¿Alguna vez has salido de una reunión sin saber qué hacer a continuación? Qué hay de pasar horas en un borrador sólo para descubrir que la dirección cambió hace una semana?

Entonces, ¿por qué es importante la comunicación? Bueno, es una de las primeras cosas que aprendemos al crecer (incluso tenemos títulos en Comunicación) y sigue siendo una de las habilidades más difíciles de perfeccionar. Sin embargo, es innegablemente esencial para el liderazgo y la gestión de un equipo exitoso.

Un líder que no puede establecer expectativas tendrá un equipo en el caos. Se incumplirán los plazos. Surgirán discusiones sobre quién hizo qué o quién debía hacerlo. Se celebran innumerables reuniones para combatir este fallo de comunicación, pero sólo acaban haciendo perder el tiempo a todos.

No hay que preocuparse. Tenemos algunos consejos de comunicación efectiva para que los tengas en cuenta la próxima vez que vayas a dar un feedback o pienses en programar esa reunión. Aprenderás a mejorar las habilidades de comunicación en el lugar de trabajo y fuera de él.

Se habla demasiado

Utilizamos varias herramientas y tácticas de uso cotidiano para que la comunicación sea lo más sencilla posible. Además, también programamos reuniones sobre reuniones para expresar nuestro trabajo, ideas y objetivos.

¿Pero están funcionando todas estas iniciativas para hacer efectiva la comunicación? Según nuestra encuesta de gestión del trabajo, más de una cuarta parte de los empleados asiste a 6 o más reuniones a la semana. Sin embargo, sólo el 46% afirma salir de una reunión con una idea clara de lo que hay que hacer a continuación.

Entonces, ¿qué estamos haciendo mal? Demasiado hablar y poco escuchar.

Los buenos antropólogos se presentan en una escena y simplemente recogen opiniones. En lugar de sentir que tienen algo que demostrar, hacen preguntas y escuchan atentamente las respuestas. Pero no es así en la mayoría de las reuniones.

Siempre hay una o dos personas que dominan una reunión ya que luchan para que sus ideas sean escuchadas. En estas reuniones se fomenta el intercambio de ideas. Pero cuando el resto de la sala no puede decir ni una palabra o siente que nadie le va a escuchar, tienes un problema.

Prueba esto: Piensa: ¿Qué haría un antropólogo? En tu próxima reunión, céntrate en crear un diálogo frente a un monólogo. Al principio de la reunión, concédase tres minutos (cronometre el tiempo si es necesario) para hablar del propósito de la reunión y de cualquier idea que tenga por adelantado. Una vez transcurridos los tres minutos, abre la palabra a todos los demás y limítate a escuchar. Esto permitirá que los asistentes sientan que sus ideas son valoradas y le permitirá a usted practicar la escucha en lugar de pensar en lo que va a decir a continuación.

Está demasiado fragmentado

Así que ha redactado un informe que debería estar listo para su diseño al final de la semana. Lo envías por correo electrónico a todas las partes interesadas clave, además de algunas otras cuyas aportaciones necesitas. Uno a uno, empiezas a recibir los comentarios.

Algunos de los comentarios están repartidos en diferentes versiones de tu documento compartido. Algunos se encuentran dentro del hilo de correo electrónico. Una persona se acerca a ti en la oficina y te dice lo que le gustaría cambiar.

Empiezas a recibir más comentarios a través de la mensajería instantánea y las llamadas telefónicas. Se acerca el final de la semana, y en lugar de enviar tu informe a diseño, estás organizando tu feedback. ¿Te resulta familiar?

Con tantos tipos y medios de comunicación diferentes, puede ser un trabajo de tiempo completo sólo organizar el feedback, incorporando los pensamientos e ideas de todos. Es casi imposible obtener una retroalimentación concisa y procesable de las partes interesadas sin un único lugar para albergar toda la retroalimentación para un proyecto en particular.

Pruebe esto: Invierta en una herramienta que le permita canalizar toda la comunicación relevante para un proyecto específico en un lugar único y accesible. Esta única fuente de verdad será una gracia salvadora a la hora de recopilar e implementar ideas y comentarios. Al final, le ahorrará una tonelada de tiempo que antes dedicaba a organizar y reunir todo.

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Hay un motivo oculto

¿Ha estado alguna vez en una reunión en la que siente que la gente habla en su propio beneficio y no en el de la empresa? ¿O has experimentado un conflicto con un empleado y has dejado de colaborar con él intencionadamente?

Esto es producto de dejar que algo influya negativamente en tu forma de comunicarte. Al final del día, todos están trabajando hacia el mismo objetivo y necesitan trabajar juntos. Fomentar un lugar de colaboración en el que todos se sientan apoyados y sientan que tienen voz es imperativo para una buena comunicación.

Según Dan Scalco, fundador y director de marketing de Digitalux, «no tengas tu estatus sobre otras personas ni utilices la coacción o el miedo como motivadores. En su lugar, céntrate en aportar una actitud honesta, positiva y sin ego a cada situación que se presente. Servir de animador en lugar de autócrata ayuda a mantener la moral e incluso puede facilitar la creatividad y la resolución eficaz de problemas».

Prueba esto: Al principio de un proyecto o de una reunión, escriba los objetivos de más alto nivel. Cada vez que organice una reunión y estalle un conflicto o haya comentarios contradictorios sobre un proyecto que se le está yendo de las manos, vuelva a mirar sus objetivos de alto nivel y pregúntese si esto nos está ayudando a alcanzar nuestros objetivos. Esto le permitirá dar un paso atrás y evaluar lo que es realmente constructivo y lo que necesita ser tratado.

No hay confianza

El incumplimiento de los plazos o de una promesa puede erosionar la confianza de su equipo en usted. Si eres alguien que promete demasiado y no cumple, tu equipo no puede confiar en ti. Incluso si cree que hace lo contrario y promete menos y cumple más, no está siendo honesto y está dañando la comunicación en su equipo.

«Nada hará que la gente se desconecte más rápido que oler una mentira», dice Karin Hurt, autora y fundadora de Let’s Grow Leaders. «Si quieres que la gente te escuche de verdad, asegúrate de que pueden creer lo que dices. Una cultura de comunicación real sólo puede darse cuando las personas pueden contar con la franqueza de los demás. Fomente la transparencia y la verdad, empezando por los más altos cargos.

Inténtelo: Sé honesto, así de sencillo. Comparta los detalles si los conoce, diga que no los conoce si no los conoce. Organice reuniones individuales periódicas cuando sea necesario y sea siempre lo más transparente posible en esas reuniones. Su equipo apreciará su franqueza y honestidad, y le recompensará con confianza y trabajo duro.

Para leer más sobre cómo mejorar las habilidades de comunicación:

• 5 habilidades de comunicación esenciales para catapultar su carrera: Vea este seminario web para conocer los tipos de habilidades de comunicación que le llevan a la cima y más allá.
• 14 maneras probadas de mejorar sus habilidades de comunicación: Lleve su liderazgo al siguiente nivel poniendo en práctica estas habilidades.
• 6 maneras estratégicas de mantener la comunicación de su equipo racionalizada: ¿Quiere reducir el ruido? Lea este artículo sobre cómo la asignación de funciones específicas y la elaboración de un glosario pueden mantener la comunicación de su equipo clara y concisa.
• 9 maneras de mejorar la comunicación en el trabajo: Este artículo ofrece consejos prácticos e incluso algunas ideas sobre lo que podría decir para fomentar una mejor comunicación en su equipo.