Sätt på tv:n och du kommer med stor sannolikhet att se en kändis eller någon annan berömd personlighet samtala med ett nyhetsankare eller en programledare på tv. Öppna tidningen och det finns en chans att du läser om en framstående politikers tankar om vissa frågor, nedskrivna av en journalist.

När du går till ditt kontor och passerar förbi personalavdelningen ser du en kö av välklädda unga män och kvinnor som väntar på att det ska bli deras tur att få gå in i rummet och prata med personalchefen, som just nu försöker tillsätta en ledig tjänst.

Dessa scenarier innebär alla samtal och utbyte av idéer som genomförs i form av en intervju.

I den här artikeln utforskar vi 1) vad en intervju är, 2) fördelarna och nackdelarna med att ha ett intervjuschema, 3) de olika typerna av intervjuscheman, 4) mallar för intervjuschema och 5) tips och tricks.

INTERVJU: EN ÖVERSIKT

Möjligen är den enklaste definitionen av en ”intervju” en ”konversation där frågor ställs och motsvarande svar ges”. Intervjuns miljö och genomförande varierar från avslappnad till halvformell till formell, och den involverar två parter: intervjuaren och den intervjuade. Intervjuarens mål är att samla in uppgifter och information genom att ställa frågor och fördjupa den intervjuades svar. Det kan till och med beskrivas som ”intervjuarens manuskript”.

En intervju kan genomföras enskilt, med en intervjuare och en intervjuad, eller i grupp. En intervjuare kan till exempel diskutera med flera intervjupersoner, eller flera intervjuare kan samtala med en enda intervjuperson. Alternativt kan det vara ett grupparrangemang, där en panel av intervjuare möter en panel av intervjupersoner.

När genomförs intervjuer? I allmänhet används intervjuer för följande:

• Anställning eller rekrytering. En anställningsintervju innebär att en anställningsansvarig eller rekryterare talar med eller diskuterar med en sökande eller kandidat för att bedöma dennes lämplighet och lämplighet för en ledig tjänst.
• Forskning. Ett sätt att samla in data för forskning (t.ex. marknadsföring, ekonomisk och vetenskaplig forskning) är genom en så kallad ”forskningsintervju”, där respondenterna söks för att få svar. Inom exempelvis vetenskaplig forskning formuleras frågor i syfte att testa en hypotes eller ett antagande.
• Informationsspridning. Nyheter är det främsta exemplet, där en person får frågor för tv, radio, tidningar eller liknande medier.

Hur kan man se om en intervju går bra? Tja, sunt förnuft skulle säga att en intervju går bra om det sker ett kontinuerligt utbyte av idéer och information, och detta kan tillskrivas flera faktorer.

• En målsättning eller ett syfte, som kretsar kring ett visst ämne eller en viss fråga. Är det en anställningsintervju? Är intervjun avsedd att ta reda på vad den intervjuade tycker om en viss fråga?
• Intervjuarens förmåga att ställa frågor och uppmuntra den intervjuade att knyta an till honom och öppna sig för honom. Detta avser också hans förmåga att gå djupare och följa upp frågorna för att få mer information.
• Intervjupersonens lyhördhet och hans förmåga att uttrycka sig fullt ut i sina svar. Han bör snabbt kunna ta till sig frågan och förstå vad som frågas, så att han kan ge det svar som intervjuaren söker.
• Intervjumiljön. Detta innefattar platsen eller platsen, språket som används och andra externa faktorer som sätter den övergripande tonen för intervjun.

Om något av ovanstående saknas (eller är närvarande men brister på något sätt) kan du förvänta dig att intervjun kommer att gå utför redan från början. En annan stor anledning till att de flesta intervjuer misslyckas eller inte uppnår önskat resultat är dock bristande förberedelser, särskilt från intervjuarens sida. En indikation på förberedelse är ett ”intervjuschema”.

Intervjuschema

Och hur roliga spontana intervjuer eller intervjuer på plats än kan tyckas vara, så kommer de ändå att bomba om ingen förberedelse har lagts ner på dem. De där intervjuerna i bakhåll som du ser på TV? De är inte helt slumpmässiga eller ”på plats” som de framställs som. Frågorna som ställs har redan förberetts i förväg, och de finns ofta i ett intervjuschema.

Ett intervjuschema är i princip en lista som innehåller en uppsättning strukturerade frågor som har förberetts för att fungera som en vägledning för intervjuare, forskare och utredare när de ska samla in information eller data om ett visst ämne eller en viss fråga. Schemat används av intervjuaren, som fyller i frågorna med de svar som erhålls under själva intervjun.

Fördelar med ett intervjuschema

1. Ett intervjuschema underlättar genomförandet av en intervju. Eftersom frågorna redan har förberetts i förväg är det lättare att genomföra och slutföra intervjun.
2. Det ökar sannolikheten för att samla in korrekt information eller data. Frågorna, som redan förberetts i förväg, förväntas vara väl genomtänkta och ha fokus, så att de riktar in sig på ”kärnan i saken” och därmed säkerställer att de svar som erhålls är korrekta eller exakta. Enligt Lindlof & Taylor kan intervjuplaner öka tillförlitligheten och trovärdigheten hos de insamlade uppgifterna.
3. Det gör det möjligt för intervjuare och forskare att få mer information, eftersom de kan ställa uppföljningsfrågor eller förtydliganden till de frågor som de har förberett. På så sätt blir den insamlade informationen mer relevant och användbar.
4. Svarsfrekvensen och mängden svar är högre. Ofta är intervjuerna tidsbundna. Intervjuarna får endast en begränsad tid för att ställa alla sina frågor och få svaren. Om han kom förberedd kan han utnyttja den tiden på rätt sätt. Annars kommer han att slösa mycket tid på att fundera på vilken fråga han ska ställa härnäst. Det nästa han vet är att tiden är ute och han har knappt fått något väsentligt från den intervjuade.
5. Den erbjuder flexibilitet och hög anpassningsbarhet och kan användas när man intervjuar olika typer av människor. Intervjuaren kan förbereda den med respondenterna i åtanke. En intervjuare kan till exempel ha förberett ett schema för arbetsintervjuer för rekrytering av en byggnadsarbetare eller arbetare. När han får i uppdrag att intervjua kandidater för en ledande befattning kan han också använda samma schema, men med flera justeringar.

Nackdelar med ett intervjuschema

1. Det kan vara tidskrävande. Förberedelsen av intervjuschemat kan ta en hel del av intervjuarens tid i anspråk, särskilt om det rör sig om en omfattande eller djupgående intervju. Betydande mängder forskning måste utföras för att kunna utforma bra frågor.
2. Risken är stor att intervjun och dess resultat kan påverkas av intervjuarens partiskhet, eftersom det är han som väljer vilka frågor som ska ställas under intervjun.
3. Variabiliteten kan vara stor när intervjuplanen används av flera intervjuare. Detta kan leda till otillförlitlig information som samlas in under intervjuerna.

TYPER AV INTERVJUSSCHEMAER

Det finns två huvudtyper av intervjuscheman eller intervjuguider som används i stor utsträckning av intervjuare.

Djupintervjuscheman

Detta används för öppna intervjuer, som syftar till att få djupgående information, ofta om allvarliga ämnen eller känsliga frågor. Frågorna är öppna och det finns uppmaningar för intervjuaren att vid behov be om förtydliganden eller ytterligare information.

Intervjupersonen ges mer utrymme eller spelrum att tala om alla ämnen som kommer att dyka upp under intervjun, så att han eller hon kan använda sina egna ord och låta idéerna flöda ut ur honom eller henne lätt. De viktigaste egenskaperna hos detta intervjuschema anges nedan.

• Schemat innehåller indikationer på att den intervjuade är medveten om syftet med intervjun och hur lång tid den kommer att ta.
• Frågorna måste vara utformade så att de ger svar som är relevanta för ämnet eller frågan. Om det till exempel är en anställningsintervju ska frågorna ta upp frågan om huruvida den sökande som intervjuas har de kvalifikationer och meriter som gör honom lämplig för den öppna tjänsten. Om intervjun är i forsknings- eller undersökningssyfte bör frågorna besvara huvudproblemet eller ämnet för forskningen eller undersökningen.
• Alla frågor bör vara relevanta, eller ha en inverkan på intervjuns syfte eller mål. Ta bort alla irrelevanta frågor, eller frågor vars svar inte kommer att vara till någon nytta för dig.
• Det är ett tillvägagångssätt som går ut på att ta ett steg i taget, där varje fråga är tänkt att ta upp endast en fråga, i stället för att ta upp flera frågor på en gång. Detta har en tendens att förvirra inte bara den intervjuade utan även intervjuaren och resultera i att den senare förlorar kontrollen över intervjuns inriktning.
• Istället för att använda frågor som kan besvaras med ja eller nej är frågorna öppna, vilket kan användas som en start- eller referenspunkt för fler frågor. På så sätt kan intervjuaren gå djupare för att få den information han behöver.
• Frågorna är neutrala och undviker ledande frågor som har potential att diktera svaret till den intervjuade.

Strukturerat intervjuschema

Den här typen av intervjuschema jämförs ofta med det format som används i undersökningsformulär eller frågeformulär på grund av likheterna mellan dem. Skillnaden ligger i användningen; intervjuschemat används uppenbarligen av intervjuaren under en personlig interaktion, medan frågeformuläret helt enkelt fylls i av respondenten.

Detta intervjuschemat innehåller de frågor som kommer att ställas, och det är också där intervjuaren kommer att registrera svaren på dessa frågor. I huvudsak är det samma sak att förbereda ett intervjuschema för en strukturerad intervju som att förbereda ett frågeformulär. Det är bara det att frågeformuläret endast kommer att användas av intervjuaren, och respondenten eller den intervjuade kommer inte att få se innehållet.

För att få mer flexibilitet kombinerar dock vissa intervjuare egenskaperna hos dessa två typer när de förbereder sitt intervjuschema. Det skulle verkligen vara upp till intervjuaren, och vad han anser vara mest effektivt för att uppnå sina mål.

INTERVJUSCHEMAMALLAR

Det finns ingen enda standardmall för ett intervjuschema. Generellt sett beror formatet på typen och syftet med den intervju som ska genomföras, liksom på de tillfrågade eller intervjuade personerna. Intervjuschemat måste dock ha tre huvuddelar:

Öppning

Vissa forskare kallar detta steg för ”uppvärmning”, där målet är att skapa en atmosfär som kommer att rymma ett öppet och fritt flöde av idéer mellan intervjuaren och den intervjuade, oavsett om det sker enskilt eller i grupp.

I början av intervjun bör intervjuaren välkomna den intervjuade och anstränga sig för att få honom eller henne att känna sig bekväm. Om respondenten är avslappnad kommer intervjun sannolikt att gå smidigt. Intervjuaren ska sedan fortsätta att informera den intervjuade om följande:

• Intervjuns mål. Den intervjuade förtjänar att få veta varför intervjun äger rum och varför han deltar. Vid en anställningsintervju vet den sökande som intervjuas redan varför han befinner sig i samma rum som personalpersonalen, men det bör ändå förklaras för honom.
• De ämnen eller punkter som kommer att diskuteras under intervjun. Detta är för att ytterligare göra den intervjuade bekväm, eftersom du ger honom något som liknar en ”förvarning” om vad som kommer att frågas senare under samtalet.
• Intervjuns beräknade längd eller varaktighet. Intervjupersonen vill inte under hela intervjun gissa när den kommer att ta slut, eller om han kommer att behöva ägna hela morgonen åt att prata med intervjuaren.

Intervjupersonen vill gärna känna att han på något sätt kommer att ha nytta av intervjun, så det skulle definitivt hjälpa om du ger honom motivation att besvara frågorna på ett korrekt och exakt sätt. Om du inte gör det kanske han inte är benägen att svara på frågorna, än mindre ge bra svar.

Denna del av intervjuplanen kan formateras på ett sådant sätt att den passar intervjuarens personlighet, och även den intervjuades personlighet.

Kropp

Vi kommer till den ”centrala diskussionen”. Denna innehåller intervjuplanens köttdel: ämnena och frågorna som ska ställas. Återigen kommer innehållet att bero på ämnet och typen av intervju. Det viktigaste som du aldrig får glömma är att frågorna ska uppfylla syftet med intervjun.

Istället för en intervjuplan, som bara innehåller en lista över ämnen och underämnen, innehåller ett typiskt intervjuschema också huvudfrågor samt följdfrågor som är utformade för att undersöka eller förtydliga svaren på de tidigare ställda huvudfrågorna.

När man förbereder huvuddelen av intervjuschemat är det viktigt att lämna mer än tillräckligt med utrymme där intervjuaren kan skriva ner den intervjuades svar eller svar.

Avslutning

Intervjun är på väg att avslutas. Anledningen till att den finns med i intervjuschemat är för att se till att intervjun inte avslutas abrupt, vilket kan verka ohövligt för den intervjuade.

Avslutningen kommer att omfatta de viktigaste punkterna, i sammanfattning, som diskuterades under intervjun, följt av en kort diskussion om de nästa steg som kommer att tas efter intervjun.

Du kan titta på den här mallen för att få ett exempel på ett intervjuschemat som ska användas för att prata med en klasskamrat från ett universitet. Den här andra mallen för en enkel intervjuguide ger också ledtrådar om vad intervjuaren bör säga under intervjun, bortsett från de frågor som han kommer att ställa.

I vissa fall kan ett intervjuschema vara så enkelt att det bara innehåller de viktigaste punkterna, som till exempel syftet med intervjun, datum, tid och plats för genomförandet av intervjun, samt namn och kontaktuppgifter till både intervjuaren och den som ska intervjuas. Ta en titt på det här schemat för en anställningsintervju som ett exempel. Vilka frågor ska ställas och hur ska de ställas? Men det är inte allt. Även ordningen eller sekvensen för att ställa frågorna har betydelse, och därför bör den också återspeglas i intervjuplanen.

Håll följande tips i minnet när du förbereder den guide som du kommer att använda för intervjun.

• Start inte intervjun med en fråga som undersöker personlig information om den intervjuade (såvida inte syftet med intervjun är att prata om dennes personliga liv). Om det är en anställningsintervju är det bättre att få honom att tala om sina färdigheter, kvalifikationer och arbetserfarenheter, eftersom det är hans bekvämlighetszon. Om det är en forskningsintervju kan du börja med att fråga intervjupersonen om hans expertis inom det område som du intervjuar honom om. Ställ inte personliga frågor till honom om hans familj eller liknande ämnen.
• Börja med de ”lättare” frågorna, eller de frågor som inte omedelbart gör att den intervjuade eller respondenten blir på sin vakt. Intervjupersonen bör kunna besvara frågan lätt, sedan kan du gradvis gå över till de mer känsliga eller svåra ämnena. Om du börjar med en kontroversiell fråga, eller något som kommer att göra den intervjuade obekväm, kommer det att sätta en dyster ton för resten av intervjun.
• Den allmänna regeln är att du grupperar frågorna på ett logiskt sätt. Du kan börja med allmänna frågor och arbeta dig fram till de specifika frågorna senare. Naturligtvis kan du behöva vara flexibel ibland, särskilt när en allmän fråga måste följas av en specifik fråga för att klargöra något.
• För att skapa variation och ett mer naturligt flöde, om du använder både öppna och slutna frågor, skulle det vara en bra idé att blanda dem, i stället för att ställa alla slutna frågor först och sedan de öppna frågorna under intervjuns senare hälft. Ett annat förslag är att anpassa sekvensen med tratt eller omvänd tratt. I trattsekvensen börjar du med öppna frågor och övergår gradvis men naturligt till de slutna frågorna. Den omvända trattsekvensen ordnar frågorna i omvänd ordning.
• Ha respondenterna eller intervjupersonerna i åtanke när du förbereder frågorna. Du bör känna till åtminstone deras bakgrund, så att du kan förbereda frågor som kommer att ge genklang hos dem. Om du ska intervjua kandidater för en tjänst som ingenjör med tillsyn kan du formulera frågorna så att kandidaterna kan bevisa om de är kvalificerade för jobbet eller inte. Om du ska intervjua en person av intresse om en nyligen inträffad händelse bör du åtminstone ta reda på varför han anses vara en ”person av intresse”, så att du kan komma med lämpliga och relevanta frågor.
• Frågorna måste vara tydligt formulerade. Undvik att använda komplicerade och mycket tekniska termer, om du inte är helt säker på att den intervjuade känner till dem. Försök att använda ett enkelt språk och lekmannatermer för att undvika förvirring. Håll dig borta från vardagliga termer och jargong, särskilt när det finns bättre – lättare att förstå – alternativ som du kan använda. Meningsstrukturen är också viktig. Frågor som är strukturerade i långa och långa meningar kan förvirra er båda, och den intervjuade kan missa huvudpoängen som du frågar om. Som tidigare nämnts bör varje fråga så långt det är möjligt ta upp en enda fråga. Undvik att placera för många frågor i en enda mening, som ska läsas i ett enda andetag.
• Se till att det finns tillräckligt med utrymme där du kan registrera eller skriva svaren eller svaren på varje fråga. Det finns möjlighet att använda en bandspelare under intervjun, om det finns några punkter som du inte lyckas anteckna på intervjuformuläret. Om du tänker använda en sådan måste du informera den intervjuade om det i början av intervjun och få hans samtycke till att spela in intervjun.
• Som intervjuare måste du bekanta dig med intervjuschemat. Du vill att intervjun ska flyta naturligt, och du vill absolut inte låta stel när du ställer frågorna eller, ännu värre, som om du har repeterat den. Det har du förmodligen gjort, men du vill inte göra det uppenbart för den intervjuade. Du måste utstråla självförtroende; det är trots allt du som ställer frågorna. När du väl har förberett intervjuplanen måste du kunna den utan och innan.