• Zkontrolujte poskytnuté zboží nebo služby: Přečtěte si položkový seznam zakoupených výrobků nebo služeb a ujistěte se, že se shoduje s tím, co jste skutečně obdrželi. Pokud tomu tak není, obraťte se na společnost a prodiskutujte s ní nesrovnalosti.
• Zkontrolujte celkové náklady:

Vyberte správný způsob platby

Zkontrolujte, jaké způsoby platby dodavatel přijímá, a vyberte způsob platby, který je pro vaši malou firmu nejchytřejší a nejpohodlnější. Pokud vám například vaše firemní kreditní karta umožňuje při každém použití inkasovat peníze zpět nebo odměny za cestování, může to být nejlepší volba pro platby faktur, pokud budete dbát na to, abyste účet za kreditní kartu vždy uhradili v době splatnosti.

Uspořádejte faktury podle platebního kalendáře

Nastavte si důsledný systém závazků pro sledování všech přijatých faktur podle data splatnosti. V aplikaci Excel si můžete vytvořit plán úhrad faktur, který je seřadí podle data splatnosti, nebo můžete použít cloudové účetní řešení, které vytvoří plán úhrad faktur. Frekvence, s jakou budete faktury platit, bude záviset na objemu faktur, které vaše firma obdrží: pokud obdržíte několik faktur v různých obdobích měsíce, může mít smysl platit faktury týdně, aby se v průběhu měsíce nehromadily.

Nastavení upomínek

Je důležité, abyste nepřehlédli nebo neztratili žádné přijaté faktury, abyste se vyhnuli placení poplatků z prodlení. Abyste mohli lépe zvládat všechny termíny splatnosti faktur, můžete si pro každou přijatou fakturu nastavit připomenutí. Nejjednodušší způsob, jak nastavit připomenutí úhrady faktury, je vytvořit upozornění v digitálním kalendáři, které vám připomene fakturu týden před datem splatnosti faktury.

Automatizace plateb faktur

Nejjednodušší a nejspolehlivější způsob, jak zajistit, aby vaše firma nikdy nezmeškala platbu faktury, je pokud možno automatizovat všechny platby faktur. Pomocí automatického placení faktur můžete naplánovat opakované platby faktur tak, aby se peníze automaticky strhávaly z vaší kreditní karty nebo bankovního účtu podle nastaveného platebního plánu. Tímto způsobem nemusíte na platby účtů vůbec myslet; vaše účty budou automaticky zaplaceny před termínem splatnosti faktury.

Využijte slevy za včasnou platbu

Poznamenejte si všechny své dodavatele, kteří nabízejí slevy za včasnou platbu, a vždy si naplánujte platby účtů tak, abyste tyto včasné termíny dodrželi. Je běžné, že firmy odměňují zákazníky za včasnou platbu tím, že nabízejí slevu z celkové částky faktury, pokud zákazník zaplatí v určitém termínu včasné platby. Podniky často nabízejí dvouprocentní slevu na faktury, pokud jsou zaplaceny do deseti dnů od data vystavení faktury, i když skutečná lhůta splatnosti může být až třicet dnů po datu vystavení faktury.

Držte se systému evidence faktur

Vytvořte si systém evidence faktur, který bude vyhovovat vašemu podnikání, abyste měli přehled o zaplacených fakturách, o tom, kdy a jak jste je zaplatili, a o celkové výši plateb. To vám pomůže vytvářet přesné účetní výkazy pro vaše podnikání. Je také dobré ukládat údaje o potvrzení platby pro případ, že by někdy vznikl spor s dodavatelem o to, zda byla faktura zaplacena.

Jak provést platbu faktury?

Chcete-li provést platbu faktury, musíte zvolit způsob platby, který je pro vaši malou firmu nejvhodnější. Zde jsou některé běžné způsoby úhrady faktur, z nichž si můžete vybrat:

Platba šekem

Platba šekem je levný a relativně bezpečný způsob úhrady faktur, ale může být časově náročná. Musíte vyplnit šek a adresovat obálku a poté platbu odeslat poštou, což vás připraví o čas na důležitější obchodní záležitosti.

Platba v hotovosti

Vyhněte se platbám v hotovosti u jakýchkoli velkých faktur, zejména pokud fakturu neplatíte osobně. Hotovost nenabízí žádnou jistotu, protože ji lze snadno odcizit nebo ztratit a není možné ji nahradit.

Online platba kreditní nebo debetní kartou

Online platby kreditní nebo debetní kartou jsou jednoduché na zpracování a šetří váš čas. A nejen to, online platby u renomovaných prodejců nabízejí několik úrovní zabezpečení a šifrování, aby byly vaše osobní údaje v bezpečí.

Platba mobilem

Platby mobilem jsou pohodlné a bezpečné, zejména pokud k vám prodejce přijede dokončit službu, například dodavatel. Při mobilních platbách můžete použít kreditní nebo debetní kartu k rychlé a bezpečné platbě prostřednictvím aplikace.

Automatická platba faktur

Pokud dodavatelé tuto možnost nabízejí, měli by malí podnikatelé zvážit nastavení automatické platby faktur, aby si mohli platby faktur naplánovat předem a zajistili si, že se s platbou nikdy neopozdí. Automatické platby faktur jsou rychlé a bezpečné. Musíte se jen ujistit, že na účtu spojeném s automatickou platbou účtů je vždy dostatek peněz, abyste nebyli postiženi sankcemi za přečerpání.

Co je to platba účtů?

Platba účtů online je služba nabízená bankami, která umožňuje podnikům rychle a snadno platit všechny své účty online. Online platby účtů vám ušetří čas a pomohou vám zaplatit faktury před jejich splatností. Zde jsou kroky k nastavení online platby účtů:

• Shromážděte všechny faktury, které potřebujete zaplatit, a také čísla souvisejících účtů.
• Zadejte jméno každého příjemce a číslo souvisejícího účtu do platformy pro online platby účtů vaší banky.
• Vyberte si, kdy chcete platbu faktury provést.
• Rozhodněte se, zda se bude jednat o jednorázovou platbu, nebo zda chcete pro daného příjemce nastavit opakované platby.
• Nastavte upomínky pro sledování termínů splatnosti faktur.