Stalo se vám někdy, že jste odešli z porady a nevěděli, co dál? Co když jste strávili hodiny nad návrhem, abyste před týdnem zjistili, že se směr změnil?

Proč je tedy komunikace důležitá? Inu, je to jedna z prvních věcí, které se učíme, když vyrůstáme (máme dokonce diplomy z komunikace), a stále se ukazuje, že je to jedna z nejtěžších dovedností, kterou je třeba zdokonalit. Přesto je nepopiratelně nezbytná pro vedení a řízení úspěšného týmu.

Vedoucí, který nedokáže nastavit očekávání, bude mít v týmu chaos. Termíny se budou nedodržovat. Vzniknou hádky o to, kdo co udělal nebo kdo to měl udělat. Proti tomuto selhání komunikace se pořádá nespočet schůzek, které však nakonec skončí jen ztrátou času všech zúčastněných.

Nemusíte se bát. Máme pro vás několik tipů pro efektivní komunikaci, které byste měli mít na paměti, až budete příště poskytovat zpětnou vazbu nebo přemýšlet o naplánování takové schůzky. Dozvíte se, jak zlepšit komunikační dovednosti na pracovišti i mimo něj.

Mluví se příliš mnoho

Použijeme několik nástrojů a taktik používaných každý den, aby komunikace byla co nejjednodušší. Kromě toho také plánujeme schůzky na schůzkách, abychom vyjádřili svou práci, nápady a cíle.

Fungují však všechny tyto iniciativy k prosazení efektivní komunikace? Podle našeho průzkumu řízení práce se více než čtvrtina zaměstnanců účastní 6 a více schůzek týdně. Pouze 46 % z nich však tvrdí, že ze schůzky odcházejí s jasnou představou o tom, co mají dělat dál.

Co tedy děláme špatně? Příliš mnoho mluvení, málo naslouchání.

Dobří antropologové se objeví na scéně a jednoduše sbírají zpětnou vazbu. Místo aby měli pocit, že musí něco dokazovat, kladou otázky a pozorně naslouchají odpovědím. Ale na většině schůzek to tak není.

Vždy se najde jeden nebo dva lidé, kteří na schůzce dominují, protože bojují o to, aby jejich myšlenky byly slyšet. Na těchto setkáních se podporuje sdílení. Když se však zbytek místnosti nedostane ke slovu nebo má pocit, že je nikdo neposlouchá, máte problém.

Zkuste to: Zkuste se zamyslet: Co by udělal antropolog? Na příští schůzce se zaměřte na vytvoření dialogu oproti monologu. Na začátku schůzky si dejte tři minuty (pokud to bude nutné, načasujte si je) na to, abyste pohovořili o účelu schůzky a o všech myšlenkách, které jste měli předem. Po uplynutí těchto tří minut dejte slovo všem ostatním a jen naslouchejte. Účastníci tak budou mít pocit, že si jejich nápadů vážíte, a vy si budete moci procvičit naslouchání, místo abyste přemýšleli, co říct dál.

Je to příliš roztříštěné

Takže jste vypracovali zprávu, která by měla být do konce týdne připravena k návrhu. Pošlete ji e-mailem všem klíčovým zúčastněným stranám a několika dalším, jejichž příspěvky potřebujete. Jeden po druhém začnete dostávat zpětnou vazbu.

Některé připomínky jsou rozptýleny v různých verzích vašeho sdíleného dokumentu. Některé z nich v rámci e-mailového vlákna. Jeden člověk za vámi přijde do kanceláře a řekne vám, co by chtěl změnit.

Začínáte dostávat další zpětnou vazbu prostřednictvím IM a telefonátů. Blíží se konec týdne a vy místo odeslání zprávy k návrhu organizujete zpětnou vazbu. Zní vám to povědomě?“

S tolika různými typy komunikace a komunikačními prostředky může být práce na plný úvazek už jen uspořádání zpětné vazby, zapracování myšlenek a nápadů všech. Je téměř nemožné získat stručnou a použitelnou zpětnou vazbu od zúčastněných stran bez jediného místa, kde by byla uložena veškerá zpětná vazba k danému projektu.

Zkuste to: Investujte do nástroje, který vám umožní soustředit veškerou komunikaci týkající se konkrétního projektu na jediné dostupné místo. Tento jediný zdroj pravdy bude záchranou při shromažďování a realizaci nápadů a zpětné vazby. Nakonec vám ušetří spoustu času, který jste dříve strávili organizováním a skládáním všeho dohromady.

Udržujte veškerou komunikaci na jednom místě. Spusťte si bezplatnou zkušební verzi aplikace Wrike.

Je v tom skrytý motiv

Stalo se vám někdy, že jste byli na schůzce, kde jste měli pocit, že lidé mluví ve svůj vlastní prospěch, a ne ve prospěch firmy? Nebo jste zažili konflikt se zaměstnancem a záměrně jste s ním přestali spolupracovat?“

To je výsledek toho, že jste se nechali něčím negativně ovlivnit ve způsobu komunikace. Nakonec všichni v konečném důsledku směřujete ke stejnému cíli a musíte spolupracovat. Pro dobrou komunikaci je nezbytné podporovat místo spolupráce, kde je každý podporován a cítí, že má svůj hlas.

Podle Dana Scalca, zakladatele a marketingového ředitele společnosti Digitalux: „Nedržte svůj status nad ostatními lidmi a nepoužívejte jako motivaci nátlak nebo strach. Místo toho se soustřeďte na to, abyste do každé situace, která nastane, vnášeli upřímný, pozitivní přístup bez ega. Sloužit jako roztleskávač místo autokrata pomáhá udržovat morálku a může dokonce usnadnit kreativitu a efektivní řešení problémů.“

Zkuste to: Na začátku projektu nebo schůzky si napište cíle na nejvyšší úrovni. Kdykoli pořádáte schůzku a dojde ke konfliktu nebo k rozporuplné zpětné vazbě na projekt, který se vám vymyká z rukou, podívejte se zpět na své cíle na vysoké úrovni a zeptejte se sami sebe: Pomáhá nám to dosáhnout našich cílů? To vám umožní udělat krok zpět a zhodnotit, co je vlastně konstruktivní a co je třeba řešit.

Není důvěra

Nedodržení termínů nebo nesplnění slibu může narušit důvěru vašeho týmu ve vás. Pokud jste někdo, kdo příliš slibuje a málo plní, váš tým se na vás nemůže spolehnout. I když máte pocit, že děláte pravý opak a slibujete málo a plníte příliš, stále nejste upřímní a poškozujete tím komunikaci v celém týmu.

„Nic lidi nenaladí rychleji, než když cítí BS,“ říká Karin Hurtová, autorka a zakladatelka společnosti Let’s Grow Leaders. „Pokud chcete, aby vám lidé skutečně naslouchali, ujistěte se, že mohou věřit tomu, co říkáte. Kultura skutečné komunikace může vzniknout pouze tehdy, když se lidé mohou spolehnout na upřímnost jeden druhého. Podporujte transparentnost a říkání pravdy, počínaje těmi nejvyššími.“

Zkuste to: Buďte upřímní – je to tak jednoduché. Sdělte podrobnosti, pokud je znáte, řekněte, že je neznáte, pokud je neznáte. Pořádejte pravidelné individuální schůzky, když je to nutné, a na těchto schůzkách buďte vždy co nejtransparentnější. Váš tým ocení vaši otevřenost a upřímnost a odmění vás důvěrou a tvrdou prací.

Další čtení o tom, jak zlepšit komunikační dovednosti:

• 5 základních komunikačních dovedností, které katapultují vaši kariéru:
• 14 osvědčených způsobů, jak zlepšit své komunikační dovednosti:
• 6 strategických způsobů, jak zefektivnit komunikaci ve vašem týmu: Hledáte způsob, jak omezit veškerý hluk? Přečtěte si tento článek o tom, jak lze přidělením konkrétních rolí a vytvořením slovníčku pojmů udržet komunikaci v týmu přehlednou a stručnou.
• 9 způsobů, jak zlepšit komunikaci v práci:

Tento článek nabízí užitečné tipy a dokonce i několik nápadů, co byste mohli říct, abyste podpořili lepší komunikaci ve svém týmu.