• Introducerea facturilor de afaceri
• Cinci întrebări frecvente despre facturi
• Ce este o factură?
• Cum se deosebește o factură de o chitanță?
• De ce este important să facturezi
• Tipuri de facturi
• Facturare online versus facturare pe hârtie
• Tabloane de factură: Ce trebuie să includeți

Cum să țineți evidența facturilor

• Cum să fiți plătit rapid
• Cum să vă descurcați cu cei care plătesc cu întârziere

Intro

Introducerea facturilor de afaceri

Dacă dețineți o afacere centrată pe clienți sau servicii, facturarea este o parte importantă a jocului. Acest ghid vă prezintă toate aspectele legate de facturare – totul, de la șabloane și fluxul de lucru până la gestionarea clienților care plătesc cu întârziere. Veți pleca de aici cu sfaturi și trucuri care fac din facturare o briză.

FAQ

Cinci întrebări frecvente despre facturi

1. Ce este o factură?

O factură este o înregistrare a articolelor sau serviciilor pe care le-ați furnizat clienților dvs. și o metodă prin care aceștia vă pot plăti pentru aceste articole sau servicii.

Aflați mai multe despre elementele de bază ale facturării

2. Cum se creează o factură?

Square are un șablon de factură gata de utilizare, cu aspect profesional, care include toate informațiile esențiale de facturare. Square Invoices vă permite să creați, să trimiteți și să gestionați facturi și plăți direct din Square Dashboard. Aflați mai multe despre cum să creați o factură aici.

3. Cum trimiteți o factură?

Puteți trimite facturi digitale direct în căsuța poștală a clienților prin Square Invoices.

4. Cum gestionați facturile?

Cel mai simplu mod de a gestiona și de a ține evidența facturilor este prin intermediul unui sistem de facturare online. Software-ul de facturare vă permite să trimiteți rapid și ușor facturi profesionale direct de pe desktop sau de pe un dispozitiv mobil. Clienții pot plăti cu un singur clic, iar dvs. puteți urmări cine a plătit și cine a întârziat într-un tablou de bord centralizat. În mod tradițional, sarcinile manuale, cum ar fi evidența contabilă și numerotarea facturilor, sunt toate efectuate în partea din spate, astfel încât este ușor să urmăriți îndeaproape fluxul de numerar. Aflați mai multe despre gestionarea facturilor aici.

5. Cum selectați sistemul de facturare potrivit?

Sistemul dvs. de facturare ar trebui să faciliteze trimiterea și urmărirea rapidă a facturilor. Selectați un sistem care vă permite să creați și să distribuiți fără probleme facturi clienților dvs. și să colectați cu ușurință plățile.

Deep Dive

Ce este o factură?

În primul rând, elementele de bază. O factură este o înregistrare a bunurilor sau serviciilor pe care le furnizați clienților și clienților dvs. și o metodă prin care aceștia vă pot plăti pentru aceste bunuri sau servicii. Dacă sunteți un antreprenor care a reparat un acoperiș, un make-up artist care a stilizat o ședință foto sau o brutărie care a oferit servicii de catering pentru un eveniment, este probabil că trebuie să trimiteți o factură.

Cum se deosebește o factură de o chitanță?

Factura (și facturile) sunt documente executorii din punct de vedere legal, folosite pentru a solicita plata de la clienți sau clienți. Ele sunt adesea însoțite de termeni și condiții convenite, cum ar fi data scadenței plății pentru serviciile prestate. O chitanță este o documentație care atestă că plata a fost primită pentru a autoriza o vânzare, care poate fi folosită ca dovadă a proprietății.

De ce este important să facturați

Având un control solid asupra tuturor lucrurilor legate de facturare este esențial pentru succesul afacerii dumneavoastră. Dacă lăsați lucrurile să cadă în paragină sau dacă aveți un proces de facturare dezordonat, ați putea transmite semnalul că nu sunteți profesionist. Mai ales atunci când aveți de-a face cu proiecte costisitoare (de exemplu, dacă sunteți un planificator de evenimente sau un antreprenor), acest lucru nu este tocmai grozav pentru brandul dvs. sau pentru a obține clienți repetați.

Un proces de facturare și un flux de lucru adecvat este, de asemenea, crucial pentru a vă gestiona contabilitatea. Dacă lăsați facturile să se acumuleze sau dacă procesul este confuz pentru clienții dvs., este probabil ca facturile dvs. să dureze prea mult timp pentru a fi decontate. Aceasta este o veste proastă atunci când vine vorba de gestionarea fluxului de numerar și o mare bătaie de cap atunci când vine vorba de contabilitatea dvs. Facturarea este, de asemenea, extrem de importantă din motive fiscale. Atunci când dețineți propria afacere, trebuie să păstrați o evidență meticuloasă a tuturor intrărilor și ieșirilor de numerar – ceea ce include copii ale tuturor facturilor.

Așa că, dacă sunteți la început de drum (sau dacă sunteți deja stabilit și aveți probleme în a vă menține în frunte), se cuvine să vă petreceți ceva timp învățând cum să facturați în mod profesionist și eficient. Rezultatul final (și contabilul dvs.) vă vor mulțumi.

Tipuri de facturi

În funcție de afacerea dvs. sau de serviciile pe care le furnizați, există diferite tipuri de facturi care pot avea sens. Iată câteva forme comune de facturi:

O propunere (sau ofertă)

Dacă faceți o lucrare mare, este posibil să doriți să creați o propunere sau o ofertă pentru lucrare. Aceasta ar trebui să detalieze ceea ce vă așteptați să coste serviciile atunci când totul este spus și făcut. Asigurați-vă că clarificați pentru toată lumea că acestea sunt estimări pentru lucrare, nu taxa finală.

Facturi intermediare

Pot avea sens să emiteți facturi intermediare care să permită clienților sau clienților să plătească pentru bucăți de muncă la un moment dat, mai degrabă decât într-o singură sumă forfetară mare atunci când totul este finalizat. Facturile intermediare ar trebui să fie urmate de o factură finală care să detalieze toată lucrarea (și ceea ce a fost plătit).

Facturi recurente

Dacă aveți o companie care face lucrări regulate, recurente pentru clienți (de exemplu, dacă sunteți menajeră sau plimbăreț de câini), este posibil să doriți să trimiteți facturi recurente la intervale regulate (convenite de comun acord) (săptămânal sau lunar, de exemplu).

Plățile recurente sunt ușor de configurat cu Square Invoices și simplifică facturarea, asigurându-vă că veți fi plătit în fiecare lună, săptămână, zi sau chiar an.

Facturi finale

O factură finală detaliază toate serviciile prestate pentru o anumită lucrare sau proiect. În cazul în care au existat facturi intermediare emise pe parcursul proiectului, factura finală ar trebui să le enumere pe acestea, precum și suma finală neachitată. Trecem în revistă tot ceea ce ar trebui să includeți pe o factură finală într-o secțiune ulterioară.

Facturi scadente

Dacă un client nu a plătit o factură, este posibil să trebuiască să trimiteți o altă factură pentru orice taxe rezultate din plățile întârziate (care au fost detaliate anterior în termenii și condițiile dumneavoastră).

Facturare online versus facturare pe hârtie

Întoarcerea unui exemplar tipărit pe hârtie către un client este o opțiune. Dar o modalitate mult mai raționalizată, mai convenabilă și mai ecologică este facturarea online. Alegerea unui software de facturare online are câteva beneficii mari. Iată câteva:

Plăți mai rapide

Carte poștală cu melc este, ei bine, lentă. Deci, prin natura sa, timpul de execuție pentru a fi plătit prin poștă este lent. Mai mult, dacă un client plătește prin cec, fondurile pot dura ceva timp pentru a fi achitate, în timp ce plățile cu cardul de credit sau de debit sunt, de obicei, depuse în contul dvs. în câteva zile lucrătoare.

Cu Square Invoices, puteți trimite facturi profesionale direct în căsuța de e-mail a clienților dvs., unde aceștia au opțiunea de a plăti cu un simplu clic. De asemenea, puteți trimite facturi cu Square direct de pe dispozitivul dvs. mobil folosind aplicația de facturare, ceea ce este util atunci când sunteți pe teren. Posibilitatea de a trimite o factură imediat după ce ați finalizat o lucrare vă ajută să evitați timpul administrativ inutil înapoi la calculator și accelerează timpul necesar pentru a primi plata. Șaizeci și șapte la sută din facturile trimise prin Square sunt plătite în următoarea zi lucrătoare.

Facturarea online poate reduce semnificativ sarcinile administrative care consumă timp și ajută la asigurarea plăților la timp.

Flux de numerar îmbunătățit

Am vorbit mai devreme despre fluxul de numerar, iar o altă modalitate de a atenua orice problemă este să optați pentru facturi online. Plățile mai rapide înseamnă că aveți mai multe șanse să rămâneți în verde.

Mai ușor de gestionat

Facturile de hârtie au tendința de a se îngrămădi – sau de a se pierde în adâncurile dulapurilor de fișiere. Square Invoices salvează automat toate facturile dvs. în Square Dashboard, astfel încât acestea sunt ușor de găsit atunci când aveți nevoie să le consultați. De asemenea, sunt mult mai ușor de urmărit. Instrumentul filtrează automat facturile dvs. în funcție de ceea ce a fost plătit și ceea ce este neplătit, astfel încât să puteți vedea rapid cu ce clienți trebuie să urmăriți.

Transmitere rapidă

Puteți trimite facturi cu Square direct de pe dispozitivul dvs. mobil (în folosind aplicația de facturare, ceea ce este la îndemână atunci când sunteți pe teren. Posibilitatea de a trimite o factură imediat după ce ați finalizat o lucrare vă ajută să evitați timpul administrativ inutil înapoi la calculator.

Tabloane de factură: Ce trebuie să includeți

Începeți cu un șablon profesional

Square Invoices dispune de un șablon cu aspect profesional în care puteți completa toate informațiile pertinente legate de proiect sau lucrare. De asemenea, facem un pas mai departe și includem o zonă în care este ușor pentru un client să lase un bacșiș sau să trimită un feedback. Nu sunteți gata să treceți la un software de facturare? Square oferă, de asemenea, șabloane de facturare gratuite pentru descărcare.

Ce trebuie să includeți în factură

În timp ce ceea ce trebuie să includeți în factură poate varia de la un tip de afacere la altul (un dentist poate dori să enumere codurile de procedură din motive de asigurare, de exemplu), există câteva bune practici generale.

Ar trebui să vă asigurați întotdeauna că includeți următoarele:

• Numele afacerii dumneavoastră și informațiile de contact
• Numele clientului dumneavoastră
• Numărul facturii (pentru evidența dumneavoastră)
• Data și condițiile (subliniind în mod specific perioada de timp în care vă așteptați să fiți plătit)
• Prețul și descrierea articolelor (precum și cantitatea)
• Impozite, taxe și reduceri.

Având totul clar detaliat vă ajută să vă eficientizați contabilitatea și face factura mai ușor de parcurs și de înțeles de către clienții dumneavoastră. Pentru o privire mai atentă asupra facturilor în funcție de industrie, iată câteva exemple de facturi în funcție de industrie.

Spălați timp la început pentru a implementa un flux de lucru de facturare scalabil vă poate economisi timp și bani pe termen lung.

Cum să țineți evidența facturilor

Când vine vorba de procesul dvs. de facturare, ar trebui să conduceți o navă strânsă. Asta înseamnă să puneți în aplicare sisteme pentru a vă asigura că trimiteți facturile și primiți plățile în timp util și în mod organizat. Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să vă gestionați fluxul de lucru pentru facturare:

Întoarceți facturile rapid

Nu veți fi plătit dacă nu trimiteți o factură. Așa că prima regulă a gestionării facturilor este să trimiteți facturile imediat după ce ați finalizat o lucrare. Acest lucru este ușor de făcut cu Square Invoices, care vă permite să creați și să trimiteți facturi direct din aplicația de facturare Square pe loc.

Întoarceți factura la persoanele potrivite

Câteodată nu clientul propriu-zis este cel care se ocupă de factură. Poate că este un contabil care se ocupă de contabilitate, sau poate că de fapt este părintele care plătește pentru acele flori de nuntă. Cu Square Invoices, puteți trimite un e-mail atât clientului, cât și celui care plătește de fapt, astfel încât să vă puteți primi banii cât mai repede posibil.

Utilizați facturarea online

Facturarea online vă ajută să evitați ca lucrurile să se „piardă în poștă”. Deoarece facturile online sunt trimise în format digital, este întotdeauna ușor pentru clienți să le găsească – tot ce trebuie să facă este să caute în cutia poștală de primire (mai degrabă decât în grămada de corespondență nedorită).

Stabiliți termeni foarte clari

Trebuie să vă prezentați în mod clar termenii și condițiile atât în avans, cât și pe factura finală. Acest lucru include orice taxe de întârziere asociate cu plățile întârziate. A avea totul în scris este esențial pentru a preveni un du-te-vino inconfortabil.

Aveți un sistem de organizare

Ar trebui să aveți înregistrări ale tuturor facturilor dvs. într-o singură locație organizată. Acest lucru este crucial nu numai pentru contabilitate și în scopuri fiscale, ci și pentru a rămâne la curent. Cu Square Invoices, totul este stocat chiar în tabloul dvs. de bord și sortat în funcție de stare.

Cum să fiți plătit rapid

Până în prezent, milioane de dolari au fost plătiți prin Square Invoices. Pe baza unor tendințe și date pe care le-am văzut, iată câteva lucruri pe care le puteți face pentru a vă asigura că facturile dvs. sunt plătite rapid.

Utilizați aceste strategii inteligente pentru a vă asigura că facturile dvs. sunt plătite rapid și fără probleme.

• Întoarceți facturile către clienți joia. Am constatat că facturile trimise joia au cea mai mare probabilitate de a fi plătite în termen de două zile.
• Personalizați data de scadență a fiecărei facturi. Cu Square Invoices, puteți adăuga un mesaj pentru ca destinatarul să solicite clientului să emită plata la primirea facturii. Acest lucru poate duce la returnarea mai rapidă a plăților.
• Evitați facturarea clienților duminica. Este cel mai puțin probabil ca oamenii să plătească o factură primită duminica – este cea mai leneșă zi a săptămânii, la urma urmei.

Cum să vă ocupați de cei care plătesc cu întârziere

Este ceva obișnuit – oamenii uită să plătească. Dar Square Invoices face super-ușor să vă urmăriți restanțierii. Deoarece totul este sortat în tabloul dvs. de bord în funcție de ceea ce a fost plătit și ceea ce nu a fost plătit, puteți intra rapid și apăsa butonul Resend pentru oricine ar putea avea nevoie de un memento. Acest lucru vă scutește de timpul în care trebuie să vă așezați și să redactați o grămadă de e-mailuri ciudate. Pentru mai multe sfaturi despre cum să obțineți plata acelor facturi întârziate, citiți articolul nostru Three (Tactful) Ways to Get Clients to Pay Outstanding Invoices.

Get Started With Square Invoices

Get paid faster with online invoices.

Send Invoices with Square

.