• Facturação interna da empresa
• Cinco perguntas frequentes sobre facturas
• O que é uma factura?
• Como é uma factura diferente de um recibo?
• Porquê é importante facturar
• Tipos de facturas
• Facturação em linha versus factura em papel
• Modelos de facturação: O que incluir

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• Como acompanhar as suas facturas

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• Como ser pago rapidamente

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• Como lidar com os clientes com atraso de pagamento

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Intro

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Facturação interna ao negócio

Se é dono de um negócio centrado em clientes ou serviços, a facturação é uma grande parte do jogo. Este guia guia guia guia guia-o através das entradas e saídas de facturação – tudo desde modelos e fluxo de trabalho até ao tratamento de clientes que pagam mais tarde. Você vai se deparar com dicas e truques que fazem da fatura uma brisa.

FAQ

Cinco Perguntas Frequentes sobre Faturas

1. O que é uma fatura?

Uma fatura é um registro dos itens ou serviços que você forneceu aos seus clientes, e um método para eles lhe pagarem por esses itens ou serviços.

Saiba mais sobre o básico de faturamento

2. Como você cria uma fatura?

Square tem um modelo de fatura pronto para uso, com aparência profissional, que inclui toda a informação essencial de faturamento. O Square Invoices permite-lhe criar, enviar e gerir facturas e pagamentos directamente do seu Square Dashboard. Saiba mais sobre como criar uma factura aqui.

3. Como enviar uma factura?

Pode enviar facturas digitais directamente para as caixas de entrada dos clientes através do Square Invoices.

4. Como gerir facturas?

A forma mais fácil de gerir e acompanhar as facturas é através de um sistema de facturação online. O software de facturação permite-lhe enviar facturas profissionais de forma rápida e fácil a partir do seu ambiente de trabalho ou dispositivo móvel. Os clientes podem pagar com apenas um clique, e você pode acompanhar quem pagou e quem está atrasado em um painel centralizado. Tradicionalmente, tarefas manuais como contabilidade e numeração de facturas são todas feitas na parte de trás, por isso é fácil manter um olho no seu fluxo de caixa. Saiba mais sobre gestão de facturas aqui.

5. Como seleccionar o sistema de facturação correcto?

O seu sistema de facturação deve facilitar o rápido envio e seguimento de facturas. Seleccione um sistema que facilite a criação e distribuição de facturas para os seus clientes e recolha facilmente o pagamento.

Deep Dive

O que é uma fatura?

Primeiro, o básico. Uma fatura é um registro dos bens ou serviços que você fornece aos seus clientes e clientes, e um método pelo qual eles podem lhe pagar por esses bens ou serviços. Se você é um empreiteiro que consertou um telhado, um maquiador que estilizou uma sessão fotográfica, ou uma padaria que serviu de catering a um evento, é provável que você precise enviar uma fatura.

Como uma fatura é diferente de um recibo?

Faturas (e faturas) são documentos legalmente aplicáveis usados para solicitar o pagamento de clientes ou clientes. Muitas vezes vêm com termos e condições acordados, tais como a data de vencimento do pagamento dos serviços prestados. Um recibo é a documentação de que o pagamento foi recebido para autorizar uma venda, que pode ser usado como prova de propriedade.

Porque é importante facturar

Disponibilizar tudo o que é facturado é fundamental para o sucesso do seu negócio. Se você deixar as coisas caírem no esquecimento ou tiver um processo de faturamento desordenado, isso pode enviar o sinal de que você não é profissional. Especialmente quando você está lidando com projetos caros (digamos, se você é um planejador de eventos ou empreiteiro), isso não é exatamente ótimo para a sua marca ou para obter clientes repetidos.

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Um processo de faturamento e fluxo de trabalho adequado também é crucial para gerenciar sua contabilidade. Se você deixar as faturas se acumularem, ou se o processo for confuso para seus clientes, é provável que suas faturas demorem um tempo excessivo para serem liquidadas. Esta é uma má notícia quando se trata da gestão do seu fluxo de caixa, e um grande incómodo quando se trata da sua contabilidade. A facturação é também extremamente importante por razões fiscais. Quando você possui seu próprio negócio, você precisa manter registros meticulosos de todo o dinheiro que entra e sai – o que inclui cópias de todas as faturas.

Então, se você está apenas começando (ou se você já está estabelecido e está tendo problemas para se manter em cima das coisas), convém que você passe algum tempo aprendendo a faturar de forma profissional e eficiente. O seu resultado final (e o seu contabilista) irá agradecer-lhe.

Tipos de facturas

Dependente do seu negócio ou dos serviços que presta, existem diferentes tipos de facturas que podem fazer sentido. Aqui estão algumas formas comuns de faturas:

Uma proposta (ou lance)

Se você está fazendo um trabalho grande, você pode querer criar uma proposta ou lance para o trabalho. Deve detalhar o que você espera que os serviços custem quando tudo estiver dito e feito. Certifique-se de deixar claro para todos que estas são estimativas para o trabalho, não o custo final.

Faturas intermédias

Pode fazer sentido emitir faturas intermediárias que permitem que clientes ou clientes paguem por pedaços de trabalho de cada vez, ao invés de em uma grande quantia fixa quando tudo estiver concluído. Faturas intermediárias devem ser seguidas por uma fatura final detalhando todo o trabalho (e o que foi pago).

Faturas recorrentes

Se você tem uma empresa que faz trabalho regular e recorrente para clientes (digamos, se você é uma governanta ou uma passeadora de cães), você pode querer enviar faturas recorrentes em intervalos regulares (acordados) (semanais ou mensais, por exemplo).

Os pagamentos recorrentes são fáceis de configurar com Facturas Quadradas e simplificam a facturação, assegurando o pagamento de cada mês, semana, dia ou mesmo ano.

Facturas finais

Uma factura final detalha todos os serviços prestados para um determinado trabalho ou projecto. Se houve faturas intermediárias emitidas ao longo do projeto, a fatura final deve listar essas faturas, bem como o valor final pendente. Nós analisamos tudo o que você deve incluir em uma fatura final em uma seção posterior.

Faturas vencidas

Se um cliente não tiver pago uma fatura, você pode precisar enviar outra fatura por quaisquer encargos resultantes de pagamentos atrasados (que foram previamente detalhados em seus termos e condições).

Facturação online versus factura em papel

Enviar uma impressão em papel a um cliente é uma opção. Mas uma forma muito mais aerodinâmica, conveniente e amiga do ambiente é a facturação online. Escolher um software de facturação online tem alguns grandes benefícios. Aqui estão alguns:

Pagamentos mais rápidos

O correio de caracol é, bem, lento. Portanto, por natureza, o tempo de entrega para ser pago pelo correio é lento. Além disso, se um cliente paga por cheque, os fundos podem demorar um pouco para serem compensados, enquanto as cobranças com cartão de crédito ou débito são normalmente depositadas na sua conta em poucos dias úteis.

Com Faturas Quadradas, você pode enviar faturas profissionais diretamente para as caixas de entrada de e-mail dos seus clientes, onde eles têm a opção de pagar com apenas um clique. Também pode enviar facturas com a Square directamente do seu dispositivo móvel, utilizando a aplicação de facturação, que é útil quando está no campo. A possibilidade de enviar uma fatura logo após concluir um trabalho ajuda a evitar tempo administrativo desnecessário no seu computador e acelera o tempo que leva para você receber o pagamento. Sessenta e sete por cento das facturas enviadas pela Square são pagas no dia útil seguinte.

Facturação online pode reduzir significativamente as tarefas administrativas demoradas e ajudar a assegurar pagamentos atempados.

Fluxo de caixa melhorado

Falámos sobre fluxo de caixa mais cedo, e outra forma de mitigar quaisquer problemas é optar por facturas online. Pagamentos mais rápidos significam que é mais provável que você fique no verde.

Mais fácil de gerenciar

Faturas em papel têm a tendência de se empilhar – ou se perder no fundo dos armários de arquivos. As Facturas Quadradas guardam automaticamente todas as suas facturas no seu Painel Quadrado, por isso são fáceis de encontrar quando precisa de as consultar. Também são muito mais fáceis de localizar. A ferramenta filtra automaticamente suas faturas pelo que foi pago e o que está pendente, assim você pode ver rapidamente quais clientes você precisa acompanhar com.

Quick para enviar

Você pode enviar faturas com Square diretamente de seu dispositivo móvel (na aplicação de faturamento, que é útil quando você está fora no campo. A possibilidade de enviar uma factura logo após ter completado um trabalho ajuda a evitar tempo administrativo desnecessário no seu computador.

Modelos de facturação: O que incluir

Comece com um template profissional

Facturas quadradas apresenta um template de aspecto profissional no qual pode preencher toda a informação pertinente relacionada com o projecto ou trabalho. Nós também levamos as coisas um passo adiante e incluímos uma área onde é fácil para um cliente deixar uma dica ou enviar feedback. Não está pronto para fazer a mudança para o software de facturação? A Square também oferece modelos gratuitos de facturação para download.

O que incluir na sua factura

Embora o que incluir na sua factura possa variar de tipo de negócio para tipo de negócio (um dentista pode querer listar códigos de procedimento por razões de seguro, por exemplo), existem algumas melhores práticas gerais.

Você deve sempre se certificar de incluir o seguinte:

• Seu nome comercial e informações de contato
• Seu nome do cliente
• O número da fatura (para seus registros)
• Data e condições (descrevendo especificamente o período de tempo que você espera ser pago)
• Preço e descrição dos itens (assim como quantidade)
• Impostos, taxas e descontos.

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A economia de tudo claramente detalhado ajuda a racionalizar a sua contabilidade e torna a fatura mais fácil para os seus clientes escumarem e entenderem. Para uma visão mais detalhada das facturas por indústria, aqui estão alguns exemplos de facturas por indústria.

Gastar tempo antecipadamente para implementar um fluxo de trabalho de facturação escalável pode poupar-lhe tempo e dinheiro a longo prazo.

Como acompanhar as suas facturas

Quando se trata do seu processo de facturação, deve executar um navio apertado. Isso significa colocar em funcionamento sistemas para garantir que você está enviando faturas e recebendo pagamentos de forma oportuna e organizada. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a gerir o seu fluxo de trabalho de facturação:

Enviar facturas rapidamente

Você não vai ser pago se não enviar uma factura. Portanto, a primeira regra da gestão de facturas é enviar facturas logo após ter completado um trabalho. Isto é fácil de fazer com a Square Invoices, que lhe permite criar e enviar facturas directamente da aplicação de facturação Square no local.

Enviar a factura às pessoas certas

Às vezes não é o cliente real que está a tratar da factura. Talvez seja um contabilista a fazer a contabilidade, ou talvez seja realmente o pai que está a pagar por essas flores de casamento. Com a Square Invoices, você pode enviar um e-mail tanto para o seu cliente quanto para quem está realmente pagando para que você possa receber seu dinheiro o mais rápido possível.

Faturação online

Faturação online ajuda a evitar que as coisas se “percam no correio”. Como as facturas online são enviadas digitalmente, é sempre fácil para os clientes encontrá-las – tudo o que eles precisam de fazer é procurar na sua caixa de entrada (em vez da sua pilha de lixo electrónico).

Definir termos cristalinos

Você precisa de delinear claramente os seus termos e condições tanto antes como na factura final. Isto inclui quaisquer taxas de atraso associadas a pagamentos inadimplentes. Ter tudo por escrito é fundamental para evitar o incômodo de voltar e voltar.

Dispor de um sistema organizacional

Você deve ter registros de todas as suas faturas em um único local, organizado. Isto é crucial não só para fins de contabilidade e impostos, mas também para se manter em cima das coisas. Com Faturas Quadradas, tudo é armazenado diretamente no seu Painel e ordenado por status.

Como ser pago rapidamente

Até o momento, milhões de dólares foram pagos através de Faturas Quadradas. Com base em algumas tendências e dados que vimos, aqui estão algumas coisas que você pode fazer para garantir que suas faturas sejam pagas rapidamente.

Alavancar essas estratégias inteligentes para garantir que suas faturas sejam pagas rapidamente e sem problemas.

• Enviar faturas aos clientes às quintas-feiras. Descobrimos que as faturas enviadas às quintas-feiras têm a maior probabilidade de serem pagas dentro de dois dias.
• Personalize a data de vencimento de cada fatura. Com Faturas Quadradas, você pode adicionar uma mensagem para que o destinatário solicite que o cliente emita o pagamento no recebimento. Isto pode levar a devoluções de pagamento mais rápidas.
• Anular clientes de facturação aos domingos. É menos provável que as pessoas paguem uma factura recebida no domingo – afinal, é o dia mais preguiçoso da semana.

Como lidar com os clientes que pagam com atraso

É o par para o curso – as pessoas esquecem-se de pagar. Mas o Square Invoices faz com que seja super fácil acompanhar os seus delinquentes. Porque tudo é classificado no seu Painel de Controle pelo que foi pago e pelo que não foi, você pode entrar rapidamente e pressionar o botão Resend para qualquer um que possa precisar de um lembrete. Isso poupa-te o tempo de teres de te sentar e criar um monte de e-mails embaraçosos. Para mais dicas de como conseguir o pagamento dessas faturas atrasadas, leia o nosso post Três Maneiras (Tato) de Fazer com que os Clientes Paguem Faturas Excepcionais.

Comece com Faturas Quadradas

Pagar mais rápido com faturas on-line.

Enviar Faturas com Quadrado