Behöver du hjälp med att organisera ett arkivskåp i ditt hem eller på kontoret?

Funderar du på hur du ska förvara alla dina filer och dokument?

Organisering av ett arkivskåp verkar vara ett relativt enkelt organisationsprojekt.

Du samlar ihop dina papper, placerar dem i mappar, lägger mapparna i hängmappar och släpper sedan allt i skåpet.

Easy peasy, eller hur?

Det är faktiskt mycket mer att organisera ett arkivskåp än du kanske tror!

Du organiserar inte bara mappar för skojs skull … du organiserar mappar så att du kan hänvisa till dem i framtiden.

På sätt och vis är processen med att organisera ett arkivskåp som att göra en plan för en framtida resa.

Den enda skillnaden är att du kommer att göra din resa vid en okänd tidpunkt i framtiden, oavsett om det är två veckor, två år eller till och med två decennier!

Desto större anledning för dig att vara mycket noggrann när du organiserar dina filer.

I det här inlägget erbjuder jag flera tips för att göra det ack så enkelt att organisera ett arkivskåp för dina behov.

Dessa tips är tänkta att ge dig en solid ram när det gäller att organisera ditt skåp.

Du kan använda dessa tips för att organisera vilken typ av arkivskåp som helst: ett arkivskåp för hemmakontoret, ett arkivskåp för arbetet, ett arkivskåp för skolan, ett arkivskåp för småföretag och så mycket mer.

Skapa ett arkiveringssystem.

Det första steget i att organisera ett arkivskåp är att skapa ett arkiveringssystem. Detta system kommer att vara livsnerven i ditt arkivskåp och kommer att vara den metod som du kommer att arkivera och förvara dina papper och dokument.

Du kan tänka på den här processen på samma sätt som att lägga fast ramarna för ett nytt hus. Du vill ha husets ram på plats (ditt arkiveringssystem) innan du börjar lägga till väggar, golv och isolering (dina filer).

Den goda nyheten är att ett arkiveringssystem kan vara så allmänt eller så detaljerat som du vill. Det är inte nödvändigt att skapa ett komplext eller svårförståeligt system för att organisera dina filer.

Det viktigaste är att du skapar ett pålitligt system och håller dig till det under hela den tid som ditt arkivskåp används. Hela poängen med att organisera ditt arkivskåp är att du enkelt och bekvämt ska kunna lagra och hitta de filer du behöver!

Håll dig i minnet: när du börjar skapa ett arkiveringssystem skapar du det för ditt framtida jag. Du ska kunna hitta det du behöver utan problem eller svårigheter. Du vill inte tillbringa 10 minuter med att leta efter en fil eller slita dig i huvudet för att försöka komma ihåg organisationsstrukturen i ditt arkivskåp.

Ett av de enklaste sätten att organisera ett arkivskåp är att organisera filerna i alfabetisk ordning. Det finns bara något tillfredsställande med att öppna en arkivskåpslåda och se filer prydligt organiserade från A till Z, för hushållsfiler, kundnamn eller projekt.

Om du känner dig mer äventyrlig i organisationsavdelningen och vill konstruera ditt eget system med hjälp av en kombination av arkiveringsinformation, gör det gärna. Om du väljer den här vägen ska du notera att du måste tydligt definiera och underhålla ditt organisationssystem för att hålla ordning på saker och ting.

Här är några frågor att ställa dig själv när du konstruerar ditt arkiveringssystem:

• Hur kommer mitt arkivskåp att användas?
• Vilka typer av filer ska jag förvara i mitt arkivskåp?
• Kulle ett enkelt eller komplext arkiveringssystem passa mina behov?
• Var kommer mitt arkivskåp att förvaras?
• Vem förutom mig själv kommer att använda mitt arkivskåp och mina filer?

Gör en lista över filer.

Näststa steg i organiseringen av ett arkivskåp är att skapa en arbetslista över de filer som kommer att lagras i arkivskåpet. Det här steget hjälper dig att organisera dina tankar och i slutändan dina filer.

Ta fram ett papper och en penna och börja göra en lista med namnen på de filer som ska in i ditt skåp. Det är inte nödvändigt med perfektion för den här första listans iteration: skriv helt enkelt ner namnen på de filer som du vill ha med i ditt arkivskåp allteftersom de kommer till dig. Om du behöver kan du hänvisa till närliggande pappersarbete för att hjälpa dig att identifiera vilka typer av filer du vill skapa.

Här kommer några enkla exempel för att hjälpa dig: Om du organiserar ett arkivskåp för hushållsräkningar kan du skapa en lista med följande: Om du skulle ordna en hushållsräkning för hushållet skulle du till exempel kunna skapa en lista: Kabelräkning, gasräkning, elräkning, telefonräkning, vattenräkning och så vidare. Om du organiserar ett arkivskåp baserat på klienter skulle du kunna skapa en lista med följande klienters efternamn: Astor, Brown, Jones, Smith, Thompson och så vidare.

Skapa tydliga och koncisa filnamn.

Det tredje steget i organiseringen av ett arkivskåp är att skapa tydliga och koncisa filnamn. Ett filnamn ska tydligt beskriva vad som finns i filen. Du vill kunna se filnamnet och förstå vad som finns i filen utan att behöva öppna filen och stirra in i innehållet.

Men en fil med ett smart namn kan verka rolig just nu, men om några månader kan det sluta med att du blir förbryllad eller förvirrad. När du är osäker, tänk smart och enkelt. Du kan till exempel skapa en lista med hjälp av namnen på de verktyg som anges i avsnittet ovan. I det här fallet skulle Cable Bill bli Alpha Cable, Gas Bill bli Beta Natural Gas, Electric Bill bli Gamma Electric och så vidare.

När du utvecklar dina filnamn vill du göra ditt bästa för att undvika att skapa dubbla filnamn och diverse filmappar. Dessa typer av filer kan orsaka mycket problem i ett arkiveringssystem.

Dubbla filer skapar bokstavligen dubbelt så mycket arbete; du kommer att tillbringa större delen av din tid med att leta efter felplacerade eller saknade filkomponenter. Även om diverse mappar kan verka bekväma vid första anblicken, gör de det extremt svårt att hämta viktig information.

När du har bekräftat din slutliga lista över filnamn kan du organisera filnamnen i enlighet med ditt arkiveringssystem. Du kan skriva över din lista på samma eller ett separat papper, eller använda en serie klisterlappar för att organisera objekten en efter en. Du kan använda den här punkten som en sista kontroll för att se till att arkiveringssystemet och filnamnen fungerar bra med varandra.

Köp eller samla in arkivskåpskomponenter.

Nästa steg i organiseringen av ditt arkivskåp är att köpa eller samla in alla komponenter som du behöver för ditt arkivskåp. Detta inkluderar att köpa eller identifiera det arkivskåp du ska använda, samt att samla ihop saker som mappar, hängmappar, flikar för hängmappar (om du använder dem), blyertspenna, penna eller markör. Du kan använda en etikettmakare om du vill skapa etiketter, men det är absolut inte nödvändigt. Kolla runt i ditt hem eller på ditt kontor efter befintliga förnödenheter innan du köper artiklar online eller i butik.

Tänker du att arkivskåp eller mappar måste vara tråkiga och tråkiga? Numera kan du hitta olika typer av kontorsmöbler och kontorsmaterial i en mängd olika former, färger och mönster. Från färgglada arkivskåp, till ljusa bärbara mappar, till intrikata och fräcka manilamappar finns det något för alla smaker och budgetar. Håll ögonen öppna när du handlar efter roliga och färgglada förnödenheter för att lägga till lite ”pop” till ditt arkivskåp!

Förbered filmappar och hängmappar.

Nästan vill du börja förbereda dina filmappar och hängmappar. Ta ett gäng filmappar och hängmappar och börja märka dem enligt den eller de listor som du förberedde ovan. Du kan märka mapparna med vilken metod som helst: att märka med en penna gör det lätt att ändra eller redigera objekt, medan du med hjälp av en etikettmaskin kan få saker och ting att se mer enhetliga ut.

Ta god tid på dig när du förbereder dina mappar. Du vill inte oavsiktligt skapa dubbla filer eller felmärka objekt. Börja med att märka en filmapp och lägg sedan mappen åt sidan. Fortsätt processen med resten av dina mappar.

Förbered ditt arkivskåp.

Nästa steg är att förbereda ditt arkivskåp. Ta bort innehållet i ditt arkivskåp (om det finns något) och placera det på en ren, plan yta för tillfället. Om du arbetar med ett tomt eller helt nytt arkivskåp kan du börja placera dina förmärkta hängmappar och mappar i skåpet enligt ditt filsystem.

När du är klar med det här steget bör du ha flera tomma mappar och arkivmappar som är redo att ta emot papper och dokument.

Placera papper i arkivmappar.

Nu är det dags att placera dina papper och dokument i lämpliga mappar. Titta gärna tillbaka på ditt arkiveringssystem och din mapplista vid behov för att påminna dig själv om vad som hör hemma där. När du placerar papper i mapparna bör du organisera pappren i antingen kronologisk eller omvänd kronologisk ordning. Detta gör det lätt att hämta information när du behöver den.

Om du till exempel har en rad mobiltelefonräkningar från det senaste året kan du placera dem i kronologisk ordning från januari, februari, mars och så vidare. Du kan också arkivera samma räkningar i omvänd kronologisk ordning, så att den första räkningen som sitter i mappen är den senaste räkningen, till exempel november, oktober, september och så vidare.

Du kan behöva ägna en del tid åt att sortera papper, material och dokument för att matcha likadana objekt med likadana, men den grundläggande strukturen för dina filer finns redan där. Kolla in mitt inlägg om sortering av papper för några snabba tips här och läs mer om tips för att rensa papper här.

Sätt upp ett system för framgångsrik arkivering.

Har du en enorm hög med papper som behöver arkiveras? Förvara en korg, låda eller behållare i närheten av ditt arkivskåp för att tillfälligt förvara papper. Du kan sedan arkivera flera saker åt gången i stället för bitvis. Du kanske också vill sätta upp en återvinningsbehållare i närheten eller en dokumentförstörare med en behållare för att göra det enkelt att göra sig av med gamla eller föråldrade papper på rätt sätt.

Undervik att låta din arkivering stapla sig. Det är mycket lättare att arkivera fem papper på en gång än femhundra! Ta för vana att arkivera papper regelbundet. Du kan arkivera papper i slutet av dagen, veckan eller månaden. Det viktigaste är att se till att ditt arbete är konsekvent.

Du kan göra det till en produktiv uppgift att arkivera papper när som helst på dagen när du vill, börja dagen med att arkivera, arkivera lite före lunch eller spara arkiveringen när du behöver ta en paus från skrivbordet, sträcka på benen eller ge hjärnan vila från ett arbete som kräver djupa tankar och koncentration.

Hur är det med dig? Vad tycker du är det svåraste med att hålla ett arkivskåp organiserat? Låt oss se om vi inte kan hjälpa dig. Delta i samtalet och lämna en kommentar nedan!

Vill du ha hjälp med att organisera arkivskåpet? Om du vill ha hjälp med att rensa och organisera ditt arkivskåp erbjuder jag professionella organiseringstjänster och coachning i organiseringstänkande. Klicka här för att lära dig mer om hur du kan arbeta med mig.

Förbered dig på det enklaste sättet! Min e-bok, 31 enkla sätt att organisera sig under det nya året, är fylld av snabba tips som hjälper dig att skapa mer ordning i ditt utrymme. Klicka här för att få veta mer.