Încingeți televizorul și este foarte probabil să găsiți o celebritate sau o altă personalitate celebră care conversează cu un prezentator de știri TV sau cu gazda unei emisiuni. Deschideți ziarul și există șansa să citiți despre gândurile unui politician proeminent cu privire la anumite probleme, consemnate de un jurnalist.

În timp ce vă îndreptați spre birou și treceți pe lângă departamentul de resurse umane, vedeți o coadă de tineri și tinere bine îmbrăcați care își așteaptă rândul pentru a intra în încăpere și a discuta cu managerul de resurse umane, care încearcă în prezent să ocupe un post vacant.

Toate aceste scenarii implică conversații și schimburi de idei, realizate sub forma unui interviu.

În acest articol, explorăm 1) ce este un interviu, 2) avantajele și dezavantajele de a avea un program de interviu, 3) diferitele tipuri de programe de interviu, 4) șabloane de program de interviu și 5) sfaturi și trucuri.

INTERVIUL: O PREZENTARE GENERALĂ

Posibil, cea mai simplă definiție a unui „interviu” este o „conversație în care se pun întrebări și se dau răspunsurile corespunzătoare”. Cadrul și execuția interviului variază de la ocazional la semi-formal și până la formal, și implică două părți: intervievatorul și persoana intervievată. Obiectivul intervievatorului este de a colecta date și informații punând întrebări și sondând răspunsurile care sunt date de persoana intervievată. Acesta poate fi descris chiar ca fiind „scenariul intervievatorului”.

Un interviu poate fi realizat individual, cu un intervievator și un intervievat, sau în grupuri. De exemplu, un intervievator poate discuta cu mai multe persoane intervievate sau mai mulți intervievatori pot conversa cu o singură persoană intervievată. Alternativ, ar putea fi un aranjament de grup, cu un grup de intervievatori în fața unui grup de intervievați.

Când se desfășoară interviurile? În general, interviurile sunt utilizate pentru următoarele:

• Angajare sau recrutare. Un interviu de angajare presupune ca un manager de angajare sau un recrutor să vorbească sau să discute cu un solicitant sau un candidat pentru a evalua dacă acesta din urmă este potrivit și apt pentru un post vacant.
• Cercetare. O modalitate de a culege date pentru cercetare (de exemplu, cercetare de marketing, economică și științifică) este prin ceea ce se numește „interviu de cercetare”, prin care se caută răspunsuri de la respondenți. În cercetarea științifică, de exemplu, întrebările sunt formulate cu scopul de a testa o ipoteză sau o presupunere.
• Diseminarea informațiilor. Știrile sunt exemplul principal, unde unei persoane i se pun întrebări pentru televiziune, radio, ziar sau alte mijloace de comunicare similare.

Cum vă puteți da seama dacă un interviu decurge fără probleme? Ei bine, bunul simț ar dicta că un interviu decurge bine dacă există un schimb continuu de idei și informații, iar acest lucru poate fi atribuit mai multor factori.

• Un obiectiv sau un scop, care gravitează în jurul unui subiect sau subiect specific. Este vorba de un interviu de angajare? Este interviul menit să afle ce crede persoana intervievată despre o anumită problemă?
• Capacitatea intervievatorului de a pune întrebări și de a încuraja persoana intervievată să se conecteze cu el și să se deschidă față de el. Acest lucru se referă, de asemenea, la capacitatea sa de a cerceta mai profund și de a face urmăriri ale întrebărilor pentru a obține mai multe informații.
• Răspunsul persoanei intervievate și capacitatea sa de a se exprima pe deplin în răspunsurile sale. El ar trebui să fie capabil să înțeleagă rapid întrebarea și să înțeleagă ceea ce i se cere, astfel încât să poată oferi răspunsul pe care îl caută intervievatorul.
• Mediul interviului. Aceasta include locul de desfășurare sau locația, limbajul folosit și alți factori externi care dau tonul general al interviului.

Dacă oricare dintre cele de mai sus sunt absente (sau prezente, dar lipsite în vreun fel), atunci vă puteți aștepta ca interviul să meargă în jos încă de la început. Cu toate acestea, un alt motiv uriaș pentru care majoritatea interviurilor eșuează sau nu obțin rezultatele dorite este lipsa de pregătire, în special din partea intervievatorului. Un indiciu al pregătirii este un „program de interviu”.

PROGRAMUL DE INTERVIU

Oricât de amuzante ar părea interviurile spontane sau la fața locului, ele vor fi o bombă dacă nu s-a făcut nicio pregătire. Acele interviuri „ambuscadă” pe care le vedeți la televizor? Ele nu sunt complet întâmplătoare sau „la fața locului”, așa cum sunt prezentate a fi. Întrebările puse au fost deja pregătite în prealabil și sunt adesea cuprinse într-un program de interviu.

Un program de interviu este practic o listă care conține un set de întrebări structurate care au fost pregătite, pentru a servi ca un ghid pentru intervievatori, cercetători și investigatori în colectarea de informații sau date despre un anumit subiect sau problemă. Programul va fi folosit de către intervievator, care va completa întrebările cu răspunsurile primite în timpul interviului propriu-zis.

Avantajele unui program de interviu

1. Un program de interviu facilitează desfășurarea unui interviu. Deoarece întrebările au fost deja pregătite în prealabil, este mai ușor să se desfășoare și să se finalizeze interviul.
2. Crește probabilitatea de a colecta informații sau date exacte. Se așteaptă ca întrebările, care au fost deja pregătite în prealabil, să fie bine gândite și să fie bine focalizate, astfel încât să vizeze „miezul problemei”, asigurându-se astfel că răspunsurile obținute sunt corecte sau precise. Potrivit lui Lindlof & Taylor, programele de interviu pot crește fiabilitatea și credibilitatea datelor colectate.
3. Le permite intervievatorilor și cercetătorilor să obțină mai multe informații, deoarece pot pune întrebări de urmărire sau clarificări la întrebările pe care le-au pregătit. Astfel, informațiile culese sunt mai relevante și mai utile.
4. Rata și cantitatea de răspunsuri sunt mai mari. Adesea, interviurile sunt limitate în timp. Intervievatorii au la dispoziție doar o perioadă limitată de timp pentru a pune toate întrebările și a obține răspunsurile. Dacă a venit pregătit, atunci poate utiliza acest timp în mod corespunzător. În caz contrar, va pierde mult timp, gândindu-se la ce întrebare să pună în continuare. Următorul lucru pe care îl știe, timpul a expirat și abia dacă a obținut ceva substanțial de la persoana intervievată.
5. Oferă flexibilitate și personalizare ridicată și poate fi folosit atunci când intervievează diferite tipuri de persoane. Intervievatorul îl poate pregăti ținând cont de respondenți. De exemplu, un intervievator poate să fi pregătit un program de interviu de angajare pentru recrutarea unui muncitor în construcții sau a unui muncitor. Atunci când este însărcinat să intervieveze candidați pentru un post de conducere, el poate folosi același program, dar cu câteva ajustări.

Dezavantajele unui program de interviu

1. Poate fi consumator de timp. Pregătirea programului de interviu poate lua o bună parte din timpul unui intervievator, mai ales dacă este vorba de un interviu extins sau aprofundat. Trebuie efectuate cantități semnificative de cercetare pentru a putea elabora întrebări bune.
2. Există un risc ridicat ca interviul și rezultatele acestuia să sufere din cauza prejudecății intervievatorului, deoarece el este cel care va alege întrebările care vor fi puse în timpul interviului.
3. Variabilitatea poate fi ridicată atunci când programul de interviu este utilizat de mai mulți intervievatori. Acest lucru poate duce la informații nesigure colectate în timpul interviurilor.

TIPURI DE GHIDURI DE INTERVIU

Există două tipuri majore de grile sau ghiduri de interviu care sunt utilizate pe scară largă de către intervievatori.

Grila de interviu în profunzime

Este utilizată pentru interviuri deschise, care au ca scop obținerea de informații în profunzime, adesea pe subiecte serioase sau probleme sensibile. Întrebările sunt deschise, cu indicații prevăzute pentru ca intervievatorul să ceară clarificări sau informații suplimentare, dacă este necesar.

Intervievatului i se oferă mai mult spațiu sau marjă de manevră pentru a vorbi despre toate subiectele care vor apărea în timpul interviului, astfel încât acesta este liber să-și folosească propriile cuvinte și să lase ideile să iasă din el cu ușurință. Caracteristicile cheie ale acestui program de interviu sunt enumerate mai jos.

• Programul conține indicații privind conștientizarea de către persoana intervievată a scopului interviului și a duratei acestuia.
• Întrebările trebuie să fie elaborate astfel încât să ofere răspunsuri relevante pentru subiect sau problemă. De exemplu, dacă este vorba de un interviu pentru un loc de muncă, întrebările trebuie să abordeze chestiunea cu privire la faptul dacă solicitantul intervievat posedă calificările și acreditările care îl fac potrivit pentru postul vacant. Dacă interviul este în scopul unei cercetări sau investigații, întrebările ar trebui să răspundă la principala problemă sau subiect al cercetării sau investigației.
• Toate întrebările ar trebui să fie relevante sau să aibă un impact asupra scopului sau obiectivului interviului. Eliminați întrebările irelevante sau cele cu răspunsuri care nu vă vor fi de niciun folos.
• Se adoptă abordarea de tip „un pas la un moment dat”, fiecare întrebare fiind menită să abordeze o singură problemă, în loc să abordeze mai multe probleme deodată. Acest lucru are tendința de a deruta nu numai persoana intervievată, ci și intervievatorul, și de a face ca acesta din urmă să piardă controlul asupra direcției interviului.
• În loc să folosească întrebări la care se poate răspunde cu un Da sau Nu, întrebările sunt deschise, care pot fi folosite ca punct de plecare sau de referință pentru mai multe întrebări. În acest fel, intervievatorul poate merge mai departe în obținerea informațiilor de care are nevoie.
• Întrebările sunt neutre, evitând întrebările sugestive care au potențialul de a dicta răspunsul persoanei intervievate.

Programul de interviu structurat

Acest tip de program de interviu este adesea comparat cu formatul utilizat în formularele de sondaj sau în chestionare din cauza asemănărilor dintre ele. Diferența constă în utilizare; în mod evident, programul de interviu este utilizat de către intervievator în timpul unei interacțiuni față în față, în timp ce chestionarul este pur și simplu completat de către respondent.

Acest program de interviu conține întrebările care vor fi puse și este, de asemenea, locul în care intervievatorul va înregistra răspunsurile la aceste întrebări. În esență, pregătirea unui program de interviu pentru un interviu structurat este identică cu pregătirea unui chestionar. Doar că chestionarul va fi folosit doar de către intervievator, iar respondentul sau persoana intervievată nu va ajunge să pună ochii pe conținutul acestuia.

Pentru mai multă flexibilitate, totuși, unii intervievatori combină caracteristicile acestor două tipuri atunci când își pregătesc programul de interviu. Aceasta ar depinde într-adevăr de intervievator și de ceea ce el consideră că este cel mai eficient pentru a-și atinge obiectivele.

Tabloane de program de interviu

Nu există un singur model standard pentru un program de interviu. În general, formatul va depinde de tipul și scopul interviului care se realizează, precum și de respondenții sau persoanele intervievate vizate. Cu toate acestea, programul de interviu trebuie să aibă trei părți majore:

Deschidere

Câțiva cercetători numesc această etapă „încălzirea”, în care obiectivul este de a crea o atmosferă care să permită o circulație deschisă și liberă a ideilor între intervievator și persoana intervievată, fie că este vorba de un interviu individual sau în grup.

La începutul interviului, intervievatorul trebuie să ureze bun venit persoanei intervievate și să facă un efort pentru a o pune în largul ei. Dacă respondentul este relaxat, este probabil ca interviul să decurgă fără probleme. Intervievatorul va proceda apoi la informarea persoanei intervievate cu privire la următoarele:

• Obiectivele interviului. Persoana intervievată merită să știe de ce are loc interviul și de ce este implicată. În cazul unui interviu de angajare, candidatul intervievat știe deja de ce se află în aceeași încăpere cu personalul de resurse umane, dar trebuie totuși să i se explice clar acest lucru.
• Subiectele sau punctele care vor fi discutate în cursul interviului. Acest lucru are rolul de a face și mai mult ca intervievatul să se simtă confortabil, deoarece îi oferiți ceva de genul unui „avertisment anticipat” cu privire la ceea ce va fi întrebat mai târziu în cadrul conversației.
• Lungimea sau durata estimată a interviului. Persoana intervievată nu dorește să fie ținută să ghicească pe tot parcursul interviului când se va încheia sau dacă va trebui să-și petreacă toată dimineața vorbind cu intervievatorul.

Persoana intervievată ar dori să simtă că va beneficia într-un fel de acest interviu, așa că ar fi cu siguranță de ajutor dacă îi oferiți motivația de a răspunde corect și precis la întrebări. Dacă nu o faceți, s-ar putea să nu fie înclinat să răspundă la întrebări, cu atât mai puțin să dea răspunsuri bune.

Această parte a programului de interviu poate fi formatată în așa fel încât să se potrivească cu personalitatea intervievatorului și chiar cu cea a intervievatului.

Corp

Am ajuns la „discuția de bază”. Aceasta conține esența programului de interviu: subiectele și întrebările care vor fi puse. Din nou, conținutul va depinde de subiect și de tipul de interviu. Principalul lucru pe care nu trebuie să îl neglijați niciodată este că întrebările trebuie să îndeplinească obiectivul interviului.

În loc de o schemă de interviu, care include doar o listă de subiecte și subteme, un program tipic de interviu conține, de asemenea, întrebări majore, precum și întrebări de urmărire menite să sondeze sau să clarifice răspunsurile la întrebările majore puse anterior.

Când se pregătește corpul programului de interviu, este important să se lase mai mult decât suficient spațiu în care intervievatorul poate nota răspunsurile sau răspunsurile persoanei intervievate.

Încheiere

Interviul este pe cale să fie încheiat. Motivul pentru care este inclusă în programul de interviu este acela de a se asigura că interviul nu se va încheia brusc, ceea ce poate părea nepoliticos pentru persoana intervievată.

Încheierea va cuprinde principalele puncte, în rezumat, despre care s-a vorbit în timpul interviului, urmate de o scurtă discuție despre următorii pași care vor fi făcuți după interviu.

Puteți consulta acest model pentru un exemplu de program de interviu care să fie folosit în discuția cu un coleg de facultate. Acest alt șablon de ghid de interviu simplu oferă, de asemenea, indicii cu privire la ceea ce ar trebui să spună intervievatorul în timpul interviului, în afară de întrebările pe care le va pune.

În unele cazuri, un program de interviu poate fi atât de simplu încât să conțină doar punctele esențiale, cum ar fi scopul interviului, data, ora și locul de desfășurare a interviului, precum și numele și datele de contact atât ale intervievatorului, cât și ale persoanei intervievate. Aruncați o privire la acest program de interviu de angajare ca exemplu.

Din fericire, există o sumedenie de resurse de modele de programe de interviu pe care le puteți găsi online și pe care le puteți modifica și adapta la nevoile dumneavoastră.

TIPURI PENTRU PREGĂTIREA ȘI UTILIZAREA UNUI PROGRAM DE INTERVIU

Principala preocupare în pregătirea unui program de interviu se referă la întrebări. Ce ar trebui să fie întrebate și cum ar trebui să fie întrebate? Dar asta nu este tot. Chiar și ordinea sau secvența în care se pun întrebările contează, motiv pentru care ar trebui să fie reflectată și în programul de interviu.

Rețineți următoarele sfaturi atunci când pregătiți ghidul pe care îl veți folosi pentru interviu.

• Nu începeți interviul cu o întrebare care să sondeze orice informație personală a persoanei intervievate (cu excepția cazului în care scopul interviului este de a vorbi despre viața personală a acesteia). Dacă este vorba de un interviu pentru un loc de muncă, ar fi mai bine să-l faceți să vorbească despre competențele, calificările și experiențele sale profesionale, întrucât aceasta este zona sa de confort. Dacă este un interviu de cercetare, puteți începe lucrurile întrebându-l pe intervievat despre expertiza sa în domeniul pentru care îl intervievați. Nu-i puneți întrebări personale despre familia sa sau subiecte similare.
• Începeți cu întrebări mai „ușoare”, sau cu cele care nu vor pune imediat intervievatul sau respondentul în gardă. Intervievatul ar trebui să poată răspunde ușor la întrebare, apoi puteți trece treptat la subiecte mai sensibile sau mai dificile. Dacă începeți cu o întrebare controversată sau cu ceva care îl va face pe intervievat să se simtă inconfortabil, acest lucru va da un ton sumbru pentru restul interviului.
• Regula generală este să grupați întrebările într-o manieră logică. Puteți începe cu întrebări generale și să vă îndreptați ulterior spre întrebările specifice. Desigur, este posibil să trebuiască să fiți flexibil uneori, mai ales atunci când o întrebare generală trebuie să fie urmată de o întrebare specifică pentru a clarifica ceva.
• Pentru varietate și un flux mai natural, dacă folosiți atât întrebări deschise, cât și închise, ar fi o idee bună să le amestecați, în loc să puneți mai întâi toate întrebările închise și apoi cele deschise în a doua jumătate a interviului. O altă sugestie este să adaptați secvența pâlnie sau pâlnia inversată. Secvența pâlnie vă va face să începeți cu întrebări deschise și să treceți treptat, dar natural, la cele închise. Secvența pâlnie inversată ordonează întrebările în sens invers.
• Țineți minte respondenții sau persoanele intervievate atunci când pregătiți întrebările. Ar trebui să știți cel puțin despre trecutul lor, astfel încât să puteți pregăti întrebări care să rezoneze cu ei. Dacă aveți de gând să intervievați candidați pentru un post de inginer supraveghetor, puteți formula întrebările astfel încât candidații să poată dovedi dacă sunt sau nu calificați pentru acest post. Dacă urmează să intervievați o persoană de interes cu privire la un incident recent, ar trebui cel puțin să aflați de ce este considerată „persoană de interes”, astfel încât să puteți elabora întrebări adecvate și relevante.
• Formularea întrebărilor trebuie să fie clară. Evitați să folosiți termeni complicați și foarte tehnici, cu excepția cazului în care sunteți complet sigur că persoana intervievată este familiarizată cu ei. Încercați să folosiți un limbaj simplu și termeni profani pentru a evita confuzia. Stați departe de termenii colocviali și de jargon, mai ales atunci când există alternative mai bune – mai ușor de înțeles – pe care le puteți folosi. Structura frazelor este, de asemenea, importantă. Întrebările structurate în propoziții lungi și fără finalitate vă pot deruta pe amândoi, iar intervievatul poate să nu înțeleagă punctul principal despre care îl întrebați. Așa cum am menționat anterior, pe cât posibil, fiecare întrebare ar trebui să abordeze un singur aspect. Evitați să plasați prea multe întrebări într-o singură propoziție, care să fie citită dintr-o suflare.
• Asigurați un spațiu adecvat în care să puteți înregistra sau scrie răspunsurile sau răspunsurile la fiecare întrebare. Există opțiunea de a utiliza un reportofon în timpul interviului, în cazul în care există unele puncte pe care nu reușiți să le înregistrați pe programul de interviu. Dacă aveți de gând să folosiți unul, trebuie să informați persoana intervievată despre acest lucru la începutul interviului și să obțineți consimțământul acesteia pentru înregistrarea interviului.
• În calitate de intervievator, trebuie să vă familiarizați cu programul de interviu. Doriți ca interviul să decurgă în mod natural și, cu siguranță, nu doriți să păreți rigid atunci când puneți întrebările sau, mai rău, ca și cum l-ați repetat. Ei bine, probabil că ați făcut-o, dar nu vreți ca acest lucru să fie evident pentru persoana intervievată. Trebuie să emanați încredere; la urma urmei, dumneavoastră sunteți cel care puneți întrebările. Odată ce ați pregătit programul de interviu, trebuie să îl cunoașteți pe de rost.

.