Fritidsanställda och andra som driver sin verksamhet hemifrån kan ofta göra skatteavdrag för sina utgifter för hemmakontor. Vissa regler gäller, men de är inte särskilt betungande. Du kan också ha ett antal andra företagskostnader och tillgångar som du kan avskriva eller göra anspråk på som Section 179-avdrag.
Reglerna för att göra anspråk på kontorsutgifter
Att göra avdrag för ett hemmakontor är en betydande fördel med att vara egenföretagare. Du kan omvandla en del av dina personliga utgifter till en skattemässigt avdragsgill företagskostnad med förbehåll för några regler.
- Du kan inte dra av mer än din nettoföretagsvinst efter att ha gjort anspråk på andra arbetsrelaterade avdrag. Till exempel är du begränsad till ett avdrag på 2 000 dollar om dina kontorsutgifter uppgår till 3 000 dollar, men du bara tjänade 2 000 dollar. Eventuell outnyttjad del av ditt avdrag för hemmakontor kan överföras till följande skatteår så att det inte går förlorat.
- Ditt kontorsutrymme får endast användas i affärssyfte. Det räknas inte som ditt ”kontor” om det fungerar dubbelt som familjens tv-rum. Internal Revenue Service kallar detta ”regelbunden och exklusiv användning”.
- Ditt kontorsutrymme måste vara ditt huvudsakliga verksamhetsställe. Med andra ord driver du din frilansverksamhet från den platsen. Detta betyder dock inte nödvändigtvis att du inte kan betjäna kunder på andra ställen. Du måste bara sköta din verksamhet från ditt hemkontor snarare än från någon annan plats.
Beräkning av dina utgifter för hemkontoret
Du kan rapportera avdraget för hemkontoret på det federala formuläret 8829, ”Expenses for Business Use of Your Home” (Utgifter för affärsmässig användning av ditt hem). Denna blankett lämnas in tillsammans med Schedule C, ”Profit or Loss From Your Business”, på din personliga blankett 1040.
Först måste du bestämma hur stor andel av dina totala utgifter som går till ditt företag. Du kan beräkna denna procentandel på ett av två sätt:
- Procentuell andel av kvadratfot: Mät storleken på ditt hemmakontor och mät den totala storleken på ditt hem. Förhållandet mellan de två ger din procentuella andel av hemmakontoret. Du kan göra anspråk på 20 procent av dina hemutgifter om ditt kontor tar upp 20 procent av hemmets totala yta.
- Antal rum: Räkna antalet rum i ditt hem. Din hemkontorsprocent blir ett dividerat med antalet rum du har.
Alla rum i ditt hem måste vara nästan lika stora om du använder den andra metoden.
Tillåtna utgifter för hemmet
Allåtna utgifter för hemmet inkluderar din hyra, ränta på lånet – även om det inte är huvuddelen av dina lån – fastighetsskatt, försäkring för hyresgäster eller husägare, avgifter för husägarföreningen, allmännyttiga tjänster och reparationer. Du tillämpar din procentsats på var och en av dessa utgifter och räknar sedan ihop dem för att få fram ditt avdrag.
Till exempel kan du dra av 3 840 dollar av den hyra du betalat under året om du betalar 1 600 dollar i månaden och ditt kontor utgör 20 procent av lägenhetens totala kvadratmeter: 1 600 dollar gånger 12 månader gånger 20 procent. Du skulle kunna dra av 240 dollar eller 20 % för el om dina elräkningar för året uppgick till 1 200 dollar.
Du är uppe i ett avdrag på 4 080 dollar, och du har inte ens inkluderat din hyresförsäkring eller gasräkning ännu.
Det förenklade alternativet
Skatteverket införde en andra, mycket enklare metod för att beräkna ditt avdrag för hemmakontor från och med skatteåret 2013. Med den passande titeln ”förenklat alternativ” räknas det till 5 dollar per kvadratfot av affärs- eller kontorsutrymmet i ditt hem. Tyvärr är gränsen vid 300 kvadratmeter. Det kan spara dig en hel del tråkig bokföring om ditt arbetsutrymme är mindre än så, men annars kanske du begränsar ditt avdrag till mindre än vad det skulle kunna vara.
Du kanske vill göra grova beräkningar åt båda hållen, en gång med hjälp av den förenklade metoden och sedan en gång med hjälp av den vanliga metoden, för att ta reda på vilket som ger det större avdraget och är mest vettigt för dig.
Du kan inte dra av en procentuell andel av huvuddelen av dina amorteringar, men du kan skriva av en del av kostnaden för ditt hus om du äger ditt hus. Du kan också dra av kostnaden för eventuella reparationer som görs direkt på ditt kontorsområde.
Olyckligtvis kommer alla avskrivningar du gör på huset att ge skattepliktiga vinster genom att avskrivningarna återvinns när och om du någonsin säljer det.
Du kan också avskriva företagstillgångar. En företagstillgång är all egendom med en livslängd som är längre än ett år och som du använder för att producera inkomster. Datorer, programvaror och kontorsmöbler är alla goda exempel.
Du har två alternativ för att redovisa dessa inköp:
- Du kan dra av hela inköpskostnaden det år du köper tillgången.
- Du kan fördela inköpskostnaden över ett antal år.
Båda alternativen innebär att du räknar ut din utgift på formulär 4562, Avskrivning och amortering. Det kallas för ett avsnitt 179-avdrag och beräknas i del 1 av formulär 4562 om du vill ta ut hela avdraget under inköpsåret. Du ”skriver av” din egendom om du väljer att sprida ut kostnaden över ett antal år.
Ska du skriva av eller använda Section 179?
Sektion 179 ger vanligtvis det största avdraget eftersom du gör anspråk på hela kostnaden på en gång. Detta minskar både din inkomstskatt och din egenföretagarskatt. Men att sprida ut kostnaden över flera år ger också en fördel. Detta kan minska inkomstskatten och din egenföretagarskatt i mindre steg under en längre tidsperiod. Det gör det också möjligt för dig att flytta en del av kostnaden till kommande år när du kanske behöver avdraget mer.
Som exempel kan vi säga att du köper professionell programvara. Enligt skattelagstiftningen kan du antingen avskriva kostnaden över tre år eller dra av utgiften det år då du köper den med hjälp av Section 179. Båda metoderna ger ett liknande resultat efter tre år, men genom att använda avsnitt 179 får du det största avdraget det första året.
Skattelagen (Tax Cuts and Jobs Act) höjde det maximala avdraget för utgifter enligt avsnitt 179 från 500 000 dollar till 1 miljon dollar 2018, så det borde täcka ett ganska stort antal tillgångar.
Avskrivning över tre år kan ge dig ytterligare avdrag under kommande år. Detta kan vara särskilt fördelaktigt om du räknar med att din inkomst kommer att öka. Men att använda avdraget enligt avsnitt 179 kan bidra till att hålla din skatteskuld under innevarande år så låg som möjligt om din frilansinkomst i år är ovanligt hög.
Du kan också fundera på hur länge du räknar med att kunna använda utrustningen innan den måste bytas ut. Om du tror att den bara kommer att hålla i ett år eller två kan det vara bättre att använda avdraget enligt avsnitt 179 för just den tillgången. Du kan välja att skriva av eller använda avsnitt 179 separat för varje tillgång du köper.