• Úvod do obchodních faktur
• Pět nejčastějších otázek o fakturách
• Co je to faktura?
• Jak se liší faktura od účtenky
• Proč je důležité fakturovat
• Typy faktur
• Online fakturace versus papírová fakturace
• Šablony faktur:
• Jak mít přehled o fakturách
• Jak rychle dostat zaplaceno
• Jak se vypořádat s pozdními plátci

Úvod

Úvod do obchodních faktur

Pokud vlastníte firmu, která se soustředí na klienty nebo služby, je fakturace velkou součástí hry. Tento průvodce vás provede všemi zákoutími fakturace – od šablon a pracovního postupu až po řešení problémů s pozdě platícími klienty. Odnesete si tipy a triky, díky nimž bude fakturování hračka.

FAQ

Pět nejčastěji kladených otázek o fakturách

1. Proč? Co je to faktura?

Faktura je záznam o položkách nebo službách, které jste poskytli svým zákazníkům, a způsob, jakým vám za tyto položky nebo služby mohou zaplatit.

Přečtěte si více o základech fakturace

2. Jak vytvoříte fakturu?

Square má připravenou profesionálně vypadající šablonu faktury, která obsahuje všechny podstatné fakturační údaje. Square Invoices umožňuje vytvářet, odesílat a spravovat faktury a platby přímo z ovládacího panelu Square. Více informací o tom, jak vytvořit fakturu, najdete zde.

3. Jak pošlete fakturu?

Prostřednictvím služby Square Invoices můžete posílat digitální faktury přímo do schránek zákazníků.

4. Jak spravujete faktury?

Nejjednodušší způsob, jak spravovat a sledovat faktury, je prostřednictvím online fakturačního systému. Fakturační software vám umožní rychle a snadno odesílat profesionální faktury přímo z počítače nebo mobilního zařízení. Zákazníci mohou zaplatit jediným kliknutím a vy můžete sledovat, kdo zaplatil a kdo se opozdil, na jednom centralizovaném panelu. Ruční úkony, jako je vedení účetnictví a číslování faktur, se tradičně provádějí na zadní straně, takže je snadné mít přehled o peněžních tocích. Více informací o správě faktur se dozvíte zde.

5. Jak vybrat správný fakturační systém?

Váš fakturační systém by měl umožňovat rychlé odesílání a sledování faktur. Vyberte si systém, který vám umožní bezproblémově vytvářet a rozesílat faktury klientům a snadno vybírat platby.

Deep Dive

Co je to faktura?

Nejprve základy. Faktura je záznam o zboží nebo službách, které poskytujete svým klientům a zákazníkům, a způsob, jakým vám mohou za toto zboží nebo služby zaplatit. Pokud jste dodavatel, který opravil střechu, vizážista, který stylizoval focení, nebo pekař, který zajistil občerstvení na akci, je pravděpodobné, že budete muset poslat fakturu.

Jak se liší faktura od účtenky?

Faktury (a účty) jsou právně vymahatelné dokumenty, které slouží k vyžádání platby od klientů nebo zákazníků. Často jsou opatřeny dohodnutými podmínkami, například datem splatnosti platby za poskytnuté služby. Účtenka je dokumentace o přijetí platby, která opravňuje k prodeji a kterou lze použít jako doklad o vlastnictví.

Proč je důležité fakturovat

Důkladné zvládnutí všeho, co se týká fakturace, je pro úspěch vašeho podnikání nejdůležitější. Pokud necháte věci na vedlejší koleji nebo máte neuspořádaný proces fakturace, mohlo by to vyslat signál, že jste neprofesionální. Zvláště pokud se zabýváte nákladnými projekty (například pokud jste organizátorem akcí nebo dodavatelem), není to zrovna dobré pro vaši značku – ani pro získání stálých zákazníků.

Správný proces fakturace a pracovní postup je také zásadní pro správu vašeho účetnictví. Pokud necháte faktury hromadit nebo pokud je tento proces pro vaše klienty nepřehledný, je pravděpodobné, že vaše faktury budou uhrazeny za příliš dlouhou dobu. To je špatná zpráva, pokud jde o řízení peněžních toků, a velký problém, pokud jde o vaše účetnictví. Fakturace je také nesmírně důležitá z daňových důvodů. Když máte vlastní firmu, musíte vést pečlivou evidenci všech příchozích a odchozích peněz – což zahrnuje i kopie všech faktur.

Pokud tedy teprve začínáte (nebo pokud jste již zavedeni a máte problém udržet si přehled), vyplatí se vám věnovat nějaký čas učení, jak profesionálně a efektivně fakturovat. Váš hospodářský výsledek (a váš účetní) vám poděkuje.

Typy faktur

V závislosti na vašem podnikání nebo službách, které poskytujete, mohou mít smysl různé typy faktur. Zde jsou některé běžné formy faktur:

Návrh (nebo nabídka)

Pokud provádíte rozsáhlou zakázku, možná budete chtít vytvořit návrh nebo nabídku práce. Mělo by v ní být podrobně popsáno, kolik očekáváte, že budou služby stát, až bude vše hotovo. Nezapomeňte dát všem jasně najevo, že se jedná o odhady prací, nikoli o konečnou cenu.

Průběžné faktury

Může mít smysl vystavovat průběžné faktury, které umožní klientům nebo zákazníkům platit za části práce najednou, a ne jednorázově, když je vše hotovo. Po průběžných fakturách by měla následovat jedna konečná faktura s podrobným popisem veškeré práce (a toho, co bylo zaplaceno).

Příležitostné faktury

Pokud máte firmu, která pro klienty vykonává pravidelnou, opakující se práci (například pokud jste hospodyně nebo venčitelka psů), můžete chtít posílat opakující se faktury v pravidelných (dohodnutých) intervalech (například týdně nebo měsíčně).

Opakované platby lze snadno nastavit pomocí služby Square Invoices a zjednodušují fakturaci tím, že zajišťují, že dostanete zaplaceno každý měsíc, týden, den nebo dokonce rok.

Závěrečné faktury

Závěrečná faktura podrobně popisuje všechny služby poskytnuté v rámci konkrétní zakázky nebo projektu. Pokud byly v průběhu projektu vystavovány průběžné faktury, měla by je závěrečná faktura uvádět, stejně jako konečnou dlužnou částku. Co všechno byste měli na závěrečné faktuře uvést, probereme v jedné z dalších kapitol.

Faktury po splatnosti

Pokud klient fakturu nezaplatil, může být nutné zaslat další fakturu na případné poplatky vyplývající z opožděných plateb (které byly dříve podrobně popsány ve vašich obchodních podmínkách).

Online fakturace versus papírová fakturace

Zasílání papírového výtisku zákazníkovi je jednou z možností. Mnohem efektivnější, pohodlnější a ekologičtější cestou je však online fakturace. Volba softwaru pro online fakturaci má několik velkých výhod. Zde je několik z nich:

Rychlejší platby

Pošta je, no, pomalá. Doba vyřízení platby poštou je tedy ze své podstaty pomalá. Navíc pokud zákazník platí šekem, může chvíli trvat, než se peníze zúčtují, zatímco platby kreditní nebo debetní kartou jsou obvykle připsány na váš účet během několika pracovních dnů.

S aplikací Square Invoices můžete svým zákazníkům posílat profesionální faktury přímo do e-mailových schránek, kde mají možnost zaplatit pouhým kliknutím. Faktury se službou Square můžete také odesílat přímo z mobilního zařízení pomocí aplikace pro fakturaci, což se hodí, když jste v terénu. Možnost odeslat fakturu ihned po dokončení zakázky pomáhá vyhnout se zbytečné administrativě zpět u počítače a urychluje dobu, za kterou obdržíte platbu. Šedesát sedm procent faktur zaslaných prostřednictvím služby Square je zaplaceno během následujícího pracovního dne.

Online fakturace může výrazně omezit časově náročné administrativní úkony a pomoci zajistit včasné platby.

Zlepšení cash flow

O cash flow jsme hovořili dříve a dalším způsobem, jak zmírnit případné problémy, je zvolit online faktury. Rychlejší platby znamenají větší pravděpodobnost, že zůstanete v plusu.

Snadnější správa

Papírové faktury mají tendenci se hromadit – nebo se ztrácet v hlubinách kartoték. Square Invoices automaticky ukládá všechny vaše faktury do panelu Square Dashboard, takže je snadno najdete, když na ně potřebujete odkázat. Je také mnohem snazší je sledovat. Nástroj automaticky filtruje faktury podle toho, co bylo zaplaceno a co zůstalo neuhrazeno, takže rychle zjistíte, které klienty musíte sledovat.

Rychlé odesílání

Faktury můžete pomocí služby Square odesílat přímo z mobilního zařízení (v pomocí aplikace pro fakturaci, což se hodí, když jste v terénu. Možnost odeslat fakturu ihned po dokončení zakázky vám pomůže vyhnout se zbytečné administrativě zpět u počítače.

Šablony faktur: Co do nich zahrnout

Začněte s profesionální šablonou

Faktury Square obsahují profesionálně vypadající šablonu, do které můžete vyplnit všechny relevantní informace týkající se projektu nebo zakázky. Jdeme také o krok dál a zahrnujeme oblast, kde může zákazník snadno zanechat spropitné nebo poslat zpětnou vazbu. Nejste připraveni přejít na fakturační software? Square nabízí ke stažení také bezplatné šablony faktur.

Co uvádět na faktuře

Ačkoli se to, co uvádět na faktuře, může lišit podle typu podnikání (například zubař může chtít uvádět kódy zákroků z důvodu pojištění), existuje několik obecných osvědčených postupů.

Vždy byste měli dbát na to, abyste uvedli následující údaje:

• Jméno vaší firmy a kontaktní údaje
• Jméno vašeho zákazníka
• Číslo faktury (pro vaši evidenci)
• Datum a podmínky (konkrétně uveďte dobu, po kterou očekáváte zaplacení)
• Cenu a popis položek (a také množství)
• Daň, poplatky a slevy.

Přehledné rozepsání všeho pomáhá zefektivnit vaše účetnictví a usnadňuje zákazníkům prolistování a pochopení faktury. Chcete-li se blíže podívat na faktury podle odvětví, zde najdete několik příkladů faktur podle odvětví.

Vynaložení času předem na zavedení škálovatelného pracovního postupu fakturace vám může z dlouhodobého hlediska ušetřit čas i peníze.

Jak sledovat faktury

Pokud jde o proces fakturace, měli byste mít vše pevně v rukou. To znamená zavést systémy, které zajistí včasné a organizované odesílání faktur a přijímání plateb. Zde je několik tipů, které vám pomohou řídit pracovní postup při vystavování faktur:

Odesílejte faktury rychle

Pokud fakturu neodešlete, nedostanete zaplaceno. Prvním pravidlem správy faktur je tedy odesílání faktur ihned po dokončení zakázky. To lze snadno provést pomocí aplikace Square Invoices, která umožňuje vytvářet a odesílat faktury přímo z fakturační aplikace Square přímo na místě.

Odesílejte faktury správným lidem

Někdy to není skutečný klient, kdo se o fakturu stará. Možná je to účetní, který vede účetnictví, nebo je to ve skutečnosti rodič, který platí ty svatební květiny. Pomocí služby Square Invoices můžete poslat e-mail jak klientovi, tak tomu, kdo skutečně platí, abyste mohli co nejrychleji dostat své peníze.

Používejte online fakturaci

Online fakturace pomáhá zabránit tomu, aby se věci „ztratily v poště“. Vzhledem k tomu, že faktury online jsou zasílány digitálně, klienti je vždy snadno najdou – stačí, když budou hledat ve své schránce (a ne v hromadě nevyžádané pošty).

Nastavte křišťálově jasné podmínky

Předem i na konečné faktuře musíte jasně nastínit své podmínky. To se týká i případných poplatků z prodlení spojených s opožděnými platbami. Mít vše písemně je klíčem k tomu, abyste předešli nepříjemným vratkám.

Mějte organizační systém

Měli byste mít záznamy o všech fakturách na jednom přehledném místě. To je zásadní nejen pro vedení účetnictví a daňové účely, ale také pro udržení přehledu. S aplikací Square Invoices máte vše uloženo přímo na ovládacím panelu a seřazeno podle stavu.

Jak rychle dostat zaplaceno

Do dnešního dne byly prostřednictvím Square Invoices zaplaceny miliony dolarů. Na základě některých trendů a údajů, které jsme zaznamenali, uvádíme několik věcí, které můžete udělat, abyste zajistili, že vaše faktury budou rychle zaplaceny.

Využijte tyto chytré strategie k zajištění rychlého a bezproblémového zaplacení vašich faktur.

• Zasílejte faktury klientům ve čtvrtek. Zjistili jsme, že u faktur odeslaných ve čtvrtek je nejvyšší pravděpodobnost, že budou zaplaceny do dvou dnů.
• Přizpůsobte si datum splatnosti každé faktury. Pomocí služby Square Invoices můžete přidat zprávu pro příjemce s žádostí, aby zákazník vystavil platbu po jejím obdržení. To může vést k rychlejšímu vracení plateb.
• Vyhněte se vystavování faktur klientům v neděli. Lidé s nejmenší pravděpodobností zaplatí fakturu přijatou v neděli – je to koneckonců nejlínější den v týdnu.

Jak se vypořádat s opozdilci

Je to běžné – lidé zapomínají platit. Ale Square Invoices umožňuje mimořádně snadné sledování vašich neplatičů. Protože je vše na panelu Dashboard seřazeno podle toho, co bylo zaplaceno a co ne, můžete rychle vstoupit a stisknout tlačítko Resend pro každého, kdo by mohl potřebovat připomenutí. To vám ušetří čas, který byste museli věnovat sepisování několika nepříjemných e-mailů. Další tipy, jak dosáhnout zaplacení opožděných faktur, najdete v našem článku Tři (taktické) způsoby, jak přimět klienty k zaplacení nezaplacených faktur.

Začněte s fakturami Square

Získejte zaplaceno rychleji s online fakturami.

Posílejte faktury pomocí služby Square

.