En fakturabetalning skickas in av ett företag för att betala för produkter och tjänster som köpts från leverantörer. Småföretag behöver inte bara skicka fakturor till sina kunder, de måste också betala fakturor för de tjänster och förnödenheter som de köper för att driva sin verksamhet. Varje litet företag bör ha ett konsekvent system för fakturabetalning som håller dem organiserade och förenklar deras redovisningsprocess för småföretag. Företag bör se till att de betalar sina fakturor i tid för att undvika avgifter för sena betalningar och för att upprätthålla starka relationer med sina leverantörer.

De här ämnena ger användbara tips för att göra fakturabetalningar i tid:

Tips for Making Invoice Payments on Time

Hur gör jag en fakturabetalning?

Vad är en fakturabetalning?

Tips for Making Invoice Payments on Time

Granska fakturor när du får dem

Det är bäst att etablera en konsekvent rutin för att granska fakturor så snart du får dem från dina leverantörer, så att de inte hamnar fel och så att detaljerna om köpet är färska i ditt minne. När en faktura kommer in till ditt företag ska du granska den med avseende på följande:

• Kontrollera fakturans förfallodag: Notera fakturans förfallodag så att du kan se till att du inte missar tidsfristen.
• Granska de levererade varorna eller tjänsterna: Läs igenom den specificerade listan över de varor eller tjänster du köpte och se till att den stämmer överens med vad du faktiskt fick. Om den inte gör det, följ upp med företaget för att diskutera avvikelsen.
• Kontrollera den totala kostnaden: Kontrollera det totala beloppet på fakturan för att se till att det stämmer överens med vad du diskuterade med leverantören.

Välj rätt betalningsmetod

Kontrollera vilka betalningsmetoder som leverantören accepterar och välj den betalningsmetod som är smartast och bekvämast för ditt lilla företag. Om ditt företagskreditkort till exempel gör det möjligt för dig att samla in pengar tillbaka eller resebonusar varje gång du använder det, kan det vara det bästa alternativet för dina fakturabetalningar, så länge du ser till att alltid betala av kreditkortsräkningen när betalningen förfaller till betalning.

Organisera fakturor enligt en betalningstidtabell

Sätt upp ett enhetligt leverantörsreskontrasystem för att spåra alla fakturor som du tar emot efter förfallodag. Du kan skapa ett faktureringsschema i Excel som sorterar dina fakturor efter förfallodatum eller så kan du använda en molnbaserad bokföringslösning för att skapa ett fakturabetalningsschema. Hur ofta du betalar fakturor beror på hur många fakturor ditt företag får: om du får flera fakturor vid olika tidpunkter i månaden kan det vara klokt att betala fakturor varje vecka för att undvika att de hopar sig under månadens lopp.

Sätt upp påminnelser

Det är viktigt att du inte förbiser eller tappar bort mottagna fakturor så att du kan undvika att betala förseningsavgifter. För att hjälpa dig att hantera alla dina fakturaförfallodatum kan du ställa in påminnelser för varje faktura du får. Det enklaste sättet att ställa in påminnelser för fakturabetalningar är att skapa varningar i en digital kalender för att påminna dig om fakturan en vecka före förfallodagen för fakturabetalningen.

Automatisera fakturabetalningar

Det enklaste och mest tillförlitliga sättet att se till att ditt företag aldrig missar en fakturabetalning är att automatisera alla dina fakturabetalningar, om möjligt. Med automatisk fakturabetalning kan du schemalägga återkommande fakturabetalningar så att pengarna automatiskt dras från ditt kreditkort eller bankkonto i enlighet med det betalningsschema du fastställt. På så sätt behöver du inte ens tänka på dina fakturabetalningar; dina räkningar betalas automatiskt före tidsfristen för fakturabetalning.

Cash in on Early Payment Discount

Notera vilka av dina leverantörer som erbjuder rabatter för tidig betalning och planera alltid dina fakturabetalningar så att du kan hålla dessa tidiga tidsfrister. Det är vanligt att företag belönar kunder som betalar snabbt genom att erbjuda en rabatt på fakturasumman om kunden betalar inom ett visst tidsintervall för tidig betalning. Ofta erbjuder företag en rabatt på två procent på fakturor om de betalas inom tio dagar efter fakturadatumet, även om den faktiska betalningsfristen kan vara trettio dagar efter fakturadatumet.

Håll dig till ett system för arkivering av fakturor

Utveckla ett system för arkivering av fakturor som fungerar för ditt företag, så att du kan hålla reda på vilka fakturor du har betalat, när och hur du har betalat dem och det totala betalningsbeloppet. Detta kommer att hjälpa dig att skapa korrekta redovisningsrapporter för ditt företag. Det är också en bra idé att lagra uppgifterna om betalningsbekräftelsen om det någonsin uppstår en tvist med en leverantör om huruvida en faktura har betalats.

Hur gör jag en fakturabetalning?

För att göra en fakturabetalning måste du välja den betalningsmetod som fungerar bäst för ditt lilla företag. Här är några vanliga fakturabetalningsmetoder att välja mellan:

Betalning med check

Betalning med check är ett billigt och relativt säkert sätt att betala fakturor, men det kan vara tidskrävande. Du måste fylla i checken och adressera ett kuvert och sedan skicka betalningen per post, vilket tar tid från viktigare affärsfrågor.

Kontantbetalning

Skippa kontantbetalningar för alla stora fakturor, särskilt om du inte betalar räkningen personligen. Kontanter ger ingen säkerhet eftersom de lätt kan stjälas eller förloras och det finns inget sätt att ersätta dem.

Onlinebetalning med kredit- eller betalkort

Onlinebetalningar med kredit- eller betalkort är enkla att hantera och sparar tid. Inte nog med det, onlinebetalningar via välrenommerade leverantörer erbjuder flera lager av säkerhet och kryptering för att hålla dina personuppgifter säkra.

Mobilbetalning

Mobilbetalningar är bekväma och säkra, särskilt om säljaren kommer till dig för att slutföra en tjänst, t.ex. en entreprenör. Med mobila betalningar kan du använda ett kredit- eller betalkort för att betala snabbt och säkert via en app.

Automatisk fakturabetalning

Om leverantörer erbjuder möjligheten bör småföretag överväga att ställa in automatisk fakturabetalning för att schemalägga sina fakturabetalningar i förväg och se till att de aldrig är sena med en betalning. Automatiska fakturabetalningar är snabba och säkra. Du måste bara se till att det alltid finns tillräckligt med pengar på det konto som är kopplat till den automatiska fakturabetalningen, så att du inte drabbas av övertrasseringsavgifter.

Vad är en fakturabetalning?

En onlinefakturabetalning är en tjänst som erbjuds av banker och som gör det möjligt för företag att snabbt och enkelt betala alla sina räkningar online. Onlinefakturabetalningar kan spara tid och hjälpa dig att betala dina fakturor innan de förfaller till betalning. Här är stegen för att konfigurera onlinefakturabetalning:

• Samla in alla fakturor som du behöver betala, samt de tillhörande kontonumren.
• Inför varje betalningsmottagares namn och det tillhörande kontonumret i din banks plattform för onlinefakturabetalning.
• Välj när du vill behandla fakturabetalningen.
• Beslut om det ska vara en engångsbetalning eller om du vill ställa in återkommande betalningar för just den betalningsmottagaren.
• Inställ påminnelser för att hålla reda på fakturans förfallodatum.