O plată a unei facturi este trimisă de o afacere pentru a plăti produsele și serviciile achiziționate de la furnizori. Întreprinderile mici nu trebuie doar să trimită facturi clienților lor, ci și să plătească facturi pentru serviciile și consumabilele pe care le cumpără pentru a-și desfășura activitatea. Fiecare întreprindere mică ar trebui să aibă un sistem coerent de plată a facturilor, care să le mențină organizate și să le simplifice procesul de contabilitate pentru întreprinderile mici. Companiile ar trebui să se asigure că își plătesc facturile la timp pentru a evita comisioanele de întârziere și pentru a menține relații puternice cu furnizorii lor.

Aceste subiecte oferă sfaturi practice pentru a efectua plățile facturilor cu promptitudine:

Consiliere pentru efectuarea plăților facturilor la timp

Cum efectuez o plată a facturii?

Ce este o plată a facturii?

Consiliere pentru efectuarea la timp a plăților facturilor

Revizuiți facturile atunci când le primiți

Ce mai bine este să stabiliți o practică constantă de a revizui facturile imediat ce le primiți de la furnizorii dumneavoastră, astfel încât acestea să nu se rătăcească și pentru ca detaliile achiziției să fie proaspete în mintea dumneavoastră. Atunci când o factură intră în afacerea dumneavoastră, examinați-o pentru următoarele:

• Verificați data scadenței facturii: Notați data scadenței facturii, astfel încât să vă asigurați că nu ratați termenul limită.
• Examinați bunurile sau serviciile furnizate: Citiți lista detaliată a produselor sau serviciilor pe care le-ați achiziționat și asigurați-vă că se aliniază cu ceea ce ați primit efectiv. Dacă nu este așa, luați legătura cu compania pentru a discuta discrepanța.
• Verificați costul total: Verificați suma totală datorată de pe factură pentru a vă asigura că se aliniază cu ceea ce ați discutat cu furnizorul.

Alegeți metoda de plată potrivită

Verificați ce metode de plată acceptă furnizorul și alegeți metoda de plată care este cea mai inteligentă și mai convenabilă pentru mica dvs. afacere. Dacă, de exemplu, cardul de credit pentru afaceri vă permite să colectați bani înapoi sau recompense de călătorie de fiecare dată când îl utilizați, ar putea fi cea mai bună opțiune pentru plata facturilor, atâta timp cât vă asigurați că achitați întotdeauna factura cardului de credit atunci când plata este scadentă.

Organizați facturile în funcție de un program de plată

Stabiliți un sistem consecvent de conturi de plătit pentru a urmări toate facturile pe care le primiți în funcție de data scadenței. Puteți crea un program de facturare în Excel care să ordoneze facturile în funcție de data scadenței sau puteți utiliza o soluție de contabilitate bazată pe cloud pentru a crea un program de plată a facturilor. Frecvența cu care plătiți facturile va depinde de volumul de facturi pe care le primește afacerea dvs.: dacă primiți mai multe facturi în momente diferite ale lunii, ar putea avea sens să plătiți facturile săptămânal, pentru a evita ca acestea să se acumuleze pe parcursul lunii.

Setați memento-uri

Este important să nu treceți cu vederea sau să pierdeți nicio factură primită, astfel încât să evitați să plătiți taxe de întârziere. Pentru a vă ajuta să gestionați toate datele scadente ale facturilor, puteți seta memento-uri pentru fiecare factură pe care o primiți. Cel mai simplu mod de a seta memento-uri de plată a facturilor este să creați alerte într-un calendar digital pentru a vă reaminti factura cu o săptămână înainte de data scadentă de plată a facturii.

Automatizați plățile facturilor

Cel mai simplu și mai fiabil mod de a vă asigura că afacerea dvs. nu ratează niciodată o plată a facturilor este să automatizați toate plățile facturilor, dacă este posibil. Cu plata automată a facturilor, puteți programa plăți recurente ale facturilor, astfel încât banii să fie retrași automat de pe cardul dvs. de credit sau din contul bancar, în conformitate cu programul de plată pe care l-ați stabilit. În acest fel, nici măcar nu trebuie să vă gândiți la plățile facturilor; facturile dvs. vor fi plătite automat înainte de termenul limită de plată a facturilor.

Câștigați din reducerile pentru plata anticipată

Rețineți oricare dintre furnizorii dvs. care oferă reduceri pentru plata anticipată și programați-vă întotdeauna plățile facturilor pentru a respecta aceste termene limită anticipate. Este obișnuit ca firmele să recompenseze clienții pentru plata promptă, oferind o reducere din totalul facturii dacă clientul plătește într-un anumit interval de timp de plată anticipată. Adesea, întreprinderile vor oferi o reducere de două procente la facturi dacă acestea sunt plătite în termen de zece zile de la data facturii, chiar dacă termenul real de plată ar putea fi de treizeci de zile de la data facturii.

Adepășiți un sistem de arhivare a facturilor

Dezvoltați un sistem de arhivare a facturilor care să funcționeze pentru afacerea dvs., astfel încât să puteți ține evidența facturilor pe care le-ați plătit, când și cum le-ați plătit și suma totală de plată. Acest lucru vă va ajuta să creați rapoarte contabile precise pentru afacerea dumneavoastră. De asemenea, este o idee bună să stocați detaliile de confirmare a plății în cazul în care apare vreodată o dispută cu un furnizor cu privire la faptul că o factură a fost plătită.

Cum efectuez o plată a facturii?

Pentru a efectua o plată a facturii, va trebui să alegeți metoda de plată care funcționează cel mai bine pentru mica dvs. afacere. Iată câteva metode obișnuite de plată a facturilor din care puteți alege:

Pay By Check

Paying by check este o modalitate ieftină și relativ sigură de plată a facturilor, dar poate consuma mult timp. Va trebui să completați cecul și să adresați un plic și apoi să trimiteți plata prin poștă, ceea ce vă răpește timp de la chestiuni de afaceri mai importante.

Plata în numerar

Apărtați-vă de plățile în numerar pentru orice facturi mari, mai ales dacă nu plătiți factura personal. Numerarul nu oferă nicio siguranță, deoarece poate fi furat sau pierdut cu ușurință și nu există nicio modalitate de a-l înlocui.

Plată online cu card de credit sau de debit

Plățile online cu card de credit sau de debit sunt simplu de procesat, economisind timp. Nu numai atât, plățile online prin intermediul vânzătorilor de renume oferă mai multe niveluri de securitate și criptare pentru a vă păstra datele personale în siguranță.

Plăți mobile

Plățile mobile sunt convenabile și sigure, mai ales dacă vânzătorul vine la dvs. pentru a finaliza un serviciu, cum ar fi un antreprenor. Cu plățile mobile, puteți utiliza un card de credit sau de debit pentru a plăti rapid și în siguranță printr-o aplicație.

Plata automată a facturilor

Dacă furnizorii oferă această opțiune, întreprinderile mici ar trebui să ia în considerare configurarea plății automate a facturilor pentru a programa plățile facturilor în avans și a se asigura că nu întârzie niciodată efectuarea unei plăți. Plățile automate ale facturilor sunt rapide și sigure. Va trebui doar să vă asigurați că există întotdeauna suficienți bani în contul asociat plății automate a facturilor, astfel încât să nu fiți loviți de penalități de descoperire de cont.

Ce este o plată a facturilor?

O plată online a facturilor este un serviciu oferit de bănci care permite întreprinderilor să își plătească rapid și ușor toate facturile online. Plata facturilor online vă poate economisi timp și vă poate ajuta să vă achitați facturile înainte de scadență. Iată care sunt pașii pentru a configura plata facturilor online:

• Colectați toate facturile pe care trebuie să le plătiți, precum și numerele de cont asociate.
• Introduceți numele fiecărui beneficiar al plății și numărul de cont asociat în platforma de plată a facturilor online a băncii dumneavoastră.
• Alegeți când doriți să procesați plata facturii.
• Decideți dacă va fi o plată unică sau dacă doriți să configurați plăți recurente pentru acel anumit beneficiar al plății.
• Setați memento-uri pentru a urmări datele de scadență a facturii.

.