Har du någonsin lämnat ett möte utan att veta vad du ska göra härnäst? Vad sägs om att lägga ner timmar på ett utkast bara för att få reda på att riktningen ändrades för en vecka sedan?

Så, varför är kommunikation viktigt? Jo, det är en av de första saker vi lär oss när vi växer upp (vi har till och med examina i kommunikation) och visar sig fortfarande vara en av de svåraste färdigheterna att förfina. Ändå är den onekligen viktig för ledarskap och för att hantera ett framgångsrikt team.

En ledare som inte kan fastställa förväntningar kommer att ha ett team i kaos. Deadlines kommer att missas. Bråk kommer att uppstå om vem som gjorde vad eller vem som skulle ha gjort det. Otaliga möten hålls för att bekämpa detta kommunikationsmisslyckande, men de slutar bara med att slösa allas tid.

Inte oroa dig. Vi har några tips för effektiv kommunikation som du kan ha i åtanke nästa gång du ger feedback eller funderar på att planera det där mötet. Du lär dig hur du kan förbättra din kommunikationsförmåga på arbetsplatsen och utanför.

Det pratas för mycket

Vi använder flera verktyg och taktiker som används varje dag för att göra kommunikationen så okomplicerad som möjligt. Dessutom schemalägger vi också möten ovanpå möten för att uttrycka vårt arbete, våra idéer och mål.

Men fungerar alla dessa initiativ för att genomdriva effektiv kommunikation? Enligt vår undersökning om arbetsledning deltar mer än en fjärdedel av de anställda i sex eller fler möten i veckan. Endast 46 procent säger dock att de lämnar ett möte med en tydlig förståelse för vad de ska göra härnäst.

Så vad gör vi fel? Vi pratar för mycket och lyssnar inte tillräckligt.

Goda antropologer dyker upp på en plats och samlar helt enkelt in feedback. Istället för att känna att de har något att bevisa ställer de frågor och lyssnar noga på svaren. Men så är det inte på de flesta möten.

Det finns alltid en person eller två som dominerar ett möte då de kämpar för att deras idéer ska bli hörda. Delande uppmuntras på dessa möten. Men när resten av rummet inte kan komma till tals eller känner att ingen vill lyssna på dem har du ett problem.

Prova det här: Tänk dig själv: Vad skulle en antropolog göra? Vid ditt nästa möte kan du fokusera på att skapa en dialog i stället för en monolog. I början av mötet, ge dig själv tre minuter (ta tid om du måste) för att tala om syftet med mötet och eventuella tankar du hade i förväg. När de tre minuterna är slut öppnar du ordet för alla andra och lyssnar bara. På så sätt kan deltagarna känna att deras idéer värderas och du kan öva dig i att lyssna i stället för att tänka på vad du ska säga härnäst.

Det är för splittrat

Du har alltså utarbetat en rapport som ska vara klar för utformning i slutet av veckan. Du mejlar den till alla nyckelintressenter plus några andra vars bidrag du behöver. En efter en börjar du få feedback.

En del av feedbacken är spridd över olika versioner av ditt delade dokument. En del av den finns i e-posttråden. En person kommer fram till dig på kontoret och berättar vad han/hon vill se ändrat.

Du börjar få lite mer feedback via IM och telefonsamtal. Slutet av veckan närmar sig och i stället för att skicka din rapport till designen organiserar du din feedback. Låter det bekant?

Med så många olika kommunikationstyper och kommunikationsmedel kan det bli ett heltidsjobb att bara organisera feedbacken, införliva allas tankar och idéer. Det är nästan omöjligt att få kortfattad och användbar feedback från intressenterna utan en enda plats där all feedback för ett visst projekt kan samlas.

Prova det här: Investera i ett verktyg som gör det möjligt att samla all kommunikation som är relevant för ett specifikt projekt på en enda, lättillgänglig plats. Denna enda sanningskälla kommer att vara en räddning när det gäller att samla in och genomföra idéer och feedback. I slutändan kommer du att spara massor av tid som tidigare gått åt till att organisera och pussla ihop allt.

Håll all din kommunikation på ett och samma ställe. Starta en gratis provperiod med Wrike.

Det finns en baktanke

Har du någonsin suttit på ett möte där du känner att folk uttalar sig för sin egen skull och inte för företagets? Eller upplevt en konflikt med en anställd och medvetet slutat samarbeta med denne?

Detta är en produkt av att du låter något påverka ditt sätt att kommunicera negativt. I slutändan arbetar ni alla i slutändan mot samma mål och måste samarbeta. Att främja en plats för samarbete där alla får stöd och känner att de har en röst är absolut nödvändigt för god kommunikation.

Enligt Dan Scalco, grundare och marknadsdirektör på Digitalux: ”Håll inte din status över andra människor eller använd tvång eller rädsla som motivationsfaktorer. Fokusera i stället på att föra en ärlig, positiv och egolös attityd till varje situation som uppstår. Att fungera som en hejaklacksledare i stället för en autokrat bidrar till att upprätthålla moralen och kan till och med underlätta kreativitet och effektiv problemlösning.”

Att prova det här: I början av ett projekt eller ett möte skriver du ner de mest övergripande målen. Närhelst du är värd för ett möte och en konflikt bryter ut eller det finns motstridig feedback om ett projekt som håller på att gå överstyr, titta tillbaka på dina högnivåmål och fråga dig själv: Hjälper detta oss att nå våra mål? På så sätt kan du ta ett steg tillbaka och utvärdera vad som faktiskt är konstruktivt och vad som behöver åtgärdas.

Det finns inget förtroende

Om du misslyckas med att hålla tidsfrister eller inte infriar ett löfte kan det undergräva ditt teams förtroende för dig. Om du är någon som lovar för mycket och inte levererar tillräckligt kan ditt team inte lita på dig. Även om du känner att du gör det motsatta och lovar för lite och levererar för mycket, är du fortfarande inte ärlig och det skadar kommunikationen i teamet.

”Det finns inget som får människor att stänga av sig snabbare än att känna lukten av skitsnack”, säger Karin Hurt, författare och grundare av Let’s Grow Leaders. ”Om du vill att folk verkligen ska lyssna måste du vara säker på att de kan tro på det du säger. En kultur av verklig kommunikation kan bara uppstå när människor kan räkna med att de kan lita på att de är uppriktiga mot varandra. Uppmuntra till öppenhet och sanning, med början i toppen.

Try this: Var ärlig – så enkelt är det. Dela med dig av detaljer om du känner till dem, säg att du inte gör det om du inte gör det. Håll regelbundna enskilda möten när det är nödvändigt och var alltid så öppen som möjligt under dessa möten. Ditt team kommer att uppskatta din uppriktighet och ärlighet och belöna dig med förtroende och hårt arbete.

För ytterligare läsning om hur man förbättrar sin kommunikationsförmåga:

• 5 Essential Communications Skills to Catapult Your Career: Se det här webbseminariet för att lära dig vilka typer av kommunikationsfärdigheter som gör att du når toppen och längre.
• 14 beprövade sätt att förbättra din kommunikationsförmåga: ”Du kan förbättra din kommunikationsförmåga med 14 beprövade sätt att förbättra din kommunikationsförmåga”: Ta ditt ledarskap till nästa nivå genom att omsätta dessa färdigheter i praktiken.
• 6 strategiska sätt att hålla kommunikationen i ditt team strömlinjeformad: Vill du minska på allt oväsen? Läs den här artikeln om hur du genom att tilldela specifika roller och göra en ordlista kan hålla kommunikationen i teamet klar och tydlig.
• 9 sätt att förbättra kommunikationen på jobbet: I den här artikeln får du praktiska tips och till och med idéer om vad du kan säga för att uppmuntra till bättre kommunikation i ditt team.