Utmaningen

The Health Resources & Services Administration (HRSA) är ett organ inom Department of Health & Human Services (HHS) med huvudansvar för att förbättra hälso- och sjukvården för människor som är geografiskt isolerade eller ekonomiskt eller medicinskt sårbara genom att ge tillgång till tjänster av hög kvalitet, kvalificerad vårdpersonal och innovativa program. HRSA beviljar bidrag till tusentals mottagare varje år, som bidrar till hälso- och sjukvårdstjänster som tiotals miljoner amerikaner får ta del av.

1997 införde HRSA Grants Electronic Management System (GEMS) för att hjälpa byrån och dess bidragsmottagare att bättre upprätthålla och reglera bidragsprocesser. Vid den tidpunkten hade dock många av byråerna och kontoren inom HRSA separata informationssystem för programförvaltning. Dessa system skilde sig åt i fråga om åtkomstkontroller, säkerhetsroller, datainmatningsmöjligheter, navigering, rapportering, analysmöjligheter och estetik. Eftersom många bidragsmottagare får flera bidrag från olika byråer och kontor inom HRSA skapade de mycket olika programförvaltningsverktygen förvirring och oenighet i HRSA:s bild gentemot bidragsgivarna.

Under de senaste 20 åren har REI Systems svarat på HRSA:s behov av ett centraliserat bidragshanteringssystem genom att utveckla Electronic Handbooks (EHBs), en applikation för stöd till bidrag och programförvaltning från början till slut som förenar bidragshanteringsprocesserna i hela byrån, vilket gör det möjligt för användarna att utföra funktioner som sträcker sig över bidragsverksamhet, programplanering, övervakning och förvaltning från en central plats.

I dag måste HRSA:s bidragsprocesser omarbetas och bidragshanteringssystemet moderniseras för att förbereda sig för nya krav i samband med GREAT Act, som kräver standardisering och streaming av data. I den nuvarande miljön måste HRSA utnyttja tekniken för att leverera mer med begränsade resurser. Slutligen vill HRSA förbättra bidragstagarnas prestationer genom att identifiera och främja bästa praxis baserat på prestationsdata.

Vår metod

EHBs integrerade en rad olika system för stöd till bidrag till ett transparent, företagsövergripande system. Tillsammans med Grants.gov har detta system effektiviserat ansöknings- och administrationsprocessen och gjort det möjligt för sökande, bidragstagarorganisationer och HRSA att kommunicera effektivt och bedriva verksamhet elektroniskt. Det gör det möjligt för HRSA att arbeta i en papperslös miljö med förbättrad affärseffektivitet och i enlighet med föreskrivna riktlinjer, förfaranden och lagstiftning som gäller för hela myndigheten och på federal nivå.

REI Systems kommer nu att ta detta system till nästa nivå genom att tillämpa beprövad och framväxande teknik, t.ex. modern programvaruteknik, lågkodsteknik, moln, mobilitet, blockkedja och artificiell intelligens, för att förbättra tjänsteleveransen och användarupplevelsen samtidigt som man sänker de totala driftskostnaderna.

Med nuvarande och nya utmaningar – såsom opioidepidemin, kapacitetsuppbyggnad för hälso- och sjukvårdspersonal och finansiering av innovativa vårdmodeller såsom hembesök – behöver HRSA ett mer robust, strömlinjeformat och automatiserat system. Med 15 års erfarenhet av att arbeta med detta system kommer REI Systems att ta det man lärt sig och omarbeta ett modernt system som kommer att driva förbättrad affärseffektivitet och ändamålsenlighet samt verkligt datadrivet beslutsfattande.

Impact & Outcomes

HRSA:s EHB:s stödjer 41 000+ användare, inklusive mer än 1 500 HRSA-anställda med mer än 500 000 arbetsflödesuppgifter som hanteras varje år för att stödja elektroniska affärsprocesser. Med REI:s hjälp har HRSA:s bidrag betjänat över 22,8 miljoner patienter vid mer än 9 000 hälsocentraler, vilket har resulterat i en 27-procentig ökning av antalet behandlade patienter sedan 2008. Och med investeringen i EHBs kunde HRSA minska tid och arbete med 60 %, vilket gjorde att personalresurserna kunde fokusera på att göra bidragen tillgängliga för hälsocentraler över hela USA.

Med moderniseringen av systemet kommer HRSA att följa nya krav på datastandardisering och rapportering, samtidigt som man skapar gemensamma affärssystem och optimerar genomförandet av uppdraget.

REI:s HRSA-kunder lovordade teamet för deras enastående leverans av EHBs: ”REI-teamet har verkligen etablerat en standard för mig som entreprenörer bör mätas efter. REI har alltid varit, och jag är säker på att det alltid kommer att vara, en grupp människor som strävar efter excellens och uppnår det.”