Förhindra dessa missöden genom att uppmuntra de anställda att dokumentera sina kunskaper under resans gång, eller åtminstone registrera sina erfarenheter innan de åker iväg för en annan möjlighet.
Hur kan företag utnyttja institutionell kunskap?
Institutionell kunskap är en gåva som fortsätter att ge. Det betyder att den inte bara behöver ligga i en fil och samla damm tills någon plockar fram den. Denna kunskap kan användas för att skapa nya utbildningsprogram och inspirera de anställda att förbli engagerade på jobbet.
Så här går det till.
Skapa mentorprogram
Inviterar de som går i pension, de s.k. Baby Boomers, att coacha nyanställda och överföra sin kunskap. General Motors har till exempel lanserat en mentorportal online för 4 000 anställda. Varje anställd kan skapa en profil och söka bland nätverket för att hitta en mentor eller adept att para ihop med.
Chris Oster, GM:s globala chef för talangutveckling, vill göra detta till en prioritet för hela organisationen:
”Vi vill uppmuntra ledare att bli coacher, och mentorskap är ett av de bästa sätten att göra det på. Det handlar verkligen om att uppmuntra båda sidor av ekvationen att göra kopplingen.”
Även Kungliga flottans kärnvapenprogram har ett mentorskapsinitiativ, kallat Project on Nuclear Issues. Det hjälper veteraner i sextioårsåldern att träffa nya rekryter i tjugoårsåldern för att förmedla sina kunskaper genom innovativa övningar som teaterpjäser och krigsspel.
Bygg upp nya former av utbildning
Du kan också pumpa in denna institutionella kunskap i nya och interaktiva utbildningsprogram. Ta GM, som samarbetar med Harvard för att driva ett sex månader långt ”mini MBA”-program online för utvalda anställda. Personer inom hela organisationen deltar också i ett tvåårigt program som går igenom olika arbeten inom deras område. ”De får en bred exponering inom sitt affärsområde innan de specialiserar sig”, säger Oster.
I samma syfte har det brittiska damklädesmärket David Nieper utvecklat en 12-veckors sömnadsskola för blivande anställda. Här får de lära sig av erfarna sömmerskor om trådkontroll, korsstygn och arbete med olika tyger.
”Många sömmerskor inom klädtillverkning gör bara en del av ett plagg, t.ex. ett ben, en arm eller en krage på en produktionslinje, men våra praktikanter kommer att ha nytta av att få lära sig att tillverka hela plagget”, säger Carol Shaw, en av lärarna. ”I slutet av kursen hoppas vi kunna erbjuda jobb till praktikanter som har visat att de har ett gott öga, god koordination och god förmåga att skapa mode i lyxiga tyger.”
Incitamentera anställda att lära sig
Håller nyanställda engagerade och inspirerade genom att knyta institutionell kunskap till deras karriärutveckling. Enligt PricewaterhouseCoopers önskar millennials mest tre egenskaper från sina arbetsplatser:
- Möjligheter att avancera i karriären
- Konkurrenskraftiga löner och ekonomiska incitament
- Effektiva utbildnings- och utvecklingsprogram
Företagen kan använda institutionell kunskap för att bocka av alla dessa tre rutor:
- Förse dokument, frågesporter eller kurser som anställda kan genomföra för att avancera i sin karriär.
- Ange ekonomiska incitament för att fullfölja utbildningsprogram.
- Införda anställda med en mängd dokument från pensionerade eller erfarna anställda, så att de kan börja på rätt fot.
”På samma sätt som du vill granska de erfarna anställda som delar med sig av informationen bör du vara uppmärksam på de anställda som kommer att ärva kunskapen”, skriver Angela Pilotti i Independent Agent. ”Även om vissa millennials utan tvekan kommer att hoppa av, kan en investering i utvecklingen av dina bästa unga medarbetare öka den långsiktiga bibehållningen.”
Institutionell kunskap är makt
Institutionell kunskap har makten att forma framtiden – och det förflutna – för din organisation. Du behöver inte nödvändigtvis anställa en Chief Memory Officer. (Ja, det är en riktig sak och inte en byråkratisk gubbe från Orwells 1984.) Men du bör vidta åtgärder för att dokumentera och skydda din institutionella kunskap.
Denna kunskap skapas trots allt varje dag – med varje anställd, kampanj och kundinteraktion. Så oavsett om du registrerar dig för en intern wiki-plattform eller ändrar din offboarding-process kan du vara säker på att de anställda förblir anslutna och kan prestera sin fulla potential.