• Intro till företagsfakturor
• Fem vanliga frågor om fakturor
• Vad är en faktura?
• Hur skiljer sig en faktura från ett kvitto?
• Varför det är viktigt att fakturera
• Typer av fakturor
• Onlinefakturering kontra pappersfakturering
• Fakturamallar: Hur du håller reda på dina fakturor
• Hur du får betalt snabbt
• Hur du hanterar sena betalare
• Hur du hanterar sena betalare

Intro

Intro till företagsfakturor

Om du äger ett företag som är centrerat kring kunder eller tjänster, är fakturering en stor del av spelet. I den här guiden får du en genomgång av hur man fakturerar – allt från mallar och arbetsflöde till att hantera sent betalande kunder. Du kommer att få tips och tricks som gör faktureringen till en barnlek.

FAQ

Fem vanliga frågor om fakturor

1. Vad är en faktura?

En faktura är en registrering av de varor eller tjänster som du har tillhandahållit dina kunder och ett sätt för dem att betala dig för dessa varor eller tjänster.

Lär dig mer om grunderna för fakturering

2. Hur skapar man en faktura?

Square har en färdig, professionellt utformad fakturamall som innehåller all viktig information för fakturering. Med Square Invoices kan du skapa, skicka och hantera fakturor och betalningar direkt från din Square Dashboard. Läs mer om hur du skapar en faktura här.

3. Hur skickar du en faktura?

Du kan skicka digitala fakturor direkt till kundernas inkorgar via Square Invoices.

4. Hur hanterar du fakturor?

Det enklaste sättet att hantera och hålla reda på fakturor är genom ett onlinefaktureringssystem. Med faktureringsprogram kan du snabbt och enkelt skicka professionella fakturor direkt från ditt skrivbord eller din mobila enhet. Kunderna kan betala med ett enda klick, och du kan hålla koll på vem som har betalat och vem som är försenad i en centraliserad instrumentpanel. Traditionellt sett görs manuella uppgifter som bokföring och fakturanummerering på baksidan, så det är lätt att hålla koll på ditt kassaflöde. Läs mer om fakturahantering här.

5. Hur väljer du rätt fakturasystem?

Ditt faktureringssystem ska göra det enkelt att snabbt skicka och spåra fakturor. Välj ett system som gör det smidigt att skapa och distribuera fakturor till dina kunder och enkelt samla in betalning.

Djupdykning

Vad är en faktura?

Först, grunderna. En faktura är en registrering av de varor eller tjänster som du tillhandahåller dina klienter och kunder, och ett sätt för dem att betala dig för dessa varor eller tjänster. Om du är en entreprenör som reparerat ett tak, en makeupartist som stylat en fotografering eller ett bageri som serverat mat till ett evenemang är det troligt att du behöver skicka en faktura.

Hur skiljer sig en faktura från ett kvitto?

Fakturor (och räkningar) är juridiskt bindande dokument som används för att begära betalning från klienter eller kunder. De åtföljs ofta av överenskomna villkor, t.ex. förfallodag för betalning för de utförda tjänsterna. Ett kvitto är dokumentation om att betalning har mottagits för att godkänna en försäljning, vilket kan användas som bevis på äganderätt.

Varför det är viktigt att fakturera

Att ha ett gediget grepp om allt som har med fakturering att göra är av största vikt för ditt företags framgång. Om du låter saker och ting falla i glömska eller har en oordnad faktureringsprocess kan det sända en signal om att du är oprofessionell. Särskilt när du har att göra med kostsamma projekt (t.ex. om du är evenemangsplanerare eller entreprenör) är det inte direkt bra för ditt varumärke – eller för att få återkommande kunder.

En ordentlig faktureringsprocess och ett korrekt arbetsflöde är också avgörande för att hantera din bokföring. Om du låter fakturorna hopas, eller om processen är förvirrande för dina kunder, är det troligt att dina fakturor tar orimligt lång tid att reglera. Detta är dåliga nyheter när det gäller din kassaflödeshantering och ett stort problem när det gäller din bokföring. Fakturering är också oerhört viktigt av skatteskäl. När du äger ditt eget företag måste du föra noggranna register över alla in- och utbetalningar – vilket inkluderar kopior av alla fakturor.

Så om du precis har börjat (eller om du redan är etablerad och har svårt att hålla reda på saker och ting), är det klokt att du ägnar lite tid åt att lära dig hur man fakturerar professionellt och effektivt. Din vinstlinje (och din revisor) kommer att tacka dig.

Typer av fakturor

Avhängigt av ditt företag eller de tjänster du tillhandahåller finns det olika typer av fakturor som kan vara vettiga. Här är några vanliga former av fakturor:

Ett förslag (eller anbud)

Om du utför ett stort arbete kanske du vill skapa ett förslag eller anbud för arbetet. Det bör innehålla detaljer om vad du förväntar dig att tjänsterna kommer att kosta när allt är klart. Se till att klargöra för alla att detta är uppskattningar för arbetet, inte den slutliga avgiften.

Interimsfakturor

Det kan vara vettigt att utfärda interimsfakturor som gör det möjligt för klienter eller kunder att betala för delar av arbetet i taget, i stället för i en enda stor klumpsumma när allt är klart. Delårsfakturor bör följas av en slutfaktura med uppgifter om allt arbete (och vad som har betalats).

Rekursiva fakturor

Om du har ett företag som utför regelbundet återkommande arbete åt kunder (t.ex. om du är hushållerska eller hundpromenadare), kan det vara bra att skicka återkommande fakturor med regelbundna (överenskomna) intervaller (t.ex. varje vecka eller månad).

Rekursiva betalningar är enkla att konfigurera med Square Invoices och förenklar faktureringen genom att se till att du får betalt varje månad, vecka, dag eller till och med år.

Slutfakturor

En slutfaktura beskriver alla tjänster som utförts för ett visst jobb eller projekt. Om det har utfärdats delfakturor under projektets gång ska slutfakturan innehålla en förteckning över dessa samt det slutliga utestående beloppet. Vi går igenom allt du bör ta med på en slutfaktura i ett senare avsnitt.

Försenade fakturor

Om en kund inte har betalat en faktura kan du behöva skicka en ny faktura för eventuella avgifter till följd av försenade betalningar (som tidigare har beskrivits i dina allmänna villkor).

Onlinefakturering jämfört med pappersfakturering

Att skicka en pappersutskrift till en kund är ett alternativ. Men ett mycket mer strömlinjeformat, bekvämt och miljövänligt sätt är onlinefakturering. Att välja programvara för onlinefakturering har några stora fördelar. Här är några:

Snabbare betalningar

Snigelpost är, ja, långsamt. Så av naturliga skäl är omloppstiden för att få betalt per post trög. Om en kund betalar via check kan det dessutom ta ett tag innan pengarna är klara, medan kredit- eller betalkortsavgifter vanligtvis sätts in på ditt konto inom några arbetsdagar.

Med Square Invoices kan du skicka professionella fakturor direkt till dina kunders e-postinkorgar, där de har möjlighet att betala med bara ett klick. Du kan också skicka fakturor med Square direkt från din mobila enhet med hjälp av faktureringsappen, vilket är praktiskt när du är ute på fältet. Möjligheten att skicka en faktura direkt efter att du har slutfört ett jobb gör att du slipper onödig administrativ tid hemma vid datorn och att det går snabbare för dig att få betalt. Sextiosju procent av de fakturor som skickas via Square betalas inom nästa arbetsdag.

Onlinefakturering kan avsevärt minska tidskrävande administrativa uppgifter och bidra till att betalningar sker i tid.

Förbättrat kassaflöde

Vi pratade om kassaflöde tidigare, och ett annat sätt att minska eventuella problem är att välja onlinefakturor. Snabbare betalningar innebär att du har större sannolikhet att hålla dig i det gröna.

Enklare att hantera

Pappersfakturor har en tendens att staplas på hög – eller gå förlorade i djupet av arkivskåp. Square Invoices sparar automatiskt alla dina fakturor i din Square Dashboard, så att de är lätta att hitta när du behöver referera till dem. De är också mycket lättare att spåra. Verktyget filtrerar automatiskt dina fakturor efter vad som har betalats och vad som är utestående, så att du snabbt kan se vilka kunder du behöver följa upp.

Snabbt att skicka

Du kan skicka fakturor med Square direkt från din mobila enhet (i den med hjälp av faktureringsappen, vilket är praktiskt när du är ute på fältet. Möjligheten att skicka en faktura direkt efter att du har slutfört ett jobb gör att du slipper onödig administrativ tid vid datorn.

Fakturamallar: Vad du ska inkludera

Start med en professionell mall

Square Invoices har en professionellt utformad mall där du kan fylla i all relevant information om projektet eller jobbet. Vi tar också ett steg längre och inkluderar ett område där det är enkelt för en kund att lämna ett tips eller skicka feedback. Är du inte redo att ta steget till en faktureringsprogramvara? Square erbjuder också gratis faktureringsmallar för nedladdning.

Vad du ska inkludera på din faktura

Vad du ska inkludera på din faktura kan variera från företagstyp till företagstyp (en tandläkare kanske vill ange förfarandekoder av försäkringsskäl, till exempel), men det finns några allmänna bästa metoder.

Du bör alltid se till att inkludera följande:

• Ditt företagsnamn och dina kontaktuppgifter
• Din kunds namn
• Fakturanummer (för dina registeruppgifter)
• Datum och villkor (som särskilt beskriver den tidsperiod du förväntar dig att bli betald)
• Pris och beskrivning av varorna (samt kvantitet)
• Skatter, avgifter och rabatter.

Att allt är tydligt specificerat bidrar till att effektivisera din bokföring och gör det lättare för dina kunder att skumma och förstå fakturan. Om du vill titta närmare på fakturor per bransch finns här några exempel på fakturor per bransch.

Att spendera tid i förväg för att implementera ett skalbart arbetsflöde för fakturering kan spara tid och pengar i det långa loppet.

Hur du håller koll på dina fakturor

När det kommer till din faktureringsprocess bör du köra ett stramt skepp. Det innebär att du måste införa system för att se till att du skickar fakturor och tar emot betalningar i tid och på ett organiserat sätt. Här är några tips som hjälper dig att hantera ditt faktureringsarbetsflöde:

Sänd fakturor snabbt

Du kommer inte att få betalt om du inte skickar en faktura. Så den första regeln för fakturahantering är att skicka fakturor direkt efter att du har slutfört ett arbete. Detta är lätt att göra med Square Invoices, som låter dig skapa och skicka fakturor direkt från Square-faktureringsappen på plats.

Sänd fakturan till rätt personer

Ibland är det inte den faktiska kunden som tar hand om fakturan. Kanske är det en revisor som sköter bokföringen, eller så är det faktiskt föräldern som betalar för bröllopsblommorna. Med Square Invoices kan du skicka e-post till både din kund och den som faktiskt betalar så att du kan få dina pengar så snabbt som möjligt.

Använd onlinefakturering

Onlinefakturering hjälper till att förhindra att saker och ting går ”förlorade i posten”. Eftersom onlinefakturor skickas digitalt är det alltid lätt för kunderna att hitta dem – allt de behöver göra är att leta i sin inkorg (i stället för i skräpposthögen).

Sätt upp kristallklara villkor

Du måste tydligt beskriva dina villkor både i förväg och på den slutliga fakturan. Detta inkluderar eventuella förseningsavgifter i samband med försenade betalningar. Att ha allting skriftligt är nyckeln till att förhindra obekväma fram och tillbaka.

Har ett organisatoriskt system

Du bör ha register över alla dina fakturor på en organiserad plats. Detta är avgörande inte bara för bokföring och skattemässiga ändamål utan också för att hålla koll på saker och ting. Med Square Invoices lagras allt direkt i din Dashboard och sorteras efter status.

Hur du får betalt snabbt

I dagsläget har miljontals dollar betalats via Square Invoices. Baserat på vissa trender och data som vi har sett är det här några saker du kan göra för att se till att dina fakturor betalas snabbt.

Använd de här smarta strategierna för att se till att dina fakturor betalas snabbt och smidigt.

• Sänd fakturor till kunder på torsdagar. Vi har upptäckt att fakturor som skickas på torsdagar har högst sannolikhet att betalas inom två dagar.
• Anpassa förfallodagen för varje faktura. Med Square Invoices kan du lägga till ett meddelande till mottagaren för att begära att kunden utfärdar betalning vid mottagandet. Detta kan leda till snabbare betalningsreturer.
• Undervik att fakturera kunder på söndagar. Folk är minst benägna att betala en faktura som de får på söndag – det är trots allt veckans lataste dag.

Hur man hanterar sena betalare

Det är vanligt att folk glömmer att betala. Men Square Invoices gör det superenkelt att följa upp dina betalningsmottagare. Eftersom allt är sorterat i din Dashboard efter vad som har betalats och vad som inte har betalats, kan du snabbt gå in och trycka på knappen Skicka igen för alla som kanske behöver en påminnelse. På så sätt slipper du sitta ner och skapa en massa obehagliga e-postmeddelanden. Om du vill ha fler tips om hur du får sena fakturor betalda kan du läsa vårt inlägg Tre (taktfulla) sätt att få kunderna att betala utestående fakturor.

Kom igång med Square Fakturor

Få betalt snabbare med onlinefakturor.

Sänd fakturor med Square