Los autónomos y otras personas que operan sus negocios desde casa a menudo pueden reclamar una deducción fiscal por sus gastos de oficina en casa. Se aplican algunas reglas, pero no son especialmente gravosas. También puede tener una serie de otros gastos de negocios y activos que puede depreciar o reclamar como deducciones de la Sección 179.
Las reglas para reclamar los gastos de oficina
Tomar una deducción para una oficina en casa es un beneficio significativo de ser autónomo. Usted puede convertir una parte de sus gastos personales en un gasto de negocio deducible de impuestos sujeto a algunas reglas.
- Usted no puede deducir más que su beneficio neto del negocio después de reclamar otras deducciones relacionadas con el trabajo. Por ejemplo, usted está limitado a una deducción de $ 2,000 si sus gastos de oficina resultan ser $ 3,000, pero sólo ganó $ 2,000. Cualquier parte no utilizada de su deducción de la oficina en casa puede ser trasladada al siguiente año fiscal para que no se pierda.
- Su espacio de oficina debe ser utilizado sólo para fines comerciales. No se puede considerar una «oficina» si se utiliza también como sala de televisión de la familia. El Servicio de Impuestos Internos llama a esto «uso regular y exclusivo»
- Su espacio de oficina debe ser su lugar principal de negocios. En otras palabras, usted dirige su operación independiente desde ese lugar. Sin embargo, esto no significa necesariamente que no puedas atender a los clientes en otro lugar. Usted sólo tiene que gestionar su negocio desde su oficina en casa en lugar de en cualquier otra ubicación.
Calcular sus gastos de oficina en casa
Usted puede reportar la deducción de la oficina en casa en el formulario federal 8829, «Gastos por el uso comercial de su casa». Este formulario se presenta junto con el Anexo C, «Ganancias o pérdidas de su negocio», en su formulario personal 1040.
En primer lugar, debe determinar el porcentaje de sus gastos totales que se asignan a su negocio. Usted puede calcular este porcentaje en una de dos maneras:
- Porcentaje de pies cuadrados: Mida el tamaño de su oficina en casa, y mida el tamaño total de su casa. La relación de los dos dará su porcentaje de oficina en casa. Usted puede reclamar el 20% de los gastos de su hogar si su oficina ocupa el 20% del espacio total de su casa.
- Número de habitaciones: Cuente el número de habitaciones de su casa. El porcentaje de su oficina en casa será uno dividido por el número de habitaciones que tenga.
Todas las habitaciones de su casa deben ser casi del mismo tamaño si utiliza el segundo método.
Gastos domésticos permitidos
Los gastos domésticos permitidos incluyen el alquiler, los intereses de la hipoteca -aunque no la parte principal de los pagos de la hipoteca-, el impuesto sobre bienes inmuebles, el seguro del inquilino o del propietario, las cuotas de la asociación de propietarios, los servicios públicos y las reparaciones. Por ejemplo, podría deducir 3.840 dólares del alquiler que pagó a lo largo del año si paga 1.600 dólares al mes y su oficina representa el 20% de los metros cuadrados totales de su apartamento: 1.600 dólares por 12 meses por 20%. Podrías deducir 240 dólares o el 20% por la electricidad si tus facturas de electricidad durante el año ascendieran a 1.200 dólares.
Llegarías a una deducción de 4.080 dólares, y aún no has incluido el seguro del inquilino ni la factura del gas.
La Opción Simplificada
El IRS introdujo un segundo método, mucho más simple, para calcular la deducción de su oficina en casa a partir del año fiscal 2013. Apropiadamente titulado la «Opción Simplificada», funciona a $ 5 por pie cuadrado del negocio u oficina en su casa. Por desgracia, tiene un límite de 300 pies cuadrados. Podría ahorrarle un montón de registros tediosos si su espacio de trabajo es más pequeño que esto, pero de lo contrario, podría estar limitando su deducción a menos de lo que podría ser.
Es posible que desee hacer cálculos aproximados de ambas maneras, una vez usando el método simplificado y otra vez usando el método regular, para averiguar cuál llega a la mayor deducción y tiene más sentido para usted.
Deducción de sus activos de negocios: Depreciación
No puede deducir un porcentaje de la parte principal de los pagos de su hipoteca, pero puede depreciar una parte del coste de su casa si es propietaria. También puede deducir el coste de cualquier reparación realizada directamente en el área de su oficina.
Desgraciadamente, cualquier depreciación que realice en la casa producirá ganancias imponibles a través de la recaptura de la depreciación cuando y si alguna vez la vende.
También puede depreciar los activos empresariales. Un activo comercial es cualquier propiedad con una vida útil de más de un año que usted utiliza para producir ingresos. Los ordenadores, los programas de software y el mobiliario de oficina son buenos ejemplos.
Tiene dos opciones para contabilizar estas compras:
- Puede deducir el coste total de la compra en el año en que adquiere el activo.
- Puede repartir el coste de la compra a lo largo de varios años.
Ambas opciones implican calcular su gasto en el formulario 4562, Depreciación y Amortización. Se conoce como una deducción de la Sección 179 y se calcula en la Parte 1 del Formulario 4562 si desea tomar la deducción completa en el año de la compra. Usted está «depreciando» su propiedad si decide distribuir el costo a lo largo de varios años.
¿Debe usted depreciar o utilizar la Sección 179?
La Sección 179 generalmente produce la mayor deducción porque usted está reclamando todo el costo de una sola vez. Esto reduce tanto su impuesto sobre la renta como su impuesto de autoempleo. Pero repartir el coste a lo largo de varios años también ofrece una ventaja. Esto puede reducir el impuesto sobre la renta y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia en incrementos más pequeños durante un período de tiempo prolongado. También le permite trasladar parte del gasto a años futuros, cuando podría necesitar más la deducción.
Como ejemplo, digamos que compra un software profesional. El código fiscal le permite o bien amortizar el coste en tres años o deducir el gasto en el año de la compra utilizando la Sección 179. Ambos métodos producen un resultado similar después de tres años, pero el uso de la Sección 179 le da la mayor deducción en el primer año.
La Ley de Recortes de Impuestos y Empleos aumentó la deducción máxima de gastos de la Sección 179 de $ 500,000 a $ 1 millón en 2018, por lo que debería cubrir un buen número de activos.
Depreciar a lo largo de tres años puede darle deducciones adicionales en años futuros. Esto puede ser particularmente ventajoso si usted espera que sus ingresos aumenten. Pero el uso de la deducción de la Sección 179 puede ayudar a mantener su obligación tributaria en el año en curso lo más bajo posible si sus ingresos como autónomo este año son inusualmente altos.
También es posible que desee considerar cuánto tiempo espera ser capaz de utilizar el equipo antes de que deba ser reemplazado. Si usted piensa que sólo va a durar un año o dos, podría ser mejor utilizar la deducción de la Sección 179 para ese activo en particular. Usted puede optar por depreciar o utilizar la sección 179 por separado para cada activo que usted compra.