¿Necesita ayuda para organizar un archivador en su casa u oficina?

¿Se pregunta cómo debe guardar todos sus archivos y documentos?

Organizar un archivador parece que debería ser un proyecto de organización relativamente sencillo.

Redondea sus papeles, los coloca en carpetas de manila, desliza esas carpetas en archivos colgantes y luego deja caer el lote en su gabinete.

Fácil, ¿verdad?

En realidad, organizar un archivador es mucho más de lo que crees.

No estás organizando los archivos por pura diversión… estás organizando los archivos para poder consultarlos en el futuro.

En cierto modo, el proceso de organizar un archivador es como hacer un plan para un viaje futuro.

La única diferencia es que el viaje lo harás en algún momento desconocido del futuro, ya sean dos semanas, dos años o incluso dos décadas.

Con más razón debes tener mucho cuidado al organizar tus archivos.

En este post, te ofrezco varios consejos para que organizar un archivador según tus necesidades sea muy fácil.

Estos consejos están destinados a darle un marco sólido cuando se trata de organizar su gabinete.

Puede utilizar estos consejos para organizar cualquier tipo de gabinete de archivo: un gabinete de archivo de la oficina en casa, un gabinete de archivo de trabajo, un gabinete de archivo de la escuela, un gabinete de archivo de la pequeña empresa, y mucho más.

Crear un sistema de archivo.

El primer paso en la organización de un gabinete de archivo es crear un sistema de archivo. Este sistema será el alma de su archivador y será el método por el que archivará y guardará sus papeles y documentos.

Puede pensar en este proceso de forma similar a la de establecer el marco de una nueva casa. Es necesario tener la estructura de la casa (el sistema de archivo) antes de empezar a añadir las paredes, el suelo y el aislamiento (los archivos).

La buena noticia es que el sistema de archivo puede ser tan general o tan detallado como se desee. No es necesario crear un sistema complejo o difícil de entender para organizar sus archivos.

Lo más importante es que cree un sistema fiable y lo mantenga durante todo el tiempo de uso de su archivador. El objetivo de organizar su archivador es poder almacenar y localizar fácil y cómodamente los archivos que necesita.

Tenga en cuenta que cuando se propone crear un sistema de archivado, lo está creando para su futuro. Debe ser capaz de encontrar lo que necesita sin problemas ni dificultades. No querrá pasar 10 minutos localizando un archivo o devanándose los sesos intentando recordar la estructura organizativa de su archivador.

Una de las formas más sencillas de organizar un archivador es organizar los archivos por orden alfabético. Hay algo satisfactorio en abrir un cajón del archivador y ver los archivos ordenados de la A a la Z, para los archivos de la casa, los nombres de los clientes o los proyectos.

Si se siente más aventurero en el departamento de organización y desea construir su propio sistema utilizando una combinación de información de archivo, por todos los medios hágalo. Si opta por esta vía, tenga en cuenta que tendrá que definir claramente y mantener su sistema de organización para mantener las cosas en orden.

Aquí tiene algunas preguntas que debe hacerse mientras construye su sistema de archivo:

• ¿Cómo se utilizará mi archivador?
• ¿Qué tipos de archivos almacenaré en mi archivador?
• ¿Qué sistema de archivo simple o complejo se adapta a mis necesidades?
• ¿Dónde se guardará mi archivador?
• ¿Quién más, aparte de mí, utilizará mi archivador y mis archivos?

Haga una lista de archivos.

El siguiente paso en la organización de un archivador es crear una lista de trabajo de los archivos que se almacenarán dentro del archivador. Este paso le ayudará a organizar sus pensamientos y, en última instancia, sus archivos.

Saque un trozo de papel y un bolígrafo, y empiece a hacer una lista con los nombres de los archivos que irán en su armario. La perfección no es necesaria para esta primera iteración de la lista: simplemente anote los nombres de los archivos que le gustaría incluir en su archivador a medida que se le ocurran. Si lo necesita, puede consultar papeles cercanos que le ayuden a identificar los tipos de archivos que le gustaría crear.

Aquí tiene algunos ejemplos sencillos que le ayudarán: si estuviera organizando un archivador para las facturas del hogar, podría crear una lista con lo siguiente: Factura del cable, factura del gas, factura de la luz, factura del teléfono, factura del agua, etc. Si organizara un archivador por clientes, podría crear una lista con los siguientes apellidos de clientes: Astor, Brown, Jones, Smith, Thompson, etc.

Crear nombres de archivos claros y concisos.

El tercer paso para organizar un archivador es crear nombres de archivos claros y concisos. Un nombre de archivo debe describir claramente lo que contiene el archivo. Usted quiere ser capaz de ver el nombre del archivo y entender lo que contiene sin tener que abrir el archivo y mirar dentro del contenido.

Aunque un archivo con un nombre inteligente puede parecer divertido ahora mismo, pero dentro de unos meses, puede acabar desconcertado o confundido. En caso de duda, piensa de forma inteligente y sencilla. Por ejemplo, puedes crear una lista utilizando los nombres de las utilidades que aparecen en la sección anterior. En este caso, la factura del cable se convertiría en Alpha Cable, la factura del gas se convertiría en Beta Natural Gas, la factura de la electricidad se convertiría en Gamma Electric y así sucesivamente.

A medida que desarrolle sus nombres de archivos, querrá hacer todo lo posible para evitar la creación de nombres de archivos duplicados y carpetas de archivos diversos. Este tipo de archivos puede causar muchos problemas en un sistema de archivo.

Los archivos duplicados crean literalmente el doble de trabajo; pasará la mayor parte de su tiempo buscando componentes de archivos extraviados o perdidos. Aunque las carpetas misceláneas pueden parecer cómodas a primera vista, dificultan enormemente la recuperación de información importante.

Una vez que haya confirmado el nombre de su lista final de archivos, puede organizar los nombres de los archivos de acuerdo con su sistema de archivo. Puede escribir su lista de nuevo en el mismo papel o en otro, o utilizar una serie de notas adhesivas para organizar los elementos uno por uno. Puede utilizar este punto como una comprobación final para asegurarse de que el sistema de archivado y los nombres de los archivos funcionan bien entre sí.

Comprar o reunir los componentes del archivador.

El siguiente paso para organizar su archivador es comprar o reunir todos los componentes que necesitará para su archivador. Esto incluye comprar o identificar el archivador que utilizará, así como reunir elementos como carpetas de archivos, carpetas colgantes, pestañas para carpetas colgantes (si las utiliza), lápiz, bolígrafo o rotulador. Puedes utilizar un rotulador si quieres crear etiquetas, pero no es necesario. Busque en su casa u oficina los suministros existentes antes de comprar artículos en línea o en la tienda.

¿Piensa que los archivadores o las carpetas de archivos tienen que ser sosos y aburridos? Hoy en día, puedes encontrar diferentes tipos de muebles y suministros de oficina en una variedad de formas, colores y patrones. Desde archivadores de colores, pasando por carpetas de archivos portátiles brillantes, hasta carpetas manila intrincadas y atrevidas, hay algo para todos los gustos y presupuestos. Mantenga los ojos abiertos mientras compra suministros divertidos y coloridos para añadir un poco de «pop» a su archivador.

Prepare las carpetas de archivo y los archivos colgantes.

A continuación, querrá empezar a preparar sus carpetas de archivo y el archivo colgante. Coge un montón de carpetas de archivo y colgantes y empieza a etiquetarlas según la(s) lista(s) que preparaste anteriormente. Puede etiquetar los archivos utilizando el método que considere oportuno: etiquetar con un lápiz facilita el cambio o la edición de los elementos, mientras que utilizar un rotulador puede hacer que las cosas parezcan más unificadas.

Tómese su tiempo al preparar sus carpetas de archivos. No querrá crear involuntariamente archivos duplicados ni etiquetar mal los elementos. Comience por etiquetar una carpeta de archivos y luego déjela a un lado. Continúe el proceso con el resto de sus carpetas de archivos.

Prepare su archivador.

El siguiente paso es preparar su archivador. Retire el contenido de su archivador (si lo hay) y colóquelo en una superficie limpia y plana por el momento. Si está trabajando con un archivador vacío o nuevo, puede empezar a colocar los archivos y carpetas colgantes preetiquetados en el archivador de acuerdo con su sistema de archivos.

Cuando termine con este paso, debería tener varios archivos y carpetas de archivos vacíos listos para recibir papeles y documentos.

Coloque los papeles en las carpetas de archivos.

Ahora es el momento de colocar sus papeles y documentos en las carpetas adecuadas. No dudes en consultar tu sistema de archivado y tu lista de archivos cuando lo necesites para recordar qué va en cada lugar. Cuando coloques los papeles en las carpetas, debes organizarlos en orden cronológico o cronológico inverso. Esto facilitará la recuperación de la información cuando la necesite.

Por ejemplo, si tiene una serie de facturas de teléfono móvil del año pasado, puede colocarlas en orden cronológico de enero, febrero, marzo, etc. También puedes archivar estas mismas facturas en orden cronológico inverso, de modo que la primera factura que se encuentre en el archivo sea la más reciente, como noviembre, octubre, septiembre, etc.

Puede que tengas que dedicar algo de tiempo a clasificar papeles, materiales y documentos para hacer coincidir elementos similares con similares, pero la estructura esencial de tus archivos ya está ahí. Consulta mi post sobre la clasificación de papeles para obtener algunos consejos rápidos aquí y lee sobre los consejos para el desorden del papel aquí.

Establezca un sistema para archivar con éxito.

¿Tiene una enorme pila de papeles que necesita ser archivada? Mantenga una cesta, una caja o un contenedor cerca de su archivador para almacenar temporalmente los papeles. Así podrá archivar varios elementos a la vez, en lugar de hacerlo por partes. También puede colocar cerca una papelera de reciclaje o una trituradora con un contenedor para facilitar la eliminación adecuada de los papeles viejos u obsoletos.

Evite dejar que sus archivos se acumulen; es mucho más fácil archivar cinco papeles de una vez que quinientos. Acostúmbrese a archivar papeles con regularidad. Puedes archivar papeles al final del día, de la semana o del mes. Lo más importante es asegurarse de que el trabajo es consistente.

Puedes convertir el archivado de papeles en una tarea productiva en cualquier momento del día que elijas, empezar el día archivando, hacer un poco de archivado antes de la comida o dejar el archivado para cuando necesites descansar de tu escritorio, estirar las piernas o dar a tu mente un descanso del trabajo que requiere pensamiento profundo y concentración.

¿Y tú? Qué te parece lo más difícil de mantener un archivador organizado? A ver si podemos ayudarte. Únete a la conversación y deja un comentario abajo!

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