Aveți nevoie de ajutor pentru a organiza un dulap de arhivare în casa sau la birou?

Vă întrebați cum ar trebui să vă păstrați toate dosarele și documentele?

Organizarea unui dulap de arhivare pare că ar trebui să fie un proiect de organizare relativ simplu.

Îți aduni hârtiile, le așezi în dosare de manila, glisezi acele dosare în dosare suspendate și apoi arunci totul în dulapul tău.

ușor de făcut, nu-i așa?

De fapt, organizarea unui dulap de dosare presupune mult mai multe decât credeți!

Nu organizați dosare doar de dragul de a vă distra… organizați dosare astfel încât să vă puteți referi la ele în viitor.

În unele privințe, procesul de organizare a unui dulap de dosare este ca și cum ați face un plan pentru o călătorie viitoare.

Singura diferență este că veți face călătoria la un moment necunoscut în viitor, fie că este vorba de două săptămâni, doi ani sau chiar două decenii!

Un motiv în plus pentru ca să aveți mare grijă atunci când vă organizați dosarele.

În această postare, vă ofer câteva indicații pentru a face organizarea unui dulap de arhivare pentru nevoile dumneavoastră atât de ușoară.

Aceste sfaturi au menirea de a vă oferi un cadru solid atunci când vine vorba de organizarea dulapului dumneavoastră.

Puteți folosi aceste sfaturi pentru a organiza orice tip de dulap de arhivare: un dulap de arhivare pentru biroul de acasă, un dulap de arhivare la locul de muncă, un dulap de arhivare la școală, un dulap de arhivare pentru afaceri mici și multe altele.

Crearea unui sistem de arhivare.

Primul pas în organizarea unui dulap de arhivare este crearea unui sistem de arhivare. Acest sistem va fi sufletul dulapului dvs. de arhivare și va fi metoda prin care veți clasifica și stoca hârtiile și documentele dvs. de arhivare.

Vă puteți gândi la acest proces similar cu cel de stabilire a cadrului pentru o casă nouă. Doriți să aveți cadrul casei la locul lui (sistemul dvs. de clasare) înainte de a începe să adăugați pereții, podeaua și izolația (dosarele dvs.).

Veștile bune sunt că un sistem de clasare poate fi atât de general sau de detaliat pe cât doriți. Nu este necesar să creați un sistem complex sau greu de înțeles pentru a vă organiza dosarele.

Ceea ce contează cel mai mult este să creați un sistem fiabil și să vă țineți de el pe toată durata de utilizare a dulapului dvs. de arhivare. Scopul organizării dulapului dvs. de arhivare este de a putea stoca și localiza ușor și convenabil dosarele de care aveți nevoie!

Rețineți: ori de câte ori vă propuneți să creați un sistem de arhivare, îl creați pentru viitorul dvs. Ar trebui să puteți găsi ceea ce aveți nevoie fără probleme sau dificultăți. Nu vreți să petreceți 10 minute pentru a localiza un dosar sau să vă storceți creierii încercând să vă amintiți structura de organizare a dulapului dvs. de arhivare.

Unul dintre cele mai simple moduri de a organiza un dulap de arhivare este de a organiza dosarele în ordine alfabetică. Există pur și simplu ceva satisfăcător în a deschide un sertar al unui dulap de clasare și a vedea dosarele organizate în mod ordonat de la A la Z, pentru dosarele de uz casnic, numele clienților sau proiecte.

Dacă vă simțiți mai aventuros în departamentul de organizare și doriți să vă construiți propriul sistem folosind o combinație de informații de clasare, faceți-o cu orice preț. Dacă alegeți această cale, rețineți că va trebui să vă definiți clar și să vă mențineți sistemul de organizare, astfel încât să păstrați lucrurile în ordine.

Iată câteva întrebări pe care să vi le puneți în timp ce vă construiți sistemul de clasare:

• Cum va fi folosit dulapul meu de clasare?
• Ce tipuri de dosare voi stoca în dulapul meu de clasare?
• Se va potrivi nevoilor mele un sistem de clasare simplu sau complex?
• Unde va fi depozitat dulapul meu de clasare?
• Cine altcineva în afară de mine va folosi dulapul meu de clasare și dosarele mele?

Faceți o listă de dosare.

Postul următor în organizarea unui dulap de clasare este crearea unei liste de lucru a dosarelor care vor fi stocate în dulapul de clasare. Acest pas vă va ajuta să vă organizați gândurile și, în cele din urmă, dosarele.

Scoateți o bucată de hârtie și un pix și începeți să faceți o listă cu numele dosarelor care vor intra în dulap. Perfecțiunea nu este necesară pentru această primă iterație a listei: pur și simplu notați numele fișierelor pe care ați dori să le includeți în dulapul dvs. de arhivare pe măsură ce vă vin în minte. Dacă aveți nevoie, vă puteți referi la documentele din apropiere pentru a vă ajuta să identificați tipurile de dosare pe care doriți să le creați.

Iată câteva exemple simple pentru a vă ajuta: dacă organizați un dulap de arhivare pentru facturile casnice, ați putea crea o listă cu următoarele: Factura de cablu, Factura de gaz, Factura de electricitate, Factura de telefon, Factura de apă, și așa mai departe. Dacă ați organiza un dulap de arhivare în funcție de clienți, ați putea crea o listă cu următoarele nume de familie ale clienților: Astor, Brown, Brown, Jones, Smith, Thompson și așa mai departe.

Crearea unor nume de fișiere clare și concise.

Al treilea pas în organizarea unui dulap de arhivare este crearea unor nume de fișiere clare și concise. Un nume de fișier ar trebui să descrie în mod clar ceea ce este conținut în interiorul fișierului. Vreți să puteți vedea numele fișierului și să înțelegeți ce conține fișierul fără a fi nevoit să deschideți fișierul și să priviți în interiorul conținutului.

În timp ce un fișier cu un nume inteligent poate părea amuzant acum, dar peste câteva luni, s-ar putea să ajungeți să fiți nedumerit sau confuz. Atunci când aveți dubii, gândiți inteligent și simplu. De exemplu, ați putea crea o listă folosind numele utilităților enumerate în secțiunea de mai sus. În acest caz, Factura de cablu ar deveni Alpha Cable, Factura de gaz ar deveni Beta Natural Gas, Factura de electricitate ar deveni Gamma Electric și așa mai departe.

În timp ce vă dezvoltați numele fișierelor, veți dori să faceți tot posibilul pentru a evita crearea de nume de fișiere duplicate și de dosare de fișiere diverse. Aceste tipuri de fișiere pot cauza o mulțime de probleme într-un sistem de arhivare.

Filele duplicate creează literalmente o cantitate dublă de muncă; vă veți petrece cea mai mare parte a timpului căutând componente de fișiere rătăcite sau lipsă. În timp ce dosarele diverse pot părea convenabile la prima vedere, ele fac extrem de dificilă recuperarea informațiilor importante.

După ce ați confirmat numele listei finale de fișiere, puteți organiza numele fișierelor în funcție de sistemul dumneavoastră de clasare. Puteți să vă scrieți lista pe aceeași foaie de hârtie sau pe una separată, sau să folosiți o serie de bilețele autocolante pentru a organiza elementele unul câte unul. Puteți folosi acest punct ca o verificare finală pentru a vă asigura că sistemul de arhivare și numele fișierelor funcționează bine unul cu celălalt.

Cumpărați sau adunați componentele dulapului de arhivare.

Postul următor în organizarea dulapului de arhivare este să cumpărați sau să adunați toate componentele de care veți avea nevoie pentru dulapul dvs. de arhivare. Acest lucru include cumpărarea sau identificarea dulapului de arhivare pe care îl veți folosi, precum și asamblarea unor elemente precum dosare, dosare suspendate, file pentru dosare suspendate (dacă le folosiți), creion, pix sau marker. Puteți folosi un aparat de etichetare dacă doriți să creați etichete, dar cu siguranță nu este necesar. Verificați în jurul casei sau biroului dvs. pentru consumabilele existente înainte de a cumpăra articole online sau în magazin.

Credeți că dulapurile de arhivare sau dosarele de dosare trebuie să fie plictisitoare și plictisitoare? În aceste zile, puteți găsi diferite tipuri de mobilier de birou și consumabile de birou într-o varietate de forme, culori și modele. De la dulapuri de arhivare colorate, la dosare portabile strălucitoare, până la dosare de manila complicate și îndrăznețe, există ceva pentru fiecare gust și buget. Țineți ochii deschiși în timp ce faceți cumpărături pentru consumabile amuzante și colorate pentru a adăuga un pic de „pop” la dulapul dvs. de arhivare!

Pregătiți dosarele și fișierele suspendate.

În continuare, veți dori să începeți să vă pregătiți dosarele și fișierele suspendate. Luați o grămadă de dosare de arhivă și dosare suspendate și începeți să le etichetați în conformitate cu lista (listele) pe care le-ați pregătit mai sus. Puteți eticheta fișierele folosind orice metodă considerați potrivită: etichetarea cu un creion ușurează schimbarea sau editarea elementelor, în timp ce folosirea unui aparat de etichetat poate face ca lucrurile să arate mai unificate.

Nu vă grăbiți atunci când vă pregătiți dosarele. Nu doriți să creați în mod neintenționat fișiere duplicate sau să etichetați greșit elementele. Începeți prin a eticheta un dosar de fișiere și apoi puneți dosarul deoparte. Continuați procesul cu restul dosarelor.

Pregătiți dulapul de arhivare.

Postul următor este să vă pregătiți dulapul de arhivare. Scoateți conținutul dulapului dvs. de clasare (dacă există) și puneți-l pe o suprafață curată și plată pentru moment. Dacă lucrați cu un dulap de arhivare gol sau nou-nouț, puteți începe să plasați fișierele și dosarele suspendate pre-etichetate în dulap, în funcție de sistemul dvs. de dosare.

Când ați terminat cu acest pas, ar trebui să aveți mai multe dosare și dosare goale, gata să primească hârtii și documente.

Puneți hârtiile în dosare.

Acum este timpul să plasați hârtiile și documentele în dosarele corespunzătoare. Nu ezitați să vă referiți la sistemul dvs. de îndosariere și la lista de dosare, după cum este necesar, pentru a vă reaminti ce merge unde. Atunci când plasați hârtiile în interiorul dosarelor, ar trebui să le organizați fie în ordine cronologică, fie în ordine cronologică inversă. Acest lucru va facilita recuperarea informațiilor atunci când aveți nevoie de ele.

De exemplu, dacă aveți o serie de facturi de telefonie mobilă de anul trecut, le puteți plasa în ordine cronologică din ianuarie, februarie, martie și așa mai departe. Ați putea, de asemenea, să arhivați aceleași facturi în ordine cronologică inversă, astfel încât prima factură așezată în dosar să fie cea mai recentă, cum ar fi noiembrie, octombrie, septembrie și așa mai departe.

S-ar putea să trebuiască să petreceți ceva timp pentru a sorta hârtiile, materialele și documentele pentru a potrivi elementele asemănătoare cu cele asemănătoare, dar structura esențială a dosarelor dvs. este deja acolo. Consultați postarea mea despre sortarea hârtiilor pentru câteva sfaturi rapide aici și citiți despre sfaturi de declasare a hârtiilor aici.

Pregătiți un sistem de succes pentru clasare.

Aveți un teanc masiv de hârtii care trebuie clasate? Păstrați un coș, o cutie sau un container lângă dulapul dvs. de arhivare pentru a depozita temporar hârtiile. Puteți apoi să arhivați mai multe elemente la un moment dat, în loc să le arhivați pe bucăți. De asemenea, este posibil să doriți să instalați în apropiere un coș de reciclare sau un distrugător cu un container pentru a facilita eliminarea corectă a hârtiilor vechi, sau depășite.

Evitați să lăsați să se acumuleze arhivarea; este mult mai ușor să arhivați cinci bucăți de hârtie într-o singură ședință decât cinci sute! Obișnuiți să arhivați hârtiile în mod regulat. Puteți să arhivați hârtiile la sfârșitul zilei, săptămânii sau al lunii. Cel mai important lucru este să vă asigurați că munca dvs. este consecventă.

Puteți transforma completarea hârtiilor într-o sarcină productivă în orice moment al zilei pe care îl alegeți, începeți ziua cu ceva clasare, faceți un pic de clasare înainte de prânz sau păstrați clasarea pentru orice moment în care aveți nevoie să luați o pauză de la birou, să vă dezmorțiți picioarele sau să vă odihniți mintea de la o muncă ce necesită o gândire și o concentrare profundă.

Cum vă simțiți? Care considerați că este cel mai dificil lucru în ceea ce privește păstrarea organizată a unui dulap de arhivare? Haideți să vedem dacă vă putem ajuta. Alăturați-vă conversației și lăsați un comentariu mai jos!

Vreți ajutor în organizarea acelui dulap de arhivare? Dacă vrei să te ajut să îți declasezi și să îți organizezi dulapul de dosare, îți ofer servicii profesionale de organizare și coaching privind mentalitatea de organizare. Faceți clic aici pentru a afla mai multe despre cum să lucrați cu mine.

Organizează-te ușor-ușor! Cartea mea electronică, 31 Easy Ways to Get Organized in the New Year, este plină de sfaturi rapide pentru a vă ajuta să aduceți mai multă ordine în spațiul dumneavoastră. Faceți clic aici pentru a afla mai multe.